Fakturace prodejů

Obyčejně můžete vytvořit buď prodejní objednávku nebo prodejní fakturu, abyste zaznamenali smlouvu se zákazníkem o prodeji určitých produktů za určitých dodacích a platebních podmínek.

Místo prodejní faktury však musíte použít prodejní objednávku, pokud:

• Potřebujete odeslat například pouze část objednaného množství, protože na skladě není celé množství.
• Odešlete produkty po zaúčtování příslušných prodejních faktur.
• Prodáte zboží, které dodavatel doručí přímo vašemu zákazníkovi (přímá dodávka). Další informace naleznete v části Provádění přímých dodávek.

Ve všech ostatních situacích fungují prodejní objednávky stejným způsobem jako prodejní faktury. Další informace o používání prodejních objednávek naleznete v části Prodej produktů.

Se zákazníkem můžete vyjednávat tak, že nejprve vytvoříte prodejní nabídku, kterou můžete po odsouhlasení prodeje převést na prodejní fakturu. Více se dozvíte v části Vytváření prodejních nabídek.

Vytváření prodejních faktur

Pokud se zákazník rozhodne nakoupit, zaúčtujete prodejní fakturu, abyste vytvořili související položky množství a hodnoty. Když zaúčtujete prodejní fakturu, můžete ji také poslat e-mailem jako přílohu PDF. Text e-mailu můžete předvyplnit souhrnem faktury a platebních údajů, například odkazem na PayPal. Další informace naleznete v tématu Posílání dokumentů e-mailem. Když zákazník zaplatí fakturu, tuto platbu můžete zaregistrovat různými způsoby v závislosti na velikosti a preferovaných pracovních postupech vaší organizace. Více se dozvíte v sekci Registrace plateb.

Karta zboží může být typu Zásoby, Servis nebo Neskladová položka, který určuje, zda se jedná o jednotku fyzických zásob, jednotku pracovní doby nebo fyzickou jednotku nevedenou na skladě. Další informace naleznete v části Registrace nového zboží. Zpracování prodejní faktury je u všech tří typů zboží stejný.

Pole zákazníka na prodejní faktuře můžete vyplnit jedním ze dvou způsobů, podle toho, zda je zákazník již registrován. Viz krok 2 následujícího postupu.

Vytvoření prodejní faktury

1. Zvolte ikonu , zadejte Prodejní faktury a poté vyberte příslušný odkaz.

2. Do pole Název zákazníka zadejte název existujícího zákazníka. Pokud je však zákazník nový, a tudíž není registrován, vyplňte standardní informace o zákazníkovi podle následujících kroků na stránce Prodejní faktura:

   1. Do pole Název zákazníka zadejte název nového zákazníka.
   2. V dialogovém okně s registrací nového zákazníka zvolte OK.
   3. Na stránce Vyberte šablonu pro nového zákazníka vyberte šablonu, na které založíte novou kartu zákazníka, poté vyberte OK.
   4. Nová karta zákazníka obsahuje informace z vybrané šablony zákazníka. Vyplňte zbývající pole. Další informace naleznete v části Registrace nových zákazníků.
   5. Když vyplníte kartu zákazníka, zvolte Zavřít, čímž se vrátíte na stránku Prodejní faktura.

   Několik polí na prodejní faktuře je nyní vyplněno informacemi, které jste uvedli na nové kartě zákazníka.

3. Na stránce Prodejní faktura vyplňte zbývající pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.

   Poznámka

   Pokud zákazníkovi umožníte okamžitou platbu, například hotově nebo přes PayPal, vyplňte pole Kód způsobu platby. Platba je pak zaznamenána, jakmile zaúčtujete prodejní fakturu. Zvolíte-li Hotovost, bude platba zaznamenána na zadaný vyrovnávací účet.

   Nyní jste připraveni vyplnit záložku s náhledem Řádky produkty, které prodáváte zákazníkovi nebo libovolnou transakcí se zákazníkem, kterou chcete zaznamenat na účet hlavní knihy.

4. Na záložce s náhledem Řádky v poli Typ vyberte typ produktu, poplatku nebo transakce, který chcete zaúčtovat pro zákazníka na prodejním řádku.

   Tip

   Pokud jste pro zákazníka nastavili opakované prodejní řádky, například měsíční objednávku doplnění, můžete to reflektovat na objednávce výběrem akce Získat opakované prodejní řádky.

5. V poli Číslo vyberte záznam k zaúčtování podle hodnoty v poli Typ.

   Pole Číslo ponechte prázdné v následujících případech:

   • Pokud je řádek určen pro komentář. Do pole Popis napište komentář.
   • Pokud je řádek určen pro zboží v katalogu. Vyberte akci Vybrat zboží v katalogu. Další informace naleznete v části Práce se zbožím v katalogu.

6. V poli Množství zadejte, kolik jednotek produktu, poplatku nebo transakce má zaznamenat řádek zákazníka.

   Poznámka

   Pokud je zboží typu Servis nebo pole Typ obsahuje hodnotu Zdroj, pak je množství časová jednotka, například hodiny, jak je uvedeno v poli Kód měrné jednotky na daném řádku. Další informace najdete v části Nastavení měrných jednotek zboží

   Hodnota v poli Částka řádku se vypočítá jako Jednotková cena × Množství.

   Částky ceny a řádku jsou s prodejní daní nebo bez v závislosti na vašem výběru v poli Ceny včetně daně na kartě zákazníka.

7. Pokud chcete poskytnout slevu, do pole % řádkové slevy zadejte procento. Hodnota v poli Částka řádku se podle toho aktualizuje.

   Pokud jsou na záložce s náhledem Prodejní ceny a slevy prodejních řádků na kartě zákazníka nebo zboží nastaveny speciální ceny zboží, po splnění cenových kritérií se cena a částka na prodejním řádku automaticky aktualizují. Další informace najdete v tématu Zaznamenat prodejní ceny, slevy a platební smlouvy.

8. Opakujte kroky 4 až 7 pro každý produkt nebo poplatek, který chcete zákazníkovi fakturovat.

   Pole součtů pod řádky se automaticky aktualizují, když vytváříte nebo upravujete řádky, aby se zobrazovaly částky zaúčtované do hlavních knih.

   Poznámka

   Ve velmi vzácných případech se zaúčtované částky mohou lišit od toho, co je zobrazeno v polích součtů. To je obvykle způsobeno zaokrouhlovanými výpočty v souvislosti s DPH nebo prodejní daní.
   
   Chcete-li ověřit částky, které zaúčtujete, podívejte se do okna s fakty Statistiky zákazníků. Mimo to, pokud zvolíte akci Uvolnit, hodnoty v polích součtů budou aktualizována, aby zahrnovala zaokrouhlené výpočty.

9. V poli Částka fakturační slevy bez daně zadejte částku, která má být odečtena od hodnoty zobrazené v poli Celková částka včetně daně.

   Pokud pro zákazníka nastavíte fakturační slevy, zadaná procentuální hodnota se automaticky vloží do pole % fakturační slevy, pokud jsou splněna kritéria slevy, a související částka je vložena do pole Částka fakturační slevy bez daně. Další informace najdete v tématu Zaznamenat prodejní ceny, slevy a platební smlouvy.

10. Po dokončení řádků prodejní faktury vyberte akci Zaúčtovat a odeslat.

Dialogové okno Potvrzení zaúčtování a odeslání obsahuje zákazníkem preferovaný způsob přijímání dokladů. Způsob odeslání můžete změnit výběrem vyhledávacího tlačítka u pole Odeslat doklad do. Další informace naleznete na stránce Nastavení profilů pro odesílání dokladů.

Související položky zboží a zákazníků jsou nyní vytvořeny v systému a z prodejní faktury je vytvořen dokument PDF. Prodejní faktura je odebrána ze seznamu prodejních faktur a nahrazena novým dokladem v seznamu zaúčtovaných prodejních faktur.

Výpočet fakturačních slev při prodeji

Po přidání všech položek na řádky můžete vypočítat slevu na faktuře pro celý prodejní doklad výběrem akce Vypočítat slevu na faktuře.

Sleva se vypočítá na základě všech řádků na prodejním dokladu, kde je zaškrtnuto políčko Povolit slevu faktury. Ve výchozím nastavení jsou povoleny slevy na fakturu. Řádky s položkovými poplatky však například nejsou zahrnuty do výpočtu slevy faktury. Chcete-li na takové řádky uplatnit slevu, zadejte hodnotu do pole Částka slevy na řádku na řádcích.

Poznámka

Ve výchozím nastavení jsou pole Povolit slevu na faktuře a Částka řádkové slevy skryta na řádcích. Pokud pole nejsou k dispozici, můžete je na přidat přizpůsobením stránky. Další informace najdete v části Personalizace pracovního prostoru.

Tip

Pokud je vybráno pole Vypočítat slevu na faktuře na stránce Nastavení prodeje a pohledávek, je sleva na faktuře vypočítána automaticky. Kdy dojde k výpočtu, se liší v závislosti na typu prodejního dokladu, který používáte.

Pokud používáte prodejní objednávku, sleva se vypočítá, když přidáte řádek. U všech ostatních prodejních dokladů, jako jsou prodejní faktury, se sleva vypočítá, když provedete některou z následujících akcí:

• Zobrazení statistik
• Zobrazení zkušební zprávy
• Vytisknout
• Zaúčtování

Podmínky slev na faktuře pro zákazníka definujete na stránce Slevy na fakturu zákazníka. Kód měny na prodejním dokladu se používá k vyhledání podmínek slevy faktury v odpovídající měně.

Pokud jste nedefinovali fakturační slevy pro cizí měny, k výpočtu slevy se používají podmínky slev na stránce Fakturační slevy zákazníka. Výpočet používá vaši místní měnu a směnný kurz, který byl platný v den účtování dokladu.

Zaúčtované faktury

Po zaúčtování faktury ji najdete v seznamu zaúčtovaných faktur. Oba seznamy Účtované prodejní faktury a Účtované nákupní faktury obsahují zaúčtované faktury s konečnými čísly. V seznamu můžete vyhledat každou zaúčtovanou fakturu, kterou pak můžete opravit nebo zrušit.

Pro každou zaúčtovanou fakturu můžete vyhledat statistiku, dimenze a položky hlavní knihy, které jsou výsledkem zaúčtované faktury. Zaúčtovanou fakturu můžete také vytisknout nebo odeslat.

Zaúčtovanou prodejní fakturu můžete snadno opravit nebo zrušit ještě před konečnou platbou. To je užitečné, pokud chcete opravit překlep nebo zákazník požaduje změnu v časné fázi procesu objednávky. Více se dozvíte v části Oprava nebo zrušení nezaplacených prodejních faktur. Pokud je zaúčtovaná prodejní faktura zaplacena, musíte vytvořit prodejní dobropis, abyste prodej stornovali. Další informace najdete v části Zpracování vrácení nebo zrušení prodeje.

V Business Central otevřete seznam Zaúčtované prodejní faktury.

Registrace plateb

V závislosti na vašich obchodních potřebách můžete dostat zaplaceno a registrovat platbu různými způsobi: ručně, automaticky nebo prostřednictvím platebních služeb.

Platby můžete zpracovat přímo na kartě zákazníka. Pomocí akce Registrace plateb zákazníků získáte přehled o nezaplacených fakturách daného zákazníka. Poté označte fakturu jako částečně nebo zcela uhrazenou. Toto odsouhlasení plateb zpracuje platby zákazníků spárováním částek přijatých na váš bankovní účet se souvisejícími neuhrazenými prodejními fakturami a poté platby zaúčtuje. Více se dozvíte v části Individuální odsouhlasení plateb.

V obchodním prostředí, kde zákazník platí nějakou dobu po dodání. Podle platebních podmínek zůstává zaúčtovaná prodejní faktura otevřená (neuhrazena), dokud oddělení pohledávek neověří platbu a nepoužije ji k vyrovnání zaúčtované prodejní faktury. To lze provést ručně nebo automaticky. Více se dozvíte v částech Odsouhlasení plateb zákazníků pomocí deníku příjmů v hotovosti nebo z položek zákazníka a Odsouhlasení plateb pomocí automatického vyrovnání.

V obchodním prostředí, kde zákazník platí okamžitě, například přes PayPal nebo v hotovosti, je platba zaznamenána okamžitě, když zaúčtujete prodejní fakturu, což znamená, že zaúčtovaná prodejní faktura je uzavřena jako plně vyrovnaná. Příslušný způsob vyberete v poli Kód způsobu platby na prodejní objednávce. U elektronických plateb, například PayPal, musíte také vyplnit pole Platební služba. Více se dozvíte v části Povolení plateb zákazníkům prostřednictvím platebních služeb.

Můžete dokonce vytvářet přímo placené faktury pro neregistrované zákazníky, když pro ně nastavíte kartu „Zákazník s hotovostí“ karta, na kterou odkážete na prodejní faktuře. Další informace naleznete v části Nastavení zákazníků s hotovostí.

Tip

Chcete-li svým zákazníkům zasílat upomínky ohledně plateb po splatnosti, musíte nejprve nastavit úrovně a podmínky upomínek. Další informace naleznete v části Nastavení podmínek a úrovní upomínek.

Čísla externích dokladů

Na prodejních dokladech a v denících můžete zadat číslo dokladu, které odkazuje na systém číslování zákazníka. Toto pole použijte k zaznamenání čísla, které zákazník přidělil objednávce, faktuře nebo dobropisu. Číslo pak můžete použít později, pokud z nějakého důvodu potřebujete vyhledat zaúčtovaný záznam pomocí tohoto čísla.

Pole Povinné číslo externího dokladu na stránce Nastavení prodeje a pohledávek udává, zda je povinné zadat číslo externího dokladu do pole Číslo externího dokladu v záhlaví prodeje a do pole Číslo externího dokladu na řádku finančního deníku.

Pokud vyberete toto pole, nebude možné bez čísla externího dokladu zaúčtovat fakturu nebo řádek finančního deníku.

Číslo externího dokladu je součástí zaúčtovaných dokladů, kde můžete vyhledávat podle příslušného čísla. Při procházení položek zákazníků můžete podle čísla externího dokladu také vyhledávat.

Jiným způsobem zpracování externích čísel dokumentů je použití pole Vaše reference. Pokud použijete pole Vaše reference, bude číslo zahrnuto do zaúčtovaných dokladů a můžete podle něj vyhledávat stejným způsobem jako u hodnot z pole Č. externího dokladu. Pole však není dostupné na řádcích deníku.

Viz také

Prodej
Nastavení prodeje
Tisk seznamu vychystání
Zásoby
Odesílání dokumentů e-mailem
Inkasování nedoplatků
Hromadná fakturace z Microsoft Bookings v Business Central
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central