Numerosarjojen luominen
Jokaiselle yritykselle on määritettävä yksilölliset tunnuskoodit esimerkiksi pääkirjanpidon tilejä, asiakas- ja toimittajatilejä, laskuja ja muita asiakirjoja varten. Numerointi ei ole tärkeää pelkästään tunnistamisen kannalta. Hyvin suunniteltu numerointijärjestelmä helpottaa myös yrityksen hallittavuutta ja analysointia, minkä lisäksi se voi vähentää tietojen syöttövirheitä.
Tärkeää
Numerosarjoissa ei oletusarvoisesti sallita aukkoja, koska lainsäädäntö edellyttää, että rahoitustapahtumien täsmällinen historia on oltava käytettävissä tilintarkastuksessa, minkä vuoksi järjestyksen on oltava katkeamaton ilman poistettuja numeroita.
Jos haluat sallia aukot tietyissä numerosarjoissa, varmista tilintarkistajalta tai talouspäälliköltä, että noudatat maan tai alueen lakisääteisiä vaatimuksia. Lisätietoja on kohdassa Numerosarjojen aukot.
Huomautus
On suositeltavaa käyttää niitä numerosarjan koodeja, jotka on mainittu CRONUS-esittely-yrityksen Numerosarjaluettelo-sivulla. Koodit, kuten O-LASKU+, eivät ehkä avaudu heti, mutta Business Centralissa on tiettyjä oletusasetuksia, jotka perustuvat näihin numerosarjan koodeihin.
Numerointijärjestelmä luodaan määrittämällä koodeja kullekin perustietotyypille tai asiakirjalle. Voit määrittää koodin esimerkiksi asiakkaiden, myyntilaskujen ja yleisten päiväkirjojen numerointia varten. Kun olet määrittänyt koodin, sinun on määritettävä vähintään yksi numerosarjarivi. Numerosarjarivit sisältävät erilaisia tietoja, kuten sarjan ensimmäisen ja viimeisen numeron sekä alkupäivämäärän. Voit määrittää yhtä numerosarjakoodia kohti useita numerosarjarivejä, joilla kullakin on eri alkupäivämäärä. Numerosarjat ovat peräkkäisiä kustakin alkupäivämäärästä alkaen.
Huomautus
Numerosarjan luvun enimmäispituus on 20 merkkiä. Joissakin tilanteissa Business Central liittää lukuun järjestelmän muodostaman tunnuksen. Jos esimerkiksi asiakirjojen, kuten laskuja, käytetään tapahtumien, kuten maksujen, kohdistamiseen, Business Central luo tunnukset kohdistetuille tapahtumille. Tunnus koostuu numerosarjan luvusta ja kuusimerkkisestä järjestelmän määrittämästä tunnuksesta, kuten -12345. Jos käsiteltävissä olevissa pankki- tai pankkisiirtokirjauskansioissa tai kassapäiväkirjoissa odotetaan olevan yli 9 999 asiakirjaa, kyseisten asiakirjatyyppien numerosarjoihin on määritettävä alle 14 merkkiä.
Numerosarjat määritetään yleensä lisäämään seuraava peräkkäinen numero automaattisesti luotuihin uusiin kortteihin tai asiakirjoihin. Voit kuitenkin määrittää myös numerosarjoja, joissa numeron voi antaa manuaalisesti. Jos haluat syöttää numerot manuaalisesti, ota käyttöön Manuaaliset nrot -vaihtopainike.
Jos haluat käyttää useita numerosarjakoodeja yhdelle perustietotyypille (esimerkiksi silloin, kun haluat eri numerosarjoja eri nimikeluokille), voit käyttää numerosarjasuhteita.
Pyydä apua Copilotilta
Numerosarjan ehdottaminen Copilot-ominaisuuden avulla voi auttaa järjestelmänvalvojia luomaan ja ylläpitämään numerosarjoja kaikille entiteeteille ja asiakirjoille Business Centralissa jäsennetyn syötteen ja luonnollisen kielen perusteella. Lisätietoja tästä tekoälyyn perustuvasta ominaisuudesta on kohdassa Numerosarjan ehdottaminen Copilotin avulla.
Numerosarjojen aukot
Kaikki Business Centralissa luotavat tietueet eivät ole rahoitustapahtumia, joissa on käytettävä peräkkäisiä numeroita. Voit esimerkiksi määrittä numerosarjoja asiakkaille, myyntitarjouksille ja fyysisen varaston aktiviteeteille. Tilintarkastus ei kuitenkaan koska niitä, ja ne voidaan poistaa. Tällaisissa numerosarjoissa Salli välit numeroissa -valintaruudun voi valita Nrosarjojen rivit -sivulla. Tämän asetuksen voi muuttaa myös numerosarjan luomisen jälkeen. Lisätietoja on kohdassa Uuden numerosarjan luominen.
Nro-kentän käyttäytyminen asiakirjoissa ja korteissa
Myynti-, osto-, siirto- ja huoltoasiakirjoissa sekä kaikissa korteissa Nro-kenttä voidaan täyttää automaattisesti ennalta määritetystä numerosarjasta, tai sen voi lisätä manuaalisesti. Tietyissä olosuhteissa Nro-kenttä on näkymätön estääkseen sen muokkaamisen.
Nro-kenttä voidaan täyttää kolmella tavalla:
Jos asiakirjantyypillä tai kortilla on vain yksi numerosarja, ja Oletusnrot-kenttä on valittu mutta Manuaaliset nrot -kenttää ei ole valittu kyseiselle numerosarjalle, kenttä täytetään automaattisesti sarjan seuraavalla numerolla. Nro-kenttä ei näy kortissa eikä asiakirjassa.
Vaikka määriteltäisiin malleja, joissa on useita numerosarjoja asiakkaille, jos Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivulla määritetty numerosarja määritetään tällä tavalla, Nro-kenttä on ei näy asiakaskortissa riippumatta siitä, mitä mallia käytät. Sama pätee muun tyyppisiin kortteihin ja asiakirjoihin.
Huomautus
Jos numerosarja ei toimi esimerkiksi siksi, että sarjaan määritetty viimeinen numero on käytetty, Nro-kenttä on näkyvissä, joten voit syöttää numeron manuaalisesti. Ongelmat voidaan ratkaista Nrosarja-sivulla.
Jos asiakirjan tai kortin tyypille on olemassa useampi kuin yksi numerosarja ja Oletusarvoiset nrot - valintaruutu ei ole valittuna määritellylle numerosarjalle, Nro-kenttä on näkyvissä, ja voit katsoa Nrosarja-sivulta halutun numerosarjan ja käyttää sitä. Sarjan seuraava numero lisätään sitten Nro-kenttään.
Jos tälle asiakirjan tai kortin tyypille ei ole määritetty numerosarjaa tai jos Manuaaliset nrot -kenttä on valittu numerosarjan kohdalla, Nro-kenttä on näkyvissä ja numerot on syötettävä manuaalisesti. Arvo voi sisältää enintään 20 aakkosnumeerista merkkiä.
Kun uusi asiakirja tai kortti, jolla on jo numerosarja, avataan, Numerosarja-asetukset-sivu avautuu. Voit määrittää tällä sivulla kyseisen asiakirjatyypin tai kortin numerosarjan ja jatkaa työskentelyä.
Huomautus
Jos sinun täytyy ottaa käyttöön manuaalinen numerointi esimerkiksi uusilla nimikekorteilla, jotka on luotu tiedonsiirtoprosessissa, joka on piilottanut Nro-kentän oletusarvoisesti, siirry Varastonhallinnan asetukset -sivulle ja valitse Nimikenrot. -kenttä avataksesi ja määrittääksesi liittyvät numerosarjat arvoon Manuaaliset nrot.
Samalla tavalla toimitaan myös huollonhallinnan ominaisuuksia käytettäessä. Ratkaise ongelma siirtymällä Varastonhallinnan asetukset -sivulle ja valitsemalla Huoltonimikenrot-kenttä. Voit nyt avata ja määrittää liittyvien numerosarjojen asetuksiksi Manuaaliset nrot.
Uuden numerosarjan luominen
- Valitse
-kuvake, syötä Nrosarja ja valitse liittyvä linkki. - Valitse Uusi-toiminto.
- Täytä tarvittavat uuden rivin kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
- Valitse Rivit-toiminto.
- Määritä vaiheessa 2 luodun numerosarjan varsinainen käyttö ja sisältö täyttämällä Nrosarjan rivit -sivun kentät.
- Toista vaihe 5 niin monta kertaa kuin käytät numerosarjoja eri tavoin. Aloituspvm-kenttä määrittää, mikä numerosarjan rivi on aktiivinen.
Vinkki
Jos haluat, että käyttäjät voivat määrittää numeroita manuaalisesti, kun he rekisteröivät uuden asiakkaan tai toimittajan, valitse Manuaaliset nrot -kenttä itse numerosarjassa. Jos haluat estää manuaaliset numerot, tyhjennä kenttä.
Voit määrittää numerosarjoja niille malleille, jotka määrität myynti- ja ostohenkilöstön useimmin lisäämille asiakas- ja toimittajatyypeille. Määritä tällöin asianmukaiset numerosarjat, linkitä ne suhteiden avulla ja lisää sitten kulloisenkin suhteen ensimmäinen numerosarja kulloiseenkin määrityssivuun. Kun käyttäjä luo asiakkaan, hän valitsee asianmukaisen mallin, ja uusi asiakas saa numeron, joka on määritetty kyseiseen malliin määritetystä numerosarjasta.
Numerosarjojen suhteiden luonti
Jos tietylle perustiedolle tai tapahtumalle on luotu useampia numerosarjoja, näiden sarjojen välille voidaan luoda suhteita. Tämä ominaisuus auttaa koodien valinnassa, kun käytetään numeroa. Kun määrität suhteen usean numerosarjan välille, liität kaikki toisiinsa liittyvät sarjat yhteen numerosarjaan. Sitten voit syöttää tämän koodin kenttään Numerointi-pikavälilehdessä asetussivuilla (esimerkiksi Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivulla).
- Valitse -kuvake, syötä Nrosarja ja valitse liittyvä linkki.
- Valitse numerosarjoja sisältävä rivi, jolle haluat luoda suhteita. Valitse sitten Suhteet.
- Kirjoita Sarjakoodi-kenttään sen numerosarjan koodi, johon haluat luoda suhteen vaiheessa 2 valitusta sarjasta.
- Lisää rivi kullekin valittuun numerosarjaan liitettävälle koodille.
- Sulje sivu.
Kun tarvitset numeron voit käyttää niitä suhteita, joita on luotu numerosarjojen valitsemiseksi.
Numerosarjan käyttökohteen määrittäminen
Alla olevassa menettelyohjeessa kerrotaan, miten myyntialueen numerosarja määritetään. Myös muut alueet määritetään vastaavasti.
- Valitse -kuvake, syötä Myynti ja myyntisaamiset ja valitse liittyvä linkki.
- Valitse Myynnit ja myyntisaamiset -sivun Numerosarja-pikavälilehdessä sopiva numerosarja kullekin myyntikortille tai -asiakirjalle.
Valittu numero täyttää nyt Nro-kentän kortissa tai asiakirjassa asetusten perusteella.
Katso myös
Business Central -sovelluksen määrittäminen
Business Centralin käyttäminen
Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen