Microsoft 365 Copilot con SharePoint
Copilot y SharePoint
Su organización se prepara para habilitar Microsoft 365 Copilot, una herramienta de productividad basada en inteligencia artificial que mejora la creatividad, la productividad y las aptitudes en tiempo real. Como administrador de SharePoint, es fundamental gobernar los datos de SharePoint de su organización correctamente para asegurarse de que los resultados de Copilot son adecuados, precisos y conformes. Comprender la importancia de la gobernanza del contenido en SharePoint para Copilot comienza con el conocimiento del funcionamiento de Copilot a través de tres componentes:
- Modelos de lenguaje grandes (LLM)
- Las aplicaciones de productividad de Microsoft 365 que se usan todos los días, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y otros.
- Contenido en Microsoft Graphs
El contenido de Microsoft Graph incluye correos electrónicos, archivos, reuniones, chats, calendarios y contactos. Una parte significativa de ellos se almacena como archivos de SharePoint. Al compartir documentos con otros usuarios, estos documentos se convierten en datos almacenados en sitios de SharePoint, bibliotecas de documentos y OneDrive. Estos documentos pueden ser: Word documento compartido por sus compañeros, una presentación que está trabajando con su equipo, grabaciones de reuniones, notas del proyecto que creó en Loop y OneNote, etc. Cuando un usuario realiza una solicitud a Copilot, procesa la solicitud mediante modelos de lenguaje grande (LLM). A continuación, genera una respuesta con LLM aprovechando el contenido de Microsoft Graph y el contenido web (opcional).
Microsoft 365 Copilot solo expone los datos de la organización a los que los usuarios individuales tienen al menos permisos de visualización. Es importante usar los modelos de permisos en SharePoint para garantizar que los usuarios o grupos adecuados tengan el acceso adecuado al contenido adecuado dentro de su organización. Para prepararse para la adopción Microsoft 365 Copilot de su organización, hay algunos pasos muy recomendados que puede realizar con SharePoint y OneDrive mediante la administración avanzada de SharePoint. Además, como administrador de SharePoint, estos son algunos pasos que puede seguir con la configuración normal de SharePoint para preparar la organización para Microsoft 365 Copilot:
Paso 1: Optimizar la búsqueda en SharePoint
✅ Optimización del contenido de SharePoint para la búsqueda
Como se mencionó anteriormente, cuando un usuario realiza una solicitud a Copilot, procesa la solicitud y, a continuación, genera una respuesta con LLM. Copilot aprovecha el contenido de Microsoft Graph y el contenido web (opcional). ¿Cómo obtiene Copilot contenido de SharePoint? Es la misma manera cuando un usuario busca contenido a través de La búsqueda de SharePoint.
Para sacar el máximo partido a Copilot y obtener los mejores resultados, optimice el contenido de SharePoint para la búsqueda:
- Asegúrese de que se encuentra el contenido.
- Asegúrese de que los resultados de la búsqueda tienen un aspecto excelente
- Planear el contenido
Paso 2: Impedir el uso compartido excesivo y controlar el acceso con SharePoint y OneDrive
Para evitar el uso compartido excesivo y controlar el acceso con SharePoint y OneDrive, hay algunos pasos muy recomendados que puede realizar con SharePoint y OneDrive. Además, puede usar algunas características integradas de SharePoint para reducir el uso compartido excesivo y comprobar los permisos y el acceso al sitio en el Centro de administración de SharePoint.
Para empezar, puede hacer lo siguiente:
✅ Reducción del uso compartido accidental con la configuración de uso compartido de SharePoint
Para minimizar el uso compartido accidental de contenido con los resultados de Copilot, implemente la configuración de uso compartido en los niveles de organización y sitio:
En el nivel de organización:
Actualice la configuración de uso compartido para SharePoint y OneDrive para el inquilino desde el uso compartido en toda la organización a vínculos de personas específicos.
Considere la posibilidad de ocultar permisos de ámbito amplio a los usuarios finales. Por ejemplo, use el cmdlet de PowerShell de SharePoint
Set-SPOTenantpara ocultar "Todos excepto los usuarios externos" en el control selector de Personas para que los usuarios finales no puedan usarlo.Use Restricted SharePoint Search (RSS) para restringir temporalmente los resultados de Copilot hasta 100 sitios de SharePoint seleccionados. Los sitios secundarios de los sitios centrales no se cuentan para el límite de 100.
RSS le proporciona tiempo para revisar & permisos de sitio de auditoría. Solo se debe usar como una solución temporal para dar a su organización tiempo para adoptar Copilot.
En el nivel de sitio:
- Instruya a los administradores del sitio en los controles de nivel de sitio que pueden usar para restringir el uso compartido de miembros.
- Asegúrese de que los propietarios del sitio reciban una solicitud para acceder al sitio.
- Cambie la configuración de uso compartido externo de OneDrive de un usuario. Cuando un usuario guarda un archivo en OneDrive, se encuentra en el almacenamiento personal del usuario final. El usuario tiene control total sobre el archivo y puede compartirlo con otros usuarios. Para garantizar la seguridad de los datos, revise las características de uso compartido de OneDrive.
✅ Comprobación de permisos y acceso al sitio en el Centro de administración de SharePoint
Para asegurarse de que los datos son seguros, revise los permisos y el acceso al sitio de SharePoint. Priorice los sitios que contienen información confidencial.
En el Centro de administración de SharePoint, vea Sitios> activos seleccionar una configuración de edición>de sitio>.
Privado significa que solo los usuarios de su organización con acceso al sitio pueden encontrarlo. Público (valor predeterminado) significa que cualquier persona de su organización puede encontrar el sitio y acceder a su contenido.
En la pestaña Pertenencia , revise el acceso a los propietarios, miembros y visitantes del sitio. Asegúrese de que solo los usuarios necesarios tengan acceso al sitio.
Importante
En este artículo se presenta principalmente el uso de la configuración integrada de SharePoint para reducir el uso compartido excesivo y comprobar los permisos y el acceso al sitio. Para mejorar aún más la gobernanza de los datos de su organización con eficacia y a escala, considere la posibilidad de usar la administración avanzada de SharePoint para supervisar y administrar los datos de SharePoint de su organización.