Microsoft SharePoint Premium: Introducción a la administración avanzada de SharePoint
Microsoft SharePoint Premium: Administración avanzada de SharePoint es un complemento esencial para Microsoft 365 que proporciona a los administradores de TI un potente conjunto de herramientas para reforzar la gobernanza del contenido a lo largo del recorrido de la implementación Microsoft Copilot.
Tanto si se está preparando la implementación de Copilot como si se administra el contenido después de la implementación, esta solución ofrece funcionalidades para:
- evitar la expansión del contenido,
- simplificar la administración de acceso para sitios de SharePoint y OneDrive, y
- analizar patrones de uso a través de informes completos.
Se recomienda usar las características de administración avanzada de SharePoint junto con nuestros procedimientos recomendados para Microsoft 365 Copilot para reducir el riesgo de uso compartido excesivo, controlar la expansión del contenido y administrar el ciclo de vida del contenido.
Las características de administración avanzada de SharePoint las administran los administradores de TI con acceso al Centro de administración de SharePoint. Algunos propietarios del sitio pueden usar algunas características.
Administración avanzada de SharePoint le ayuda a identificar, administrar y resolver problemas comunes de gobernanza de contenido, como:
Administración de la expansión de contenido
¿Qué es la expansión de contenido? La expansión del contenido se produce cuando el contenido digital se acumula sin una administración adecuada en varias ubicaciones de almacenamiento de una organización. Esto provoca dificultades para acceder a la información, mayores gastos de almacenamiento, vulnerabilidades de seguridad y complejidades de cumplimiento. Para abordar la expansión del contenido, implemente estrategias de gobernanza y use herramientas que centralicen el control, optimicen la eficiencia del almacenamiento y mantengan prácticas seguras de administración de datos.
Directiva de propiedad del sitio
La característica de administración del ciclo de vida del sitio de Microsoft SharePoint Premium - Administración avanzada de SharePoint le permite mejorar la gobernanza del sitio mediante directivas automatizadas configuradas en el Centro de administración de SharePoint.
Las directivas de propiedad del sitio forman parte de la administración del ciclo de vida del sitio y ayudan a administrar eficazmente la propiedad de los sitios de SharePoint en su organización.
Conclusiones de IA
La característica de información de inteligencia artificial para Administración avanzada de SharePoint usa un modelo de lenguaje para identificar patrones y posibles problemas de informes y recibir recomendaciones accionables para resolver problemas.
Puede encontrar el botón Obtener información de inteligencia artificial junto a varios informes en el Centro de administración de SharePoint. Una vez seleccionada, la característica AI Insights extrae patrones del informe y ofrece una lista de posibles acciones.
Directiva de sitios inactivos
Puede ejecutar directivas automatizadas basadas en reglas para administrar y reducir sitios inactivos con la característica de directiva de sitios de SharePoint inactivos de Administración avanzada de SharePoint.
La directiva de sitios inactivos combate la expansión del contenido mediante la identificación y administración automática de sitios de SharePoint inactivos. Funciona mediante la definición de criterios de inactividad, como la falta de actualizaciones o la actividad del usuario durante un período establecido. Una vez identificados, los propietarios del sitio reciben notificaciones por correo electrónico para confirmar el estado activo o inactivo del sitio.
Administración del ciclo de vida del contenido
Puede administrar el ciclo de vida del contenido de los sitios de SharePoint y OneDrive con características de administración avanzada de SharePoint que simplifican la creación, la organización y la retención de contenido mediante flujos de trabajo automatizados, informes detallados y una configuración de cumplimiento sólida.
La administración eficaz del ciclo de vida no solo garantiza una gobernanza simplificada y una colaboración mejorada, sino que también optimiza el almacenamiento, mantiene la integridad de los datos y admite el cumplimiento normativo y, en última instancia, mejora la eficiencia y la seguridad.
Informes del historial de cambios del sitio
La característica Informe del historial de cambios del sitio le permite crear informes de historial de cambios en el Centro de administración de SharePoint para revisar los cambios realizados en las propiedades del sitio de SharePoint en los últimos 180 días. Cree hasta cinco informes para un intervalo de fechas determinado y filtre por sitios y usuarios. Puede descargar el informe como un archivo .csv para ver los cambios en la propiedad del sitio.
Acciones recientes del sitio
La directiva acciones de administración recientes de SharePoint le permite revisar y supervisar los últimos 30 cambios realizados en las propiedades de un sitio de SharePoint en los últimos 30 días en el Centro de administración de SharePoint. Esta característica solo muestra los cambios realizados por usted y no por otros administradores.
Administración de permisos y acceso
Copilot aprovecha los datos almacenados en sitios de SharePoint y OneDrive para proporcionar información y automatizar tareas en toda la organización. Los datos confidenciales del contenido de los sitios de SharePoint y OneDrive pueden rellenarse en la información generada por Copilot, lo que supone riesgos de seguridad y privacidad.
Administración avanzada de SharePoint garantiza que estos datos se administran y acceden de forma segura solo a usuarios autorizados o grupos de seguridad, manteniendo la integridad y seguridad de la información generada por Copilot.
Al evitar el uso compartido excesivo y administrar el acceso de forma eficaz, puede asegurarse de que las características de colaboración de Copilot están optimizadas. Esto conduce a un uso más eficiente y seguro de Copilot en toda la organización.
Antes de habilitar Copilot para su organización e inquilino, puede establecer directivas de forma proactiva para restringir el acceso a los sitios y administrar la detección de contenido durante la búsqueda de Copilot y en todo el inquilino.
Bloquear la directiva de descarga para sitios de SharePoint y OneDrive
Bloquear la directiva de descarga para sitios de SharePoint y OneDrive Puede bloquear la descarga de archivos desde sitios de SharePoint o OneDrive sin necesidad de usar Microsoft Entra directivas de acceso condicional. Los usuarios tienen acceso solo al explorador sin la capacidad de descargar, imprimir o sincronizar archivos. Tampoco podrán acceder al contenido a través de aplicaciones, incluidas las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office.
Los informes de gobernanza del acceso a datos le permiten ver informes que identifican sitios que contienen contenido potencialmente sobrecompartido o confidencial. Puede usar estos informes para evaluar y aplicar las directivas de seguridad y cumplimiento adecuadas.
Informes de información de aplicaciones empresariales
App Insights es una característica de administración avanzada de SharePoint que le permite obtener información sobre las distintas aplicaciones que no son de Microsoft registradas en su Centro de administración Microsoft Entra y cómo acceden al contenido de SharePoint. Este informe puede ayudarle a mantener y proteger la integridad del contenido.
Revisiones de acceso al sitio
La característica de revisión de acceso al sitio en el Centro de administración de SharePoint le permite delegar el proceso de revisión de los informes de gobernanza del acceso a datos a los propietarios del sitio de sitios sobres compartidos.
La revisión del acceso al sitio implica a los propietarios del sitio en el proceso de revisión para que puedan abordar la preocupación de los sitios sobres compartidos identificados en los informes de gobernanza del acceso a datos.
Administración de la gobernanza del acceso a datos a través de PowerShell
Aunque la gobernanza del acceso a datos está disponible en el portal del Centro de administración de SharePoint, las organizaciones grandes suelen buscar compatibilidad con PowerShell para administrar la escala mediante scripting y automatización.
En este documento se describen todos los comandos de PowerShell adecuados disponibles a través del módulo de PowerShell de SharePoint Online para administrar informes desde la gobernanza del acceso a datos.
Directiva de acceso condicional para sitios de SharePoint y OneDrive
La directiva de acceso condicional para sitios de SharePoint y OneDrive le permite aplicar condiciones de acceso estrictas cuando los usuarios acceden a sitios de SharePoint. Los contextos de autenticación se pueden aplicar directamente a sitios o usarse con etiquetas de confidencialidad para conectar Microsoft Entra directivas de acceso condicional a sitios etiquetados.
Control de acceso restringido para SharePoint
Puede evitar que los sitios y el contenido se detecten en el nivel de sitio habilitando el control de acceso restringido para sitios de SharePoint. La restricción de acceso al sitio solo permite que los usuarios del grupo de seguridad especificado o del grupo de Microsoft 365 accedan al contenido. Esta directiva se puede usar con sitios conectados a grupos, conectados a Teams y no conectados a grupos de Microsoft 365.
Control de acceso restringido para OneDrive
Puede limitar el acceso al contenido compartido de OneDrive de un usuario solo a las personas de un grupo de seguridad con el control de acceso restringido para la directiva de OneDrive .
Una vez habilitada la directiva, cualquier persona que no esté en el grupo de seguridad designado no podrá acceder al contenido de ese OneDrive aunque se haya compartido previamente con ellos. Para impedir que los usuarios accedan a OneDrive como servicio, puede habilitar la característica Restringir el acceso al servicio OneDrive .
Licencias
Administración avanzada de SharePoint es una licencia por usuario. Para usar administración avanzada de SharePoint, debe tener una licencia para cada usuario de su organización. (No es necesario para los huéspedes). Los usuarios también deben tener licencia para SharePoint K, P1 o P2 a través de un conjunto de aplicaciones independiente o de Microsoft 365.
Puede comprar el complemento plan 1 de administración avanzada de SharePoint en el Centro de administración de Microsoft 365, a través de un proveedor de soluciones en la nube (CSP) o mediante la inscripción de licencias por volumen. Póngase en contacto con el administrador de cuentas de Microsoft para obtener más información.
Administración avanzada de SharePoint está disponible para clientes comerciales, del sector público comercial de WW, educación, caridad y GCC de EE. UU., GCC-High y DoD.
Administración avanzada de SharePoint es de 3 USD por usuario al mes para clientes comerciales. Para obtener más información sobre las licencias, póngase en contacto con el administrador de cuentas.
Los detalles de licencia de cada característica enumerada anteriormente se incluyen en esos artículos.
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