設定自動在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤收到的 Outlook 電子郵件的選項
當您使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 追蹤電子郵件訊息時，電子郵件記錄的複本會儲存為 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的活動，並且與 Outlook 記錄同步處理。 其他資訊：在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄的概觀
追蹤電子郵件預設為手動程序，您必須必須針對想要追蹤的電子郵件訊息選擇追蹤按鈕或設定相關按鈕。手動追蹤為您提供了可讓您將個人電子郵件與客戶電子郵件分開處理的方式。 此外，您可以設定自動追蹤電子郵件訊息的選項。
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您可以使用 Exchange 資料夾追蹤做為自動追蹤訊息的替代方法。 有了資料夾追蹤，您幾乎可以直接從任何裝置追蹤訊息。 其他資訊：將 Outlook 電子郵件移至追蹤的 Exchange 資料夾加以追蹤
自動追蹤電子郵件訊息
在 Dynamics 365 for Outlook 中的 檔案 索引標籤中，選擇 Customer Engagement，然後選擇 選項。
在設定個人選項對話方塊的電子郵件索引標籤中，選擇選取 Dynamics 365 for Outlook 與 Dynamics 365 for Customer Engagement 的電子郵件整合方式區段中的檢查 Outlook 中的接收電子郵件，然後判斷是否應將電子郵件連結和儲存為 Dynamics 365 for Customer Engagement 記錄選項。
若要指定要追蹤所有的電子郵件訊息還是僅限某些類型，請在選取要在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中追蹤的電子郵件訊息區段的追蹤清單中，選取下列其中一個選項：
所有電子郵件訊息。 追蹤所有與 Customer Engagement 電子郵件訊息相關的電子郵件。 如果您選取此選項，Dynamics 365 應用程式將會追蹤垃圾郵件及業務往來內容，所以選取此選項時務必謹慎。
回覆 Customer Engagement 電子郵件的電子郵件訊息。 只有已追蹤的電子郵件訊息回覆或轉寄會儲存為電子郵件活動。 這是最常用的選項。
Dynamics 365 應用程式潛在客戶、連絡人及客戶的電子郵件訊息。 只有在電子郵件訊息是來自具有 Dynamics 365 for Customer Engagement 潛在客戶、連絡人或客戶記錄的人員時，才會追蹤電子郵件訊息。
來自啟用電子郵件功能之 Dynamics 365 for Customer Engagement 記錄的電子郵件訊息。 系統會追蹤所有包含電子郵件地址欄位之記錄類型 (包括自訂記錄類型) 的電子郵件訊息。
Note
Outlook 中 [寄件備份] 資料夾的電子郵件預設不會自動顯示為已於 Dynamics 365 中進行追蹤。 選擇性設定可用來自動追蹤 [寄件備份] 資料夾中的項目。 如果系統管理員啟用此設定，則會使用上述的個人選項來判斷已自動追蹤哪些已傳送的電子郵件。 如需詳細資訊，請參閱使用伺服器端同步處理來自動追蹤傳送的資料夾項目
Note
請記住，使用相同電子郵件地址以供追蹤之用的次數越多，該電子郵件地址的使用價值就越低，因為這會對應至許多記錄。
如果您希望自動從追蹤的電子郵件訊息建立合約或潛在客戶記錄，請在自動在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中建立記錄區段中選擇建立核取方塊，然後從清單中選擇連絡人或潛在客戶。 選取此核取方塊時，Dynamics 365 for Outlook 會嘗試比對收件者的電子郵件地址與 Customer Engagement 中的電子郵件地址。 如果找不到相符的記錄，則會自動建立連絡人或潛在客戶記錄。
Note
如果您沒有適當的安全性權限，則不會建立連絡人和潛在客戶記錄。 其他資訊：TechNet：安全性如何影響 Dynamics 365 應用程式與 Outlook 之間的同步處理
Note
多個自訂記錄類型可包含相同的電子郵件地址。 發生此情況時， Dynamics 365 for Customer Engagement 會將從此電子郵件地址收到的電子郵件訊息連結至其中一個自訂記錄類型。 例如，如果有電子郵件地址同樣為 someone@example.com 的兩個記錄類型 (病患和醫生)，則 Dynamics 365 for Customer Engagement 會將接收自 someone@example.com 的電子郵件訊息連結至患者或醫生記錄類型。 不過，將電子郵件訊息傳送至 someone@example.com 會將電子郵件訊息同時連結至病患記錄類型與醫生記錄類型。
請參閱
在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄概觀
有關同步處理 Microsoft Dynamics 365 應用程式和 Microsoft Outlook 之間記錄的常見問題集