Отслеживание сообщений электронной почты Outlook по нажатию кнопки в Dynamics 365 for Outlook
Чтобы получить максимум результатов от использования Dynamics 365 for Customer Engagement, важно отслеживать все ваши взаимодействия с клиентами, причем ключевым является обмен информацией по электронной почте. Создайте централизованный репозиторий вашей электронной переписки в Outlook, "отслеживая" письма в Microsoft Dynamics 365 for Outlook. При отслеживании сообщения электронной почты в Dynamics 365 for Outlook сообщение электронной почты сохраняется как запись действия в Customer Engagement. Затем вы или кто-либо с доступом к вашим записям действий сможете просматривать это сообщение электронной почты вместе со всеми прочими действиями клиента в Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook или на мобильном устройстве.
Отслеживание электронной почты в Dynamics 365 for Outlook выполняется вручную. Это дает возможность хранить вашу личную электронную почту отдельно от электронной переписки с клиентами. Также можно включить параметр автоматического отслеживания сообщений электронной почты. Дополнительные сведения см. в разделе Установка параметра для автоматического отслеживания входящей электронной почты Outlook в Dynamics 365 for Outlook.
Совет
Если электронная почта в вашей организации синхронизируется с помощью синхронизации на стороне сервера, можно отслеживать сообщения электронной почты автоматически, перетаскивая их в отслеживаемую папку. Отслеживание на уровне папок — это мощный и интуитивно понятный способ отслеживания сообщений электронной почты практически с любого устройства. Дополнительные сведения: Отслеживание сообщения электронной почты Outlook путем его перемещения в отслеживаемую папку Exchange
Требования к отслеживанию сообщений электронной почты
Для отслеживания электронной почты в Dynamics 365 for Outlook адрес электронной почты Outlook должен соответствовать адресу электронной почты Customer Engagement. Невозможно выполнить синхронизацию между несколькими адресами электронной почты.
Какие записи связываются с действием электронной почты?
По умолчанию при отслеживании сообщения электронной почты Dynamics 365 for Outlook использует адресную книгу Customer Engagement для связывания сообщения с контактами Customer Engagement из полей Кому, От и Скрытая копия. Также можно связать сообщение электронной почты с более конкретной записью, например, с определенной организацией, возможной сделкой или обращением. Как правило, по возможности лучше всего связывать сообщение с более конкретной записью. Это упростит поиск записи.
Отслеживание сообщения электронной почты
В Dynamics 365 for Outlook выберите сообщение электронной почты, которое необходимо отслеживать.
Выполните одно из следующих действий:
Для отслеживания сообщения электронной почты без привязки к определенной записи в Customer Engagement на вкладке Начало в группе Customer Engagement щелкните Отслеживать.
-или-
Для отслеживания сообщения электронной почты и его привязки задачи к определенной записи Customer Engagement на вкладке Начало в группе Customer Engagement щелкните Установить значение поля "В отношении", щелкните Дополнительно и найдите запись в диалоговом окне Поиск записи. Найдя нужную запись, щелкните Добавить.
При нажатии кнопки Отслеживать или кнопки Установить значение поля "В отношении" в нижней части записи электронной почты отобразится панель Dynamics 365 for Customer Engagement (также называемая "панель отслеживания") На этой панели выполняется отслеживание записи и доступны ссылки на связанные записи. Если установлена запись "в отношении", на панели отслеживания также приводится ссылка на эту запись. Дополнительные сведения: Обзор отслеживания записей в Dynamics 365 for Outlook
Также можно определить, отслеживается ли запись, просмотрев папку Outlook. Рядом со всеми отслеживаемыми записями отображается символ Отслеживается в приложениях Dynamics 365
.
Чтобы изменить запись действия Customer Engagement (например, чтобы изменить запись "в отношении"), откройте сообщение электронной почты в Outlook, а затем в группе Customer Engagement щелкните Просмотреть в приложениях Dynamics 365.
Что еще мне следует знать об отслеживании записей электронной почты?
Адресная книга Customer Engagement. Адресная книга устанавливается автоматически при установке Dynamics 365 for Outlook. Это позволяет находить контакты Customer Engagement из поля Кому сообщения электронной почты или встречи при их создании. По умолчанию Dynamics 365 for Outlook производит поиск только принадлежащих вам контактов. Можно настроить личный параметр, расширяющий область такого поиска. Дополнительные сведения см. в разделе Установка параметров адресной книги в Dynamics 365 for Outlook.
Работа в автономном режиме. Сообщения электронной почты, отслеживание которых вы включили в автономном режиме, сохраняются как действия после восстановления подключения к сети. Дополнительные сведения: Автономная работа с Dynamics 365 for Outlook
Ответы на отслеживаемые сообщения. Можно определить, будут ли отслеживаться ответы на отслеживаемые сообщения. Дополнительные сведения: Установка личных параметров, влияющих на отслеживание и синхронизацию между приложениями на основе модели в приложениях Dynamics 365 и Outlook или Exchange
Изменение отслеживаемых сообщений электронной почты. После отправки сообщения электронной почты его нельзя изменить, но для него можно задать или изменить запись "в отношении".
Вложения. Любое отслеживаемое сообщение электронной почты может отслеживаться любым пользователем с разрешением на просмотр ваших действий. Если сообщение электронной почты содержит вложения, то вложения включаются в состав действия. Если вы не хотите делать доступными вложения, удалите их из действия электронной почты.
Системный администратор может установить запрет на сохранение сообщений, если они содержат вложения в виде файлов определенных типов, например EXE-файлов. Если сообщение не хранится в папке Microsoft Exchange, заданной по умолчанию, то его нельзя связать.
См. также
Обзор отслеживания записей в Dynamics 365 for Outlook
Удаление записей, отслеживаемых в Dynamics 365 for Outlook
Установка личных параметров, влияющих на отслеживание и синхронизацию между приложениями Dynamics 365 и Outlook или Exchange
Создание шаблонов для сообщения электронной почтыВопросы и ответы о синхронизации записей между Microsoft Dynamics 365 и Microsoft Outlook