在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤 Outlook 工作

當您在 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 中追蹤工作時，該工作記錄的複本會儲存為 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的活動，並與 Outlook 記錄同步處理。 您可以接著在 Dynamics 365 for Outlook 或 Customer Engagement 中處理工作。 如果您同步行動裝置上的 Outlook，也可以存取該裝置上的工作記錄。

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤工作是手動程序。 這可讓您將個人工作與 Customer Engagement 工作分開處理。 不過，工作會自動從 Customer Engagement 同步處理至 Dynamics 365 for Outlook。 您可以使用 Dynamics 365 for Outlook 來檢視任何您所擁有已在 Customer Engagement 中建立的工作記錄。

重要

若要在 Dynamics 365 for Outlook 與 Customer Engagement 之間同步處理工作，您的 Outlook 電子郵件地址必須與您的 Customer Engagement 電子郵件地址相符。 您無法在多個電子郵件地址之間進行同步處理。

追蹤工作

1. 在 Dynamics 365 for Outlook 中建立工作，或開啟現有工作。

   • 若要建立工作，請在導覽列上按一下 工作，然後按一下 新工作。

   • 若要開啟現有工作，請在導覽列上按一下 工作，然後按兩下工作將它開啟。

2. 在 工作 對話方塊中，如果是新工作，請在 主旨 方塊中輸入主旨。 如果是現有工作，主旨 方塊中已填入內容。

   

3. 如果您還未填入其他欄位，例如 開始日期、到期日 及 優先順序，請填入這些欄位。

   Note

   在 Outlook 中建立工作時，系統將提醒時間指派給工作。 提醒資訊不會從 Outlook 同步處理至 Customer Engagement。 不過，當工作的到期日時間已在 Customer Engagement 中設定時，這將會同步處理至 Outlook 中的提醒時間。

   如果 Outlook 中有開始日期值卻沒有到期日值，只要您直接在 Outlook 中變更開始日期，到期日值就會自動設定為開始日期值。 同樣地，如果 Customer Engagement 中有開始日期值卻沒有到期日值，則到期日值會自動設定為開始日期值。 這些變更是分別由 Outlook 或 Customer Engagement 控制。 它們與同步處理或同步處理方向不相關。

4. 如果要將工作設為週期性工作，請按一下 週期，然後指定工作發生的頻率。

5. 若要追蹤工作，請執行下列其中一項動作：

   • 若要追蹤工作記錄，但不將其連結至 Dynamics 365 for Customer Engagement 應用程式中的特定記錄，請在工作索引標籤的 Customer Engagement 群組中按一下追蹤。

     Note

     若要將工作記錄當做通話、信件或傳真追蹤，請按一下 追蹤 按鈕上的向下箭頭，然後選取適當的項目。 它將會在您的 [活動] 清單上顯示為通話、信件或傳真。

     -或-

   • 若要追蹤工作並將其連結至特定 Customer Engagement 記錄 (例如，特定商機或案例)，請在 工作索引標籤的 Customer Engagement 群組中按一下設定相關、按一下 其他，然後在 查詢記錄 對話方塊中搜尋記錄。 找到您要的記錄後，按一下 新增。

     當您按一下追蹤按鈕或設定相關按鈕時，Dynamics 365 for Customer Engagement 窗格 (也稱為「追蹤窗格」) 會出現在工作記錄的底部。 此窗格會顯示已追蹤記錄，並提供相關記錄的連結。 如果您設定 [相關] 值，Dynamics 365 for Outlook 還會提供 [相關] 記錄的連結。 深入了解追蹤的運作方式。

6. 若要儲存工作，請按一下 動作 按鈕上的向下箭頭，然後按一下 儲存後關閉。

   Dynamics 365 for Outlook 將人員符號 新增至工作來表示已追蹤該工作。

   注意

   如果您要停止追蹤工作，請開啟工作記錄，然後在工作索引標籤的 Customer Engagement 群組中按一下取消追蹤。 最好一次取消追蹤一個項目。

指派工作

如果您使用 Microsoft Dynamics CRM 2015 for Outlook 或更新版本，也可以追蹤指派的工作 (如果您的系統管理員已啟用此功能)。 進一步了解啟用追蹤指派的工作

您必須是工作的負責人才能追蹤工作。 您會擁有您建立的工作，直到您將工作指派給其他人為止。 在指派工作之後，您指派給人員擁有工作。 工作處於追蹤狀態時，工作負責人可以在 Dynamics 365 for Outlook 或 Customer Engagement 中處理該工作。 指派工作的人可以使用這兩種工具之一追蹤工作進度。

當工作負責人更新工作時，工作的所有複本都會更新，包括先前負責人擁有的複本在內。 當工作負責人完成工作時，狀態報表會自動傳送給原本指派工作的人、所有其他先前的負責人，以及要求報表的任何人。

Note

追蹤指派的工作時會受到下列限制：

• 您無法將工作指派給另一個組織中的人。
  • 在 Dynamics 365 for Outlook 中處於離線模式時，無法追蹤指派的工作。
  • 您無法追蹤週期性工作。

指派工作

1. 依照先前程序所述建立工作或開啟現有工作。

2. 在 工作 索引標籤的 管理工作 群組中，按一下 指派工作。

   

3. 在 工作 對話方塊的 收件者 方塊中，輸入要指派工作的目標人員名稱或電子郵件地址。 若要從清單中選取，請按一下 收件者 按鈕。

   

   注意

   您無法追蹤指派給多個人的工作。

4. 同時選取 在工作清單中保留此工作的更新複本 核取方塊和 當這個工作完成時，傳送一份狀態報告給我 核取方塊。

   重要

   您必須同時選取這兩個核取方塊才能追蹤指派的工作。

5. 如果您想要在指派工作之前先追蹤該工作，請依照本主題前面所述，按一下 追蹤 按鈕或 設定相關 按鈕。

   Note

   若是指派的工作，您必須具體追蹤工作記錄做為工作。 您無法藉由從 追蹤 按鈕上的下拉式清單選取它，將它當做通話、信件或傳真追蹤。

6. 當您準備好指派工作時，請按一下 傳送。

   當您按一下 傳送 時，記錄的擁有權就會傳遞給您指派工作的目標人員。 如果接到指派工作的人員拒絕該工作，您將會收到拒絕的工作訊息。 若要收回擁有權，請開啟訊息並按一下 返回工作清單。 收回擁有權之後，您可以將工作指派給其他人。

接受、拒絕或重新指派您收到的指派工作

1. 若某人在 Dynamics 365 for Outlook 中指派工作給您，您有三個選項：

   • 在 工作 索引標籤的 回應 群組中，按一下 接受。 如果您接受工作，就會成為工作的負責人。

   • 在 工作 索引標籤的 回應 群組中，按一下 拒絕。 如果您拒絕工作，工作的擁有權就會傳送回指派工作給您的人。

   • 在 工作 索引標籤的 管理工作 群組中，按一下 指派工作。 如果您重新指派工作，工作的擁有權就會傳送給收到您所指派工作的人。

     重要

     Dynamics 365 for Outlook 無法追蹤指派的工作。 如果工作已追蹤，而您將工作重新指派，則會取消追蹤該工作，並且從 Dynamics 365 應用程式中刪除。

     您無法藉由轉寄的方式重新指派工作。

2. 若要在接受工作之後追蹤該工作，請依照本主題前面所述，按一下 追蹤 按鈕或 設定相關 按鈕。

   Note

   若是指派的工作，您必須將工作具體做為工作追蹤。 您無法藉由選取 追蹤 按鈕上的向下箭頭，將工作記錄當做通話、信件或傳真追蹤。

傳送關於工作指派的狀態報表

1. 開啟工作。

2. 確認 狀態 和 % 完成 是最新的。

3. 在 工作 索引標籤的 管理工作 群組中，按一下 傳送狀態報表。

4. 在 收件者 或 副本 方塊中，輸入要傳送狀態報表的目標人員名稱或電子郵件地址。

5. 在本文中，輸入要包含在狀態報表中的任何資訊。

6. 按一下 傳送。

追蹤您所指派工作的進度

• 若要追蹤您所指派工作的進度，請在指派工作時，選取下列兩個核取方塊的其中一個或兩個都選取：

  

• 若要檢視指派給其他人的工作：

  1. 移至 工作。

  2. 在 檢視 索引標籤的 目前檢視 群組中，按一下 變更檢視 按鈕，然後按一下 已指派。

• 若要檢視接收所指派工作的更新複本的人員清單：

  1. 開啟指派的工作。

  2. 在 工作 索引標籤的 顯示 群組中，按一下 詳細資料，然後檢閱 更新清單 方塊中的名稱。

請參閱

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄概觀
有關同步處理 Microsoft Dynamics 365 應用程式和 Microsoft Outlook 之間記錄的常見問題集