Došlé doklady

Externí obchodní doklady mohou přijít do vaší společnosti jako příloha e-mailu nebo papírová kopie, kterou naskenujete do souboru. Tento scénář je typický pro nákupy, kde takové soubory příchozích dokladů představují potvrzení o platbě za výdaje nebo malé nákupy.

Na stránce Příchozí doklady můžete pomocí různých funkcí kontrolovat výdajové doklady, spravovat úlohy OCR a převádět soubory příchozích dokladů ručně nebo automaticky na příslušné doklady nebo řádky deníku. Externí soubory lze připojit v kterékoli fázi procesu, včetně zaúčtovaných dokladů a výsledných záznamů dodavatele, zákazníka a hlavní knihy.

Scénář použití

Soubory nebo papírové kopie obdržené od vašich obchodních partnerů můžete zaregistrovat v Business Central a vytvořit záznam dokladu. Například nákupní nebo prodejní faktura, dobropis nebo řádek deníku.

Nahrajte přijaté soubory – nebo použijte fotoaparát zařízení k pořízení fotografie – a vytvořte položky, které budou reprezentovat externí doklady. Volitelně můžete u souborů PDF nebo obrázků nechat externí službu optického rozpoznávání znaků (OCR) vygenerovat elektronické doklady, které lze následně převést na záznamy v Business Central.

Poznámka

Funkci OCR poskytují externí poskytovatelé. Vyberte si balíček služeb, který je vhodný pro vaši organizaci a/nebo zemi/oblast. Najděte služby kompatibilní s Business Central a podrobnosti o dostupných funkcích na webu AppSource.microsoft.com.

Když například obdržíte od dodavatele fakturu ve formátu PDF, můžete ji odeslat do služby OCR ze stránky Příchozí doklady. Někteří poskytovatelé OCR také nabízejí možnost zpracování souborů předaných na vyhrazenou e-mailovou adresu, která pak automaticky vytvoří související záznam o příchozím dokladu. Po několika sekundách obdržíte soubor zpět od služby OCR jako elektronickou fakturu, kterou lze převést na nákupní fakturu pro dodavatele.

Tip

Vytvářejte záznamy příchozích dokumentů v Business Central přímo z e-mailů odeslaných dodavateli pomocí doplňku Outlook. Další informace najdete v části Použití Business Central jako podnikové schránky v Outlooku.

Funkce příchozího dokladu

Proces příchozího dokladu se může skládat z následujících hlavních aktivit:

• Zaznamenejte externí doklady v Business Central vytvořením řádků na stránce Příchozí doklady následujícími způsoby:
  • Ručně z počítače nebo z mobilního zařízení jedním z následujících způsobů:
    • Použijte tlačítko Vytvořit ze souboru, nahrajte soubor a poté vyplňte příslušná pole na stránce Příchozí doklad.
    • Použijte tlačítko Nový, vyplňte příslušná pole na stránce Příchozí doklad a ručně připojte příslušný soubor.
    • V tabletu nebo telefonu můžete pomocí tlačítka Vytvořit z fotoaparátu vytvořit nový záznam příchozího dokladu pomocí vestavěného fotoaparátu zařízení.
  • Automaticky tím, že obdržíte doklad od služby OCR jako elektronický doklad poté, co jste do služby OCR nahráli nebo odeslali e-mailem příslušný soubor PDF nebo soubor s obrázkem. Na stránce Příchozí doklad se automaticky vyplní záložka s náhledem Finanční informace.
• Pomocí externí služby OCR můžete soubory PDF nebo obrazové soubory převést na elektronické doklady, které lze převést na záznamy dokladů v Business Central.
• Vytvářejte nové doklady nebo řádky obecného deníku pro záznamy přijatých dokladů zadáváním informací tak, jak je čtete ze souborů přijatých dokladů.
• Připojte soubory příchozích dokladů k nákupním a prodejním dokladům jakéhokoli stavu, včetně záznamů dodavatele, zákazníka a hlavní knihy, které jsou výsledkem zaúčtování.
• Zobrazte záznamy o přijatých dokladech a jejich přílohy z libovolného nákupního a prodejního dokladu nebo záznamu nebo vyhledejte všechny záznamy hlavní knihy bez záznamů o přijatých dokladech na stránce Účtová osnova.

Poznámka

Soubory připojené ke kartám a dokladům na kartě Pžílohy nejsou zahrnuty na stránce Příchozí doklady. Další informace získáte v části Správa příloh, odkazů a poznámek ke kartám a dokladům.

Do	Viz
Nastavte funkci Příchozí doklady a nastavte službu OCR.	Nastavení příchozích dokladů
Vytvářejte záznamy příchozích dokladů ručně nebo automaticky například vyfocením papírové účtenky.	Vytvoření záznamů o příchozích dokladech
Pomocí služby OCR můžete převést soubory PDF a obrazové soubory na elektronické doklady, které lze převést například na nákupní faktury v Business Central. Trénujte službu OCR, aby se při příštím zpracování podobných dat vyvarovala chyb.	Použití OCR k přeměně souborů PDF a obrázků na elektronické dokumenty
Připojte nebo odeberte záznamy o přijatých dokladech k jakémukoli nezaúčtovanému prodejnímu nebo nákupnímu dokladu a k jakémukoli zákazníkovi, dodavateli nebo položce hlavní knihy z dokladu nebo položky.	Vytváření záznamů příchozích dokladů přímo z dokladů a záznamů
Na stránkách Účtová osnova a Záznamy v hlavní knize můžete pomocí funkce vyhledávání najít záznamy v hlavní knize pro zaúčtované doklady, které nemají záznamy o přijatých dokladech, a poté je centrálně propojit s existujícími záznamy nebo vytvořit nové s připojenými soubory dokladů.	Vyhledávání zaúčtovaných dokladů bez záznamů došlých dokladů
Získejte lepší přehled nastavením záznamů příchozích dokladů na Zpracované a odeberte je z výchozího zobrazení.	Správa mnoha záznamů příchozích dokladů

Viz také

Nákup
Úprava zaúčtovaných dokladů
Elektronická výměna dat
Business Central a integrace OneDrive pro firmy
Použití Business Central jako podnikové schránky v Outlooku
Odesílání dokladů a e-mailů
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central