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在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤 Outlook 連絡人

  • 發行項

當您追蹤中 Microsoft Dynamics 365 for Outlook的連絡人時，該連絡人記錄的複本會儲存為 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的活動，並且與 Outlook 記錄同步處理。 追蹤您的連絡人之後，您將會看到與這些連絡人相關聯的任何電子郵件、工作、約會和客戶記錄。 您可以在 Dynamics 365 for Outlook 或 Customer Engagement 中存取這些記錄。

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤連絡人是手動程序。 如此可讓您將私人連絡人與 Customer Engagement 連絡人分開處理。 不過，連絡人會自動從 Customer Engagement 同步處理至 Dynamics 365 for Outlook。 任何您在 Customer Engagement 中擁有的連絡人都會自動在 Dynamics 365 for Outlook 中提供。 如果您在行動裝置上同步 Outlook，則也可以存取該裝置上的 Customer Engagement 連絡人記錄。

  1. 在 Dynamics 365 for Outlook 的導覽窗格，選擇 人員，然後最多選取 20 個連絡人。

    小費

    若要選取超過 20 個連絡人，或者，如果要追蹤您在 Customer Engagement 中所有的 Outlook 連絡人，您可以使用新增連絡人精靈。 其他資訊：在 Dynamics 365 for Outlook 中使用精靈新增和追蹤多個 Outlook 連絡人

  2. 若要追蹤連絡人，請執行下列其中一項動作：

    • 若要追蹤連絡人記錄，但不將其連結至 Customer Engagement 中的上層 (客戶) 記錄，請在首頁索引標籤的 Customer Engagement 群組中選擇追蹤。

      -或-

    • 若要追蹤連絡人並將其連結至 Customer Engagement 的上層 (客戶) 記錄，請在首頁索引標籤的 Customer Engagement 群組中選擇 設定上層，然後在查詢記錄對話方塊鄉搜尋上層記錄。 找到您要的記錄後，選擇 新增。

      當您選擇追蹤按鈕或設定上層按鈕時，Dynamics 365 for Customer Engagement 窗格 (也稱為「追蹤窗格」) 會出現在連絡人記錄的底部。 此窗格會顯示已追蹤連絡人，並提供相關記錄的連結。 如果您選擇 設定上層 按鈕，Dynamics 365 for Outlook 還會提供上層記錄的連結。 深入了解追蹤的運作方式

      在 Dynamics 365 for Outlook 中，在 Dynamics 365 應用程式中追蹤圖示 trackincrm。 會顯示在任何追蹤的連絡人旁邊。

  3. 若要將連絡人的其他資訊新增至 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的連絡人表單，請選擇連絡人，然後在 Customer Engagement 群組中選擇在 Customer Engagement 中檢視。

    附註

  • 若要將連絡人的其他資訊新增至 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的連絡人表單，請選擇連絡人，然後在 Customer Engagement 群組中選擇在 Customer Engagement 中檢視。

  • 如果連絡人已連結至上層記錄，您可以從 Dynamics 365 for Outlook 中的 Outlook 連絡人記錄開啟上層記錄。 在連絡人清單中，開啟記錄。 在 Customer Engagement 群組中，選擇檢視上層 (或在追蹤窗格中選取連結)。

  • Outlook 連絡人中的公司欄位不會自動新增至新 Dynamics 365 for Customer Engagement 連絡人的上層客戶。 更多資訊： 設定個人選項，影響 Dynamics 365 應用程式與 Outlook 或 Exchange 之間的追蹤及同步處理

避免重複的連絡人記錄

當您追蹤連絡人時，Customer Engagement 會檢查重複的記錄。 Customer Engagement 也可以檢查重複資料，當您手動同步處理記錄或連線時 (如果您原本為離線工作)。

如果 Customer Engagement 偵測到連絡人可能是潛在重複資料，Customer Engagement 會顯示偵測到重複資料對話方塊，而不會儲存連絡人。

如果發生此問題，以下是您需要執行的動作：

  1. 在 潛在重複資料記錄 清單中按兩下或點選該記錄。

  2. 新或更新的記錄不是重複資料時，若要建立新的記錄，請選擇 儲存記錄。

    - 或 -

    新或更新的記錄是重複資料時，若要取消變更，請選擇 取消。

  3. 如果重複資料偵測規則找出其他記錄類型中有潛在重複資料記錄，則請檢閱列出之每個記錄類型的記錄。

重要

只有在已啟用重複資料偵測，而且記錄類型至少有一個重複資料偵測規則時，才能進行重複資料偵測。

請參閱

在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄概觀
在 Dynamics 365 for Outlook 中使用精靈新增和追蹤多個 Outlook 連絡人
設定個人選項，影響 Dynamics 365 應用程式與 Outlook 或 Exchange 之間的追蹤及同步處理
有關同步處理 Microsoft Dynamics 365 應用程式和 Microsoft Outlook 之間記錄的常見問題集