Odesílání dokladů a e-mailů
Informace a doklady, jako jsou prodejní a nákupní objednávky a faktury, můžete snadno sdílet e-mailem přímo z Business Central, aniž byste museli otevírat e-mailovou aplikaci.
Téměř všechny typy dokladů můžete odeslat jako přílohy PDF. Alternativně můžete nastavit rozložení sestavy, které v textu e-mailu obsahuje informace z dokladu spolu s textem, díky kterému je e-mail přátelštější, například standardním pozdravem. Další informace naleznete v části Správa rozložení sestav a dokladů.
Když posíláte faktury, můžete zákazníkům usnadnit provádění plateb prostřednictvím platební služby, například PayPal, automatickým přidáním informací a odkazu na službu do e-mailu. Více informací viz Podpora plateb zákazníků prostřednictvím platebních služeb.
Chcete-li povolit e-maily z Business Central, spusťte asistovaného průvodce nastavením Nastavení e-mailu. Více informací viz Nastavení e-mailu.
Poznámka
Business Central podporuje pouze odchozí e-mailovou komunikaci. V rámci aplikace rovněž nemůžete přijímat odpovědi.
Odeslání dokladů e-mailem
Tento postup popisuje, jak připojit zaúčtovanou prodejní fakturu k e-mailu jako soubor PDF, přičemž e-mail obsahuje text specifický pro daný doklad. Pro ostatní doklady jsou kroky stejné.
Vyberte ikonu
, zadejte Zaúčtované prodejní faktury a poté vyberte související odkaz.Vyberte fakturu, zvolte Tisknout/odeslat a poté vyberte Odeslat e-mailem.
V poli E-mail vyberte Ano (dotázat se na nastavení). Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokladů.
Pokud pole E-mail na stránce Odeslat doklad do je nastaveno na Ano (dotázat se na nastavení), pak stránka Odeslat e-mail se otevře s předvyplněnou kontaktní osobou v poli Komu: a dokladem přiloženým jako soubor PDF. V poli Text můžete buď zadat text ručně, nebo můžete pole nechat vyplnit textem e-mailu specifickým pro daný doklad, který jste nastavili.
Zvolte tlačítko OK.
Do pole Komu: zadejte platnou e-mailovou adresu. Výchozí hodnota je e-mailová adresa zákazníka.
V poli Předmět zadejte popisný text předmětu. Výchozí hodnotou je jméno zákazníka a číslo faktury.
V poli Příloha je standardně připojena vygenerovaná faktura jako soubor PDF.
V poli Text zadejte krátkou zprávu pro příjemce.
Pokud je na stránce Výběr sestavy – prodej nastaven text e-mailu pro konkrétní doklad, pole Text je vyplněno automaticky. Další informace naleznete v části Nastavení opakovaně použitelných e-mailových textů a rozložení.
Výběrem tlačítka OK odešlete e-mailovou zprávu.
Poznámka
Pokud nechcete zadávat nastavení e-mailu při každém odesílání dokladu e-mailem, můžete vybrat možnost Ano (použít výchozí nastavení) v poli E-mail na stránce Odeslat doklad do. V takovém případě se neotevře stránka Odeslat e-mail. Viz krok 4. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokladů.
Vytvoření a odeslání e-mailu
Pro kontakty, zákazníky, dodavatele, prodejce/nákupčí a bankovní účty můžete rychle vytvářet e-maily přímo ze stránek těchto entit. Stačí vybrat Zpracovat a poté volbou Odeslat e-mail otevřít editor e-mailů. U bankovních účtů je akce Odeslat e-mail v části Akce.
Tip
Pokud často posíláte e-mailové zprávy, které mají podobný charakter, nebo chcete odeslat hromadné sdělení, například při inzerování prodejní kampaně, celý proces mohou urychlit šablony Word s e-mailem. Můžete vytvořit šablonu pro entity, jako jsou zákazníci, dodavatelé a kontakty, která za vás vygeneruje obsah e-mailové zprávy a dokonce jej přizpůsobí příjemci na základě údajů v Business Central. Další informace naleznete v části Používání šablon aplikace Word pro hromadnou komunikaci.
Připojení dokladu k e-mailu
Existuje několik způsobů, jak připojit doklady k e-mailům.
Pokud jste přiřazeni k e-mailovému scénáři propojeného s entitou, které e-mail posíláte, nebo s dokladem, který odesíláte, může být k vaší zprávě automaticky přidána příloha. To proto, že ke scénáři e-mailu byla přiřazena výchozí příloha. Pokud přílohu nechcete odeslat se zprávou, můžete ji odstranit. Další informace naleznete v části Přiřazení e-mailových scénářů k e-mailovým účtům.
Chcete-li sami připojit soubor, v editoru e-mailů použijte následující akce:
- Volbou Přidat soubor vyberete soubor.
- Volbou Přidat soubory z výchozího výběru ručně přidáte soubor, který je přidružen ke scénáři e-mailu.
- Volbou Přidat soubor ze zdrojového dokladu vyberete soubor, který je připojen k dokladu, se kterým pracujete. Soubory jsou buď připojeny k dokladu samotnému, nebo k jednomu či více jeho řádkům.
Doklady označené jako vytištěné při odeslání
Některé doklady v Business Central obsahují pole, které udává, kolikrát byl doklad vytištěn. Číslo v tomto poli se také aktualizuje, pokud doklad odešlete e-mailem, protože je pro něj vygenerován soubor PDF. Číslo se aktualizuje, i když e-mail neodešlete.
Odeslané e-maily a odchozí e-maily
Business Central ukládá e-maily, které odešlete, na stránce Odeslané položky. To vám umožní znovu posílat e-maily nebo je přeposlat někomu jinému. Pokud ve složce odeslaných položek nemůžete najít některý e-mail, vyhledejte jej na stránce Odchozí e-maily.
Poznámka
V závislosti na rozšíření, které vaše společnost používá pro e-mail, mohou správci zobrazit seznam zpráv, které všichni odeslali, ale ne jejich obsah.
Složka Odchozí e-maily je místo, kde najdete e-maily, které jste uložili jako koncepty, a e-maily, které se nepodařilo odeslat, například pokud byla e-mailová adresa neplatná. U zpráv, které se nepodařilo odeslat, můžete vybrat možnost Zobrazit chybu nebo Vyšetřit chybu a problém vyřešit.
Viz také
Správa rozvržení sestav a dokumentů
Nastavení e-mailu
Fakturace prodejů
Práce s Business Central
Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central