Dynamics 365 for Outlook での追跡レコードの概要

Microsoft Dynamics 365 for Outlook を使用して、電子メール メッセージ、取引先担当者、タスク、および予定を追跡できます。 メール メッセージ、連絡先、タスク、または予定を追跡するとき、それらのレコードのコピーが活動として Dynamics 365 for Customer Engagement に保存され、Outlook のレコードと同期されます。 その後、そのレコードを Dynamics 365 for Outlook または Customer Engagement で表示および編集できます。 モバイル デバイス上で Outlook を同期する場合、そのデバイス上でこれらのレコードにアクセスできます。

Dynamics 365 for Outlook での追跡レコードは手動のプロセスです。 これにより、個人的な Outlook のレコードを Dynamics 365 アプリのレコードと別個に保存できます。

チップ

• 必要に応じて、電子メールの自動追跡オプションを設定できます。 詳細: Dynamics 365 for Outlook で Outlook の受信電子メールを自動的に追跡するオプションを設定する
• 組織がサーバー側同期を使用してレコードを同期する場合、フォルダーの追跡を使用して電子メール メッセージを追跡できます。 フォルダーの追跡は、実質的にすべてのデバイスからの電子メールを自動的に追跡する強力で直観的な方法です。 詳細: Outlook 電子メールを追跡対象の Exchange フォルダーに移動して追跡する。

追跡ボタンの使用と関連を設定ボタンの使用

Dynamics 365 for Outlook のレコードを追跡するには、追跡したいレコードの 追跡 ボタンまたは 関連を設定 ボタンをクリックまたはタップします。

レコードを追跡するためにいずれかのボタンを使用できますが、大抵の場合に適しているのは 関連を設定 ボタンを使用することです。 関連を設定 ボタンを使用するとき、電子メール メッセージ、予定、またはタスクを、取引先企業または営業案件、またはカスタム レコードの種類 (エンティティ) などの、特定の Customer Engagement のレコードとリンクできます。 また、一部の組織も、関連を設定 ボタンを使用してプロジェクトを追跡します。

追跡ウィンドウを使用する

レコードが追跡されているとき、Dynamics 365 for Customer Engagement ウィンドウ ("追跡ウィンドウ" とも呼ばれる) がレコードの下部に表示されます。 このウィンドウには以下が表示されます。

• アイテムが追跡されるかどうか

• 設定されている場合、関連レコード

• 設定されている場合、取引先担当者の取引先企業の親会社の名前

• メール受信者の Customer Engagement レコードにリンクします。 これは、メール受信者の Customer Engagement の取引先担当者レコードにアクセス、または Customer Engagement に保存された他の情報を表示する場合、非常に便利です。

• Customer Engagement のレコードの種類を識別する記号が付いた関連レコード

• メール メッセージのメール アドレス、名前、配布リストが Customer Engagement レコードであるかどうか

  たとえば、次のスクリーン ショットに Adventure Works アカウントにリンクされた追跡タスク用の、追跡ウィンドウが表示されます。

  

  取引先担当者の関連レコード、親レコード、または関連付けられたレコードを、追跡ウィンドウから直接オープンできます。 追跡ウィンドウには オプション ボタンも含まれ、これを利用すると個人的な追跡オプションに素早くアクセスできます。

Note

最初に配布リストを展開せずに電子メール メッセージを追跡する場合、追跡ウィンドウには配布リストの名前が表示されます。 個々の電子メール メッセージを追跡するには、メッセージを追跡する前に配布リストを展開します。

レコード追跡後は何をできますか。

レコードが追跡された後、Dynamics 365 for Outlook リボンのボタンを使用して以下のタスクを実行できます。

これを行うには タスク	選択	適用対象
レコードを Customer Engagement で直接オープン		メール、予定、取引先担当者、タスク
Customer Engagement レコードと追跡接続で利用できる のレコードの間に接続を追加する		メール、予定、取引先担当者、タスク
Customer Engagement レコードを 営業案件、潜在顧客、またはサポート案件に変換		電子メール、予定、およびタスク
Customer Engagement テンプレートを挿入する		メール
Customer Engagement ナレッジ ベース記事を挿入する		メール
Customer Engagement の販売資料を添付		メール

チップ

これらのボタンがない場合は、追跡対象としてマークされているレコードが、まだ同期されていない可能性があります。 これは、組織が電子メール、予定、連絡先、およびタスクの同期サーバー側同期を使用し、同期がまだ発生していない場合に生じることがあります。 Dynamics 365 アプリに表示ボタンが有効な場合、レコードは同期済みです。 また、(上記で説明してある) 追跡ウィドウを使用して、レコードが同期されたかどうか判断できます。

レコードの追跡に関するそのほかの情報

• 複数のコンピューターを使用します。 Dynamics 365 for Outlook を使用すると、複数のコンピューターを使用して項目を追跡できます。 たとえば、デスクトップおよびラップトップ コンピューターを使用する場合があります。 ただし、1 台のコンピューターのみが同期用コンピューターです。 同期用コンピューターが Customer Engagement サーバーに接続されていない場合、同期レコードの変更または更新は Customer Engagement に表示されません。 詳細情報: Dynamics 365 アプリと Outlook または Exchange の間の追跡および同期に影響する個人用オプションの設定

• ローカルに格納するデータを選択します。 ローカル コンピューターに格納される Customer Engagement データは、オンライン同期フィルターによって決まります。 フィルターは編集、非アクティブ化、または削除できます。 詳細情報: Dynamics 365 のモデル駆動型アプリと Outlook または Exchange 間の同期レコードを選択

• 追跡対象のレコードを削除します。 レコードが追跡されると、レコードの削除時に特別なルールが適用されます。 詳細: Dynamics 365 for Outlook で追跡されたレコードの削除

• 代理人アクセス。 ユーザーが Outlook の取引先企業へのアクセスを委任した場合、代理人はユーザーに代わって項目を追跡できます。 これらのアイテムは、ユーザーが Customer Engagement サーバーに接続するまで Customer Engagement とは同期されません。 詳細: 他のユーザーに自分のメールと予定表の管理を許可する

参照

Outlook 電子メールを追跡対象の Exchange フォルダーに移動して追跡する
Dynamics 365 for Outlook のボタンを選択することによって Outlook メールを追跡する
Dynamics 365 for Outlook での Outlook 予定の追跡する
Dynamics 365 for Outlook で Outlook 連絡先を追跡する
Dynamics 365 for Outlook で Outlook タスクを追跡する
Dynamics 365 for Outlook で追跡済みのレコードの削除
Dynamics 365 アプリと Outlook または Exchange の間の追跡および同期に影響する個人用オプションの設定
Microsoft Dynamics 365 アプリと Microsoft Outlook 間でのレコードの同期に関してよく寄せられる質問