選擇 Dynamics 365 for Outlook 中的按鈕以追蹤 Outlook 電子郵件

若要發揮 Dynamics 365 for Customer Engagement 的最大功能，追蹤所有客戶互動十分重要，而電子郵件通訊是必須掌握的關鍵要素。 透過在 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 中「追蹤」Outlook 電子郵件通訊，建立這些通訊的集中儲存庫。 當您在 Dynamics 365 for Outlook 中電子郵件訊息時，該電子郵件會在 Customer Engagement 中儲存為活動記錄。 然後您或任何可存取活動記錄的使用者就可以在 Customer Engagement、Dynamics 365 for Outlook 或行動裝置中，檢視該電子郵件以及所有其他客戶活動。

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤電子郵件是手動程序。 如此可讓您將個人電子郵件與客戶電子郵件分開處理。 您也可以設定自動追蹤電子郵件訊息的選項。 其他資訊：設定自動在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤收到的 Outlook 電子郵件的選項

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如果您的組織透過伺服器端同步處理進行電子郵件同步處理，您可以將電子郵件拖曳至追蹤資料夾，讓系統自動追蹤電子郵件。 資料夾等級追蹤是功能強大且直覺式的方法，幾乎可以從任何裝置直接追蹤電子郵件訊息。 其他資訊：將 Outlook 電子郵件移至追蹤的 Exchange 資料夾加以追蹤

追蹤電子郵件訊息的需求

若要在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤電子郵件，Outlook 電子郵件地址必須與 Customer Engagement 電子郵件地址相符。 您無法在多個電子郵件地址之間進行同步處理。

哪些活動與電子郵件活動相關聯？

根據預設，當您追蹤電子郵件訊息時，Dynamics 365 for Outlook 會使用 Customer Engagement 通訊錄將該訊息連結至收件者、寄件者和密件副本行中的 Customer Engagement 連絡人。 您對應可以將電子郵件訊息連結至更確切的記錄，例如特定客戶、商機或案例。 最好盡可能將訊息連結至較特定的記錄。 這會讓您更輕鬆找到記錄。

追蹤電子郵件訊息

1. 在 Dynamics 365 for Outlook 中，選取要追蹤的電子郵件訊息

2. 執行下列其中一項：

   • 若要追蹤電子郵件訊息，但不將它連結至 Customer Engagement 中的特定記錄，請在首頁索引標籤上的 Customer Engagement 群組中選取追蹤。

     -或-

   • 若要追蹤電子郵件訊息並將它連結至 Customer Engagement 中的特定記錄，請在首頁索引標籤上的 Customer Engagement 群組中選取設定相關、選取 其他，然後在查找記錄對話方塊中搜尋記錄。 找到您要的記錄後，選取 新增。

     當您選取追蹤按鈕或設定相關按鈕時，Customer Engagement 的 Dynamics 365 窗格 (也稱為「追蹤窗格」) 就會出現在電子郵件記錄的底部。 此窗格會顯示已追蹤記錄，並提供相關記錄的連結。 如果您設定「相關」記錄，追蹤窗格還會提供該記錄的連結。 其他資訊：在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄的概觀

     您也可以在查看 Outlook 資料夾，了解是否已追蹤某個記錄。 您會在任何已追蹤的記錄旁邊看見已在 Dynamics 365 應用程式中追蹤符號 。

3. 若要修改 Customer Engagement 活動記錄 (例如，若要變更關於記錄)，請開啟 Outlook 中的電子郵件訊息，然後在 Customer Engagement 群組中選取在 Dynamics 365應用程式中檢視。

我還需要知道哪些有關追蹤電子郵件記錄的其他事項？

• Customer Engagement 通訊錄。 安裝 Dynamics 365 for Outlook 時會自動安裝該通訊錄。 這樣就可以在您建立電子郵件訊息或約會時，從其收件者欄位搜尋 Customer Engagement 連絡人。 根據預設，Dynamics 365 for Outlook 僅搜尋您所負責的連絡人。 您可以設定個人選項來擴大此搜尋的範圍。 其他資訊：設定 Dynamics 365 for Outlook 的通訊錄選項

• 離線作業。 您在離線時追蹤的電子郵件訊息，會在您重新連線時儲存為活動。 其他資訊：離線使用 Dynamics 365 for Outlook

• 回覆追蹤的訊息。 您可以設定是否也追蹤已追蹤訊息的回覆。 其他資訊：設定影響 Dynamics 365 應用程式與 Outlook 或 Exchange 之間追蹤及同步處理的個人選項

• 編輯追蹤的電子郵件訊息。 傳送電子郵件訊息之後，您無法加以編輯，但是您可以設定或變更其相關記錄。

• 附件。 任何有權限檢視您的活動的使用者都可以存取任何追蹤的電子郵件。 如果電子郵件含有附件，該附件會包含在活動中。 如果您不想讓附件可供存取，請從電子郵件活動中刪除。

  如果訊息包含具有特定檔案類型的附件 (如 .exe 檔案)，則系統管理員可以禁止該訊息的儲存。 任何儲存在預設 Microsoft Exchange 位置以外地方的訊息都無法加以連結。

請參閱

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄概觀
刪除使用 Dynamics 365 for Outlook 追蹤的記錄
設定個人選項，影響 Dynamics 365 應用程式與 Outlook 或 Exchange 之間的追蹤及同步處理
建立電子郵件的範本有關同步處理 Microsoft Dynamics 365 應用程式和 Microsoft Outlook 之間記錄的常見問題集