Återkommande fakturering

Du fakturerar kontrakt från sidan Återkommande fakturering. Först skapar du ett faktureringsförslag, baserat på vilket bokföringsdokument som fakturor och kreditnotor ska bokföras i ett andra steg. Om du vill veta mer om att bokföra dokument går du till Bokföra dokument. Faktureringen eller skapandet av faktureringsförslaget baseras på kontraktsraderna, med beaktande av datumet i fältet Nästa faktureringsdatum. Mer information finns i Hantera kontrakt, serviceobjekt och serviceåtaganden.

Arbeta med faktureringsförslag

Sidan Återkommande fakturering är strukturerad enligt följande:

• Filterområde
  • En Faktureringsmall kan väljas här.
  • Faktureringsdatum är fördefinierat i faktureringsmallen, men kan ändras. Använd det för att föreslå lämpliga kontraktsrader för fakturering baserat på fältet Nästa faktureringsdatum (från kontraktsraden).
  • Via Faktureringstakt hämtar varje kontraktsrad informationen fram till vilket datum den ska faktureras som standard. Via fältet Fakturering till datum kan detta anges (på olika sätt) för alla rader som ska skapas. Detta kan leda till att perioden som ska faktureras förkortas eller förlängs. Fältet är också fördefinierat via faktureringsmallen och kan också ändras. Genom en begränsning kan det till exempel hända att kontraktsartiklar som läggs till under ett räkenskapsår endast faktureras fram till slutet av året/räkenskapsåret för att få en enhetlig faktureringstakt igen för nästa faktureringsperiod.
• Åtgärder
  • Skapa faktureringsförslag Åtgärden går igenom alla kontraktsrader och föreslår de serviceåtaganden som ska faktureras baserat på Nästa faktureringsdatum och Fakturering till datum. Genom att ändra faktureringsmallen och anropa den igen kan ytterligare rader läggas till i faktureringsförslaget. Om Nästa faktureringsdatum är större än faktureringsdatumet ignoreras den här raden. Om Nästa faktureringsdatum är mindre än faktureringsdatumet måste motsvarande period (med hänsyn till faktureringstakten) faktureras.
  • Skapa dokument : Åtgärden skapar kontraktsfakturor eller kreditnotor för de rader som visas och för vilka det ännu inte finns några dokument.
  • Rensa faktureringsförslag Genom att anropa den här åtgärden kan faktureringsförslaget tas bort. Därefter följer en fråga som frågar om hela faktureringsförslaget eller bara de rader som lagts till av den valda faktureringsmallen ska tas bort.
  • Ta bort dokument Åtgärden tar bort alla genererade kontraktsfakturor eller kreditnotor för de visade raderna.
  • Ändra faktureringsdatum Med den här åtgärden kan datumet i fältet Fakturering till justeras individuellt. Samtidigt beräknas Servicebeloppet om. Åtgärden utförs för alla markerade rader.
  • Ta bort faktureringsrad Denna åtgärd används för att ta bort alla markerade rader.
  • Uppdatera Den här åtgärden uppdaterar raderna, t.ex. om varningar visas där. Om orsaken till varningen inte längre anges, dras varningen tillbaka.
  • Navigera
  • Kund/Leverantör: Åtgärden öppnar kundens eller leverantörens kort för den aktuella raden.
  • Kontrakt Åtgärden öppnar kontraktet kort för den aktuella raden.
  • Serviceobjekt Åtgärden öppnar serviceobjektet för den aktuella raden.
  • Kontraktsradsdimensioner Används för att visa de dimensioner som lagras på den associerade kontraktsraden.
• Faktureringsförslagrader
  • Raderna med faktureringsförslag innehåller information om de rader som ska faktureras.
  • Utöver underleverantören och kontraktet visas även information om serviceobjektet och de serviceåtaganden som ska faktureras.
  • När Skapa faktureringsförslag anropas skapas en eller flera rader för varje serviceåtagande baserat på Nästa faktureringsdatum och Fakturering hittills. Flera rader skapas alltid om Faktureringstakt för kontraktsraden passar in flera gånger i perioden mellan Nästa faktureringsdatum och Faktureringsslutdatum. Varje rad visar information om faktureringsperioden (fälten Fakturering från och Fakturering till) och priser (Servicebelopp, Pris, Kvantitet och Rabatt). Med den här metoden kan ingen kontraktsrad som ska faktureras förbises (så länge filterkriterierna från faktureringsmallen är korrekta), eftersom alla tidigare kontraktsrader automatiskt ingår i filtret.
  • Du kan definiera en gruppering för faktureringsförslaget i Faktureringsmallen (se nästa avsnitt). Om en gruppering anges i den valda standardinställningen kan faktureringsförslagsraderna expanderas och komprimeras baserat på det här kriteriet. Detta gör du med hjälp av den dubbla pilen bredvid rubriken Partnernamn. Dessutom kan enskilda block också expanderas och komprimeras. Detta gör du med hjälp av den enkla pilen bredvid fältet Partnernamn på raden.
  • Om ett bokföringsdokument (faktura eller kreditnota) redan har skapats visas det via Dokumenttyp och Verifikationsnr. Klicka på Dokumentnr. öppnar bokföringsdokumentet.

Dricks

Genom att ändra faktureringsmallen och öppna sidan Skapa faktureringsförslag igen kan du utöka faktureringsförslaget bit för bit. På så sätt kan du till exempel skapa samlingsfakturor för flera kontrakt, även om kontrakten hittas via olika faktureringsförslag.

Faktureringsmallar

Genom att välja AssistEdit i fältet Faktureringsmall visas alla tillgängliga faktureringsmallar. Varje faktureringsmall kräver en unik kod och beskrivning samt filterkriterier och standardvärden för datumberäkning. Standardvärdena för datumberäkning anges i form av datumformler. De faktiska datumvärdena beräknas sedan baserat på det arbetsdatum då en faktureringsmall väljs/används. Detta gör att standardinställningarna kan användas om och om igen.

Använd fältet Partner för att ange om standardvärdet ska användas för att fakturera serviceåtaganden för kunden (värdet Kund) eller leverantören (värdet Leverantör).

Om du vill använda en faktureringsmall måste du ange filterkriterier. Kriterierna avgör serviceåtagandena att fakturera. För att definiera filtren, använd åtgärden Redigera filter. En sida öppnas där du kan ange filterkriterier. Förutom de förinställda kriterierna kan du lägga till kriterier som kontraktstyp, ansvarig användare eller säljare. När du väljer OK på filtersidan sparas kriterierna i faktureringsmallen. Detta ska erkännas av det faktum att i fältet Kontraktsfilter är en koppling inställd.

I fältet Formel för faktureringsdatum anges en datumformel som ska tolkas när faktureringsmallen används i fältet Faktureringsdatum. Det här fältet används sedan för att filtrera de serviceåtaganden som ska faktureras (baserat på Nästa faktureringsdatum) när förslagsraderna skapas. Om ingen datumformel anges används arbetsdatumet för den återkommande faktureringen.

Fältet Formel för faktureringsdatum kan alternativt användas för att ange en datumformel som, om den finns, kommer att tolkas när faktureringsmallen används i fältet Faktureringsdatum. Det här fältet används sedan för att ange slutdatumet för faktureringen i de serviceåtaganden som ska faktureras. Om ingen datumformel anges förblir fältet i Återkommande fakturering också tomt och raderna föreslås baserat på informationen på kontraktsraden.

Fältet Endast mina förslag kan användas för att filtrera faktureringsförslaget på de rader som skapats av användaren.

Fältet Gruppera efter styr om raderna i faktureringsförslaget ska visas i grupper. Förutom ingen gruppering är valen Kontrakt och Kontraktspartner tillgängliga. Om du väljer Kontrakt visas alla faktureringsrader i ett kontrakt grupperade. Grupperingsnivån visas i fetstil. Dessutom visar fälten Fakturering från och Fakturering till den totala (grupperade) perioden och fältet Servicebelopp visar summan av de associerade Servicebeloppen.

Anmärkning

Varje kontraktsrad kan bara inkluderas i ett faktureringsförslag en gång per faktureringsperiod. Om en faktureringsrad för en period redan har skapats av en annan användare och det aktuella faktureringsförslaget använder en standardinställning där indikatorn Endast mina förslag har angetts, kan den aktuella användaren inte skapa den raden igen för sig själv .

Skapa bokföringsdokument

När du har skapat faktureringsförslaget kan du använda åtgärden Skapa dokument för att skapa fakturor eller kreditnotor för de visade raderna som det ännu inte finns några dokument för. Sidan med samma namn öppnas, där specifikationer för de dokument som ska skapas kan göras. Till exempel kan både Dokumentdatum och Bokföringsdatum anges. Alternativt kan de skapade dokumenten också bokföras direkt (Bokför dokument). Dessutom kan Dokument per användas för att ange om bokföringsdokumenten ska skapas per kontrakt, per kontraktspartner eller per fakturamottagare.

• Kontrakt En separat faktura skapas för varje kontrakt. Därmed övertas alla standardinställningar från det aktuella kontraktet.
• Fakturor från Kontraktspartner skapas för varje kontraktspartner. Betalningsvillkor, betalningsmetoder och så vidare hämtas från kunden. Fakturor skapas endast separat för kontrakt om valutan eller Detaljer för kontraktsfakturor skiljer sig.
• Fakturor för Fakturamottagare skapas för varje Fakturamottagare. Betalningsvillkor, betalningsmetoder och så vidare hämtas från kunden. Fakturor skapas endast separat för kontrakt om valutan eller Detaljer för kontraktsfakturor skiljer sig.

Om du vill veta mer om att bokföra dokument som skapas går du till Bokföra dokument.

Dricks

Kontraktsrader som ska faktureras i förskott och i efterskott kan vid behov föreslås för fakturering via olika faktureringsmallar. Detta är möjligt genom interaktionen mellan Nästa faktureringsdatum och Faktureringsdatum förutsatt att inget Fakturering till datum används. Alternativt eller dessutom kan de kontrakt som ska faktureras på olika sätt också särskiljas från varandra genom att använda olika typer av kontrakt. Mer information finns i Kontraktstyper. Kontraktstypen kan användas som ett filter i faktureringsmallarna.

Behöver uppdateras

Återkommande fakturering har en mekanism på flera nivåer för att förhindra inkonsekvenser i data. Om ändringar av något slag görs på ett serviceåtagande eller en kontraktsrad medan rader redan har skapats i faktureringsförslaget, markeras dessa rader två gånger i faktureringsförslaget. Å ena sidan visas raderna i rött och fetstil och å andra sidan får de en indikator i fältet Uppdatering krävs vilket visar att en uppdatering av raderna är nödvändig. Vid uppdateringen hämtas de ändrade värdena från serviceåtagandena eller kontraktsraderna. Uppdateringen kan göras genom att köra någon av åtgärderna Skapa faktureringsförslag eller Uppdatera. Så länge uppdateringen inte har utförts kan inga bokföringsdokument (faktura/kreditnota) skapas.

Om det redan finns ett ej bokfört dokument kan inga ändringar göras i serviceåtagandena eller kontraktsraderna. Ett motsvarande felmeddelande visas.

Endast ändringar som inte är faktureringsrelevanta kan göras i själva bokföringsdokumentet. Beskrivningen av raderna kan till exempel ändras eller så kan nya rader läggas till. För alla andra ändringar måste först bokföringsdokumentet tas bort, ändringarna göras på kontraktsraden (eller serviceåtagandena), sedan måste faktureringsraderna uppdateras och dokumentet återskapas.

Dessutom går det inte att skapa flera bokföringsdokument för samma faktureringsrad.

Anmärkning

I samma ögonblick som ett faktureringsförslag skapas för en kontraktsrad uppdateras fältet Nästa faktureringsdatum så att aktuell status visas. Om faktureringsraden tas bort (eller faktureringsperioden ändras) återställs fältet automatiskt (eller anges baserat på den ändrade faktureringsperioden).

En kreditnota till en kontraktsfaktura återställer också fältet Nästa faktureringsdatum. För att säkerställa enhetlighet mellan kontraktsrad och serviceåtaganden måste krediterna vara kronologiska vid kreditering av flera kontraktsfakturor.

Se även

Hantera kontrakt, serviceobjekt och serviceåtaganden