Creación de una directiva de propiedad de sitio de SharePoint
La característica de administración del ciclo de vida del sitio de Microsoft SharePoint Premium - Administración avanzada de SharePoint le permite mejorar la gobernanza del sitio mediante directivas automatizadas configuradas en el Centro de administración de SharePoint.
Las directivas de propiedad del sitio forman parte de la administración del ciclo de vida del sitio y ayudan a administrar eficazmente la propiedad de los sitios de SharePoint en su organización. Asegurarse de que cada sitio tiene propietarios responsables y responsables de su contenido, acceso y otros aspectos de la colaboración es importante para mantener su organización segura y conforme. Con la escala, a los administradores de SharePoint y a otros usuarios les resulta difícil realizar un seguimiento de la propiedad del sitio y realizar los pasos necesarios para identificar los casos en los que los nuevos propietarios deben identificarse o realizar las acciones necesarias.
Las directivas de propiedad del sitio ayudan a resolver este problema, ya que le permiten configurar las directivas de propiedad de su organización y ejecutarlas cada mes para identificar los sitios que no cumplen con ellos. También notifican a los usuarios pertinentes en consonancia con el comportamiento que configure para facilitar la incorporación de nuevos propietarios con una sobrecarga de administración mínima.
Requisitos
Para acceder a esta característica y usarla, su organización debe tener Microsoft SharePoint Premium: Administración avanzada de SharePoint.
Ámbito de las directivas de propiedad del sitio
Puede crear directivas diferentes con ámbitos diferentes en función de los requisitos de su organización.
Puede elegir los sitios que se van a limitar en la directiva en función de plantillas de sitio, orígenes de creación, etiquetas de confidencialidad e incluir sitios en directivas de retención y retención. Si desea excluir sitios específicos, puede agregar las direcciones URL de sitio de hasta 100 sitios en la sección Excluir sitios mientras configura la directiva.
Nota:
Los sitios de OneDrive, los sitios creados por los usuarios del sistema, los sitios de catálogo de aplicaciones, los sitios raíz, los sitios principales, los sitios de administración de inquilinos se excluyen de las directivas de propiedad del sitio.
Los sitios marcados como de solo lectura por las directivas de propiedad del sitio se detectarán y agregarán al informe si no son compatibles según las configuraciones de directiva. Todos los demás sitios bloqueados sin acceso o acceso de solo lectura se excluyen de las directivas de propiedad del sitio.
Criterios de propiedad
Las distintas organizaciones tienen necesidades diferentes. Las directivas de propiedad del sitio le permiten personalizar cómo se determina la propiedad al permitirle:
Elija quién se considera responsable de administrar un sitio en su organización: propietarios de sitios o administradores de sitios o ambos.
Defina el número mínimo de propietarios o administradores que debe tener un sitio, actualmente hasta 2.
La directiva identifica todos los sitios que no cumplen los criterios de propiedad configurados y genera el informe. Si la directiva está activa, se enviarán notificaciones por correo electrónico para sitios identificados.
Se recomienda elegir 2 como recuento mínimo de propietarios para que los sitios con un solo propietario se identifiquen y otro propietario se agregue inmediatamente. Tener más de un propietario del sitio puede ayudar a reducir el riesgo de que los sitios se vuelvan sin propietario.
Creación de una directiva de propiedad de sitio
Para crear una directiva de propiedad de sitio, vaya al Centro de administración de SharePoint.
Expanda Directivas y seleccione Administración del ciclo de vida del sitio.
Seleccione + Crear directiva y seleccione Siguiente.
Escriba los parámetros de ámbito de la directiva que determinen en qué sitios actuaría la directiva y seleccione Siguiente.
Defina los criterios de propiedad, a quién se le notificará si un sitio no cumple estos criterios y qué acción tomar si el sitio no cumple estos criterios durante tres meses. Seleccione Siguiente.
Asigne un nombre a la directiva, agregue una descripción (opcional) y seleccione un modo de directiva. Seleccione Finalizar.
Seleccione Listo. La directiva se ha creado y se puede ver y administrar seleccionando Directivas de propiedad del sitio en el panel Administración del ciclo de vida del sitio.
Reporting
Después de cada ejecución de la directiva configurada, puede ver un informe sobre los sitios que identifica.
En la página Directivas de propiedad del sitio , seleccione la directiva deseada en la lista.
El informe describe el número de sitios identificados como que no cumplen los criterios de propiedad, junto con el número de sitios que no tenían a nadie que notificar.
Seleccione Descargar informe para descargar el informe detallado en un formato de .csv. Este informe contiene los campos siguientes:
- Nombre del sitio
- URL
- Plantilla
- Etiqueta de confidencialidad
- Directiva de retención
- Propietarios o administradores mínimos configurados
- Número de propietarios del sitio
- Email dirección de los propietarios del sitio
- Número de administradores del sitio
- Email dirección de los administradores del sitio
- Administradores de propietarios o administradores anteriores
- Miembros activos
- Número total de notificaciones
- Estado de la acción de la directiva
- Acción realizada el (UTC)
- Fecha de la última actividad (UTC)
- Fecha de creación del sitio (UTC)
- Almacenamiento usado (GB)
Notificaciones
Las notificaciones solo se desencadenan si la directiva se ejecuta en modo activo.
Cada directiva se ejecuta cada mes para identificar sitios no conformes. Email notificaciones se envían al conjunto configurado de destinatarios según la directiva.
Los destinatarios potenciales de estas notificaciones por correo electrónico, si están configuradas en la directiva, son:
Propietarios de sitios actuales: Si el número mínimo de propietarios o administradores se establece en 2 y el sitio tiene un propietario de sitio existente, recibe una notificación por correo electrónico en la que se le pide que agregue otro propietario.
Administradores de sitio actuales: Si el número mínimo de propietarios o administradores se establece en 2 y el sitio tiene un administrador de sitio existente, recibe una notificación por correo electrónico en la que se le pide que agregue otro propietario.
Administradores de propietarios o administradores anteriores: Si un propietario o administrador de un sitio deja la organización, se informa a sus administradores de que el sitio necesita un propietario para una administración eficaz. Si los administradores son miembros de un sitio, pueden aceptar la propiedad. Si son visitantes o no tienen acceso al sitio, pueden coordinarse con los administradores de SharePoint para encontrar al siguiente mejor propietario.
A medida que los detalles de un usuario se eliminan del sistema 30 días después de salir de la organización, los administradores solo pueden recibir una notificación sobre el sitio.
Si la directiva se ejecuta después de 30 días desde que un usuario abandona la organización, la información del administrador no estará disponible y no se podrán enviar notificaciones.
Miembros del sitio activo: En función de la configuración de directiva, los correos electrónicos se envían a los miembros más activos de un sitio para aceptar la propiedad. La actividad se determina en función del número de modificaciones, adiciones y eliminaciones que realizan los miembros del sitio en los documentos ubicados en un sitio.
Nota:
Si un sitio no tiene a nadie que recibir una notificación según los destinatarios de correo electrónico proporcionados durante la configuración de la directiva, el recuento se proporciona en el resumen. Puede evaluar los sitios y determinar el siguiente curso de acción.
Acciones
Si un sitio se identifica como que no cumple los criterios de propiedad durante tres meses consecutivos, se realiza una de las siguientes acciones en función de lo que esté configurado:
No haga nada: no hay ningún cambio en el acceso, pero las notificaciones posteriores se pausan y se reanudarán después de tres meses.
Establecer el acceso a solo lectura: los miembros del sitio y los visitantes pueden ver contenido, pero ya no realizar modificaciones. No se envían más notificaciones.
- Si se elige la opción y no se puede notificar a nadie durante los tres meses, el sitio sigue teniendo su acceso establecido en solo lectura.
Modo de solo lectura
Una directiva de propiedad de sitio configurada con la acción de aplicación de solo lectura envía notificaciones adicionales para informar a los destinatarios cuando no hay respuesta.
Se envía una notificación cuando el sitio entra en modo de solo lectura.
Una vez que el sitio está en modo de solo lectura, se agrega un banner al sitio para que los usuarios identifiquen esto.
Para quitar un sitio del modo de solo lectura en el Centro de administración de SharePoint, vaya a la página Sitios activos , seleccione el sitio y, a continuación, seleccione Desbloquear en el panel de página del sitio.
Los propietarios del sitio no pueden quitar un sitio del modo de solo lectura y deben ponerse en contacto con el administrador de inquilinos para quitar el modo de solo lectura.