在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄概觀

您可以使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 追蹤電子郵件、連絡人、工作和約會。 當您追蹤電子郵件、聯絡人、工作或約會記錄時，該記錄的複本會儲存為 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的活動，並且與 Outlook 記錄同步處理。 您就可以在 Dynamics 365 for Outlook 或 Customer Engagement 中檢視和編輯該記錄。 如果您同步行動裝置上的 Outlook，您也可以存取該裝置上的這些記錄。

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄是手動程序。 如此可讓您將私人 Outlook 記錄與 Dynamics 365 應用程式記錄分開處理。

小費

• 如果需要，可以設定選項自動追蹤電子郵件。 其他資訊：設定自動在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤收到的 Outlook 電子郵件的選項
• 如果您的組織透過伺服器端同步處理來同步處理電子郵件，您可以透過資料夾追蹤來追蹤電子郵件訊息。 資料夾追蹤是功能強大且直覺式的方法，幾乎可以從任何裝置直接追蹤電子郵件。 其他資訊：將 Outlook 電子郵件移至追蹤的 Exchange 資料夾加以追蹤。

使用 [追蹤] 按鈕與 [設定相關] 按鈕

若要在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄，請選取或點選您要追蹤之記錄的追蹤按鈕或設定相關按鈕。

您可以使用這兩個按鈕之一追蹤記錄，但是使用 設定相關 按鈕一律較佳。 當您使用設定相關按鈕時，可以連結電子郵件訊息、約會或工作至特定 Customer Engagement 記錄，例如客戶或商機，甚至是自訂記錄類型 (實體)。 有些組織也會使用 設定相關 按鈕追蹤專案。

使用追蹤窗格

追蹤記錄時，Dynamics 365 for Customer Engagement 窗格 (也稱為「追蹤窗格」) 會顯示在記錄最下方。 此窗格會顯示：

• 項目是否受追蹤

• 相關記錄 (如有設定)

• 連絡人的上層客戶記錄 (如有設定)

• 連結至電子郵件收件者的 Customer Engagement 記錄。 需要快速存取電子郵件收件者的 Customer Engagement 連絡人記錄或查看 Customer Engagement 中儲存的其他資訊時，就會非常有用。

• Customer Engagement 中識別記錄類型的相關記錄及符號

• 電子郵件訊息中的電子郵件地址、名稱或通訊群組清單是否為 Customer Engagement 記錄

  例如，下列螢幕截圖中顯示連結至 Adventure Works 帳戶的追蹤工作的追蹤窗格：

  

  您可以開啟相關記錄、連絡人的上層記錄，或直接從追蹤窗格開啟相關記錄。 追蹤窗格也包含 選項 按鈕，讓您可以快速存取個人追蹤選項。

Note

若您在未展開通訊群組清單的情況下追蹤電子郵件訊息，追蹤窗格會顯示通訊群組清單的名稱。 若要追蹤個別電子郵件地址，請先展開通訊群組清單。

追蹤記錄後之後能做什麼？

在追蹤記錄之後，您可以使用 Dynamics 365 for Outlook 功能區的按鈕執行下列工作。

若要執行此工作	選擇	適用於：
直接在 Customer Engagement 中開啟記錄		電子郵件、約會、連絡人和工作
新增記錄與所有可追蹤關係的 Customer Engagement 記錄之間的關係		電子郵件、約會、連絡人和工作
將記錄轉換成 Customer Engagement 商機、潛在客戶或案例		電子郵件、約會和工作
插入 Customer Engagement 範本		Email
插入 Customer Engagement 知識庫文章		Email
附加 Customer Engagement 銷售文宣		Email

提示

如果這些按鈕不能使用，表示標示要追蹤的記錄尚未同步。 如果您的組織使用伺服器端同步處理來同步處理電子郵件、約會、連絡人及工作，但尚未執行同步處理，就會發生此問題。 如果已啟用 在 Dynamics 365 應用程式中檢視 按鈕，記錄就已同步處理。 您也可以使用追蹤窗格 (如上所述) 判斷記錄是否同步處理。

其他有關追蹤記錄的事項

• 使用多台電腦。 您可以透過 Dynamics 365 for Outlook 使用多台電腦追蹤項目。 例如，您可以使用桌上型電腦和筆記型電腦。 不過只有一部電腦可以是同步處理電腦。 如果同步處理的電腦未連線至伺服器，則對同步處理的記錄所做的變更與更新將不會顯示在 Customer Engagement 中。 其他資訊：設定影響 Dynamics 365 應用程式與 Outlook 或 Exchange 之間追蹤及同步處理的個人選項

• 選擇要在本機儲存的資料。 在本機電腦上儲存的 Customer Engagement 資料是由線上同步處理篩選決定。 您可以編輯、停用或刪除這些篩選。 其他資訊：選擇要在 Dynamics 365 應用程式與 Outlook 或 Exchange 之間同步處理的記錄

• 刪除追蹤的記錄。 追蹤記錄時，在刪除記錄時會套用特殊規則。 其他資訊：刪除使用 Dynamics 365 for Outlook 追蹤的記錄

• 委派存取。 如果將存取權委派給您 Outlook 帳戶，該代理人即可代表您追蹤項目。 重新連線至 Customer Engagement 伺服器之後，這些項目才會再次與 Customer Engagement 進行同步處理。 其他資訊：允許他人管理您的郵件與行事曆

另請參閱

將 Outlook 電子郵件移至追蹤的 Exchange 資料夾加以追蹤
選擇 Dynamics 365 for Outlook 中的按鈕以追蹤 Outlook 電子郵件
在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤 Outlook 約會
在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤 Outlook 連絡人
在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤 Outlook 工作
刪除使用 Dynamics 365 for Outlook 追蹤的記錄
設定個人選項，影響 Dynamics 365 應用程式與 Outlook 或 Exchange 之間的追蹤及同步處理
有關同步處理 Microsoft Dynamics 365 應用程式和 Microsoft Outlook 之間記錄的常見問題集