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Microsoft 365 Copilot guía de administración para licencias E3 + SAM

  • Artículo
  • Se aplica a:
    ✅ Microsoft 365 Copilot

Al preparar su organización para Microsoft 365 Copilot o está listo para empezar a usar Copilot, hay características en las licencias E3 + SAM que pueden ayudar a preparar los datos.

Cuando los usuarios escriben un mensaje, Copilot puede responder con datos a los que el usuario tiene permiso de acceso. Los datos sobrecompartido y obsoletos pueden dar lugar a resultados inexactos de Copilot.

En este artículo se proporcionan instrucciones para los administradores de TI con licencias de administraciónavanzada de Microsoft 365 E3 y SharePoint (SAM). Con las características incluidas en estas licencias, puede:

  • Use Administración avanzada de SharePoint (SAM) para ayudar a evitar el uso compartido excesivo, desasombre los orígenes de datos, restrinja las búsquedas de SharePoint y supervise los cambios en el sitio de SharePoint.
  • Use Microsoft Purview para crear etiquetas de confidencialidad, identificar y proteger datos confidenciales y eliminar el contenido que no necesita.

Cuando se usan las características descritas en este artículo, su organización está mejor preparada para Copilot, incluidos los resultados más precisos de Copilot.

Este artículo se aplica a:

  • Microsoft 365 Copilot
  • Microsoft SharePoint Premium: Administración avanzada de SharePoint (SAM)
  • Microsoft Purview

Nota:

Si tiene una licencia E5, consulte Microsoft 365 Copilot guía de administración para las licencias de E5. Para ver una comparación de las características de las licencias, consulte Información general sobre la comparación de Microsoft 365 Copilot características de licencia.

Antes de empezar

Tarea de administración de SharePoint: uso de características de Administración avanzada de SharePoint (SAM)

Hay características en Administración avanzada de SharePoint (SAM) que pueden ayudarle a prepararse para Copilot.

✅ Objetivos de Copilot con SAM:

  • Elimine los orígenes de datos mediante la búsqueda y eliminación de sitios de SharePoint inactivos.
  • Identificar sitios de SharePoint con contenido sobrecompartido o confidencial.
  • Use la directiva para restringir el acceso a sitios de SharePoint críticos para la empresa o que tienen contenido confidencial.
  • Supervisión de los cambios en el sitio.

Esta sección le guiará a través de diferentes características de SAM que pueden ayudarle a preparar su organización y sus datos para Copilot.

Para más información sobre SAM y Copilot, consulte Preparación para Copilot con Administración avanzada de SharePoint.

Asegurarse de que todos los sitios tienen propietarios válidos

✅ Ejecutar una directiva de propiedad del sitio que encuentre los sitios que no tengan al menos dos propietarios

Una directiva de propiedad del sitio detecta automáticamente sitios que no tienen al menos dos propietarios y pueden ayudar a encontrar posibles propietarios. Configure la directiva en modo de simulación para identificar a los propietarios en función de los criterios deseados. A continuación, actualice la directiva al modo activo para habilitar las notificaciones a los candidatos propietarios del sitio.

Necesita que los propietarios del sitio confirmen que el sitio sigue activo, realice la revisión del acceso al sitio, actualice los permisos de contenido y controle el acceso cuando sea necesario.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint como administrador de SharePoint.
  2. Expanda Directivas> , seleccione Administración del ciclo de vida del sitio.
  3. Seleccione Crear una directiva, escriba los parámetros y finalice la directiva.
  4. Cuando se ejecuta la directiva, el informe muestra el número de sitios que no son conformes. También puede descargar el informe.

Para obtener más información sobre esta directiva e informe, consulte Directiva de propiedad del sitio.

Búsqueda y limpieza de sitios inactivos

✅ Creación de una directiva de administración del ciclo de vida del sitio que encuentre sitios inactivos

Una directiva de administración del ciclo de vida del sitio detecta automáticamente sitios inactivos y envía un correo electrónico de notificación a los propietarios del sitio. Al usar el correo electrónico, los propietarios del sitio pueden confirmar que el sitio sigue activo.

Copilot puede mostrar datos de estos sitios inactivos en las solicitudes del usuario, lo que puede dar lugar a resultados de Copilot inexactos y desordenados.

La directiva también crea un informe que puede descargar y revisar. El informe muestra los sitios inactivos, la última fecha de actividad y el estado de notificación por correo electrónico.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint como administrador de SharePoint.
  2. Expanda Directivas> , seleccione Administración del ciclo de vida del sitio.
  3. Seleccione Crear una directiva, escriba los parámetros y finalice la directiva.
  4. Cuando la directiva se ejecuta y encuentra sitios inactivos, la directiva envía automáticamente un correo electrónico a los propietarios del sitio. Los propietarios del sitio deben confirmar si el sitio sigue activo.
  5. Si los propietarios del sitio confirman que los sitios no son necesarios, coloque los sitios inactivos en modo de solo lectura con SAM o mueva los sitios a Archivo de Microsoft 365 con SAM.

Para obtener más información sobre esta directiva e informe, consulte Directiva de administración del ciclo de vida del sitio.

Procedimientos recomendados para administrar sitios de SharePoint inactivos

Esta acción ayuda a reducir el contenido obsoleto que abarrota el origen de datos de Copilot, lo que mejora la precisión de las respuestas de Copilot.

Sugerencia

Los sitios movidos al archivo de Microsoft 365 ya no son accesibles por nadie de la organización fuera de Microsoft Purview o la búsqueda de administrador. Copilot no incluirá contenido de estos sitios al responder a las solicitudes del usuario.

Identificación de sitios con contenido sobrecompartido o confidencial

✅ Ejecución de informes de gobernanza del acceso a datos (DAG) en el Centro de administración de SharePoint

Los informes dag proporcionan información más detallada sobre los vínculos de uso compartido del sitio, las etiquetas de confidencialidad y los Everyone except external users permisos (EEEU) en los sitios de SharePoint. Use estos informes para buscar sitios sobres compartidos.

Los sitios sobres compartidos son sitios que se comparten con más personas de las necesarias. Copilot puede mostrar datos de estos sitios en respuestas.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint como administrador de SharePoint.

  2. Seleccione Informes Gobernanza> delacceso a datos. Opciones del informe:

    Informe Descripción Tarea
    Vínculos para compartir Muestra los sitios que tienen vínculos de uso compartido, incluidos vínculos compartidos con cualquier persona, compartidos con Personas de su organización y compartidos con personas específicas fuera de su trabajo o escuela. Revise estos sitios.

    Asegúrese de que los sitios se comparten solo con los usuarios o grupos que necesitan acceso. Quite el uso compartido de usuarios y grupos innecesarios.
    Etiquetas de confidencialidad aplicadas a archivos Muestra los sitios con archivos de Office que tienen etiquetas de confidencialidad. Revise estos sitios.

    Asegúrese de que se aplican las etiquetas correctas. Actualice las etiquetas según sea necesario. Para obtener más información, consulte Identificar y etiquetar datos confidenciales (en este artículo).
    Compartido con Everyone except external users (EEEU) Muestra los sitios que se comparten con todos los usuarios de la organización, excepto los usuarios externos. Revise estos sitios.

    Determine si los permisos de EEEU son adecuados. Muchos sitios con EEEU están sobrecompartido. Quite el permiso EEEU y asígnelo a los usuarios o grupos según sea necesario.
    Informe de línea base de uso compartido excesivo para sitios, OneDrives y archivos Examina todos los sitios del inquilino y enumera los sitios que comparten contenido con más de un número especificado de usuarios (se especifica el número). Ordenar, filtrar o descargar el informe e identificar los sitios con contenido potencialmente sobrecompartido.

Puede ejecutar cualquiera de estos informes individualmente o ejecutarlos todos juntos. Para obtener más información sobre estos informes, consulte Informes de gobernanza del acceso a datos (DAG).

Procedimientos recomendados para administrar los informes del DAG

  • Ejecute estos informes semanalmente, especialmente en las fases iniciales de la adopción de Copilot. A medida que se familiarice con los informes y los datos, puede ajustar la frecuencia.

    Si tiene un equipo de administración, cree una tarea de administrador para ejecutar estos informes y revisar los datos.

    Su organización paga la licencia para ejecutar estos informes y usar los datos para tomar decisiones. Asegúrate de sacarle el máximo partido.

  • Seleccione Obtener información de inteligencia artificial para generar un informe que le ayude a identificar problemas con los sitios y posibles acciones para solucionar estos problemas.

Control del acceso a sitios de SharePoint sobrecompartido

✅ Iniciar revisiones de acceso al sitio para propietarios de sitios

En un informe de gobernanza del acceso a datos (DAG), puede seleccionar sitios con riesgos de uso compartido excesivo. A continuación, inicie las revisiones de acceso al sitio. Los propietarios del sitio reciben una notificación para cada sitio que requiere atención. Pueden usar la página Revisiones del sitio para realizar un seguimiento y administrar varias solicitudes de revisión.

El propietario del sitio revisa el acceso en dos áreas principales: grupos de SharePoint y elementos individuales. Pueden determinar si el uso compartido amplio es adecuado o si un sitio está sobrecompartido y requiere corrección.

Si el propietario del sitio determina que el contenido está sobrecompartido, puede usar el panel Revisión de acceso para actualizar los permisos.

✅ Uso de la directiva de control de acceso restringido (RAC) en el Centro de administración de SharePoint

Una directiva de control de acceso restringido restringe el acceso a un sitio con contenido sobrecompartido. Puede restringir el acceso a sitios y contenido de SharePoint a los usuarios de un grupo específico. Los usuarios que no están en el grupo no pueden acceder al sitio ni a su contenido, incluso si anteriormente tenían permisos o un vínculo compartido.

Cuando los usuarios del grupo tienen permisos para el contenido, ese contenido puede mostrarse en los resultados de Copilot. Los usuarios que no están en el grupo no ven esta información en los resultados de Copilot. Puede configurar el control de acceso restringido para sitios individuales o OneDrive.

✅ Uso de la directiva de detección de contenido restringido (RCD) en el Centro de administración de SharePoint

Una directiva de detección de contenido restringido (RCD) no cambia el acceso al sitio. En su lugar, cambia la detección de contenido del sitio. Al aplicar RCD a un sitio, copilot o los resultados de búsqueda de toda la organización no pueden detectar el contenido del sitio para todos los usuarios.

El Administración de SharePoint puede establecer la detección de contenido restringido en sitios individuales.

Procedimientos recomendados para controlar el acceso a sitios de SharePoint sobres compartidos

  • Si su organización tiene una mentalidad Confianza cero, puede aplicar el control de acceso restringido (RAC) a todos los sitios. A continuación, ajuste los permisos según sea necesario. Si tiene muchos sitios, esta acción puede ayudarle a proteger rápidamente sus sitios. Sin embargo, puede provocar interrupciones en los usuarios.

  • Si usa RAC o RCD, asegúrese de comunicar los cambios y las razones de los cambios.

Sugerencia

En el caso de los sitios críticos para la empresa, también puede:

Supervisión de cambios

✅ Ejecución del informe del historial de cambios en el Centro de administración de SharePoint

El informe del historial de cambios realiza un seguimiento y supervisa los cambios, incluidos los cambios, cuándo se produjo el cambio y quién inició el cambio. La intención es identificar los cambios recientes que podrían dar lugar a un uso compartido excesivo, lo que afecta a los resultados de Copilot.

Use este informe para revisar los cambios realizados en los sitios de SharePoint y la configuración de la organización.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint como administrador de SharePoint.

  2. Expanda Informes> , seleccione Historial de cambios>Nuevo informe.

  3. Opciones del informe:

    Informe Descripción Tarea
    Informe de configuración del sitio Muestra los cambios de propiedad del sitio y las acciones ejecutadas por administradores de sitios y administradores de SharePoint. Revise los cambios y las acciones. Asegúrese de que las acciones cumplen los requisitos de seguridad.
    Informe de configuración de la organización Muestra los cambios realizados en la configuración de la organización, como cuando se crea un sitio y si está habilitado el uso compartido externo. Revise los cambios y las acciones. Asegúrese de que los cambios cumplen los requisitos de seguridad.

Procedimientos recomendados para administrar los informes del historial de cambios

  • Ejecute estos informes semanalmente, especialmente en las fases iniciales de la adopción de Copilot. A medida que se familiarice con los informes y los datos, puede ajustar la frecuencia.

    Si tiene un equipo de administración, cree una tarea de administrador para ejecutar estos informes y revisar los datos.

    Su organización paga la licencia para ejecutar estos informes y usar los datos para tomar decisiones. Asegúrate de sacarle el máximo partido.

  • Cree un informe para los cambios de nivel de sitio y los cambios en el nivel de la organización. Los informes de nivel de sitio muestran los cambios realizados en las propiedades y acciones del sitio. Los informes de nivel de organización muestran los cambios realizados en la configuración de la organización.

  • Revise la configuración de uso compartido y la configuración del control de acceso. Asegúrese de que los cambios se alinean con los requisitos de seguridad. Si no se alinean, trabaje con los propietarios del sitio para corregir la configuración.

  • Aplique el control de acceso restringido (RAC) a los sitios que parecen estar sobrecompartido. Informe a los propietarios del sitio de los cambios y por qué.

    Si su organización tiene una mentalidad Confianza cero, puede aplicar RAC a todos los sitios. A continuación, ajuste los permisos según sea necesario. Si tiene muchos sitios, esta acción puede ayudarle a proteger rápidamente sus sitios. Sin embargo, también puede provocar interrupciones en los usuarios. Asegúrese de comunicar los cambios y los motivos de los cambios.

Tarea de administración de SharePoint: Restringir la búsqueda de SharePoint (RSS)

✅ Objetivo de Copilot: Expandir la lista de RSS permitidos

A medida que se prepara para Copilot, revisa y configura los permisos correctos en los sitios de SharePoint. El siguiente paso es habilitar Restricted SharePoint Search (RSS).

RSS es una solución temporal que proporciona tiempo para revisar y configurar los permisos correctos en los sitios de SharePoint. Agregue los sitios revisados & corregidos a una lista permitida.

  • Si ha habilitado RSS, agregue más sitios a la lista permitida. Puede agregar hasta 100 sitios a la lista permitida. Copilot puede mostrar datos de los sitios de lista permitidos en las solicitudes del usuario.

Para más información, vea:

Adición de sitios a la lista de permitidos de RSS

  1. Obtenga una lista de los sitios que desea agregar a la lista de permitidos.

    • Opción 1: Usar el informe Vínculos de uso compartido

      1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint como administrador de SharePoint.
      2. Seleccione Informes> Vínculos de uso > compartidode acceso a datosVínculos>de uso compartidoVer informes.
      3. Seleccione uno de los informes, como vínculos "Cualquiera". En este informe se muestra una lista de sitios con el mayor número de vínculos cualquiera creados. Estos vínculos permiten a cualquier usuario acceder a archivos y carpetas sin iniciar sesión. Estos sitios son candidatos para permitir en la búsqueda en todo el inquilino o la organización.

    • Opción 2: usar las opciones de ordenación y filtro para sitios activos

      1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint como administrador de SharePoint.

      2. Seleccione Sitios>sitios activos.

      3. Use las opciones de ordenación y filtro para buscar el sitio más activo, incluidas las vistas de página. Estos sitios son candidatos para permitir en una búsqueda en toda la organización o inquilino.

        En el Centro de administración de SharePoint, seleccione sitios activos y, a continuación, use el filtro Todos los sitios.

  2. Use el Add-SPOTenantRestrictedSearchAllowedList cmdlet de PowerShell para agregar los sitios a la lista de permitidos.

    Para obtener más información sobre este cmdlet, consulte Uso de scripts de PowerShell para la búsqueda restringida de SharePoint.

Tareas de administración de Purview: uso de características de Microsoft Purview

Hay características en Microsoft Purview que pueden ayudarle a prepararse para Copilot.

✅ Objetivos de Copilot con Purview:

  • Identifique y etiquete datos confidenciales en los archivos de Microsoft 365 y Office.
  • Detecte y proteja la información confidencial contra el uso compartido o la pérdida no autorizados.
  • Elimine el contenido que no necesita.
  • Revise y analice las indicaciones y respuestas de Copilot.

Para obtener más información sobre Microsoft Purview, consulte Microsoft 365 Copilot en Información general de Microsoft Purview.

Identificar y etiquetar datos confidenciales

✅ Creación y aplicación de etiquetas de confidencialidad para proteger los datos

Las etiquetas de confidencialidad son una manera de identificar y clasificar la confidencialidad de los datos de la organización, lo que agrega una capa adicional de protección a los datos.

Cuando se aplican etiquetas de confidencialidad a elementos, como documentos y correos electrónicos, las etiquetas agregan la protección directamente a estos datos. Como resultado, esa protección persiste, dondequiera que se almacenen los datos. Cuando las etiquetas de confidencialidad se aplican a contenedores, como sitios y grupos de SharePoint, las etiquetas agregan protección indirectamente controlando el acceso al contenedor donde se almacenan los datos. Por ejemplo, la configuración de privacidad, el acceso de usuario externo y el acceso desde dispositivos no administrados.

Las etiquetas de confidencialidad también pueden afectar a los resultados de Copilot, como:

  • La configuración de la etiqueta incluye acciones de protección, como el acceso a sitios, encabezados y pies de página personalizables y cifrado.

  • Si la etiqueta aplica cifrado, Copilot comprueba los derechos de uso del usuario. Para que Copilot devuelva datos de ese elemento, se debe conceder al usuario permisos para copiar desde él.

  • Una sesión de aviso con Copilot (denominada Business Chat) puede hacer referencia a datos de diferentes tipos de elementos. Las etiquetas de confidencialidad se muestran en los resultados devueltos. La respuesta más reciente muestra la etiqueta de confidencialidad con la prioridad más alta.

  • Si Copilot crea contenido nuevo a partir de elementos etiquetados, la etiqueta de confidencialidad del elemento de origen se hereda automáticamente.

Esta sección le guiará por los pasos para crear y usar etiquetas de confidencialidad en Microsoft Purview. Cree sus propios nombres y configuraciones de etiquetas. Para más información sobre las etiquetas de confidencialidad, consulte:

1. Crear etiquetas de confidencialidad

  1. Inicie sesión en el portal de Microsoft Purview como administrador en uno de los grupos enumerados en Etiquetas de confidencialidad: permisos.
  2. Seleccione Soluciones Etiquetas>>de confidencialidadde Protección> de la informaciónCrear una etiqueta.
  3. En el ámbito, seleccione Archivos y otros recursos de datos. Este ámbito permite que las etiquetas se apliquen a documentos y correos electrónicos.
  4. Continúe creando las etiquetas de confidencialidad que necesita.

Para más información, vea:

2. Publicar las etiquetas y educar a los usuarios

  1. Agregue las etiquetas a una directiva de publicación. Cuando se publican, los usuarios pueden aplicar manualmente las etiquetas en sus aplicaciones de Office. Las directivas de publicación también tienen una configuración que debe tener en cuenta, como una etiqueta predeterminada y que requiere que los usuarios etiqueten sus datos.

    Para más información, consulte Publicación de etiquetas de confidencialidad mediante la creación de una directiva de etiquetas.

  2. Instruya a los usuarios y proporcione instrucciones sobre cuándo aplicar la etiqueta de confidencialidad correcta.

    Los usuarios deben cambiar la etiqueta si es necesario, especialmente para el contenido más confidencial.

    Para ayudarle con este paso, consulte la documentación del usuario final para obtener etiquetas de confidencialidad.

  3. Supervise las etiquetas. SeleccioneInformesde Protección de> la información. Puede ver el uso de las etiquetas.

3. Habilitar etiquetas de confidencialidad para archivos en SharePoint y OneDrive

Este paso es una configuración única necesaria para habilitar las etiquetas de confidencialidad para SharePoint y OneDrive. También es necesario para Microsoft 365 Copilot acceder a los archivos cifrados almacenados en estas ubicaciones.

Al igual que con todos los cambios de configuración a nivel de inquilino para SharePoint y OneDrive, el cambio tarda unos 15 minutos en surtir efecto. A continuación, los usuarios pueden seleccionar etiquetas de confidencialidad en Office en la Web y puede crear directivas que etiqueten automáticamente los archivos en estas ubicaciones.

Tiene dos opciones:

  • Opción 1: seleccione Information Protection>Sensibilidad etiquetas. Si ve el siguiente mensaje, seleccione Activar ahora:

    En Microsoft Purview Information Protection, active las etiquetas de confidencialidad para SharePoint y OneDrive.

  • Opción 2: use el [Set-SPOTenant](/powershell/module/sharepoint-online/set-spotenant) cmdlet Windows PowerShell.

Para obtener más información sobre esta configuración, vea Habilitar etiquetas de confidencialidad para archivos en SharePoint y OneDrive.

4. Aplicar una etiqueta de confidencialidad a las bibliotecas de documentos de SharePoint

Puede usar una etiqueta de confidencialidad en las bibliotecas de documentos de SharePoint y convertir esta etiqueta en la etiqueta predeterminada que se aplica a todas las bibliotecas de documentos. Esta configuración es adecuada cuando las bibliotecas de documentos almacenan archivos con el mismo nivel de confidencialidad.

El administrador del sitio de SharePoint puede realizar esta tarea.

  1. En el sitio de SharePoint, seleccioneConfiguración dedocumentos> icono >Configuración de> bibliotecaConfiguración más configuración de biblioteca.
  2. En Etiquetas de confidencialidad predeterminadas (Aplicar etiqueta a los elementos de esta lista o biblioteca), seleccione la etiqueta de confidencialidad personalizada en la lista desplegable.
  3. Guarde los cambios mediante Guardar.

Cuando se establece:

  • SharePoint aplica automáticamente la etiqueta a los archivos, que pueden incluir archivos con una etiqueta de confidencialidad inferior.
  • Proporciona un nivel de protección de línea base específico de la biblioteca de documentos. No requiere inspección de contenido y no depende de los usuarios finales.

Para más información, vea:

Detección de información confidencial y protección contra el uso compartido o la pérdida no autorizados

✅ Uso de directivas de prevención de pérdida de datos (DLP) para ayudar a protegerse contra el uso compartido involuntario

Prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview (DLP) ayuda a las organizaciones a proteger la información confidencial al ayudar a protegerse contra el uso compartido o la pérdida no autorizados. La intención es proteger dinámicamente la información confidencial, como los datos financieros, los números de seguridad social y los registros de estado, de que se compartan en exceso.

Puede crear directivas DLP para proteger la información confidencial con los servicios de Microsoft 365, como las cuentas de Exchange, SharePoint y OneDrive.

En esta sección se presenta el proceso de creación de directivas DLP. Las directivas DLP son una herramienta eficaz. Asegúrese de que:

  • Comprenda los datos que protege y los objetivos que quiere lograr.
  • Tómese tiempo para diseñar una directiva antes de implementarla. Quiere evitar cualquier problema imprevisto. No se recomienda crear una directiva y, a continuación, ajustarla solo por prueba y error.
  • Trabajar con la prevención de pérdida de datos: antes de empezar a diseñar una directiva. Este paso le ayuda a comprender los conceptos y las herramientas que usa para crear y administrar directivas DLP.

1. Abra el portal de Microsoft Purview.

  1. Inicie sesión en el portal de Microsoft Purview como uno de los administradores que aparecen en Creación e implementación de directivas DLP: permisos.
  2. Seleccione Soluciones>de prevención de pérdida de datos.

2. Crear directivas DLP

Para Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive, puede usar DLP para identificar, supervisar y proteger automáticamente la información confidencial entre correos electrónicos y archivos, incluidos los archivos almacenados en repositorios de archivos de Microsoft Teams.

3. Prueba y supervisión de las directivas

En el caso de las directivas DLP, puede:

  • Pruebe las directivas mediante el modo de simulación. El modo de simulación permite ver el efecto de una directiva individual sin aplicar la directiva. Úselo para buscar los elementos que coincidan con la directiva.

  • Supervise las directivas con alertas e informes integrados, incluidas las actividades de usuario de riesgo fuera de las directivas DLP.

Para más información, vea:

Eliminar el contenido que no necesita

✅ Uso de la administración del ciclo de vida de datos para la retención o eliminación automática de datos

La administración del ciclo de vida de los datos usa directivas de retención y, opcionalmente, etiquetas de retención. Normalmente se usan para conservar el contenido por motivos de cumplimiento y también pueden eliminar automáticamente información obsoleta.

Por ejemplo, es posible que la organización tenga requisitos normativos que requieran que mantenga el contenido durante un período de tiempo determinado. O bien, es posible que tenga contenido que quiera eliminar porque es antiguo, obsoleto o ya no es necesario.

Si tiene datos obsoletos en su organización, cree y use directivas de retención. Estas directivas ayudan a Copilot a devolver información más precisa de sus documentos y correos electrónicos.

La configuración de una directiva de retención se aplica en el nivel de contenedor, como un sitio de SharePoint o un buzón de Exchange. Los datos de ese contenedor heredan automáticamente esta configuración. Si necesita excepciones para correos electrónicos o documentos individuales, use etiquetas de retención. Por ejemplo, tiene una directiva de retención para eliminar datos en OneDrive si los datos son anteriores a un año. Sin embargo, los usuarios pueden aplicar etiquetas de retención para evitar la eliminación automática de documentos específicos.

  1. Para crear directivas de retención, inicie sesión en el portal de Microsoft Purview como administrador de cumplimiento.

    Para más información sobre los permisos, consulte Administración del ciclo de vida de los datos: permisos.

  2. Seleccione Soluciones Directivas> deretención dedirectivas>de administración del ciclo de vida de> datos.

  3. Seleccione Nueva directiva de retención y siga las instrucciones.

    Las directivas de retención administran la retención y eliminación automáticas de cargas de trabajo de Microsoft 365 & Microsoft 365 Copilot interacciones. Para obtener más información, incluidos los pasos para crear la directiva, consulte Creación y configuración de directivas de retención.

  4. Opcional. Use etiquetas de retención cuando necesite una excepción a una directiva de retención. Si no necesita una excepción a una directiva de retención, no es necesario crear una etiqueta de retención.

    • En Administración del ciclo de vida de datos, seleccione Etiquetas de> retenciónCrear una etiqueta.

    Siga las instrucciones de configuración. Para más información, incluidos los pasos para crear la directiva, consulte Creación de etiquetas de retención para la administración del ciclo de vida de datos.

    Después de crear las etiquetas de retención, publique las etiquetas y aplíquelas a documentos y correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Publicar etiquetas de retención y aplicarlas en aplicaciones.

  5. Si aplicó etiquetas de retención, superviselas para ver cómo se usan.

    1. Inicie sesión en el portal de Microsoft Purview como uno de los administradores que aparecen en Explorador de contenido: permisos.

    2. Use el explorador de contenido para obtener información sobre los elementos mediante etiquetas de retención.

      Hay varias maneras de abrir el explorador de contenido:

      • Administración del ciclo de vida de> datosExploradores
      • Prevención >de pérdida de datosExploradores
      • Protección de> la informaciónExploradores

Para más información, vea:

Revisión y análisis de las solicitudes y respuestas de Copilot

✅ Uso de eDiscovery para analizar las solicitudes y respuestas del usuario de Copilot

Cuando los usuarios escriben un mensaje y obtienen una respuesta de Copilot, puede ver y buscar estas interacciones. En concreto, estas características le ayudan a:

  • Busque información confidencial o contenido inadecuado incluido en las actividades de Copilot.
  • Responda a un incidente de derrame de datos cuando se publique información confidencial o malintencionada a través de la actividad relacionada con Copilot.

eDiscovery usa casos para identificar, retener, exportar y analizar el contenido que se encuentra en buzones y sitios. Puede usar esta característica para analizar las solicitudes y respuestas de Copilot.

  1. Inicie sesión en el portal de Microsoft Purview como administrador en uno de los grupos eDiscovery : permisos.

  2. Seleccione SolucioneseDiscovery Cases (Casos de exhibición de documentos electrónicos de>soluciones>).

  3. Cree un caso y una consulta de búsqueda . Una consulta de búsqueda busca contenido local, como correo electrónico, documentos y conversaciones de mensajería instantánea.

    Al crear una consulta de búsqueda, escriba los orígenes de datos que tienen datos de Copilot.

  4. Los datos devueltos son las indicaciones y respuestas de Copilot. Puede revisar y exportar esta información. Si los datos contienen información confidencial, también puede eliminarla.

Para más información, consulte Búsqueda de interacciones de Copilot en eDiscovery.

Recursos técnicos y de implementación disponibles

  • Las organizaciones con un número mínimo de licencias de Copilot son aptas para una inversión conjunta de Microsoft en la implementación y adopción a través de asociados de Microsoft aptos.

    Para obtener más información, consulte Microsoft 365 Copilot Directorio de partners.

  • Los clientes aptos pueden solicitar asistencia técnica y de implementación de Microsoft FastTrack. FastTrack proporciona instrucciones y recursos para ayudarle a planear, implementar y adoptar Microsoft 365.

    Para más información, consulte FastTrack para Microsoft 365.

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