Ostojen määrittäminen

Ennen ostoprosessien hallinnan aloittamista on määritettävä yrityksen ostokäytäntöjen säännöt ja arvot.

Määritä Ostojen ja ostovelkojen asetukset -sivun yleisasetukset. Tämä tehdään yleensä kerran alkuperäisen käyttöönoton yhteydessä. Lisätietoja on seuraavassa Ostojen ja ostovelkojen asetukset -osassa.

Uusien toimittajien rekisteröintiin liittyy erillinen sarja tehtäviä, joilla kirjataan kunkin toimittajan mahdolliset erikoishinta- tai alennussopimukset.

Maksumenetelmiä ja valuuttoja sekä muita rahoitukseen liittyviä ostoasetuksia käsitellään Taloushallinnon asetukset -osassa. Lisätietoja kohdassa Taloushallinnon määrittäminen. Vastaavasti varastoon liittyvät ostomääritykset, kuten mittayksiköt ja nimikeseurannan koodit, löytyvät Varaston määritys -osasta.

Ostojen ja ostovelkojen asetukset

Määritä ennen ostojen ja maksujen käsittelemistä Ostojen ja ostovelkojen asetukset -sivulla, miten ostojen arvot kirjataan ja numerosarjat, joita toimittajien asiakirjoissa ja ostoasiakirjoissa käytetään.

Yleiset asetukset

Yleinen-pikavälilehdessä määritetään erilaisia vaihtoehtoja, esimerkiksi alennusten laskenta- ja kirjaustapa sekä se, onko laskujen summia tarkoitus pyöristää. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

Osa kentistä vaatii erityishuomiota. Tällainen kenttä on esimerkiksi Laske laskualen. per ALV-/verotunnus, joka määrittää, lasketaanko laskualennus verotunnuksen vai laskun kokonaissumman mukaan. Lisätietoja on kohdassa ALV-kirjausryhmien yhdistäminen ALV-kirjausasetuksissa.

Vastaavasti Valuuttojen välinen kohdistus -kentässä voi olla pieniä pyöristyseroja, kun kohdistetaan eri valuutoissa olevia tapahtumia toisiinsa. Lisätietoja on kohdassa Tapahtumakirjausten kohdistamisen ottaminen käyttöön eri valuutoissa.

Jotkin kentät myös muuttavat toimintaa tai ne riippuvat siitä, miten muiden kenttien asetukset on määritetty. Esimerkiksi Tarkista ennakkomaksu kirjattaessa -ominaisuus vaikuttaa siihen, miten Ennakkomaksun automaattinen päivitys -kenttä määritetään odottavien ennakkomaksujen tarkistusta varten.

Lue lisää Ulkois. asiakirjan nro pakoll.- ja Todellisen kust. peruutt. pakollinen -kentistä myöhemmin tässä artikkelissa.

Numerosarjojen asetukset

Numerosarjat-pikavälilehdessä on määritettävä yksilölliset tunnuskoodit, joita käytetään toimittajien asiakirjoissa, laskuissa ja muissa ostoasiakirjoissa. Numerointi ei ole tärkeää pelkästään sisäisten prosessien kannalta, vaan sen on ehkä myös noudatettava paikallisia säädöksiä. Kannattaa siis määrittää kaikki sarjat Numerosarjat-sivulla etukäteen sen sijaan, että luotaisiin uusia sarjoja Ostojen ja ostovelkojen asetukset -kohdassa. Lisätietoja on kohdassa Numerosarjojen luominen.

Ulkoisen tiedoston numero

Ostoasiakirjoissa ja päiväkirjoissa voit määrittää asiakirjanumeron, joka viittaa toimittajan numerointijärjestelmään. Tämän kentän avulla voit tallentaa numeron, jonka toimittaja on määrittänyt tilaukselle, laskulle tai hyvityslaskulle. Tätä numeroa voi käyttää myöhemmin, jos sinun tarvitsee etsiä kirjattua merkintää tätä numeroa käyttämällä.

Ulkois. asiakirjan nro pakoll. -kenttä Ostojen ja ostovelkojen asetukset -sivulla määrittää, onko ulkoisen asiakirjan numeron syöttäminen seuraavissa tilanteissa pakollista:

• Toimittajan laskunro -kenttään, Toimittajan tilausnro -kenttään tai Toimittajan hyvityslaskunro -kenttään ostojen tunnistetiedoissa

• Yleisen päiväkirjan rivin Ulkoisen asiakirjan nro -kentässä, jossa Asiakirjatyyppi-kenttä on Lasku, Hyvityslasku tai Viivästyskulu ja Tilityyppi -kenttä on Toimittaja.

Jos valitset kentän, laskua, hyvityslaskua tai aiemmin kuvattua yleisen päiväkirjan rivin tyyppiä ei voi kirjata ilman ulkoisen asiakirjan numeroa.

Ulkoisen asiakirjan numero sisältyy kirjattuihin asiakirjoihin, joista voit hakea asianomaisen numeron perusteella. Voit myös etsiä käyttämällä ulkoisen asiakirjan numeroa, kun navigoit toimittajatapahtumien merkinnöissä.

Ulkoisen asiakirjan numeroita voi käsitellä myös käyttämällä Viitteenne-kenttää. Jos käytät Viitteenne-kenttää, numero sisällytetään kirjattuihin asiakirjoihin, ja voit hakea sen perusteella samalla tavalla kuin arvoja haetaan Ulkoisen asiakirjan nro -kentistä. Kenttä ei ole kuitenkaan käytettävissä päiväkirjan riveillä.

Todellisten kustannusten peruuttaminen

Todellisen kust. peruutt. pakollinen -toiminnon avulla voidaan varmistaa, että palautetut tuotteet arvostetaan samana kustannuksena kuin ne alun perin otettiin varastosta käyttämällä kiinteää kohdistusta FIFO (first in first out) -arvostusmenetelmän sijaan. Lisätietoja on Rakennetiedot: Kiinteä kohdistus -osassa. Jos alkuperäiseen ostoon liitetään myöhemmin lisäkustannuksia niin ohjelma päivittää ostopalautuksen arvon vastaavasti.

Kun toiminto on käytössä, palautustapahtuma voidaan kirjata vain määrittämällä nimiketapahtuman numero ostopalautustilauksen rivin Kohdista nimiketapahtumaan -kenttään. Kenttää ei oletusarvoisesti näytetä Rivit-pikavälilehdessä. Lisätietoja kenttien lisäämisestä sivuille on Työtilan mukauttaminen -osassa.

Vinkki

Tämän osan artikkeleissa kuvataan Business Central -oletusversion sisäiset ominaisuudet. Business Central saattaa sisältää lisäkenttiä eri sivuilla, jotta esimerkiksi oman maasi tai alueesi säännöstenmukaisuus täyttyy. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle. Lisätietoja sisäisistä sääntelyominaisuuksista on Paikalliset toiminnot -osassa.

Lisää ostojen asetuksia

Tehtävä	Katso
Luo toimittajakortti kullekin toimittajalle, jolta ostetaan.	Uusien toimittajien rekisteröiminen
Priorisoi toimittajat.	Toimittajien priorisoiminen
Syötä toimittajakorttiin pankkitilin tiedot IBAN- ja SWIFT-koodit mukaan luettuna.	Toimittajan pankkitilien määrittäminen
Määritä ostajat, määritä niille toimittajat ja määritä koodit tilastojen seuraamista varten.	Ostajien määrittäminen
Toimittajien nimikkeiden, määrien ja/tai päivämäärien perusteella myöntäminen eri alennusten ja erikoishintojen antaminen.	Ostohinnan, alennuksen ja maksusopimusten tallentaminen
Määritä, mitä maksat yrityksesi ostamista nimikkeistä ja palveluista.	Hintojen ja alennusten määrittäminen
Luo vakiorivejä, jotka lisätään toistuviin ostoasiakirjoihin.	Toistuvien ostorivien määrittäminen
Luo tehtäväsarjoja, joilla yhdistät eri käyttäjien suorittamia prosesseja, kuten ostotilausten pyytämisiä ja hyväksymisiä.	Ostojen hyväksymistyönkulkujen määritys
Hallitse liiketoimia toimittajiesi kanssa, tuo vastaanotettuja laskuasiakirjoja ja rekisteröi uusia toimittajia Outlook-sähköpostiohjelman avulla.	Business Central -apuohjelman määrittäminen Outlookia varten
Tarkastele kulutositteita, muuta paperi- ja sähköisiä asiakirjoja kirjauskansioriveiksi ja digitalisoin toimittajien paperisia laskuja.	Saapuvien asiakirjojen määrittäminen
Määritä oletusraportteja, joita käytetään eri asiakirjatyypeille.	Raporttien valinta Business Centralissa
Määritä, voivatko käyttäjät kirjata ostolaskuja ja pitäisikö heidän kirjata ne yhdessä toimituksen kanssa.	Laskun kirjauskäytännön määrittäminen käyttäjille

Katso myös

Osto
Yleistä määrityksestä
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen