Kundkontrakt
Kundkontrakt representerar skyldigheter gentemot kunderna. Strukturen för kontrakt påminner om försäljningsorder. På sidan Kundkontrakt innehåller fälten på snabbfliken Allmänt information om underleverantören, till exempel deras kontaktperson. Raderna innehåller information om fakturering av komponenterna i kontraktet.
På snabbfliken Leverans och fakturering kan du ange leverans- och faktureringsmottagare för underleverantören.
- Alternativ leveransadress eller Kundens adress för Leveransadress. I samband med ett kontrakt kan ett annat ord för leveransmottagare vara servicemottagare. Du kan till exempel använda det här konceptet i en partnermodell för att registrera partnerns slutkund. Därför fungerar leveransinformationen också som en visuell indikator vid tilldelning av nya kontraktselement. Mer information finns i Tilldela serviceåtaganden till ett kundkontrakt.
- Anpassad adress eller En annan kund för Faktureringsadress. I likhet med försäljningsorder kan en avvikande fakturamottagare anges här. Detta beaktas när kontraktsfakturorna skapas.
Anmärkning
Kontrakt finns i faktaboxen Försäljningshistorik för försäljningskund på sidorna Kundkort, Leverantörskort och Kontaktkort. Välj respektive kö för att öppna en översikt.
Översikt över processen för att skapa ett kundkontrakt
Följande är de övergripande stegen för att skapa ett kontrakt för en kund.
Skapa ett nytt kundkontrakt
På sidan Kunder använder du åtgärden Kontrakt för att snabbt skapa ett nytt kundkontrakt. Kundens kontaktuppgifter överförs till det nya avtalet.
Följ dessa steg för att skapa ett kontrakt:
- Välj ikonen
, ange Kunder och välj sedan relaterad länk. - Välj en kund och välj sedan åtgärden Kontrakt.
- Du kan även fylla i fälten Kontraktstyp och Beskrivning. Mer information om kontraktstyper finns i Kontraktstyper.
- I fältet Tilldelat användar-ID väljer du den medarbetare som är ansvarig för kontraktet.
- Om det behövs ändrar du värdena i fälten Valutakod, Betalningsvillkorskod och Kod för betalningssätt på Fakturainformation. Värdena kopierades från kunden i steg 1.
- Välj om en Detaljöversikt ska vara utflöde för fakturor.
- På snabbfliken Leverans och fakturering verifierar du värdena i fälten Leveransadress och Faktureringsadress.
- Nästa steg är att tilldela serviceåtaganden. Mer information finns i Tilldela serviceåtaganden till ett kundkontrakt.
Dricks
Du kan använda fälten Kontraktstyp och Tilldelat användar-ID som filter i prenumerationsfakturering om du vill fakturera kontrakt separat baserat på typ och ansvarig.
Det finns två sätt att lägga till serviceåtaganden i ett kontrakt. Du kan tilldela serviceåtaganden från släppta order med hjälp av åtgärden Hämta serviceåtaganden i kundkontraktet, eller så kan du även utöka kontraktet om det behövs. Mer information finns i Utöka kontrakt.
Tilldela serviceåtaganden till ett kundkontrakt
Om du vill fakturera serviceåtaganden måste du tilldela dem till ett kontrakt. På sidan Kundkontrakt använder du åtgärden Hämta serviceåtaganden för att tilldela serviceåtaganden. På sidan Serviceåtaganden utan kundkontrakt visas serviceåtagandena för kunden som du fakturerar via ett kontrakt, men som ännu inte har tilldelats ett kontrakt. Serviceåtagandena som visas baseras på kunden på serviceobjektet. Läs mer på Serviceobjekt. När du öppnar dem i ett kontrakt visas Kontraktsnr. fördefinierat i Tilldela till kontraktsnr. på serviceåtagandet.
Om Leveransnamn är detsamma för serviceobjektet och kontraktet visas fältvärdet i fetstil.
Dricks
Du kan också öppna sidan Serviceåtaganden utan kundkontrakt med avsnittet Serviceåtaganden utan kundkontrakt i rollcentret Prenumeration och återkommande fakturering eller genom att använda TellMe-sökning. I det här fallet filtreras inte serviceåtagandena och kontraktsnumret är inte fördefinierat.
Förutom Prenumeration och återkommande fakturering finns även avsnittet i rollcentren Företagsnav, Chef, Servicechef, Försäljningsorderhandläggare, Projektledare och Försäljnings- och kundhanteringschef.
När serviceåtagandena i ett kontrakt överförs skapas kontraktsrader med innehållet i serviceåtagandena. Ändringar av kontraktsrader överförs till serviceåtagandena. I fältet Kvantitet visas kvantiteten för det relaterade serviceobjektet.
Anmärkning
Om en alternativ leveranspart inte anges i kontraktet när den första servicen tilldelas ett kundkontrakt, används den leveranspart som tilldelats serviceobjektet. Den här tilldelningen gör det enklare att skapa ett kontrakt när du mappar en partnermodell.
Serviceåtaganden skapas vanligtvis automatiskt när du bokför leveransen på försäljningsordern. Kravet är en motsvarande inställning i artikeln eller serviceåtagandepaketet.
Dricks
Att redigera kontraktsrader i stället för serviceåtaganden i de enskilda serviceobjekten gör arbetet enklare. Eftersom innehållet i serviceåtaganden som faktureras tillsammans vanligtvis är likartade, kan det bli enklare att komma åt och redigera dem från kontraktet om de ingår i samma kontrakt.
Varning!
Du kan bara ange textrader manuellt på kontraktsrader. Textrader används som interna anteckningar för den person som behandlar kontraktet. Grunden för fakturering är alltid ett serviceåtagande.
Nästa steg är att skapa fakturor för kontraktet.
Skapa faktura per kontrakt
I prenumerationsfakturering skapar du vanligtvis kontraktsfakturor från sidan Återkommande fakturering. För mer information, gå till Återkommande fakturering. Återkommande fakturering är utformad för att generera faktureringsförslag i batch. Dessutom finns det flera alternativ för att skapa bokföringsdokument, till exempel samlingsfakturor. Läs mer på Bokföra dokument.
Det kan dock också vara praktiskt att skapa en kontraktsfaktura för ett kontrakt som du arbetar med, utan att först skapa ett faktureringsförslag. I så fall kan du använda åtgärden Skapa kontraktsfaktura på sidorna Kundkontrakt och Kundkontrakt. Du kan ange nyckeldatumet för faktureringen i fältet Faktureringsdatum och även det datum fram till vilket fakturering ska ske i fältet Fakturering till. Dessutom kan du ange Dokumentdatum och Bokföringsdatum för de bokföringsdokument som ska skapas. Om du aktiverar växlingsknappen Öppna dokument öppnas det skapade dokumentet. Alternativt kan du aktivera växlingsknappen Bokför dokument för att bokföra det skapade dokumentet direkt. Förutom Fakturering till är alla fält fördefinierade med det arbetsdatum som anges på sidan Mina inställningar.
Anmärkning
Att skapa en avtalsfaktura enligt beskrivningen här är endast användbart i enskilda fall.
Detaljer för kontraktsfakturor
På sidan Kundkontrakt på snabbfliken Fakturadetaljer styr fältet Detaljöversikt om fakturor automatiskt innehåller faktureringsinformation. Du kan ange om detaljerna ska innehålla priser. Det här fältet fungerar också som ett kriterium när du skapar kollektiva fakturor och måste ha samma värde för alla kontrakt som ska kombineras.
Fälten Underleverantörens namn på samlingsfakturan och Mottagarens namn på samlingsfakturan avgör om och vilka kundnamn som ska överföras till samlingsfakturor. När du skapar ett nytt kundkontrakt fylls fältet Ursprungligt namn för samlingsförsäljningsfaktura i med fakturauppgifterna. Läs mer på Fakturadetaljer. Du kan dock också ställa in detta per kontrakt.
Utöka kontrakt
Om du vill utöka ett kontrakt med ytterligare en komponent använder du åtgärden Utöka kontrakt på sidan Kundkontrakt . Åtgärden skapar ett serviceobjekt och tilldelar relaterade serviceåtaganden till ett kund- och/eller leverantörskontrakt.
Sidan Utöka kontrakt har tre snabbflikar. På snabbfliken Leverantör använder du Leverantörskontraktsnummer för att välja leverantörskontraktet för serviceåtaganden på leverantörssidan. Fältet kan bara redigeras om du aktiverar växlingsknappen Utöka leverantörskontrakt. Snabbfliken Kund är liknande. På snabbfliken Artikel i fältet Artikelnr anger du den artikel som motsvarar det nya kontraktselementet. Du kan även fylla i fälten Antal och Startdatum för tillhandahållande. AssistEdit 
för fältet Ytterligare serviceåtaganden låter dig ange valfria serviceåtaganden för den valda artikeln.
Sidan Utöka kontrakt är lite annorlunda beroende på hur du öppnar den. Värdena från förra gången du öppnade den visas nästa gång du öppnar den. När du öppnar den från sidorna Kundkontrakt eller Leverantörskontrakt snabbfliken Kund eller Leverantör visar information om kunden eller leverantören.
Du kan också öppna sidan från menyn. I det här fallet används värdena för det sista anropet också som standardvärden. Men OK är dock inte tillgänglig för att köra åtgärden. Om du vill köra åtgärden använder du åtgärden Utför tillägg. Åtgärden Utför tillägg är inte tillgänglig när du öppnar sidan från ett kund- eller leverantörskontrakt.
Fakturarabatter
Mer information om mappning av engångsrabatter för ett helt kontrakt finns i Fakturarabatter.
Stängda kontraktsrader
När du har angett ett slutdatum för service för en kontraktsrad, antingen manuellt eller med hjälp av jobbkön, kan du inte fakturera raden. Avslutade rader visas inte i kontraktets standardvy. På sidan Kundkontrakt visas dock raderna på snabbfliken Avslutade rader. Om det behövs kan du till exempel använda den här informationen för att återskapa den i ett kontrakt.
Med undantag för kryssrutan Stängd kan du redigera fält på stängda rader. Om du avmarkerar kryssrutan flyttas raden tillbaka till snabbfliken Rader och kan redigeras. Sedan kan du till exempel justera tjänstens slutdatum. Om du inte gör någon ändring flyttas raden tillbaka till snabbfliken Stängda rader nästa gång du använder åtgärden Uppdatera servicedatum. Mer information om hur du uppdaterar annulleringsdatum och deadlines och avslutar kontraktsrader finns i Uppsägning av kontraktskomponenter.
Sammanfoga kontraktsrader
Med tiden kan en kund köpa liknande eller identiska serviceåtaganden. Till exempel om de köper ytterligare användare för en befintlig licens. Om du vill fakturera dessa serviceåtaganden tillsammans väljer du kortet Kundkontrakt och använder sedan Sammanfoga kontraktsrader för att kombinera dessa serviceåtaganden.
Du kan bara koppla kontraktsrader om alla rader uppfyller följande kriterier:
- Det finns inga rader för faktureringsförslag för något av serviceåtagandena.
- Dimensionerna är identiska.
- Slutanvändarinformationen är identisk.
- Artiklarna i serviceobjekten är identiska.
- Kundreferenserna för serviceobjekten är identiska.
- Serviceobjekt spåras inte efter serienummer.
- Nästa faktureringsdatum är identisk. För mer information, gå till Harmoniserad fakturering.
Anmärkning
Du kan inte använda åtgärden för textrader.
På sidan Välj kundkontraktsrad väljer du den kontraktsrad där du vill kombinera de markerade raderna. Därefter skapas ett nytt serviceobjekt som en kopia av serviceobjektet för den valda kontraktsraden, inklusive serviceåtaganden och den totala kvantiteten. Serviceåtagandena att kombinera är stängda och den nya tjänsten läggs till i kontraktet. Mer information finns i Stängda kontraktsrader. I de ursprungliga serviceobjekten anges fältet Slutdatum för tillhandahållande anges.
Harmoniserad fakturering
Om en kund köper flera serviceåtaganden med en längre faktureringstakt (t.ex. 12 månader) vid olika tidpunkter och faktureras via samma avtal, är faktureringsdatumet för tjänsterna vanligtvis annorlunda. Om kunden vill justera fakturering på ett faktureringsdatum markerar du kryssrutan Harmoniserad fakturering av kundkontrakt för fakturering på sidan Kontraktstyper. Mer information finns i Kontraktstyper.
Om du markerar den här kryssrutan för kontraktstypen för kundkontraktet kan du redigera fälten Basdatum för fakturering och Standardfaktureringstakt på snabbfliken Leverans och fakturering. När det första serviceåtagandet läggs till i kontraktet fördefinieras fälten baserat på dessa data. Du kan dock ändra dessa vid behov.
När du skapar faktureringsförslagsraderna kontrollerar Business Central om varje serviceåtagande är kopplat till ett kontrakt som använder harmoniserad fakturering. Om ja, beaktas fälten för harmoniserad fakturering.
De harmoniserade faktureringsfälten uppdateras när du lägger till, tar bort och ändrar serviceåtaganden, om tillämpligt.
Dricks
Om du lägger till serviceåtaganden med en längre faktureringstakt (till exempel 12 månader) i ett kontrakt där Nästa faktureringsdatum är under året och dessa serviceåtaganden (och alla kommande) generellt endast ska faktureras vid årets slut, kan du återställa fältet för Faktureringsbasdatum till den 1 januari samma år.
Specialfall: Borttagning av det första faktureringsförslaget
I det här avsnittet beskrivs ett specialfall som kräver att du ingriper manuellt.
Ett kontrakt ska faktureras harmoniserat (till exempel per kalenderår). Därför anges Basdatum för fakturering i kontraktet till 1 januari innevarande år. Serviceåtaganden läggs till under det första året. Om ett faktureringsförslag nu skapas inom och för det första året och senare tas bort, använder Basdatum för fakturering det äldstaNästa faktureringsdatum från kontraktsraderna (serviceåtaganden). Detta kan inte undvikas på grund av den automatiska uppdateringen av serviceåtaganden och inträffar bara så länge kontraktet inte fakturerades. Efter den första faktureringen uppstår inte problemet längre. I detta fall måste du manuellt återställa Basdatum för fakturering till 1 januari innevarande år.
Relaterad information
Du kan öppna relaterad information från kontraktet. Du kan till exempel komma åt relaterade fakturor och kreditnotor. Om bokföringarna i kontraktet periodiseras regelbundet använder du åtgärden kontraktsperiodisering för att visa dem.
För rader kan du använda åtgärderna Faktureringsrader och Arkiverade faktureringsrader för att komma åt relaterad information för den valda raden. Åtgärden Arkiverade faktureringsrader öppnar den bokförda fakturan och kreditnotan.