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Dynamics 365 for Outlook で Outlook 受信メールを自動追跡するオプションの設定

  • [アーティクル]

Microsoft Dynamics 365 for Outlook を使用してメール メッセージを追跡するときに、メール レコードのコピーが活動として Dynamics 365 for Customer Engagement に保存され、Outlook のレコードと同期されます。 詳細については、 Dynamics 365 for Outlook におけるアプリの作成の概要 を参照してください

既定では、電子メールの追跡は手動プロセスで、追跡する電子メール メッセージごとに追跡ボタンまたは関連を​​設定ボタンを選択する必要があります。手動追跡にはユーザーの個人的な電子メールを顧客の電子メールと分ける方法が用意されています。 代替策として、電子メール メッセージの自動追跡オプションを設定できます。

チップ

Exchange フォルダー追跡を、メッセージを自動的に追跡するための代替方法として使用することができます。 フォルダー追跡を使用すると、実質的にすべてのデバイスから直接、メッセージを追跡できます。 詳細: Outlook 電子メールを追跡対象の Exchange フォルダーに移動して追跡

電子メール メッセージの自動追跡

  1. Dynamics 365 for Outlook の ファイル タブで、Customer Engagement を選択し、オプション を選択します。

  2. 個人用オプションの設定 ダイアログ ボックスで、メール タブの Dynamics 365 for Outlook がメールを Dynamics 365 for Customer Engagement と統合する方法を選択 セクションで、Outlook で受信メールをチェックし、Dynamics 365 for Customer Engagement レコードとしてリンクおよび保存するかどうかを判断する オプションをオンにします。

  3. 追跡の対象をすべてのメール メッセージにするか一部の種類だけにするかを指定するには、Dynamics 365 for Customer Engagement で追跡するメール メッセージを選択する セクションの 追跡 の一覧で、次のオプションの 1 つを選択します:

    • すべての電子メール メッセージ。 Customer Engagement メール メッセージに関連するすべてのメール メッセージが追跡されます。 このオプションを選択した場合は、Dynamics 365 アプリはビジネスの会話や迷惑メールを追跡するので、このオプションは慎重に選択します。

    • Customer Engagement メールに対する応答のメール メッセージ。 既に追跡されている電子メール メッセージへの応答またはそれらの転送だけが、電子メール活動として保存されます。 これは最も一般的なオプションです。

    • Dynamics 365 アプリの潜在顧客取引先担当者、および取引先企業からの電子メール メッセージ。 Dynamics 365 for Customer Engagement の潜在顧客レコード、取引先担当者レコード、または取引先企業レコードを所有するユーザーから発信されるメール メッセージのみを追跡します。

    • メール対応の Dynamics 365 for Customer Engagement レコード からのメール メッセージ。 電子メール アドレス フィールドが含まれるすべてのレコードの種類 (カスタム レコードの種類も含む) からの電子メール メッセージを追跡します。

    Note

    既定では、Outlookの「送信済みアイテム」フォルダにあるメールは、Dynamics 365 の追跡対象として自動的に表示されません。 送信済みアイテム フォルダーのアイテムを自動的に追跡するオプション設定があります。 管理者がこの設定を有効にした場合、どの送信メールを自動的に追跡するかを決定するために、上記の個人用オプションが使用されます。 詳細情報: 送信済みフォルダーのアイテムをサーバー側同期で自動的に追跡する

    Note

    追跡目的で同じ電子メール アドレスを使用すればするほど、多くのレコードにマップされるので、あまり役に立たなくなります。

  4. 追跡対象のメール メッセージ用に取引先担当者または潜在顧客のレコードを自動的に作成する場合は、自動的にレコードを Dynamics 365 for Customer Engagement 内に作成する セクションで、作成 チェック ボックスを選択し、一覧から 取引先担当者 または 潜在顧客 を選択します。 このチェック ボックスを選択すると、Dynamics 365 for Outlook は受信者のメール アドレスを Customer Engagement 内のメール アドレスと一致させようとします。 一致するレコードを検索できない場合、自動的に取引先担当者レコードまたは潜在顧客レコードが作成されます。

    Note

    取引先担当者レコードおよび潜在顧客レコードは、適切なセキュリティ権限がない場合は作成されません。 詳細: TechNet: Dynamics 365 アプリと Outlook 間の同期に対するセキュリティの影響

Note

複数のカスタム レコードの種類に同じ電子メール アドレスが含まれる可能性があります。 その場合、Dynamics 365 for Customer Engagement は、このメール アドレスから受け取ったメール メッセージを最初に作成されたカスタム レコードの種類にリンクさせます。 たとえば、同じメール アドレス someone@example.com を持つレコードの種類が 2 つ (患者と医師) ある場合、Dynamics 365 for Customer Engagement は、someone@example.com から受信したメール メッセージを患者または医師レコードの種類の いずれか にリンクします。 ただし、メール メッセージを someone@example.com に送信すると、そのメール メッセージは患者レコードの種類と医師レコードの種類の 両方 にリンクされます。

関連項目

Dynamics 365 for Outlook での追跡レコードの概要
Microsoft Dynamics 365 アプリと Microsoft Outlook 間でのレコードの同期に関してよく寄せられる質問