Záznam nákupů pomocí nákupních faktur a objednávek

Vytvoříte nákupní fakturu nebo nákupní objednávku, abyste zaznamenali náklady na nákupy a sledovali závazky. Nákupní faktury a nákupní objednávky se také používají k dynamické aktualizaci úrovní zásob, takže můžete minimalizovat náklady na zásoby a poskytovat lepší služby zákazníkům. Nákupní náklady, včetně nákladů na služby a hodnoty zásob, které jsou výsledkem zaúčtování nákupních faktur nebo objednávek, přispívají k ziskům a finančním klíčovým ukazatelům výkonu (KPI) ve vašem Centru rolí.

Záznam nákupů pomocí nákupních faktur

Když obdržíte skladové zboží nebo je zakoupená služba dokončena, zaúčtujete nákupní fakturu, abyste aktualizovali zásoby a finanční záznamy a aktivovali platbu dodavateli podle platebních podmínek. Provádění plateb.

Upozornění

Neúčtujte nákupní fakturu za fyzické zboží, dokud zboží neobdržíte a neznáte konečnou cenu nákupu, včetně jakýchkoli dalších poplatků. V opačném případě mohou být hodnoty vašich zásob a zisku zkreslené.

Vytvoření a zaúčtování nákupní faktury

Následující kroky popisují, jak vytvořit nákupní fakturu. Kroky pro vytvoření nákupní objednávky jsou podobné. Hlavním rozdílem je, že nákupní objednávky mají některá další pole a akce pro fyzickou manipulaci se zbožím.

1. Zvolte ikonu , zadejte Nákupní objednávky a poté zvolte příslušný odkaz.

2. Do pole Název dodavatele zadejte jméno existujícího dodavatele.

   Ostatní pole na stránce Nákupní faktura jsou nyní vyplněna standardními informacemi o vybraném dodavateli. Pokud dodavatel není registrován, postupujte takto:

   1. Do pole Název dodavatele zadejte jméno nového dodavatele.
   2. V dialogovém okně o registraci nového dodavatele zvolte Ano.
   3. Chcete-li vědět více, jak vyplnit kartu dodavatele, přejděte do části Registrace nových dodavatelů.
   4. Když dokončíte kartu dodavatele, zvolte OK, čímž se vrátíte na stránku Nákupní faktura.

3. Na stránce Nákupní faktura vyplňte zbývající pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.

   Nyní jste připraveni vyplnit řádky nákupní faktury zbožím nebo zdroji zakoupenými od dodavatele.

   Poznámka

   Pokud jste pro dodavatele nastavili opakované nákupní řádky, jako je měsíční objednávka doplnění, můžete tyto řádky vložit na fakturu výběrem akce Získat opakované nákupní řádky.

4. Na záložce s náhledem Řádky v poli Číslo zboží zadejte číslo zboží na skladu nebo služby.

5. Do pole Množství zadejte počet kusů, které chcete zakoupit.

   Pole Částka řádku se aktualizuje, aby zobrazovalo hodnotu v poli Nákupní cena vynásobenou hodnotou v poli Množství.

   Cena a částka řádku se zobrazí s prodejní daní nebo bez v závislosti na výběru v poli Ceny včetně daně na kartě dodavatele.

   Pole součtů pod řádky se automaticky aktualizují, když vytváříte nebo upravujete řádky, aby se zobrazovaly částky zaúčtované do hlavních knih.

6. V poli Částka fakturační slevy zadejte částku, která má být odečtena z hodnoty zobrazené v poli Celková částka včetně daně ve spodní části faktury.

   Poznámka

   Pokud jste pro dodavatele nastavili slevy na fakturách, pak se zadaná procentní hodnota automaticky vloží do pole % slevy na faktuře dodavatele, pokud jsou splněna kritéria. Související částka je vložena do pole Částka fakturační slevy.

7. Když obdržíte zakoupené zboží nebo služby, zvolte Zaúčtovat.

Nákup se nyní promítne do zásob, hlavních knih zdrojů a finančních záznamů a je aktivována platba dodavatele. Nákupní faktura je odstraněna ze seznamu nákupních faktur a nahrazena novým dokladem v seznamu zaúčtovaných nákupních faktur. Další informace, co se stane při zaúčtování nákupních dokladů, viz Zaúčtování nákupů.

Poznámka

Ve vzácných případech se zaúčtované částky mohou lišit od toho, co je zobrazeno v polích součtů. To je obvykle způsobeno zaokrouhlovanými výpočty v souvislosti s daní z přidané hodnoty (DPH) nebo prodejní daní.

Chcete-li zkontrolovat částky, které budou skutečně zaúčtovány, přejděte na stránku Statistika, která zohledňuje zaokrouhlené výpočty. Mimo to, pokud zvolíte akci Uvolnit, pole součtů budou aktualizována, aby zahrnovala zaokrouhlené výpočty.

Zaúčtované faktury

Po zaúčtování faktury ji najdete v seznamu zaúčtovaných faktur. Oba seznamy Účtované prodejní faktury a Účtované nákupní faktury obsahují zaúčtované faktury s konečnými čísly faktur. V seznamu můžete vyhledat každou zaúčtovanou fakturu, kterou pak můžete opravit nebo zrušit.

Pro každou zaúčtovanou fakturu můžete vyhledat statistiku, dimenze a položky hlavní knihy, které jsou výsledkem zaúčtované faktury. Zaúčtovanou fakturu můžete také vytisknout nebo odeslat.

Zaúčtovanou nákupní fakturu můžete snadno opravit nebo zrušit, než zaplatíte dodavateli. Například pokud potřebujete opravit překlep nebo změnit nákup v časné fázi procesu objednávky. Více se dozvíte v části Oprava nebo zrušení nezaplacených nákupních faktur. Chcete-li stornovat nákup zboží nebo služeb na zaúčtované nákupní faktuře, pro kterou je zpracována platba, vytvořte nákupní dobropis. Další informace najdete v části Zpracování vrácení nebo zrušení nákupu.

V Business Central otevřete seznam Zaúčtované nákupní faktury.

Nákup zboží mimo sklad

Řádky na nákupní faktuře mohou být typu Zdroj nebo Zboží. Karty zboží lze dále klasifikovat jako typ Zásoby, Servis nebo Neskladová položka, který určuje, zda se jedná o jednotku fyzických zásob, jednotku pracovní doby (platí také pro zdroje) nebo fyzickou jednotku, která není součástí zásob. Další informace naleznete na stránce Registrace nového zboží. Zpracování nákupní faktury je u všech uvedených typů stejný.

Poznámka

S typem nákupního řádku Zdroj můžete také zakoupit externí zdroje, například fakturovat dodavateli za dodanou práci. Další informace naleznete v části Nastavení zdrojů.

Chcete-li použít zakoupený zdroj, možná budete muset nastavit kapacitu zdroje a ručně ji přiřadit k projektu. Zakoupením zdroje se vytvoří položka hlavní knihy zdroje; u položek hlavní knihy zdroje se však nesleduje množství a hodnota, například co se týče zboží. Pokud je vyžadováno sledování množství a hodnoty, zvažte použití jiných typů řádkového zboží.

Kdy použít nákupní objednávky

Nákupní objednávky použijte, pokud potřebujete zaznamenat částečné příjmy objednaného množství. Například proto, že celé množství není u dodavatele k dispozici. Pokud dodáte prodané zboží přímo od vašeho dodavatele zákazníkovi, rovněž musíte použít nákupní objednávky. Další informace naleznete v části Provádění přímých dodávek.

Ve všech ostatních aspektech fungují nákupní objednávky stejným způsobem jako nákupní faktury. Následující postup je založen na nákupní faktuře. Kroky jsou podobné pro nákupní objednávku

Příjem zboží s nákupní objednávkou

Následující kroky popisují, jak přijímat zboží s nákupní objednávkou.

1. Zvolte ikonu , zadejte Nákupní objednávky a poté vyberte příslušný odkaz.

2. Otevřete existující nákupní objednávku nebo vytvořte novou.

3. V poli Množství k přijetí zadejte přijaté množství.

   Poznámka

   Pokud je přijaté množství větší než množství na nákupní objednávce a dodavatel byl nastaven tak, aby umožňoval nadměrné příjmy, použijte pole Nadměrný příjem ke zpracování přebytečného množství. Další informace naleznete v části Příjem více položek, než jste si objednali.

4. Vyberte akci Zaúčtovat.

Hodnota v poli Přijaté množství se aktualizuje. Pokud je tato příjemka částečná, hodnota je nižší než hodnota v poli Množství.

Poznámka

Pokud používáte skladovou manipulaci, nemůžete k registraci příjemky použít akci Zaúčtovat na nákupní objednávce. Je to proto, že zaměstnanec skladu již zaúčtoval množství objednávky jako přijaté. Další informace najdete v části Podrobnosti návrhu – Příchozí tok skladu.

Příjem více položek, než jste si objednali

Když dorazí více položky, než bylo objednáno, možná jej budete chtít přijmout namísto zrušení příjmu. Například může být levnější ponechat si přebytečné zboží na skladě, než je vrátit, nebo dodavatel může nabídnout slevu za jeho ponechání.

Následující video ukazuje, jak pracovat s nadměrným příjmem.

Nastavení nadměrných příjmů

Vytvořte kódy nadměrného příjmu, abyste definovali procento, o které může přijaté množství překročit objednané množství. Zadejte procento v poli % tolerance nadměrného příjmu. Poté přiřaďte kód na stránce Karta zboží nebo Karta dodavatele pro zboží a dodavatele.

1. Zvolte ikonu , zadejte Kódy nadměrného příjmu a poté zvolte příslušný odkaz.
2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.

Přiřazení kódu nadměrného příjmu ke zboží

1. Zvolte ikonu , zadejte Zboží a poté zvolte příslušný odkaz.
2. Otevřete stránku Karta zboží pro dané zboží.
3. V poli Kód nadměrného příjmu vyberte kód, který obsahuje procento, které chcete povolit pro nadměrné příjmy.

Kód nadměrného příjmu je přiřazen ke zboží. Nákupní objednávky nebo příjmy na skladě pro zboží vám nyní umožňují obdržet více než objednané množství v rámci procenta tolerance nadměrného příjmu.

Poznámka

Můžete nastavit pracovní postup schvalování vyžadující schválení nadměrného příjmu před jeho zpracováním. Zaškrtněte políčko Vyžadováno schválení na stránce Kódy nadměrného příjmu. Další informace naleznete na stránce Vytváření pracovních postupů.

Nadměrný příjem objednávky

Na řádcích nákupu a příjmu na skladu se pole Množství nadměrného příjmu slouží k zaznamenání nadměrných množství, což znamená množství překračující hodnotu objednaného množství v poli Množství.

Když zpracováváte nadměrný příjem, můžete zvýšit hodnotu v poli Množství k přijetí na přijaté množství. Pole Množství nadměrného příjmu se aktualizuje a zobrazí se nadměrné množství. Případně můžete nadměrné množství zadat do pole Množství nadměrného příjmu. Pole Množství k přijetí se aktualizuje, aby se zobrazovalo objednané množství plus přebytečné množství. Následující postup popisuje, jak vyplnit pole Množství k přijetí.

1. Na nákupní objednávce nebo skladovém dokladu, kde je přijaté množství vyšší než objednané, zadejte přijaté množství do pole Množství k přijetí.

   Pokud je navýšení v rámci tolerance určené přiřazeným kódem nadměrného příjmu, pole Množství nadměrného příjmu se aktualizuje, aby se zobrazilo množství, o které je hodnota v poli Množství překročena.

   Pokud je navýšení nad tolerancí, není překročení povoleno. Prozkoumejte, zda to umožňuje jiný kód nadměrného příjmu. V opačném případě lze přijmout pouze objednané množství a s přebytečným množstvím je třeba naložit jiným způsobem, např. vrácením dodavateli.

2. Příjemku zaúčtujte jako jakoukoli jinou.

Poznámka

Business Central automaticky nezpracovává finanční aspekty nadměrných příjmů. Po dohodě s dodavatelem je musíte vyřídit ručně, například tím, že dodavatel přepošle novou nebo aktualizovanou fakturu.

Číslo externího dokladu

Na nákupních dokladech a deníkech můžete zadat číslo dokladu, které odkazuje na systém číslování dodavatele. Toto pole použijte k zaznamenání čísla, které dodavatel přidělil objednávce, faktuře nebo dobropisu. Číslo pak můžete použít později, pokud z nějakého důvodu potřebujete vyhledat zaúčtovaný záznam pomocí tohoto čísla.

Pole Externí č. dokladu povinné na stránce Nastavení nákupů a závazků uvádí, zda je povinné zadat externí číslo dokladu v následujících situacích:

• V poli Číslo faktury dodavatele, poli Č. objednávky dodavatele nebo Č. dobropisu dodavatele v záhlaví nákupu

• V poli Č. externího dokladu na řádku obecného deníku, kde je pole Typ dokladu nastaveno na Faktura, Dobropis nebo Oznámení o finančním poplatku a pole Typ účtu je nastaveno na Dodavatel.

Pokud vyberete toto pole, nebude možné bez čísla externího dokladu zaúčtovat fakturu, dobropis nebo typ řádku obecného deníku popsaný výše.

Číslo externího dokladu je součástí zaúčtovaných dokladů, kde můžete vyhledávat podle příslušného čísla. Při navigaci v položkách knihy dodavatelů můžete také vyhledávat pomocí čísla externího dokladu.

Jiným způsobem zpracování externích čísel dokumentů je použití pole Vaše reference. Pokud použijete pole Vaše reference, bude číslo zahrnuto do zaúčtovaných dokladů a můžete podle něj vyhledávat stejným způsobem jako u hodnot z pole Č. externího dokladu. Pole však není dostupné na řádcích deníku.

Zaúčtování nákupů

Na nákupním dokladu můžete zvolit z následujících akcí zaúčtování:

• Zaúčtování
• Náhled zaúčtování
• Zaúčtování a tisk

• Dávkové zaúčtování

Když je zaúčtován nákupní doklad, účet dodavatele, hlavní kniha, položky zboží a položky zdrojů jsou aktualizovány.

Pro každý nákupní doklad je vytvořen nákupní záznam v tabulce Záznam hlavní knihy. Rovněž se vytvoří záznam na účtu dodavatele v tabulce Položka hlavní knihy dodavatele a na příslušném účtu závazků se vytvoří záznam hlavní knihy. Kromě toho může zaúčtování nákupu vést k položce daně z přidané hodnoty (DPH) a k položce hlavní knihy pro částku slevy. Zda je zaúčtována položka slevy závisí na obsahu pole Zaúčtování slevy v poli Natavení nákupů a závazků.

Pro každý nákupní řádek se podle potřeby vytvoří položky v:

• Tabulce Položka zboží, pokud je nákupní řádek typu Zboží.
• Tabulce Položka hlavní knihy, pokud je nákupní řádek typu Účet hlavní knihy.
• Tabulce Položka zdroje, pokud je nákupní řádek typu Zdroj.

Nákupní doklady jsou navíc vždy evidovány v tabulkách Záhlaví nákupní účtenky a Záhlaví nákupní faktury.

Vždy si můžete prohlédnout různé položky hlavní knihy, které jsou vytvořeny jako výsledek zaúčtování. Volbou Náhled zaúčtování ověříte doklad a zkontrolujete očekávané položky hlavní knihy.

Důležité

Když zaúčtujete nákupní objednávku se zbožím, můžete vytvořit příjemku i fakturu. To lze provést současně nebo nezávisle. Můžete také vytvořit částečný příjem a částečnou fakturu vyplněním polí Množství k přijetí a Množství k fakturaci na jednotlivých řádcích nákupní objednávky před zaúčtováním. Pamatujte, že nemůžete vytvořit nákupní fakturu z nákupní objednávky pro produkty nebo služby, které nebyly přijaty. To znamená, že než budete moci fakturovat, musíte zaznamenat příjemku, nebo musíte zvolit příjem a fakturaci současně.

Můžete buď provést zaúčtování nebo provést zaúčtování a tisk. Pokud zvolíte zaúčtování a tisk, při zaúčtování objednávky se vytiskne sestava. Můžete také vybrat akci Dávkové zaúčtování pro zaúčtování několika objednávek současně. Více se dozvíte v části Zaúčtování několika dokladů současně.

Zobrazení položek hlavní knihy

Po dokončení zaúčtování jsou zaúčtované řádky nákupu odebrány z objednávky. Zpráva vám sdělí, kdy je zaúčtování dokončeno. Poté jsou zaúčtované položky dostupné na různých stránkách, například Položky dodavatele, Položky hlavní knihy, Položky zboží, Položky zdroje, Nákupní příjemky a Zaúčtované nákupní faktury.

Ve většině případů můžete otevřít položky hlavní knihy z dotčené karty nebo dokladu. Například na stránce Karta dodavatele vyberte akci Položky.

Úprava položek hlavní knihy

Můžete upravit určitá pole na zaúčtovaných nákupních dokladech, například pole Platební reference. Více se dozvíte v části Úprava zaúčtovaných dokladů. U důležitějších polí, která ovlivňují auditní záznam, musíte zaúčtování stornovat nebo vrátit zpět. Více se dozvíte v části Stornování zaúčtování deníku a vrácení zpět příjmů/expedicí.

Viz také

Vyžádání nabídek
Nákup položek na prodej
Příprava přímého doručení
Nákup
Nastavení nákupu
Nastavení zdrojů
Registrace nových dodavatelů
Úprava zaúčtovaných dokladů
Zaúčtování několika dokladů současně
Nákup
Zaúčtování dokladů a deníků
Oprava nebo zrušení nezaplacených nákupních faktur
Vyhledání stránek a informací pomocí funkce Řekni mi
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central