將 Outlook 電子郵件移至追蹤的 Exchange 資料夾加以追蹤
作法
使用資料夾追蹤，無論您身在何處，幾乎可以從任何裝置追蹤客戶互動。 設定追蹤資料夾之後，您可將電子郵件拖曳或移動至該資料夾，在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中自動加以追蹤。 此外，如果您設定資料夾相關記錄 (例如特定客戶或商機記錄)，Customer Engagement 會自動將該資料夾的所有電子郵件連結至特定記錄。 追蹤資料夾適用於 Dynamics 365 for Outlook、Exchange Online、Outlook 網頁板，或任何支援 Exchange 的其他行動應用程式。
提示
追蹤資料夾會使用 Exchange 收件匣規則。 這讓電子郵件自動路由至特定資料夾的作業變得簡易。 例如，設定 Exchange 規則，自動將電子郵件從 Contoso 連絡人路由到連結至特定 Contoso 商機的追蹤 Contoso 資料夾。 深入了解設定規則。
使用追蹤資料夾的需求
此功能已在 Dynamics CRM Online 2015 Update 1 和 CRM 2016 (on-premises) 中引進。
有興趣取得此功能？ 尋找您的 Dynamics 365 系統管理員或支援人員
追蹤資料夾功能還必須由系統管理員啟用。 如需詳細資訊，請連絡您的 Customer Engagement 系統管理員。 如需啟用追蹤資料夾的管理資訊，請參閱 設定 Outlook 或 Exchange 資料夾等級追蹤。
您的組織必須使用伺服器端同步處理做為電子郵件同步處理方式。 如果不確定組織使用的同步處理方式，請連絡 Dynamics 365 應用程式管理員。 如需有關設定伺服器端同步處理的管理資訊，請參閱設定電子郵件、約會、連絡人及工作的伺服器端同步處理。
設定追蹤資料夾
移至 選項：
在 Web 應用程式的瀏覽列上，按一下選項
。在 Dynamics 365 for Outlook 中：按一下檔案>Customer Engagement>選項。
在設定個人選項對話方塊中，按一下電子郵件索引標籤，然後在選取要在 Dynamics 365 for Customer Engagement 365 中追蹤的電子郵件訊息下方，按一下設定資料夾追蹤規則。
在資料夾等級追蹤對話方塊的 Exchange 資料夾下，按一下 + 新增資料夾對應，按一下方塊中出現的向下箭頭，然後選取您想要追蹤的資料夾。
![Dynamics 365 應用程式的 [資料夾追蹤規則] 對話方塊。](../media/outlook-folder-tracking.png "Dynamics 365 應用程式的 [資料夾追蹤規則] 對話方塊")
注意
您只能追蹤 Exchange 收件匣內的資料夾或子資料夾。 只有您選取的資料夾才會加以追蹤。 例如，如果選取包含子資料夾的資料夾，除非您特意在此對話方塊中選取這些子資料夾，否則不會加以追蹤。 您最多可以追蹤的資料夾數目為 25。
如果您想要將資料夾連結至特定記錄 (例如客戶或商機)，請在 Dynamics 365 應用程式中的相關記錄下，按一下查詢按鈕
![[查詢] 按鈕圖形。](../media/lookup-button-dynamics-crm.png "[查詢] 按鈕圖形")
，然後搜尋該記錄。針對您想要追蹤和 (選擇性) 連結至相關記錄的任何其他資料夾，重複步驟 3 和 4。
完成新增和連結資料夾後，按一下儲存。
資料夾追蹤的最佳作法
務必在行動裝置上善加利用資料夾追蹤。 如果裝置支援 Exchange 電子郵件，資料夾追蹤將會自動運作。 您不需要進行任何安裝。 只需將電子郵件拖曳或移動至追蹤資料夾，即可在 Customer Engagement 應用程式中自動追蹤該電子郵件。
您是否設定資料夾的相關記錄，取決於您計劃使用資料夾的方式：
如果您許多不同客戶接收少量電子郵件，您可能需要建立名為「在 Dynamics 365 應用程式中追蹤」(或類似名稱)、未連結至特定記錄的單一資料夾。 這樣一來，您可以將郵件拖曳至該資料夾，以便自動進行追蹤。 如果您後來想要將該資料夾中的電子郵件訊息連結至特定 Customer Engagement 記錄，請開啟 Customer Engagement 中的這個活動記錄，然後填入 [相關] 欄位。
如果您會從特定客戶大量電子郵件，只需建立該客戶專用的資料夾 (或使用現有資料夾)，並將其連結至特定記錄。 例如，建立 Contoso 資料夾，並將相關記錄設定為 Contoso 客戶記錄或商機記錄。
您可以設定連結至相同相關記錄的多個資料夾。 例如，您可以將 Contoso Sales Proposal 資料夾和 Contoso Legal Matters 資料夾連結至相同的 Contoso 客戶記錄。
最好不要在一段時間後，將相同資料夾用於不同記錄。 例如，假設您在追蹤與客戶 1 的商機電子郵件通訊，但您已讓這個商機的交易成交，目前不需要進一步追蹤與該客戶的通訊。 您可能生起念頭，只是想要將該資料夾的相關記錄變更為您正在處理的新客戶 (客戶 2)。 不過，如果您這樣做，該資料夾中的所有電子郵件都會與客戶 2 相關聯，包括與客戶 1 相關的電子郵件。 因此，這種情況下最好建立與客戶 2 相關聯的新資料夾，然後將該新資料夾的相關記錄設定為客戶 2。 接著您可以刪除 [客戶 1] 資料夾的相關記錄。
您可以將取消追蹤的資料夾包含在追蹤資料夾內。 例如，假設您想要儲存來自 Contoso 連絡人的個人電子郵件。 您可以在 Contoso 資料夾底下建立個人子資料夾，並讓這個資料夾保持已取消追蹤狀態。
如果您不再需要追蹤某個資料夾，基於效能考量，最好取消追蹤這個資料夾。 若要取消追蹤資料夾，請在資料夾等級追蹤對話方塊中加以移除。
當您取消追蹤、移動、刪除或重新命名資料夾，或是變更相關記錄時，會發生什麼狀況？
下表顯示會在取消追蹤、移動或刪除資料夾，或是變更連結至追蹤資料夾的相關記錄時發生什麼狀況。
| 動作 | 結果 |
|---|---|
| 透過從資料夾等級追蹤對話方塊刪除資料夾來加以取消追蹤 | 仍然會追蹤先前包含在該資料夾中的所有電子郵件訊息，而相關記錄也仍然連結至這些電子郵件訊息。 不會追蹤您新增至該資料夾的新電子郵件訊息。 |
| 刪除 Outlook 或 Exchange 中的資料夾 | 將會從 Outlook 或 Exchange Online 刪除包含在該資料夾中的所有電子郵件訊息。 但是不會從 Microsoft Dynamics 365 應用程式刪除已經透過該資料夾追蹤的電子郵件訊息。 |
| 移動 Outlook 或 Exchange 中的資料夾 | 將會繼續追蹤資料夾及其所有內容。 如果您將資料夾移動到收件匣之外，將會停用資料夾等級追蹤規則。 |
| 重新命名 Outlook 或 Exchange 中的資料夾 | 將會繼續追蹤資料夾及其所有內容。 提示：當您重新命名資料夾時，軟體會用 Exchange 資料夾識別碼來追蹤，這與資料夾的實際名稱無關。 如果您刪除資料夾，然後將新資料夾重新命名為相同於所刪除之資料夾的名稱時，請務必了解這一點。 例如，假設您刪除資料夾 1，建立資料夾 2，然後將資料夾 2 重新命名為資料夾 1。 在此情況下，原始資料夾 1 的追蹤資訊不會保留。 |
| 刪除資料夾等級追蹤對話方塊中的連結以移除追蹤資料夾與特定記錄之間的連結 | 該資料夾中先前連結的所有訊息將繼續保持連結。 無法連結新增至該資料夾的新訊息。 |
| 將追蹤資料夾中連結至特定記錄的電子郵件訊息移動到不同資料夾 | 如果新資料夾沒有相關記錄，電子郵件訊息將會繼續連結至原始記錄。 如果新資料夾有相關記錄，就會將電子郵件訊息連結至該相關記錄。 |
| 手動變更透過追蹤資料夾連結至不同相關記錄之電子郵件訊息的相關記錄 | 追蹤資料夾規則具有優先權。 同步處理資料夾時，會將電子郵件訊息重新連結至資料夾追蹤規則中指定的記錄，即使您手動變更相關記錄。 若要在此情況下變更相關記錄，請執行下列其中一個動作： - 移動訊息到追蹤資料夾，連結至您想要的記錄。 - 先在資料夾等級追蹤對話方塊中移除相關記錄連結，再手動變更相關記錄。 - 將指定的電子郵件訊息移動到追蹤資料夾之外，然後手動變更該電子郵件訊息的相關記錄。 |
| 兩個使用者將相同電子郵件訊息移動到分別有不同相關記錄的不同資料夾 | 您只能為電子郵件訊息設定一個相關記錄。 在此情況下，會將先處理的記錄連結至相關記錄。 |
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想要查看運作中的資料夾追蹤？ 這個示範為您完整呈現運作過程。
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Dynamics 365 for Customer Engagement 中的工作有一大部分是在建立和記錄不同類型的活動，這些活動在銷售或服務處理 (例如傳送電子郵件、建立商機和指派工作) 的主軸上圍繞。 例如，如果您想要將活動與更多特定記錄及商機建立關聯，您可以設定該活動的相關記錄。
您可以使用資料夾等級追蹤，透過將電子郵件拖曳或移動至 Exchange 資料夾，輕鬆地追蹤和設定該電子郵件的相關記錄。
我們來看一個使用資料夾等級追蹤的案例。
專職銷售代表 Nancy 會尋找潛在客戶並授與其資格。 Nancy 剛開始處理名為 Northwind Traders 的新商機，她想要追蹤所有與此商機相關的電子郵件並建立其間關聯。
首先，Nancy 必須在 Exchange 中建立資料夾。 已經建立目前客戶和商機的資料夾，因此 Nancy 只需在 [商機] 資料夾底下建立新資料夾。 Nancy 接著將 Exchange 新建立的資料夾對應至 Customer Engagement。
Nancy 按一下選項，並按一下電子郵件索引標籤。按一下設定時，Nancy 在 Exchange 資料夾和要求的 Customer Engagement 記錄 (即範例中的 Northwind Traders) 之間建立新的對應。 現在，每當 Nancy 收到與 Northwind Traders 相關的電子郵件時，都可以將電子郵件拖放到資料夾中。
新的電子郵件將會在 Customer Engagement 中產生與 Northwind Traders 商機的關聯。 此外，Nancy 還可以在外出時使用行動裝置追蹤電子郵件。 Nancy 只需使用原生電子郵件應用程式，將電子郵件移動到 Northwind Traders 資料夾即可。
最後，由於 Morgan 是 Northwind Traders 的主要連絡人，因此所有來自 Morgan 的電子郵件都與此商機相關。 Nancy 不需要手動複製 Morgan 的電子郵件，而是可以建立 Exchange 規則，自動複製 Morgan 傳送到 Northwind Traders 資料夾的所有電子郵件。
透過這種方式，Customer Engagement 就會自動追蹤電子郵件，並將這些電子郵件關聯至 Northwind Traders 商機。
資料夾等級追蹤可讓您從任何裝置以手動方式，或是藉由設定 Exchange 規則以自動方式，輕鬆地追蹤電子郵件並將其關聯至 Customer Engagement。
另請參閱
選擇 Dynamics 365 for Outlook 中的按鈕以追蹤 Outlook 電子郵件
在 Dynamics 365 for Outlook 中追蹤記錄概觀
有關同步處理 Microsoft Dynamics 365 應用程式和 Microsoft Outlook 之間記錄的常見問題集
設定 Outlook 或 Exchange 資料夾等級追蹤