Jak používat pracovní postupy schvalování

Když je třeba, aby záznam, například nákupní doklad nebo zákaznickou kartu, někdo v organizaci schválil, odešlete v rámci pracovního postupu žádost o schválení. Podle toho, jak je pracovní postup nastaven, je pak příslušný schvalovatel upozorněn, že záznam vyžaduje jeho schválení.

Schvalovací pracovní postupy nastavíte na stránce Pracovní postup. Na stránce Nastavení uživatele pro schválení musíte také nastavit schvalovací uživatele, včetně všech relevantních limitů množství. Další informace naleznete v části Nastavení pracovních postupů schvalování.

Kromě pracovních postupů schvalování popsaných v tomto článku můžete provádět různé další úlohy pracovního postupu. Další informace najdete v části Použití pracovních postupů schvalování.

Základní schvalovací pracovní postupy pro nákupní doklady, prodejní doklady, platební deníky, zákaznické karty a karty položek jsou připraveny ke spuštění jako průvodci. Další informace získáte v tématu Příprava na podnikání.

Žádost o schválení záznamu

Následující úkol provádí schvalující uživatel.

1. Na stránce, která představuje záznam, vyberte akci Odeslat žádost o schválení.
2. Chcete-li zobrazit všechny své žádosti o schválení, vyberte ikonu , zadejte Záznamy žádostí o schválení a poté vyberte související odkaz.

Stav položky schválení se aktualizuje z Vytvořeno na Otevřeno. Stav záznamu, jako je nákupní faktura, se aktualizuje z Otevřeno na Čeká na schválení a zůstane uzamčen ke zpracování, dokud všichni schvalovatelé záznam neschválí.

Když záznam schválí všichni požadovaní schvalovatelé, stav se změní na Uvolněno. Poté můžete se záznamem dále pracovat.

Zrušení žádostí o schválení

Následující úkol provádí uživatel s oprávněními schvalovatele.

Zákazník může chtít změnit objednávku poté, co byla odeslána ke schválení. V takovém případě můžete proces schvalování zrušit, provést potřebné změny v objednávce a poté znovu požádat o schválení.

• Na stránce, která zobrazuje záznam, vyberte akci Zrušit žádost o schválení.

Když byla žádost o schválení zrušena, stav souvisejícího záznamu o schválení se změní na Zrušeno. Stav záznamu se aktualizuje z Čeká na schválení na Otevřeno. V tomto okamžiku může schvalovací proces začít znovu.

Schválení nebo odmítnutí žádostí o schválení

Následující úkol provádí uživatel s oprávněními schvalovatele.

Žádosti o schválení můžete zpracovat na stránce Žádosti o schválení, včetně schvalování více žádostí najednou. Případně můžete schválit jednotlivé záznamy výběrem odkazu v upozornění, které obdržíte.

1. Vyberte ikonu , přejděte na Žádost o schválení a pak vyberte související odkaz.
2. Vyberte jeden nebo více řádků záznamů, které chcete schválit nebo zamítnout.
3. Vyberte akci Schválit, Odmítnout nebo Pověřit.

Když je záznam schválen nebo zamítnut, stav schválení v poli Stav se změní na Schváleno nebo Zamítnuto v uvedeném pořadí.

Pokud je nastavena hierarchie schvalovatelů, stav záznamu je Čeká na schválení, dokud záznam neschválí všichni požadovaní schvalovatelé. Pak se stav záznamu změní na Vydáno.

Současně se stav schválení změní z Vytvořeno na Otevřeno, jakmile je vytvořena žádost o schválení záznamu. Pokud je žádost zamítnuta, stav schválení se změní na Zamítnuto. Stav zůstává Otevřeno nebo Zamítnuto dokud všichni schvalovatelé žádost neschválí.

Delegování žádostí o schválení

Následující úkol provádí uživatel s oprávněními schvalovatele.

Aby se zabránilo hromadění záznamů nebo jinému blokování pracovního postupu, může schvalovatel a správce schválení delegovat požadavek na schválení na náhradního schvalovatele. Náhradníkem může být buď určený náhradník, přímý schvalovatel nebo správce schválení, a to v tomto pořadí. Tuto funkci obvykle použijete, pokud schvalovatel není k dispozici nebo nemůže schválit žádosti před termínem plnění.

1. Vyberte ikonu , přejděte na Žádosti o schválení a pak vyberte související odkaz.
2. Vyberte jeden nebo více řádků žádostí o schválení, které chcete delegovat na náhradního schvalovatele, a poté vyberte akci Delegovat.

Náhradnímu schvalovateli je zasláno upozornění na schválení žádosti.

Správa opožděných žádostí o schválení

Následující úkol provádí uživatel s oprávněními schvalovatele.

V pravidelných intervalech budete muset uživatelům pracovního postupu schvalování připomínat opožděné žádosti o schválení; použijete k tomu funkci Odesílání oznámení o opožděném schválení.

Funkce Odesílání oznámení o zpožděném schválení kontroluje všechny otevřené žádosti o schválení, které jsou aktuálně po termínu plnění. Každý schvalovatel, který má alespoň jeden opožděný záznam o schválení, obdrží upozornění se seznamem všech svých opožděných žádostí o schválení. Upozornění je zasláno také jejich schvalovateli a všem žadatelům o schválení po lhůtě splatnosti. Toto poslední krok pomáhá, pokud musí být záznam opožděného schválení delegován na náhradníka.

1. Vyberte ikonu , přejděte na Opožděné žádosti o schválení a pak vyberte související odkaz.
2. Na stránce Opožděné žádosti o schválení vyberte akci Odesílat upozornění na zpožděné schválení.

Viz také

Použití pracovních postupů schvalování
Pracovní postup
Nastavení schvalovacích uživatelů
Prodej
Příchozí dokumenty
Nákup
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central