Määritä saapuvat asiakirjat
Jos luot pääkirjan rivejä saapuvista asiakirjatietueista, Saapuvien asiakirjojen asetukset -sivulla on määritettävä käytettävä päiväkirjan malli sekä erä.
Kun Saapuvat asiakirjat -ominaisuus on määritetty, voit käyttää erilaisia toimintoja, joilla voit tarkistaa kulutositteita, hallita OCR-tehtäviä ja muuntaa saapuvia asiakirjatiedostoja manuaalisesti tai automaattisesti sekä siirtää niistä tietoja asiakirjoihin tai kirjanpitoriveille. Ulkoisia tiedostoja voi liittää missä tahansa prosessin vaiheessa myös kirjattuihin asiakirjoihin ja muodostuviin toimittaja-, asiakas- ja pääkirjamerkintöihin. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjatietueiden luominen.
Saapuvat asiakirjat -ominaisuuden määrittäminen
- Valitse
-kuvake, kirjoita Saapuvan asiakirjan määritys ja valitse liittyvä linkki. - Täytä tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
Määritysten osan päätettävä, onko saapuville asiakirjoille pyydettävä hyväksyntää. Hyväksynnän pyytämistä varten on määritettävä hyväksyjät ja hyväksymistyönkulut. Jos organisaation tarkoituksena ei ole edellyttää hyväksyntää, seuraavan osan voi ohittaa.
Jos saapuvien asiakirjojen PDF- tai kuvatiedostojen muuntamiseen käytetään OCR-palvelua, myös se on määritettävä. Muussa tapauksessa kyseisen osan voi ohittaa.
Saapuvien asiakirjatietueiden hyväksyjien määrittäminen
Jos haluat, etteivät käyttäjät voi luoda laskuja tai yleisen päiväkirjan rivejä saapuvista asiakirjatietueista ennen asiakirjojen hyväksymistä, määritä hyväksyntäprosessi saapuville asiakirjoille. Saapuvien asiakirjojen hyväksyjät on määritettävä hyväksymistyönkulun käyttäjiksi.
Ennen kuin voit luoda työnkulkuja, joihin liittyy hyväksyntävaiheita, sinun on määritettävä hyväksymisprosesseihin osallistuvat työnkulun käyttäjät. Voit myös määrittää Hyväksynnän käyttäjäasetukset -sivulla rajoituksia tietynlaisille pyynnöille sekä korvaavia hyväksyjiä, jotka voivat hyväksyä pyyntöjä alkuperäisen hyväksyjän ollessa poissa. Lisätietoja on kohdassa Hyväksynnän käyttäjien määrittäminen.
OCR-palvelun määrittäminen
Määrittämällä OCR-ominaisuuden voit muuntaa PDF-ja kuvatiedostot elektronisiksi asiakirjoiksi, joita voit muuntaa laskuiksi, hyvityslaskuiksi tai päiväkirjan riveiksi. Voit myös luoda tapahtumia manuaalisesti edustamaan ulkoisia asiakirjoja.
- Valitse -kuvake, kirjoita OCR-palvelun asetukset ja valitse liittyvä linkki.
- Täytä tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
Huomautus
Sisäänkirjaustiedot salataan automaattisesti.
Lisätietoja on kohdassa PDF- ja kuvatiedostojen muuntaminen sähköisiksi asiakirjoiksi OCR-palvelun avulla.
Katso myös
Saapuvat asiakirjat
Osto
Business Centralin käyttö
Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen