Inkasování nedoplatků

Tento článek popisuje funkce, které vám pomohou inkasovat nedoplatky od vašich zákazníků.

Když jsou platby zákazníků registrovány a odsouhlaseny, proces inkasa často zahrnuje jeden nebo více z následujících kroků inkasování nedoplatků. V závislosti na způsobu, jakým ve svém podnikání zpracováváte inkaso, vám Business Central může pomoci:

• Odeslat výpisy, abyste informovali zákazníky o jejich zůstatcích, nezaplacených zůstatcích a příslušných transakcích. Například o otevřených položkách nebo všech položkách zaúčtovaných v minulém roce/čtvrtletí/měsíci nebo jiném období. Pokud mají zákazníci nezaplacené platby, můžete začít odesláním sestavy Výpis zákazníka jako upomínky. Další informace naleznete v tématu Výpisy.
• Odeslat upomínky (neboli upomínací dopisy nebo žádosti o platbu), abyste zákazníky informovali o nezaplacených zůstatcích. Upomínka může obsahovat položky po splatnosti i otevřené položky, takže zákazník je informován také o nadcházejících termínech splatnosti. Upomínky můžete také použít k výpočtu penále, jako jsou úroky nebo poplatky, a zahrnout je do upomínky. Procesy vytváření, vydávání a odesílání upomínek můžete automatizovat. Další informace naleznete v tématu Upomínky.
• Odeslat oznámení o penále, abyste požadovali úrokové poplatky za částky po splatnosti. Oznámení o penále použijete, když chcete zákazníkům strhnout úroky nebo poplatky, aniž byste jim připomínali částky po splatnosti. Další informace naleznete v tématu Penále.
• Komunikovat se zákazníky po telefonu nebo e-mailem ohledně zůstatků po splatnosti a řešit potenciální nedorozumění a spory, nebo jednoduše připomenout zákazníkům, aby vyrovnali své účty, přímějším způsobem. Další informace najdete v části Použití Copilota pro Finance v Outlooku ke zefektivnění ručního inkasa.

Použití Copilota pro Finance v Outlooku ke zefektivnění ručního inkasa

Poznámka

Copilot pro Finance je aktuálně ve verzi Preview a je k dispozici ve Spojených státech. Plánuje se, že bude obecně dostupný ve druhé polovině roku 2024, kdy se očekává, že budou zveřejněny informace o jeho cenách.

Když se zákazníky komunikujete prostřednictvím e-mailu o neuhrazených zůstatcích, je pravděpodobné, že v Business Central potřebujete vyhledat informace o zákaznících a fakturách. Copilot pro Finance tento úkol usnadňuje, jelikož zajišťuje, že jsou relevantní data zákazníků snadno dostupná v aplikaci Outlook. Například pro e-mail, který jste obdrželi, může Copilot pro Finance vyhledat zákazníka prostřednictvím propojeného kontaktu a zobrazit informace o splatném zůstatku a vypsat neuhrazené faktury, které můžete snadno připojit k odpovědi. Copilot pro Finance v aplikaci Outlook také umožňuje:

• Získat přístup k datům Stav sporu a Příslib platby na fakturách a aktualizovat je
• Aktualizace kontaktních informací
• Vytváření konceptů e-mailových odpovědí s Copilotem
• Připojení výpisu a faktury přímo z aplikace Outlook

Chcete-li se dozvědět více, přejděte do části Copilot pro Finance a Průvodce nasazením Copilota pro Finance (Preview).

Výpisy

Na kartě zákazníka můžete vytvořit výpis transakcí mezi vámi a zákazníkem. Poté můžete vygenerovat soubor PDF a odeslat jej zákazníkovi. Případně použijte sestavu Výpis zákazníka a pošlete svým zákazníkům přehled jejich obchodování s vámi.

Tip

V případě potřeby můžete odeslat výpis do Excelu a provést v něm změny.

Odeslání sestavy Výpis zákazníka

1. Zvolte ikonu , zadejte Výpisy zákazníka a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.
3. V části Možnosti výstupu vyberte způsob odeslání sestavy zákazníkovi.

Poznámka

Používáte-li více měn, sestava Výpis zákazníka se vytiskne vždy ve měně zákazníka. Poslední datum v období výpisu se také používá jako datum výpisu a datum splatnosti, pokud je zahrnuta splatnost.

Upomínky

Pomocí upomínek můžete zákazníkům připomenout nedoplatky. Upomínky můžete také použít k výpočtu penále, jako jsou úroky nebo poplatky, a zahrnout je do upomínky.

Tip

Informace v tomto článku jsou přesné, nicméně popisují většinou ruční proces. Business Central nabízí nástroje, které můžete použít k automatizaci vytváření, vydávání a odesílání upomínek. Automatizace těchto kroků vám může ušetřit značné množství času stráveného nad inkasy. Chcete-li vědět více, přejděte do části Automatizace upomínek při inkasech.

Než budete moci vytvářet upomínky, musíte nastavit jejich podmínky a přiřadit je svým zákazníkům. Další informace naleznete v části Nastavení podmínek a úrovní upomínek. V rámci správy pohledávek můžete nastavit podmínky upomínky a přiřadit je zákazníkům. Podmínky upomínek vám umožňují stanovit, jak funguje proces upomínek. Každá podmínka upomínky má sadu úrovní, které definujete. Úrovně upomínek zahrnují pravidla, kdy bude upomínka vydána, jaké poplatky mají být účtovány a zda se mají počítat úroky. Úrovně upomínek zahrnují také nastavení doby odkladu, která zajišťuje, že nebudete posílat upomínku na účet, který již zákazník zaplatil. Obsah stránky Podmínky penále určuje, zda se s upomínkou počítá úrok.

Můžete pravidelně spouštět dávkovou úlohu Vytvořit upomínky a vytvořit upomínky pro všechny zákazníky s nedoplatky, nebo můžete ručně vytvořit upomínku pro konkrétního zákazníka a nechat si ji vypočítat a vyplnit automaticky.

Po vytvoření upomínek je můžete upravit. Text, který se objeví na začátku a na konci upomínky, je určen podmínkami úrovně upomínky a lze jej vidět ve sloupci Popis. Pokud byla vypočítaná částka automaticky vložena na začátek nebo konec textu, text se při odstranění řádků neupraví. Poté musíte použít funkci Aktualizovat text upomínky.

Položka zákazníka s vyplněným polem Pozastaveno nevyzve k vytvoření upomínky. Pokud je však upomínka vytvořena na základě jiné položky, na upomínku bude přidána i položka po splatnosti označená jako pozastavená. Na řádcích s těmito položkami se úrok nepočítá.

Poté, co jste vytvořili upomínky a provedli všechny potřebné úpravy, můžete buď vytisknout testovací sestavy, nebo upomínky vydat, obvykle jako e-mail.

Automatické vytvoření upomínky

Upomínka je podobná faktuře. Když vytváříte upomínku, musí být vyplněno jeho záhlaví a jeden nebo více řádků. Můžete použít funkci pro automatické vytváření upomínek pro všechny zákazníky.

1. Zvolte ikonu , zadejte Upomínky a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Na stránce Upomínka vyberte akci Vytvořit upomínky.
3. Na stránce Vytváření upomínek vyplňte pole, která definují, jak a komu budou upomínky vytvořeny.
4. Zvolte tlačítko OK.

Ruční vytvoření upomínky

Na stránce Upomínky můžete ručně vyplnit záložku s náhledem Obecné a poté nechat řádky vyplnit automaticky.

1. Zvolte ikonu , zadejte Upomínky a poté vyberte příslušný odkaz.

2. Vyberte akci Nový.

3. Na záložce s náhledem Obecné vyplňte pole podle potřeby.

4. Vyberte akci Navrhnout řádky upomínky.

5. V dávkové úloze Navrhnout řádky upomínky vyplňte pole, která definují, jak a komu budou upomínky vytvořeny.

6. Zaškrtněte políčko Zahrnout pozastavené položky, pokud chcete, aby upomínky obsahovaly otevřené položky po splatnosti, které jsou pozastaveny.

7. Zaškrtněte políčko Pouze položky s nedoplatky, pokud chcete, aby upomínky obsahovaly pouze otevřené položky po splatnosti. Zobrazí se pouze faktury a platby, protože se jedná o položky, u kterých mohou být platby zákazníků po splatnosti.

   Důležité

   Otevřené pozastavené položky budou vloženy bez ohledu na zaškrtávací políčko Pouze položky s nedoplatky.

8. Zvolte tlačítko OK.

Nahrazení textů upomínek

Text, který se objeví na vytištěné upomínce, můžete zadat několika způsoby. V některých případech můžete chtít nahradit počáteční a koncové texty, které byly definovány pro aktuální úroveň, texty z jiné úrovně.

1. Zvolte ikonu , zadejte Upomínky a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Otevřete příslušnou upomínku a poté vyberte akci Aktualizovat text upomínky.
3. Na stránce Aktualizace textu upomínky zadejte požadovanou úroveň do pole Úroveň upomínky.
4. Tlačítkem OK aktualizujte počáteční a koncové texty.

Vydání upomínky

Poté, co jste vytvořili upomínky a provedli všechny potřebné úpravy, můžete buď vytisknout testovací sestavy, nebo upomínky vydat.

Při vydání upomínky se data přenesou na samostatnou stránku pro vydané upomínky. Současně jsou zveřejněny položky upomínek. Pokud byl vypočítán úrok nebo dodatečný poplatek, položky se zaúčtují do knihy zákazníka a hlavní knihy.

Když je vydána upomínka, položky jsou zaúčtovány podle vašich specifikací na stránce Podmínky upomínek. Tato specifikace určuje, zda budou úroky a další poplatky zaúčtovány na účet zákazníka a do hlavní knihy. Nastavení na stránce Účto skupina zákazníků určuje, na které účty probíhá zaúčtování.

Pro každou položku zákazníků v oznámení o penále se vytvoří záznam na stránce Položky upomínky/penále.

Pokud jsou zaškrtnuta políčka Zaúčtovat úrok nebo Zaúčtovat dodatečný poplatek na stránce Podmínky upomínky, pak se vytvoří také následující položky:

• Jedna položka na stránce Položky zákazníka
• Jedna položka pohledávek v příslušném účtu hlavní knihy
• Jeden úrok nebo jeden dodatečný poplatek na příslušném účtu hlavní knihy

Kromě toho může vydání upomínky vést k zaúčtování DPH.

1. Zvolte ikonu , zadejte Upomínky a vyberte příslušný odkaz.
2. Vyberte příslušnou upomínku a poté vyberte akci Vydat.
3. Na stránce Vydání připomínek vyplňte pole podle potřeby.
4. Stiskněte tlačítko OK.

Upomínka je buď vytištěna, nebo odeslána na zadaný e-mail jako příloha PDF.

Zrušení vydané upomínky

Pokud byly upomínky vydány omylem, můžete je zrušit, než budou znovu odeslány. Můžete to udělat jednu po druhé, nebo dávkově.

1. Na stránce Vydané upomínky vyberte jeden nebo více řádků pro vydané upomínky, které chcete zrušit, a poté zvolte akci Zrušit.
2. Na stránce Zrušení vydaných upomínek vyplňte potřebná pole a poté vyberte tlačítko OK.

Penále

Když zákazník nezaplatí do data splatnosti, můžete si nechat automaticky vypočítat penále a přidat jej k částkám po splatnosti na účtu zákazníka. Zákazníky můžete informovat o dodatečných poplatcích zasláním oznámení o penále.

Poznámka

Oznámení o penále můžete použít k výpočtu úroků a penále a k informování zákazníků o úrocích a penále, aniž byste jim připomínali neuhrazené platby. Případně můžete při vytváření upomínek vypočítat úroky z prodlení.

Než budete moci vytvořit oznámení o penále, musíte nastavit podmínky. Další informace naleznete v části Nastavení podmínek penále.

Oznámení o penále můžete ručně vytvořit pro samostatného zákazníka a automaticky vyplnit řádky. Alternativně můžete použít akci Vytvořit oznámení o penále k vytvoření oznámení o penále pro všechny nebo vybrané zákazníky s nezaplacenými zůstatky.

Poté, co vytvoříte oznámení o penále, můžete je upravit. Text, který se objeví na začátku a na konci oznámení o penále, je určen podmínkami penále a lze jej vidět ve sloupci Popis na řádcích. Pokud je vypočítaná částka přidána automaticky na začátek nebo konec textu, text se při odstranění řádků neupraví. Poté musíte použít akci Aktualizovat text penále.

Poté, co jste vytvořili oznámení o penále a provedli všechny potřebné úpravy, můžete buď vytisknout testovací sestavy, nebo vydat oznámení o penále, obvykle jako e-mail.

Ruční vytvoření oznámení o penále

Oznámení o penále je podobné faktuře. Záhlaví můžete vyplnit ručně a řádky nechat vyplnit automaticky, nebo můžete oznámení o penále vytvářet pro všechny zákazníky automaticky.

1. Zvolte ikonu , zadejte Oznámení o penále a poté vyberte příslušný odkaz.

2. Vyberte akci Nový a poté podle potřeby vyplňte pole.

3. Vyberte akci Navrhnout řádky oznámení o penále.

4. Na stránce Návrh řádků oznámení o penále nastavte filtr na záložce s náhledem Položka zákazníka, pokud chcete vytvořit oznámení o penále pouze pro konkrétní položky.

   Poznámka

   I když jsou filtry Platba a Dobropis jako Typ dokladu k dispozici, nebudou mít vliv, protože akce Navrhnout řádky oznámení o penále zpracovává pouze kladné částky.

5. Tlačítkem OK spustíte dávkovou úlohu.

Aktualizace textů oznámení o penále

V některých případech můžete chtít upravit počáteční a koncový text podmínek penále. Pokud tak učiníte v době, kdy jste vytvořili oznámení o penále, ale ještě je nevydali, můžete je aktualizovat upraveným textem.

1. Zvolte ikonu , zadejte Oznámení o penále a poté vyberte příslušní odkaz.
2. Otevřete oznámení o penále, pro které chcete změnit text, a pak zvolte akci Aktualizovat text penále.
3. Na stránce Aktualizace textu penále můžete nastavit filtr, pokud chcete aktualizovat více oznámení.
4. Tlačítkem OK aktualizujte počáteční a koncové texty.

Vydání oznámení o penále

Poté, co vytvoříte oznámení o penále a provedli všechny potřebné úpravy, můžete buď vytisknout testovací sestavy, nebo vydat oznámení o penále.

Když vydáte upomínku, položky jsou zaúčtovány podle vašich specifikací na stránce Podmínky penále. Tato specifikace určuje, zda budou úroky a další poplatky účtovány na účet zákazníka a do hlavní knihy. Nastavení na stránce Účto skupina zákazníků určují účty, na které jsou účtovány úroky nebo poplatky.

Pro každou položku zákazníků v oznámení o penále se vytvoří záznam na stránce Položky upomínky/penále.

Pokud jsou zaškrtnuta políčka Zaúčtovat úrok nebo Zaúčtovat dodatečný poplatek na stránce Podmínky penále, vytvoří se také následující položky:

• Jedna položka na stránce Položky zákazníka
• Jedna položka pohledávek v příslušném účtu hlavní knihy
• Jeden úrok nebo jeden dodatečný poplatek na příslušném účtu hlavní knihy

Vydání oznámení o penále může rovněž vést k vytvoření položek DPH.

1. Zvolte ikonu , zadejte Oznámení o penále a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Vyberte příslušné oznámení a poté vyberte akci Vydat.
3. Na stránce Vydat oznámení o penále vyplňte potřebná pole.
4. Zvolte tlačítko OK.

Oznámení o penále je buď vytištěno, nebo odesláno na zadaný e-mail jako příloha PDF.

Zrušení vydaného oznámení o penále

Pokud byla oznámení o penále vydána omylem, můžete je zrušit, než budou znovu odeslány. Můžete to udělat jedno po druhém, nebo dávkově.

1. Na stránce Vydaná oznámení o penále vyberte jeden nebo více řádků pro vydaná oznámení o penále, která chcete zrušit, a poté zvolte akci Zrušit.
2. Na stránce Zrušení vydaných oznámení o penále vyplňte potřebná pole a poté vyberte tlačítko OK.

Zobrazení položek upomínky a penále

Když vydáte upomínku, vytvoří se její položka na stránce Položky upomínky/penále pro každý řádek upomínky, který obsahuje položku zákazníka. Následně můžete získat přehled o vytvořených záznamech upomínek pro konkrétního zákazníka.

1. Zvolte ikonu , zadejte Zákazníci a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Otevřete příslušnou kartu zákazníka a poté vyberte akci Položky.
3. Na stránce Položky zákazníka vyberte řádek s položkou, pro kterou chcete zobrazit upomínky, a poté vyberte možnost Položky upomínek/penále.

Více úrokových sazeb

Pro každý kód podmínky penále můžete zadat více úrokových sazeb, abyste mohli vypočítat penále s více úrokovými sazbami pro určité období. To je užitečné, pokud účtujete různé úroky z opožděných plateb. Výpočet úroku je pro každé penále stejné, liší se pouze úrokovou sazbou pro konkrétní období. Pokud není nastaveno více úrokových sazeb, pak úroková sazba a období, které jsou definovány na stránkách Podmínky penále a Podmínky upomínky, budou použity pro celé období výpočtu. Chcete-li se dozvědět více, přejděte na Nastavení více úrokových sazeb.

Viz také

Nastavení podmínek a úrovní připomenutí
Nastavení podmínek penále
Správa pohledávek
Prodej
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central