Dela via

Skapa en anbudsförfrågan

  • Artikel

Gäller för: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Det här avsnittet innehåller information om hur du skapar en anbudsförfrågan (RFQ).

Anteckning

Avsnittet innehåller information om funktioner som lagts till eller ändrats för och .

Illustrationen visar den kompletta processen för att skapa en anbudsförfrågan, göra den tillgänglig för leverantörer och utvärdera bud som returneras av leverantörer. Den här proceduren täcker de numrerade stegen.

Kategori

Förutsättning

version

med anskaffning och källa

Relaterade konfigurationsuppgifter

Ställa in anbudsförfrågan

Skapa och använd en typ av begäran

Skapa och använd poängsättningsvillkor och metoder

1. Förbered de första fälten i en anbudsförfrågan

Förutom information om varorna eller tjänsterna som du begär bud för, inkluderar en anbudsförfrågan information om själva ordern. Till exempel anger du leveranskrav och bjuder in specifika leverantörer till att placera bud. Du kan ange den här informationen i formuläret Nya anbudsförfrågan.

Om du vill förbereda initialfälten i anbudsförfrågan, följ dessa steg:

  1. Klicka på Anskaffning och källa > Vanligt > Anbudsförfrågningar > Alla anbudsförfrågningar.

  2. Klicka på fliken Anbudsförfrågan på fliken Offert i Åtgärdsruta.

  3. I formuläret Nya anbudsförfrågan väljer du en Inköpstyp bland följande alternativ:

    • Inköpsorder - ett avtal att köpa ett visst kvantitet eller värde av produkten från en leverantör.

    • Inköpsavtal - ett avtal att köpa ett visst kvantitet eller värde av produkten över tid. Om du väljer den här typen av inköp måste du välja det datumintervall som gäller för inköpsavtalet och namnet på personen, som hanterar inköpsavtalet.

      Anteckning

      Inköpsrekvisition – den här typen väljs automatiskt, om du skapar en anbudsförfrågan direkt från en inköpsrekvisition. Om du väljer den här typen manuellt, får du ett felmeddelande. Mer information finns i Skapa en anbudsförfrågan från en inköpsrekvisition.

  4. Välj valuta i fältet Valuta. Standard är valutan hos den juridiska personen.

  5. Ange i fältet Leveransdatum det datum då du vill inleverera artiklarna.

  6. Ange datum och tid då leverantörerna senast måste svara på anbudsförfrågan i fältet Utgångsdatum och utgångstid.

  7. Välj ett projekt om artiklarna i anbudsförfrågan är för ett projekt, i fältet Projekt-ID .

  8. Klicka på Leveransadress och ange sedan en leveransadress, om leveransadressen skiljer sig från adressen till den juridiska personen.

  9. Om det finns en köpargrupp för beställaren av artiklarna, välj den i fältet Köpgrupp.

  10. Välj det språk som du vill få buden i, i fältet Språk. En leverantör kan ändra språk i budet.

  11. Skriv in en vänlig beskrivning av anbudsförfrågan i fältet Dokumenttitel.

    Anteckning

    Steg 11-13 gäller om du kör .

  12. Markera den typ du vill ha, till exempel en anbudsförfrågan, i listan Typ av begäran. Mer information finns i Skapa och använd en typ av begäran.

    Om en poängsättningsmetod associeras med typen, då är det den som är standardinställningen för den anbudsförfrågan som du skapar. Du kan ändra poängmetoden senare om du vill. Mer information finns i Skapa och använd poängsättningsvillkor och metoder.

  13. Om en specifik avdelning gör förfrågningen anger du det i fältet Begär avdelning.

  14. Klicka på OK Om du vill skapa anbudsförfrågan. Informationen överförs till Huvud för anbudsförfrågan. Högsta/lägsta status för anbudsförfrågan är Skapad.

2. Ange information om den begärda varan eller tjänsterna

När du har angett grundläggande information om anbudsförfrågan anger du de varor eller tjänster som du vill att leverantörerna ska bjuda på.

Om du vill ange specifik information om din ansökan, följ dessa steg:

  1. Välj en radtyp på snabbfliken Rader i anbudsförfrågan i formuläret Information om anbudsförfrågan.

    • Artikel – En artikel som spåras som lager i Microsoft Dynamics AX och har ett artikelnummer. Artikel är standardradtypen.

    • Kategori – En vara eller tjänst (ej lager) som du anger manuellt från en hierarki med anskaffningskategorier.

  2. Det här gäller om du kör . Om du vill aktivera möjligheten för leverantörer att skicka in stängda bud, i Huvud för anbudsförfrågan, i listan Budtyp, välj Stängd. Buden du får krypteras sedan och görs oåtkomliga tills budtabelluppställningen startar, efter anbudsförfrågans stängningsdatum.

    Anteckning

    Leverantörer kan endast använda funktionen för stängda bud med leverantörportalen på Enterprise Portal för Microsoft Dynamics AX. Den här funktionen är inte tillgänglig med Platstjänster för Microsoft Dynamics ERP.

  3. Det här gäller om du kör . Om du vill att leverantören ska vara i stånd till att ge ersättningar, eller suppleanter, på snabbfliken Allmänt, markerar du kryssrutan Tillåt alternativ på svarsrader . Ett alternativ suppleant tillåts per kategorirad.

  4. Ange information för raden, som lagerdimensioner, kvantitet, enhet, pris och rabattinformation. Om du vill att leverantören ska uppge informationen, lämna fälten tomma.

    Utgångsdatumet för anbudsförfrågan och det begärda leveransdatumet kopieras från anbudsförfrågans rubrik. Du kan ändra datumen för varje rad.

  5. Klicka på Lägg till rad så många gånger som krävs. Varje rad tilldelas ett nummer som visas på alla dokument som relaterar till anbudsförfrågan.

    Anteckning

    >

    Om du kör , kan du använda radnumret om du vill sortera och filtrera i alla relaterade dokument. Numren ökar med 10. Om du lägger till en ny rad mellan två befintliga rader tilldelas den ett nummer mellan de två raderna. Om till exempel den ursprungliga begäran har tre rader numreras de som 10, 20 och 30. Om du lägger till en rad mellan raderna 10 och 20, tilldelas den nummer 15.

  6. För att lägga till leverantörer använd någon av följande metoder:

    • Om du kör , kan du lägga till leverantörer i en anbudsförfrågan automatiskt, baserat på anskaffningkategorin för de begärda artiklarna. Klicka på Lägg till säljare automatiskt på snabbfliken Leverantör.

    • Alternativt kan du välja en leverantör på snabbfliken Leverantör i fältet Leverantörskonto. Kontaktinformationen läggs till i anbudsförfrågan. Statusvärdet är Skapad. Detta innebär att leverantörsinformationen har sparats i anbudsförfrågan, men att den inte har skickats till leverantören eller blivit publicerad på leverantörsportalen. Du kan lägga till en leverantör i en anbudsförfrågan oavsett leverantörstatusen.

      Anteckning

      Leverantörsspecifik information, till exempel betalningsvillkor och valuta, inkluderas inte i anbudsförfrågan.

  7. Du kan koppla dokument till ett anbudsförfråganhuvud och rader.

    • Om du vill bifoga ett dokument till ett anbudsförfråganhuvud, i Åtgärdsruta, klicka på Bilagor.

    • Om du vill bifoga ett dokument till en rad i anbudsförfrågan, på Rader i anbudsförfrågan snabbfliken, klickar på ikonen Dokument för raden.

  8. Det här gäller om du kör . Om det finns en enkät som du vill att leverantörerna ska utföra som en del av budet, kan du koppla den till anbudsförfrågan genom att klicka på fliken Enkät och sedan klicka på Lägg till. Mer information om enkäter i finns i Med hjälp av enkäter.

3. Definiera svar på anbudsförfrågan

Du kan ange information du vill ha från leverantörer när de lämnar bud på anbudsförfrågningar. Fälten som du väljer i formuläret Standardsvarsfält för anbudsförfrågan skrivs ut på svarsbladet som du skickar till leverantörerna.

Du kan också definiera standardinställningsfälten som gäller för alla anbudsförfrågansvar (bud ). Mer information finns i Definiera svar på anbudsförfrågan.

Anteckning

I vissa fall kanske du vill skapa ett verkligt svar på anbudsförfrågan för en leverantör. Mer information finns i Skapa ett svar på en anbudsförfrågan.

För att ändra svarsfältet för en specifik anbudsförfrågan från standardinställningarna:

  1. Klicka på Anskaffning och källa > Vanligt > Anbudsförfrågningar > Alla anbudsförfrågningar.

  2. Välj vilken anbudsförfrågan som du vill arbeta med.

  3. Klicka på fliken Konfigurera svar på anbudsförfrågan på fliken Offert i Åtgärdsruta.

  4. I formuläret Standardsvarsfält för anbudsförfrågan, markera eller avmarkera de kryssrutor som motsvarar den information du vill ta emot.

4. Skicka bladet för anbudsförfrågan och svar på anbudsförfrågan

Anteckning

Om konfigurationsnyckeln Public Sector är installerad, använd steg 6, "Publicera anbudsförfrågan," istället.

När du har angett all information måste du låta leverantörer visa anbudsförfrågan.

Svarsblad innehåller fält som ska fyllas i av de leverantörer som du skickar anbudsförfrågan till. En anbudsförfrågan och ett svarsblad skapas för varje leverantör, och en anbudsförfråganjournal skapas. Anbudsförfråganjournalen innehåller både anbudsförfrågan och svarsbladet. Om du vill genomföra din anbudsförfrågan tillgänglig för de markerade leverantörerna i anbudsförfrågansärendet, följ dessa steg:

  1. Klicka på Anskaffning och källa > Vanligt > Anbudsförfrågningar > Alla anbudsförfrågningar.

  2. Välj vilken anbudsförfrågan som du vill arbeta med. Lägsta status för anbudsförfrågan måste vara Skapad eller Skickat.

    Om en rads lägsta status är Skapad finns det minst en leverantör som den inte har skickats till. Om en rads lägsta status är Skickat har minst en leverantör inte svarat, och du kan skicka anbudsförfrågan till dem igen.

  3. Klicka på Skicka i åtgärdsrutan.

  4. Kontrollera att leverantörerna i listan är de som du vill ska få anbudsförfrågan, i formuläret Skickar anbudsförfrågan. Markera leverantören och klicka sedan på Radera om du vill ta bort någon leverantör.

    Anteckning

    Leverantörerna du tar bort med hjälp av formuläret Skickar anbudsförfrågan tas inte bort från anbudsförfrågan och de kan se anbudsförfrågan i listor på Alla anbudsförfrågningar och Stängda anbudsförfrågningar på leverantörsportalen.

  5. Välj de rader i offertförfrågan som ska skickas och ta bort de rader som du inte vill skicka i det nedre fönstret.

  6. Om du vill skriva ut anbudsförfrågan och svarsbladet, gå till steg 5, skriv ut anbudsförfrågan och svarsblad för anbudsförfrågan. Annars klickar du på click OK i formuläret Skickar anbudsförfrågan för att skicka anbudsförfrågan till de leverantörer som har valts.

    Anteckning

    Om har installerats, och låsning för anbudsförfrågan har aktiverats i Anskaffnings- och källparametrar, kommer bara vissa fält gå att redigera. Anbudsförfrågan förblir låst, såvida du inte skapar en rättelse. Mer information finns i Ändra en anbudsförfrågan.

5. [Valfritt] Skriv ut anbudsförfrågan och anbudsförfrågansvarsblad

Om du skriver ut anbudsförfrågan när du skickar den, skrivs en anbudsförfrågan och ett svarsblad skrivs ut för varje leverantör, och en anbudsförfråganjournal skapas. Anbudsförfråganjournalen innehåller både anbudsförfrågan och svarsbladet. Anbudsförfrågansjournaler skapas varje gång en anbudsförfrågan uppdateras med hjälp av formuläret Skickar anbudsförfrågan .

Om du vill skriva ut en anbudsförfrågan, följ dessa steg:

  1. När du har valt rader i offertförfrågan som ska skickas och tagit bort de rader som du inte vill skicka, klickar du på Skriv ut i det nedre fönstret.

  2. Markera kryssrutan Skriv ut anbudsförfrågan om du vill skriva ut den valda anbudsförfrågan och markera kryssrutan Skriv ut svarsblad för anbudsförfrågan om du vill skriva ut ett svarsblad för anbudsförfrågan. Mer information om hur du definierar fälten i svarsbladet finns i Definiera svar på anbudsförfrågan.

  3. Markera kryssrutan Skriv ut priser/belopp för anbudsförfrågan för att skriva ut proser och belopp på anbudsförfrågan.

    Klicka på Avancerade utskriftsalternativför att välja hur du skriver ut svarsblad.

  4. Klicka på OK om du vill skriva ut anbudsförfrågan och anbudsförfrågansvarsbladet.

    En anbudsförfrågan för varje leverantör skrivs ut där radernas har den lägsta statusen Skapad eller Skickat och den högsta statusen Skapad eller Skickat. Annullerade rader och rader med registrerade svar skrivs inte ut. Anbudsförfrågansjournaler skapas varje gång en anbudsförfrågan uppdateras med hjälp av formuläret Skickar anbudsförfrågan .

  5. I formuläret Skickar anbudsförfrågan klickar du på OK för att skicka anbudsförfrågan till de leverantörer som har valts.

6. Publicera anbudsförfrågan (offentlig sektor)

För kan du göra din anbudsförfrågan tillgänglig för en valfri leverantör som gå till leverantörsportalen och samtidigt skicka den till leverantörerna som har valts i anbudsförfrågningsärendet genom att göra följande:

  1. Klicka på Anskaffning och källa > Vanligt > Anbudsförfrågningar > Alla anbudsförfrågningar.

  2. Välj vilken anbudsförfrågan som du vill arbeta med.

  3. Använd åtgärdsrutan i gruppen Process och klicka på Skicka och publicera på leverantörsportal.

  4. I formuläret Skicka och publicera anbudsförfrågan klickar på OK och sedan på OK i informationsloggen som visas.

Anbudsförfrågan visas i listan Öppna anbudsförfrågningar. Alla leverantörer som har åtkomst till portalen kan visa anbudsförfrågan. Anbudsförfråganjournaler skapas varje gång du uppdaterar en anbudsförfrågan med hjälp av formuläret Skicka och publicera anbudsförfrågan.

Anteckning

Om har installerats, och låsning för anbudsförfrågan har aktiverats i Anskaffnings- och källparametrar, kommer anbudsförfrågan förbli låst. Endast vissa fält går att redigera såvida du inte skapar en rättelse. Mer information finns i Ändra en anbudsförfrågan.

Du kan ändra en anbudsförfrågan, som redan har skickats till leverantörer, och skicka dem. Om du arbetar inom den offentliga sektorn, och anbudsförfrågan har publicerats på leverantörportalen, kan du publicera om den ändrade versionen. Mer information finns i Ändra en anbudsförfrågan.

Vanligtvis, är dock ditt nästa steg att jämföra och utvärdera buden som returneras till dig. Detta kan involvera poängsättning och att rangordna buden. Du kan sedan avvisa eller godkänna rader i bud från en eller flera leverantörer. Du kan också returnera anbud till leverantörer för mer information. Se Jämför bud och tilldela ett kontraktom du vill veta mer om dessa steg. I Om leverantörsbud hittar du information om de steg som leverantörer tar för att besvara anbudsförfrågan.

Om anbudsförfrågningar

Om stängda bud

Ställa in anbudsförfrågan

Skapa och använd en typ av begäran

Skapa och använd poängsättningsvillkor och metoder

Skapa en anbudsförfrågan från en inköpsrekvisition

Definiera svar på anbudsförfrågan

Skapa ett svar på en anbudsförfrågan

Ändra en anbudsförfrågan

Jämför bud och tilldela ett kontrakt

Om leverantörsbud

Kategori

Förutsättning

Konfigurationsnycklar

Konfigurationsnyckeln Public Sector måste aktiveras för att du ska kunna publicera anbudsförfrågningar.

Säkerhetsroller

Om du vill visa publicerade anbudsförfrågningar måste du vara medlem i en säkerhetsroll som innehåller behörigheten; leverantör (extern) – offentlig sektor.