Práce s finančními deníky
Většina finančních transakcí je zaúčtována do hlavní knihy prostřednictvím dokladů, jako jsou nákupní faktury a prodejní objednávky. Zaúčtováním řádků deníku však můžete zpracovávat také obchodní aktivity jako:
- Nákup
- Platby
- Použití periodických deníků k zaúčtování časových rozlišení
- Vrácení výdajů zaměstnancům
Většina deníků je založena na finančním deníku a vy můžete zpracovat všechny transakce na stránce Finanční deníky. Další informace najdete v části Zaúčtování transakcí přímo do hlavní knihy.
Pro finanční náhradu můžete například použít zaúčtování výdajů zaměstnanců. Další informace najdete v části Záznam a proplácení výdajů zaměstnanců.
Business Central však nabízí také deníky, které jsou optimalizovány pro konkrétní typy transakcí, například Deník plateb pro registraci plateb. Další informace najdete v části Záznam plateb a refundací do deníku plateb.
Finanční deníky používáte k zaúčtování finančních transakcí na účty hlavní knihy a různé další účty. Ostatní účty zahrnují bankovní, zákaznické, dodavatelské a zaměstnanecké účty. Účtování pomocí finančního deníku vytváří záznamy v účtech hlavní knihy, i když například zaúčtujete řádek deníku na zákaznický účet. Položka je zaúčtována na účet pohledávek hlavní knihy prostřednictvím účtovací skupiny.
Informace, které zadáte do deníku, jsou dočasné a můžete je změnit, když jsou v tomto deníku. Když zaúčtujete deník, informace se přenesou do položek na jednotlivých účtech, kde je nemůžete změnit. Můžete však zrušit vyrovnání zaúčtovaných položek a zaúčtovat stornovací nebo opravné položky. Více se dozvíte v části Stornování zaúčtování deníku a vrácení příjmů/dodávek.
Poznámka
Finanční deník standardně zobrazuje pouze omezený počet polí na řádku. Pokud chcete zobrazit další pole, jako je Typ účtu, vyberte akci Zobrazit další sloupce. Chcete-li přídavná pole znovu skrýt, vyberte akci Zobrazit méně sloupců. Když vidíte méně sloupců, použije se pro všechny řádky stejné datum zaúčtování. Pokud chcete mít více dat účtování pro stejný záznam v deníku, vyberte akci Zobrazit další sloupce.
Přidání kontextu k obecným transakcím deníku
Když vytvoříte deník, můžete přidat odkazy, které dávají kontext jeho transakcím. Když zaúčtujete deník, Business Central zkopíruje odkazy na zaúčtovaný deník a položky, které deník vytvoří. Uvedení odkazů může například usnadnit život vašemu auditorovi. Pokud uchováváte obrázky příjemek na webu Sharepoint vaší společnosti, můžete na ně přidat odkazy. Když zaúčtujete deník a odešlete výdaje, auditor se rychle dostane k souborům příjemek.
Používání šablon deníků a dávek
Existuje několik šablon finančních deníků. Každá šablona deníku je reprezentována vyhrazenou stránkou s konkrétními funkcemi a poli, která jsou vyžadována pro podporu těchto funkcí, jako je stránka Deníky odsouhlasení plateb pro zpracování bankovních plateb a stránka Platební deníky, kde můžete platit svým dodavatelům nebo proplácet své zaměstnance. Více se dozvíte v částech Provádění plateb a Odsouhlasení plateb zákazníků pomocí deníku příjmů v hotovosti nebo z položek zákazníka.
Pro každou šablonu deníku můžete nastavit svůj vlastní osobní deník jako dávku deníku. Můžete například definovat vlastní dávku deníku pro deník plateb, který má vaše osobní rozložení a nastavení. Následující tip je příkladem personalizace deníku.
Tip
Pokud zaškrtnete políčko Navrhnout vyrovnávací částku na řádku dávky na stránce Dávky finančního deníku, pak pole Částka, například na řádcích obecného deníku pro stejné číslo dokladu, je automaticky předvyplněno požadovanou hodnotou k vyvážení dokladu. Další informace naleznete v tématu Povolení návrhů hodnot Business Central.
Tip
Pole v denících můžete přidávat nebo odebírat jejich personalizací. Další informace najdete na Přizpůsobte si svůj pracovní prostor.
Ověřování dávek finančního deníku
Můžete zapnout kontrolu na pozadí, která pomáhá předcházet prodlevám při zaúčtování. Kontrola vás upozorní, když vám chyba ve finančním deníku, na kterém pracujete, znemožní zaúčtování deníku. Na stránce Dávky finančního deníku můžete zvolit Kontrola chyb na pozadí a nechat Business Central ověřovat finanční deníky, například jako finanční nebo platební deníky, když s nimi pracujete.
Když zapnete ověření, okna s fakty Kontrola dokladu nebo Kontrola deníku zobrazí problémy na aktuálním řádku a v celé dávce. Ověření nastane, když načtete dávku finančního deníku a když vyberete jiný řádek deníku. Dlaždice Problémy celkem v okně s fakty zobrazuje celkový počet problémů, které Business Central nalezla, a vy můžete jejím výběrem otevřít přehled problémů.
Pomocí akcí Zobrazit řádky s problémy a Zobrazit všechny řádky můžete přepínat mezi řádky deníku, které mají nebo nemají problémy. Okno s fakty Podrobnosti řádku deníku poskytuje rychlý přehled a přístup k datům z řádků deníku, jako je účet hlavní knihy, zákazník nebo dodavatel, a nastavení účtování pro konkrétní účty.
Kontrola dat v dokladech a denících během práce
Váš správce může povolit, aby systém Business Central ověřoval data, která zadáváte do dokladů a deníků, v reálném čase.
Pokud tuto funkci povolíte, v okně s fakty se v závislosti na typu dokladu, na kterém pracujete, zobrazí Kontrola dokladu nebo Kontrola deníku. Okno s fakty uvádí chyby na dané stránce, abyste je mohli rychle vyřešit.
Chcete-li tuto funkci povolit, na stránce Moje oznámení zaškrtněte následující políčka:
- U deníků zaškrtněte políčko Povoleno pro akci Povolit kontrolu dat.
- U dokladů zaškrtněte políčko Povoleno pro akci Zobrazit okno s fakty kontroly dokladu.
Následující video vysvětluje kontrolu dat v reálném čase.
Pochopení hlavních účtů a vyrovnávacích účtů
Pokud nastavíte výchozí vyrovnávací účty pro dávky deníku na stránce Finanční deníky, vyrovnávací účet se automaticky vyplní při vyplnění pole Číslo účtu. V opačném případě ručně vyplňte jak pole Číslo účtu, tak pole Číslo vyrovnávacího účtu. Kladná částka v poli Částka je odepsána na vrub hlavního účtu a připsána na vyrovnávací účet. Záporná částka v poli Částka je připsána na vrub hlavního účtu a odepsána z vyrovnávacího účtu.
Poznámka
DPH se počítá zvlášť pro hlavní a vyrovnávací účet, takže mohou používat různé procentní sazby DPH.
Práce s periodickými deníky
Periodický deník je finanční deník, který má specifická pole pro správu transakcí, jež často účtujete s malými, pokud vůbec nějakými, změnami. Například transakce za výdaje, jako je nájem, předplatné, elektřina a teplo. Použití periodických deníků vám umožní zaúčtovat pevné a variabilní částky a určit položky s automatickým stornem ke dni po datu zaúčtování. Klíče přidělení umožňují rozdělit periodické položky mezi různé účty. Další informace naleznete v části Přidělení částek periodických deníků k několika účtům.
S periodickým deníkem vytvoříte položky, které běžně zaúčtujete pouze jednou. Například účty, dimenze nebo hodnoty dimenzí zůstanou po zaúčtování v deníku. Pokud jsou potřeba změny, můžete je provést při každém zaúčtování.
Pole Periodická metoda
Pole Metoda opakování je důležité. Určuje, jak po zaúčtování zpracovat částku na řádku deníku. Pokud například použijete stejnou částku pokaždé, když zaúčtujete řádek, můžete částku ponechat. Pokud použijete stejné účty a text na řádku, ale částka se liší při každém zaúčtování řádek, můžete částku odstranit po zaúčtování.
| Do | Viz |
|---|---|
| PE Pevná | Částka na řádku deníku zůstane po zaúčtování. Řádky s nulovými částkami zůstávají v deníku, ale nejsou zaúčtovány. Částku můžete aktualizovat později. |
| PR Proměnná | Částka na řádku deníku je po zaúčtování odstraněna. |
| S Saldo | Zaúčtovaná částka účtu na řádku je přidělena mezi účty zadanými pro řádek v tabulce Přidělení finančního deníku. Saldo na účtu je nastaveno na nulu. Nezapomeňte vyplnit pole % přidělení na stránce Přidělení. Další informace naleznete v části Přidělení částek periodických deníků k několika účtům. |
| PS Pevné storno | Částka na řádku deníku zůstane po zaúčtování a následující den se zaúčtuje vyrovnávací položka. |
| RP Reverzní proměnná | Částka na řádku deníku je po zaúčtování odstraněna a následující den se zaúčtuje vyrovnávací položka. |
| RS Reverzní saldo | Zaúčtovaná částka účtu na řádku je přidělena mezi účty zadanými pro řádek na stránce Přidělení. Saldo účtu je nastaveno na nulu a následující den je saldo zaúčtováno. |
| SD Saldo dle dimenzí | Řádek deníku přiděluje náklady na základě salda účtu hlavní knihy podle dimenzí. Budete vyzváni k nastavení filtrů dimenzí, které se mají použít k výpočtu salda zdrojového účtu hlavní knihy podle dimenzí, ze kterých chcete přidělit náklady. Jako alternativu později zvolte akci Nastavení filtrů dimenzí. |
| RSD Reverzní saldo dle dimenzí | Řádek deníku přiděluje náklady na základě reverzního salda účtu hlavní knihy podle dimenzí. Budete vyzváni k nastavení filtrů dimenzí, které se mají použít k výpočtu salda zdrojového účtu hlavní knihy podle dimenzí, ze kterých chcete přidělit náklady. Můžete také později zvolit akci Nastavení filtrů dimenzí. |
Poznámka
Pole DPH lze vyplnit buď na řádku periodického deníku, nebo na řádku deníku přidělení, ale ne na obou. To znamená, že mohou být vyplněny na stránce Přidělení pouze v případě, že odpovídající řádky v periodickém deníku nejsou vyplněny.
Pole Frekvence periody
Toto pole vzorce data určuje, jak často se má zaúčtovat položka na řádku deníku a musí být vyplněno. Více se dozvíte v části Použití vzorců data.
Příklady
Pokud musí být řádek deníku zaúčtován každý měsíc, zadejte 1M. Po každém zaúčtování je datum v poli Datum zaúčtování aktualizováno na stejné datum v příštím měsíci.
Pokud chcete zaúčtovat položku poslední den každého měsíce, můžete provést jednu z následujících akcí:
První položku zaúčtujte poslední den v měsíci zadáním 1D+1M-1D (1 den + 1 měsíc - 1 den). Pomocí tohoto vzorce se datum zaúčtování vypočítá správně bez ohledu na počet dní v měsíci.
Zadejte první položku v kterýkoli den v měsíci zadáním 1M+CM. S tímto vzorcem bude datum zaúčtování po jednom celém měsíci + zbývající dny aktuálního měsíce.
Pole Datum vypršení platnosti
Toto pole určuje datum, kdy je řádek naposledy zaúčtován. Po tomto datu nebude řádek zaúčtován.
Výhodou použití pole Datum vypršení platnosti je, že řádek není okamžitě odstraněn z deníku. Můžete zadat pozdější datum, abyste mohli řádek použít v budoucnu.
Pokud je pole prázdné, řádek bude zaúčtován pokaždé, dokud není odstraněn z deníku.
Přidělení částek periodických deníků k několika účtům
Na stránce Periodické finanční deníky můžete si akcí Přidělení určit, jak přidělit částky na řádku periodického deníku několika účtům a dimenzím. Přidělení funguje jako vyrovnávací řádek účtu pro periodický řádek deníku.
Stejně jako u periodického deníku zadáte přidělení jednou a po zaúčtování zůstane v deníku přidělení. Nemusíte zadávat částky a přidělení pokaždé, když účtujete periodický řádek deníku.
Poznámka
Nemůžete použít účty přidělení v dávkách deníku, které mají pracovní postup schválení pro vytváření řádků deníku.
Pokud je periodická metoda v periodickém deníku nastavena na Saldo nebo Reverzní saldo, kód hodnoty dimenze v periodickém deníku se neberou v úvahu, když je účet nastaven na nulu. Pokud na stránce Přidělení přidělíte hodnotám dimenzí periodický řádek, vytvoří se pouze jedna reverzní položka.
Poznámka
Pokud přidělíte periodický řádek k deníku, který obsahuje kód hodnoty dimenze, nezadávejte stejný kód na stránce Přidělení. Pokud tak učiníte, hodnoty dimenzí budou nesprávné.
Chcete-li přidělit periodické částky deníku na základě dimenzí, nastavte pole Periodická metoda na hodnotu Saldo dle dimenzí nebo Reverzní saldo dle dimenzí. Pokud je periodická metoda v periodickém deníku nastavena na Saldo dle dimenzí nebo Reverzní saldo dle dimenzí, kód hodnoty dimenze v periodickém deníku jsou brány v úvahu, když je účet nastaven na nulu. Pokud na stránce Přidělení přiřadíte periodický řádek hodnotám dimenzí, vytvoří se reverzní položky, které odpovídají počtu kombinací hodnot dimenzí, ze kterých sestává saldo. Pokud přidělujete saldo účtu prostřednictvím periodického deníku, který obsahuje kód hodnoty dimenze, nezapomeňte použít Saldo dle dimenzí nebo Reverzní saldo dle dimenzí, aby bylo zajištěno, že hodnoty dimenzí jsou správně vyváženy nebo stornovány ve zdrojovém účtu.
Vaše společnost má například několik obchodních jednotek a několik oddělení, které vaši kontroloři nastavili jako dimenze. Abyste urychlili proces položky nákupní faktury, rozhodnete se požádat účetní, aby zadávali pouze dimenze obchodních jednotek. Protože každá obchodní jednotka má specifické klíče přidělení pro dimenzi Oddělení, například na základě počtu zaměstnanců, můžete použít periodické metody SD Saldo podle dimenzí nebo RSD Reverzní saldo dle dimenzí pro přerozdělení výdajů jednotlivých obchodních jednotek správným oddělením na základě klíčů přidělení.
Poznámka
Dimenze, které nastavíte na řádcích přidělení, se automaticky nevypočítají a musíte určit, které hodnoty dimenzí musí být nastaveny na účtech přidělení. V případě, že chcete zachovat propojení mezi dimenzí zdrojového účtu a dimenzí účtu přidělení, doporučujeme místo toho použít funkce Nákladového účetnictví.
Příklad: Přidělování plateb nájemného různým oddělením
Nájem platíte měsíčně, takže částku zadáváte na hotovostní účet na řádku periodického deníku. Na stránce Přidělení můžete použít dimenzi Oddělení k rozdělení výdajů mezi několik oddělení. Například podle počtu čtverečních stop, které každé oddělení zabírá. Tento výpočet je založen na procentu přidělení na každém řádku. Přidělovat můžete různými způsoby:
- Zadáním různých účtů na různé řádky přidělení rozdělíte náklady na pronájem mezi několik účtů.
- Zadejte stejný účet, ale na každém řádku použijte jiné kódy hodnot dimenzí pro Oddělení.
Vrácení deníků za účelem opravy chyb
Při práci s deníky, které mají mnoho řádků a něco se v nich pokazí, je důležité mít k dispozici snadný způsob opravy chyb. Stránka Zaúčtovaný finanční deník nabízí několik akcí, které pomohou.
- Kopírovat vybrané řádky do deníku - Zkopírujte pouze řádky, které vyberete.
- Kopírovat žurnál HK do deníku – Zkopírujte všechny řádky, které patří do stejného žurnálu hlavní knihy.
Tyto akce vám umožní vytvořit kopii řádku finančního deníku nebo dávky a poté zadat:
- Deník, do kterého se mají řádky zkopírovat
- Zda mají být použita opačná znaménka (deník storna)
- Odlišné datum zaúčtování nebo číslo dokladu
Chcete-li umožnit kopírování deníků do zaúčtovaných finančních deníků, vyberte na stránkách Šablony obecného deníku nebo List finančního deníku zaškrtávací políčko Kopírovat do zaúčtovaných řádků deníku. Poté, co lidem umožníte kopírovat zaúčtované finanční deníky, můžete v případě potřeby vypnout kopírování pro konkrétní dávky.
Výpočet data storna
Při použití periodických finančních deníků k zaúčtování časového rozlišení na konci období je důležité mít plnou kontrolu nad položkami storna. Na stránce Periodické finanční deníky vám pole Výpočet data storna umožňuje řídit datum, kdy jsou položky storna zaúčtovány při použití periodických metod storna.
Příklad
Časová rozlišení jsou obvykle zaúčtována pomocí periodických metod Pevná, Variabilní nebo Saldo na řádku deníku. Datum zaúčtování částky na účtu na řádku deníku se počítá pomocí periodické frekvence. Datum zaúčtování vyrovnávací položky se počítá pomocí pole Výpočet data storna takto:
- Pokud je pole prázdné, bude vyrovnávací položka zaúčtována následující den.
- Pokud pole obsahuje vzorec data (například 5D jako pět dní), bude vyrovnávací položka zaúčtována s datem účtování vypočteným pomocí výpočtu data stornování.
Poznámka
Ve výchozím nastavení není pole Výpočet data storna na stránce Periodické finanční deníky dostupné. Abyste mohli toto pole použít, musíte jej přidat personalizací stránky. Další informace najdete v části Přizpůsobte si svůj pracovní prostor.
Práce se standardními deníky
Když vytvoříte řádky deníku, o kterých víte, že je pravděpodobně později vytvoříte znovu, můžete je před zaúčtováním deníku uložit jako standardní deník. Totéž platí pro deníky položek a finanční deníky.
Poznámka
Standardní deníky nemusí obsahovat všechna pole, která chcete zahrnout do výsledných položek. Pokud například k registraci platby používáte standardní hlavní deník, nebudou položky obsahovat pole Kód způsobu platby.
Poznámka
Následující postupy se týkají deníku zboží, ale informace platí také pro finanční deník.
Uložení standardního deníku
Vyberte ikonu
, zadejte Deníky položky a poté vyberte související odkaz.Zadejte jeden nebo více řádků deníku.
Vyberte řádky deníku, které chcete znovu použít.
Vyberte akci Uložit jako standardní deník.
Na stránce požadavků Uložit jako standardní deník zboží definujte nový nebo existující standardní deník zboží, do kterého mají být řádky uloženy.
Pokud máte jeden nebo více standardních deníků zboží a chcete jeden z nich nahradit novou sadou řádků deníku zboží, v poli Kód vyberte deník zboží.
Tlačítkem OK ověřte, že chcete nahradit obsah stávajícího standardního deníku zboží.
Chcete-li uložit hodnoty v poli Částka za jednotku standardního deníku zboží, zvolte pole Uložit částku za jednotku.
Chcete-li uložit hodnoty v poli Množství, vyberte pole Uložit množství.
Tlačítkem OK uložíte standardní deník zboží.
Když uložíte standardní deník zboží, zobrazí se stránka Deník zboží, abyste jej mohli zaúčtovat.
Opětovné použití standardního deníku
Poznámka
Standardní deníky nemají vždy stejná pole jako finanční deníky. Když ke kopírování polí do finančního deníku použijete akci Získat standardní deníky, může mít finanční deník méně informací, než kdybyste jej vytvořili ručně.
Vyberte ikonu
, zadejte Deníky položky a poté vyberte související odkaz.Vyberte akci Získat standardní deníky.
Chcete-li zkontrolovat standardní deník zboží předtím, než jej vyberete pro opětovné použití, zvolte akci Zobrazit deník.
Změny, které provedete ve standardním deníku zboží, jsou implementovány okamžitě a budou tam, až příště otevřete nebo znovu použijete standardní deník zboží. Ujistěte se, že změna je dostatečně důležitá, aby byla obecně platná. V opačném případě proveďte konkrétní změnu v deníku zboží po přidání řádků standardního deníku zboží. Viz krok 4.
Na stránce Standardní deníky zboží vyberte standardní deník zboží, který chcete znovu použít, a pak zvolte OK.
Deník zboží obsahuje řádky, které jste uložili. Pokud již deník zboží obsahuje řádky, nové řádky se objeví za nimi.
Pokud jste nezapnuli přepínač Uložit částku za jednotku při ukládání deníku, pole Částka za jednotku na řádcích přidaných ze standardního deníku obsahuje hodnotu z pole Částka za jednotku na kartě zboží.
Poznámka
Pokud jste zapnuli přepínače Uložit částku za jednotku nebo Uložit množství při ukládání deníku, ujistěte se, že nové hodnoty jsou správné, než zaúčtujete deník zboží.
Pokud vložené řádky deníku zboží obsahují uložené částky za jednotku, které nechcete zaúčtovat, můžete je upravit na aktuální hodnotu zboží.
Vyberte řádky deníku zboží, které chcete upravit, a poté vyberte akci Přepočítat částku za jednotku. Tato akce aktualizuje pole Částka za jednotku na aktuální náklady na jednotku zboží.
Vyberte akci Zaúčtovat.
Přečíslování čísel dokladů v denících
Abyste předešli chybám v účtování způsobeným číslem dokladu, můžete před zaúčtováním deníku použít akci Přečíslovat čísla dokladů.
Ve všech denících, které jsou založeny na obecném deníku, je pole Číslo dokladu upravitelné, takže můžete zadat různá čísla dokladů pro různé řádky deníku nebo stejné číslo dokladu pro související řádky deníku.
Pokud je vyplněno pole Číselné řady v dávce deníku, pak funkce zaúčtování ve finančních denících vyžaduje, aby číslo dokladu na jednotlivých nebo seskupených řádcích deníku bylo v sekvenčním pořadí. Stačí vybrat akci Přečíslovat čísla dokladů a poté se aktualizují příslušná pole Číslo dokladu. Pokud jsou související řádky deníku seskupeny podle čísla dokladu před použitím funkce, zůstanou seskupeny, ale může jim být přiřazeno jiné číslo dokladu.
Tato funkce funguje také ve filtrovaných zobrazeních.
Přečíslování dokladů respektuje související použití, jako je žádost o platbu na účet dodavatele provedená z dokladu na řádku deníku. Pole ID vyrovnání a Č. vyrovnání dokladu jsou příslušným způsobem aktualizována u položek.
Přečíslování dokladů v denících
Následující postup je založen na stránce Finanční deníky, ale vztahuje se na všechny ostatní deníky, které jsou založeny na finančním deníku, jako je například stránka Deníky plateb.
- Zvolte ikonu , zadejte Finanční deníky a pak zvolte související odkaz.
- Až budete připraveni zaúčtovat deník, vyberte akci Přečíslovat čísla dokladů.
Hodnoty v poli Číslo dokladu se v případě potřeby změní tak, aby čísla dokladu na jednotlivých nebo seskupených řádcích deníku byla v sekvenčním pořadí. Po přečíslování dokladů můžete deník zaúčtovat.
Viz také
Zaúčtování transakcí přímo do hlavní knihy
Stornování zaúčtování deníku a vrácení zpět příjmů/expedicí
Přidělení nákladů a výnosů
Finančnictví
Práce s Business Central
Uzavření otevřených položek zboží, které jsou výsledkem pevného vyrovnání v deníku zboží
Přecenění zásob v deníku přecenění
Počítejte, upravujte a reklasifikujte zásoby pomocí deníků
Odsouhlasení plateb zákazníků pomocí deníku příjmů v hotovosti nebo z položek zákazníka
Odsouhlasení plateb dodavatele pomocí deníku plateb nebo z položek dodavatele
Práce s mezipodnikovými doklady a deníky
Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central