Outlook 用 Dynamics 365 for Outlook のボタンを選択することによって Outlook 電子メールを追跡する

Dynamics 365 for Customer Engagement を最大限活用するためには、すべの顧客の追跡を継続することが重要で、電子メールのコミュニケーションがカギです。 Microsoft Dynamics 365 for Outlook で "追跡" することにより、 Outlook の電子メール コミュニケーションの集中管理されたリポジトリを作成します。 電子メール メッセージを Dynamics 365 for Outlook で追跡するとき、電子メールは活動レコードとして Customer Engagement に保存されます。 活動レコードに対するアクセス権限を所有するユーザーは、Customer Engagement.、Dynamics 365 for Outlook またはモバイル デバイスで、電子メール メッセージを他の顧客活動と共に表示できます。

Dynamics 365 for Outlook での電子メール追跡は手動のプロセスです。 これにより、個人的な電子メールと顧客の電子メール分離することができます。 また、電子メール メッセージを自動追跡するためのオプションを設定できます。 詳細: Dynamics 365 for Outlook で Outlook の受信電子メールを自動的に追跡するオプションを設定する

チップ

組織がサーバー側同期を使用して電子メールと同期される場合、電子メールを追跡フォルダーにドラッグすることにより自動的に追跡することができます。 フォルダー レベルの追跡は、実質的にすべてのデバイスからの電子メール メッセージを自動的に追跡する強力で直観的な方法です。 詳細: Outlook 電子メールを追跡対象の Exchange フォルダーに移動して追跡

電子メール メッセージを追跡するための要件

Dynamics 365 for Outlook で電子メールを追跡するには、Outlook メール アドレスが Customer Engagement メール アドレスと一致している必要があります。 複数の電子メール アドレスとの間では同期ができません。

どのレコードが電子メール活動に関連付けられますか。

既定では、メール メッセージを追跡するとき、Dynamics 365 for Outlook は Customer Engagement のアドレス帳を使用して、メッセージを Customer Engagement の宛先、差出人、および BCC 行の連絡先にリンクします。 また、電子メール メッセージを、特定の取引先企業、営業案件、またはサポート案件などの、さらに特定のレコードにリンクできます。 通常、可能な場合は、メッセージをさらに特定のレコードにリンクすることが最善です。 これにより、レコードをより簡単に見つけることができます。

電子メール メッセージの追跡

1. Dynamics 365 for Outlook で、追跡する電子メール メッセージを選択します。

2. 次のいずれかを実行します。

   • メール メッセージを Customer Engagement の特定のレコードとリンクせずに追跡するには、ホーム タブの Customer Engagement グループで、追跡 をクリックします。

     -または-

   • メール メッセージを追跡して特定の Customer Engagement のレコードにリンクするには、ホーム タブの、Customer Engagement グループで、関連を設定 をクリックし、その他 をクリックしてから レコードの検索 ダイアログ ボックスでレコードを検索します。 目的のレコードが見つかってから、追加 をクリックします。

     追跡 ボタンまたは 関連を設定 ボタンをクリックすると、電子メール レコードの上部に Dynamics 365 for Customer Engagement ウィンドウ (「追跡ウィンドウ」とも呼ばれる) が表示されます。 このウィンドウには、レコードが追跡されることが表示され、関連するレコードへのリンクが用意されます。 "関連" レコードを設定すると、追跡ウィンドウにも、そのレコードへのリンクが用意されます。 詳細については、 Dynamics 365 for Outlook におけるアプリの作成の概要 を参照してください

     また、Outlook フォルダーを見ると、レコードが追跡中であることがわかります。 追跡されるレコードの横には、Dynamics 365 アプリで追跡中 記号 が表示されます。

3. Customer Engagement 活動レコードを変更するには (たとえば、関連レコードを変更する)、電子メール メッセージを Outlook でオープンし、Customer Engagement グループで Dynamics 365 アプリに表示 をクリックします。

電子メール レコードの追跡について、さらに何を知っておく必要がありますか。

• Customer Engagement アドレス帳。 アドレス帳は、Dynamics 365 for Outlook がインストールされるときに自動的にインストールされます。 これにより、Customer Engagement の取引先担当者を、電子メール メッセージ、または作成した場合は予定の宛先フィールドから検索できるようになります。 既定では、Dynamics 365 for Outlook はユーザーが所有している取引先担当者のみを検索します。 この検索を広げるための個人用オプションを設定できます。 詳細: Dynamics 365 for Outlook でのアドレス帳オプションの設定

• オフライン作業。 オフライン時に追跡する電子メール メッセージは、オンラインに戻ると活動として保存されます。 詳細: Dynamics 365 for Outlook でオフライン作業する

• 追跡されるメッセージへの返信。 追跡されるメッセージへの返信も追跡するかどうかを設定できます。 詳細情報: Dynamics 365 アプリと Outlook または Exchange の間の追跡および同期に影響する個人用オプションの設定

• 追跡する電子メール メッセージの編集。 電子メール メッセージを送信した後は編集できませんが、その関連レコードを設定または変更できます。

• 添付ファイル。 ユーザーの活動を表示するためのアクセス許可を持つすべてのユーザーが、追跡する電子メール メッセージにアクセスできます。 電子メールに添付ファイルがある場合、添付ファイルも活動に含まれます。 添付ファイルを使用できるようにしたくない場合は、電子メール活動から削除します。

  メッセージが特定のファイルの種類 (.exe ファイルなど) の添付ファイルを含んでいる場合、管理者はそのメッセージが保存されないようにブロックすることができます。 Microsoft Exchange の既定の場所以外に保存されたメッセージは、リンクできません。

関連項目

Dynamics 365 for Outlook での追跡レコードの概要
Dynamics 365 for Outlook で追跡済みのレコードの削除
Dynamics 365 アプリと Outlook または Exchange の間の追跡および同期に影響する個人用オプションの設定
電子メールのテンプレートの作成 Microsoft Dynamics 365 アプリ と Microsoft Outlook 間のレコードの同期に関してよく寄せられる質問