Отслеживание сообщения электронной почты Outlook путем его перемещения в отслеживаемую папку Exchange
Практическое руководство
Отслеживайте взаимодействия с клиентом из любого места, практически с любого устройства с помощью отслеживания папок. После настройки отслеживаемой папки можно перетащить или переместить сообщение электронной почты в эту папку, чтобы оно автоматически отслеживалось в Dynamics 365 for Customer Engagement. Кроме того, если установить запись «в отношении» (например, конкретную запись организации или возможной сделки) для папки, то Customer Engagement автоматически связывает все сообщения электронной почты в этой папке с такой конкретной записью. Отслеживаемые папки работают в Dynamics 365 for Outlook, Exchange Online, Outlook в Интернете и в любых других мобильных приложениях, которые поддерживают Exchange.
Совет
Отслеживаемые папки работают с правилами «Входящих» в Exchange. Это позволяет легко автоматически перенаправлять сообщения электронной почты в определенную папку. Например, можно настроить правило Exchange, которое будет автоматически направлять сообщения электронной почты от контакта Contoso в отслеживаемую папку Contoso, связанную с определенной возможной сделкой Contoso. Узнайте больше о настройке правил.
Требования для использования отслеживаемых папок
Эта функция впервые появилась в Dynamics CRM Online 2015 Update 1 и CRM 2016 (on-premises).
Заинтересовались этой функцией? Как найти администратора Dynamics 365 или специалиста по поддержке
Функция папок отслеживания также должна быть включена администратором. За дополнительными сведениями обращайтесь к администратору Customer Engagement. Сведения для администраторов по включению отслеживаемых папок см. в разделе Настройка отслеживания на уровне папок Outlook или Exchange.
В вашей организации должна быть включена синхронизация на стороне сервера в качестве метода синхронизации электронной почты. Если вы не знаете, какой метод синхронизации электронной почты используется в вашей организации, обратитесь к администратору приложений Dynamics 365. Сведения для администраторов о настройке синхронизации на стороне сервера см. в разделе Настройка синхронизации электронной почты, встреч, контактов и задач на стороне сервера.
Настройка отслеживаемой папки
Перейдите в раздел Параметры:
В веб-приложении: на панели навигации нажмите Параметры
.В Dynamics 365 for Outlook: нажмите Файл>Customer Engagement>Параметры.
В диалоговом окне Настройка личных параметров перейдите на вкладку Электронная почта и затем в разделе Выбрать сообщения электронной почты для отслеживания в Dynamics 365 for Customer Engagement щелкните Настройка правил отслеживания папок.
В диалоговом окне Отслеживание на уровне папок в разделе Папка Exchange щелкните + Создать сопоставление папки, щелкните стрелку вниз в отобразившемся окне и выберите папку, которую требуется отслеживать.
Заметка
Отслеживать можно только папки и вложенные папки в ваших «Входящих» Exchange. Отслеживаться будет только выбранная вами папка. Например, если выбрать папку, которая содержит вложенные папки, то вложенные папки не будут отслеживаться, если только вы явно не выберете их в этом диалоговом окне. Максимальное число отслеживаемых папок — 25.
Если нужно связать папку с конкретной записью, — например, с организацией или возможной сделкой, — то в области Запись "В отношении" в приложениях Dynamics 365 нажмите кнопку Поиск
и найдите запись.Повторите шаги 3 и 4 для других папок, которые требуется отслеживать, и при необходимости свяжите их с записями "в отношении".
Закончив добавлять и связывать папки, щелкните Сохранить.
Рекомендации по отслеживанию папок
Не забудьте воспользоваться преимуществами отслеживания папок на ваших мобильных устройствах. Если ваше устройство поддерживает Exchange, то отслеживание папок будет работать автоматически. Ничего устанавливать не требуется. Просто перетащите или переместите сообщение электронной почты в отслеживаемую папку, чтобы автоматически отслеживать это сообщение в Customer Engagement.
Будете ли вы устанавливать запись "в отношении" или нет для папки, зависит от планируемого использования папки:
Если вы получаете небольшое число сообщений от многих разных клиентов, можно создать одну папку под именем "Отслеживание в приложениях Dynamics 365" (или аналогичным), которая не связана с конкретной записью. После этого можно будет перетаскивать сообщения в данную папку, чтобы они отслеживались автоматически. Если позднее вы захотите связать сообщение электронной почты в этой папке с конкретной записью в Customer Engagement, откройте эту запись действия в Customer Engagement и заполните поле "В отношении".
Если вы получаете большое число сообщений электронной почты от конкретного клиента, создайте папку (или воспользуйтесь существующей папкой) только для этого клиента и свяжите ее с конкретной записью. Например, создайте папку Contoso и выберите запись организации или возможной сделки Contoso в качестве записи "в отношении".
Можно настроить несколько папок, связанных с одной и той же записью "в отношении". Например, можно связать папку "Предложения по продажам Contoso" и папку "Юридические вопросы Contoso" с одной и той же записью организации Contoso.
Лучше всего не использовать одну и ту же папку для различных записей в разное время. Например, предположим, что вы отслеживаете обмен электронной почтой по возможной сделке с Клиентом 1, но вы получили этот заказ, и теперь вам не нужно отслеживать дальнейшую переписку с этим клиентом. Вы можете захотеть просто изменить запись "в отношении" для этой папки на нового клиента (Клиента 2), с которым вы работаете. В этом случае все сообщения электронной почты в этой папке, включая сообщения, которые относятся к Клиенту 1, будут связаны с Клиентом 2. В этом случае лучше создать новую папку, связанную с Клиентом 2, а затем задать запись "В отношении" для такой новой папки Клиента 2. Затем можно удалить запись "В отношении" для папки Клиента 1.
Неотслеживаемую папку можно поместить внутрь отслеживаемой папки. Например, допустим, вы хотите сохранить личные сообщения электронной почты от контакта из Contoso. Вы можете создать вложенную папку "Личное" в папке "Contoso" и оставить ее неотслеживаемой.
Если отслеживать папку уже не требуется, будет разумно отключить отслеживание из соображений производительности. Чтобы отменить отслеживание папки, удалите ее из диалогового окна Отслеживание на уровне папок.
Что происходит при прекращении отслеживания, перемещении, удалении или переименовании папок либо при изменении записи "в отношении"?
В приведенной ниже таблице указано, что происходит при прекращении отслеживания папок, их перемещении, удалении, а также при изменении записи "в отношении", которая связана с отслеживаемой папкой.
| Действие | Результат |
|---|---|
| Отмена отслеживания папки посредством ее удаления из диалогового окна Отслеживание на уровне папок. | Все сообщения электронной почты, ранее включенные в эту папку, продолжат отслеживаться, и запись "в отношении" останется связанной с этими сообщениями электронной почты. Новые сообщения электронной почты, добавляемые вами в эту папку, отслеживаться не будут. |
| Удаление папки из Outlook или Exchange | Все сообщения электронной почты, включенные в эту папку, будут удалены из Outlook или Exchange Online. Однако сообщения электронной почты, уже отслеживаемые в этой папке, не будут удалены из приложений Microsoft Dynamics 365. |
| Перемещение папки в Outlook или Exchange | Папка и все ее содержимое продолжают отслеживаться. Если переместить папку за пределы ваших "Входящих", правила отслеживания на уровне папок будут отключены. |
| Переименование папки в Outlook или Exchange | Папка и все ее содержимое продолжают отслеживаться. Совет. В случае переименования папок программное обеспечение использует идентификатор папки Exchange для отслеживания — его работа не зависит от фактического имени папки. Это важно учитывать в случае, если вы удалите папку, а потом переименуете другую папку, задав ей то же имя, что было у удаленной. Например, вы удалили папку 1, создали папку 2 и затем переименовали папку 2 в папку 1. В этом случае данные отслеживания для исходной папки 1 не сохранятся. |
| Удаление связи между отслеживаемой папкой и конкретной записью посредством удаления связи в диалоговом окне Отслеживание на уровне папок | Все сообщения в этой папке, которые были связаны ранее, останутся связанными. Новые сообщения, добавляемые в эту папку, связываться не будут. |
| Перемещение сообщения электронной почты в отслеживаемой папке, которая связана с определенной записью, в другую папку | Если у новой папки нет записи "в отношении", то сообщение электронной почты останется связанным с исходной записью. Если у новой папки есть запись "в отношении", то сообщение электронной почты окажется связанным с этой записью "в отношении". |
| Изменение вручную записи "в отношении" для сообщения электронной почты, связанного с другой записью "в отношении" через отслеживаемую папку | Правило отслеживаемой папки имеет приоритет. При синхронизации папки сообщение электронной почты будет вновь связано с записью, указанной в правиле отслеживания папки, даже если вы изменяли запись "в отношении" вручную. Чтобы изменить запись "в отношении" в данном случае, выполните одно из следующих действий. - Переместите сообщение в отслеживаемую папку, которая связана с требуемой записью. - Удалите связь с записью "в отношении" в диалоговом окне Отслеживание на уровне папок, прежде чем изменять запись "в отношении" вручную. - Переместите отдельное сообщение электронной почты за пределы отслеживаемой папки, а затем вручную измените запись "в отношении" для этого сообщения электронной почты. |
| Два пользователя перемещают одно и то же сообщение электронной почты в разные папки с различными записями "в отношении" | Для сообщения электронной почты можно выбрать только одну запись "в отношении". В данном случае запись, которая обрабатывается первой, связывается с записью "в отношении". |
Смотреть этот видеоролик
Хотите увидеть отслеживание папок в действии? Ознакомьтесь с этой демонстрацией.
Субтитры к видео
Значительная часть работы в Dynamics 365 for Customer Engagement заключается в создании и записи различных типов действий, которые связаны с процессом продаж или обслуживания, таких как отправка электронной почты, создание возможных сделок и назначение задач. Если вы хотите связать действие с более конкретной записью, например возможной сделкой, можно установить запись "в отношении" для этого действия.
Используя отслеживание на уровне папок, можно легко отслеживать и устанавливать запись "в отношении" для сообщений электронной почты, просто перетаскивая или перемещая их в папку Exchange.
Рассмотрим ситуацию с отслеживанием на уровне папок.
Ольга, специалист по продажам, находит и квалифицирует интересы. Ольга только что начала работать над новой возможной сделкой под названием Northwind Traders и хочет отслеживать и связывать все сообщения электронной почты, связанные с этой возможной сделкой.
Во-первых, Ольге необходимо создать папку в Exchange. Папки для текущих организаций и возможных сделок уже созданы, поэтому Ольга просто создает новую вложенную папку в папке "Возможные сделки". Затем Ольга сопоставляет только что созданную папку Exchange с Customer Engagement.
Ольга щелкает Параметры, затем выбирает вкладку Электронная почта. После щелчка Настроить Ольга создает новое соответствие между папкой Exchange и запрошенной записью Customer Engagement — Northwind Traders в нашем примере. Теперь каждый раз, когда Ольга получает по почте сообщение, связанное с Northwind Traders, сообщение электронной почты можно перетащить в папку.
Новое сообщение электронной почты в Customer Engagement будет связано с возможной сделкой Northwind Traders. Кроме того, Ольга может отслеживать сообщения электронной почты и в дороге, используя мобильное устройство. Ольга может просто переместить сообщение электронной почты в папку Northwind Traders, используя приложение электронной почты на устройстве.
Наконец, поскольку главное контактное лицо в Northwind Traders — это Петр, все электронные сообщения от Петра связываются с этой возможной сделкой. Вместо того, чтобы копировать сообщения электронной почты от Петра вручную, Ольга может создать правило Exchange, которое будет автоматически копировать все отправленные Петром сообщения в папку Northwind Traders.
При этом все сообщения электронной почты будут автоматически отслеживаться в Customer Engagement и будут связываться с возможной сделкой Northwind Traders.
Отслеживание на уровне папок позволяет легко отслеживать сообщения электронной почты и связывать их с Customer Engagement, как вручную на любом устройстве, так и автоматически, посредством настройки правил Exchange.
См. также
Отслеживание сообщений электронной почты Outlook по нажатию кнопки в Dynamics 365 for Outlook
Обзор отслеживания записей в Dynamics 365 for Outlook
Вопросы и ответы о синхронизации записей между приложениями Microsoft Dynamics 365 и Microsoft Outlook
Настройка отслеживания на уровне папок Outlook или Exchange