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Solicitudes del interesado de Dynamics 365 para el RGPD y la CCPA

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El Reglamento general de protección de datos (RGPD) de la Unión Europea otorga derechos a los usuarios (conocidos en el Reglamento como interesados) para administrar los datos personales recogidos por un empresario u otro tipo de agencia u organización (conocido como responsable de los datos o simplemente responsable). Los datos personales se definen ampliamente en el RGPD como cualquier dato que guarde relación con una persona física identificada o identificable. El RGPD concede a los interesados derechos específicos sobre sus datos personales; estos derechos incluyen la obtención de copias del mismo, la solicitud de cambios en él, la restricción del procesamiento del mismo, su eliminación o recepción y su transmisión a otro controlador. En este documento se llama a una solicitud formal por parte de un interesado a un responsable del tratamiento para que realice una acción sobre sus datos personales, una solicitud de derechos del interesado o una solicitud de derechos del interesado.

De manera similar, la Ley de privacidad del consumidor de California (CCPA por sus siglas en inglés), establece derechos y obligaciones de privacidad para los consumidores de California, incluyendo derechos similares a los derechos de las solicitudes del interesado del RGPD, como el derecho a borrar, acceder y recibir (portabilidad) su información personal. El CCPA también prevé ciertas divulgaciones, protecciones contra la discriminación al elegir los derechos de ejercicio y requisitos de "exclusión o participación" para determinadas transferencias de datos clasificadas como "ventas". Las ventas se definen ampliamente para incluir el uso compartido de datos para una consideración valiosa. Para obtener más información sobre la CCPA, consulte la Ley de Privacidad de los Consumidores California y las Preguntas más frecuentes sobre la privacidad del consumidor de California.

Guía sobre cómo usar los productos, servicios y herramientas administrativas de Microsoft para ayudar a nuestros clientes poseedores de datos a encontrar y actuar en datos personales con el fin de responder a las solicitudes de derechos del titular de los datos. En concreto, esto incluye cómo encontrar y acceder a los datos e información personales que residen en la nube de Microsoft y actuar en base a ellos. Este es un breve resumen de los procesos descritos en esta guía:

  • Búsqueda: use herramientas de búsqueda y detección para encontrar más fácilmente los datos personales del cliente que pueden ser objeto de una solicitud de DSR. Una vez recopilados los documentos de respuesta, puede realizar una o varias de las acciones de DSR siguientes para responder a la solicitud. También puede determinar que la solicitud no cumple con las directrices de la organización para responder a las solicitudes de DSR.
  • Acceso: recupere datos personales que residan en la nube de Microsoft y, si se le pide, realice una copia que esté disponible para el interesado.
  • Rectificación: realice cambios o implemente otras acciones solicitadas en los datos personales, si corresponde.
  • Restricción: Restrinja el procesamiento de datos personales, ya sea mediante la eliminación de licencias para varios servicios en línea o mediante la desactivación de los servicios deseados cuando sea posible.
  • Eliminación: elimine de forma permanente los datos personales que residen en la nube de Microsoft.
  • Exportar o recibir (portabilidad): envíe una copia electrónica (en un formato legible por máquina) de datos o información personal al titular de los datos. Por ejemplo, la información personal del CCPA es cualquier información relacionada con una persona identificada o identificable. No hay distinción entre los roles privados, públicos o laborales de una persona. La definición del término "información personal" es, a grandes rasgos, similar a la que el RGPD da al término "datos personales". Sin embargo, la CCPA también incluye datos domésticos y familiares. Para obtener más información sobre la CCPA, consulte la Ley de Privacidad de los Consumidores California y las Preguntas más frecuentes sobre la privacidad del consumidor de California.

En cada sección de esta guía se describen los procedimientos técnicos que puede seguir una organización de controlador de datos para responder a una solicitud de DSR de datos personales en la nube de Microsoft.

Terminología del RGPD

En la siguiente lista, se proporcionan definiciones de términos relevantes para esta guía:

  • Poseedor: la persona física o jurídica, entidad pública, agencia u organismo que, solo o junto a otras personas, determina los fines y los medios del procesamiento de datos personales; donde los fines y los medios de dicho procesamiento están determinados por la ley de la Unión Europea o de los Estados miembros, el poseedor o los criterios específicos para su designación pueden estar proporcionados por la ley de la Unión Europea o de los Estados miembros.
  • Datos personales y titular de los datos: cualquier información sobre una persona física identificada o identificable ("interesado"); una persona física identificable es una que puede identificarse, directa o indirectamente, especialmente en referencia a un identificador, con un nombre, un número de identificación, datos de ubicación, un identificador en línea o uno o más factores específicos físicos, fisiológicos, genéticos, mentales, económicos, culturales o de identidad social de esa persona física.
  • Procesador: persona física o jurídica, entidad pública, agencia u otro organismo que procesa datos personales en nombre del poseedor.
  • Datos de cliente: todos los datos, incluidos todos los archivos de texto, sonido, vídeo o imagen, y software, proporcionados a Microsoft por un cliente o en su representación mediante el uso del servicio empresarial. Datos de cliente incluye (1) información identificable de los usuarios finales (por ejemplo, nombres de usuario e información de contacto en Microsoft Entra ID) y contenido de cliente que un cliente carga o crea en servicios específicos (por ejemplo, el contenido del cliente en una cuenta de Azure Storage, el contenido del cliente de una base de datos de Azure SQL o la imagen de máquina virtual de un cliente en Azure Virtual Machines).
  • Registros generados por el sistema: registros y datos relacionados generados por Microsoft que ayudan a Microsoft a proporcionar servicios empresariales a los usuarios. Los registros generados por el sistema contienen principalmente datos seudonimizados, como identificadores únicos, normalmente un número generado por el sistema que no puede identificar por sí mismo a una persona individual, pero que se usa para entregar los servicios empresariales a los usuarios.

Modo en que esta guía puede servir para cumplir sus responsabilidades de poseedor

En la guía, dividida en dos partes, se describe cómo usar los productos, servicios y herramientas administrativas de Dynamics 365 para ayudarle a encontrar y actuar en datos en la nube de Microsoft en respuesta a las solicitudes realizadas por los interesados que deciden ejercer sus derechos según el RGPD. La primera parte trata los datos personales que se incluyen en los datos de clientes, seguido de una parte que trata otros datos personales anonimizados parcialmente capturados en los registros generados por el sistema.

  • Parte 1: Responder a solicitudes de derechos del interesado (DSR) para los datos personales incluidos en los datos del cliente: En la parte 1 de esta guía se describe cómo acceder, rectificar, restringir, eliminar y exportar datos personales desde aplicaciones Dynamics 365 (software como servicio), que se procesan como parte de los datos de cliente que ha proporcionado al servicio en línea.
  • Parte 2: Responder a solicitudes de derechos de los interesados sobre datos anonimizados: Cuando utiliza los servicios de Dynamics 365 Enterprise, Microsoft genera cierta información (denominada en este documento como registros generados por el sistema) para proporcionar el servicio, el cual está limitado a la superficie de uso que dejan los usuarios finales para identificar sus acciones en el sistema. Aunque estos datos no se pueden atribuir a un interesado específico sin el uso de información adicional, algunos de ellos pueden considerarse personales según el RGPD. La parte 2 de esta guía trata acerca de cómo acceder a, eliminar y exportar registros generados por el sistema producidos por Dynamics 365.

Preparar las investigaciones de derechos de los interesados

Cuando los titulares de los datos ejerzan sus derechos y realicen solicitudes, tenga en cuenta los siguientes puntos:

  • Identifique correctamente la persona y el rol(por ejemplo, empleado, cliente, proveedor) mediante la información que el interesado le proporcionó como parte de su solicitud. Esta información podría ser un nombre, un id. de empleado o un número de cliente, o bien otro identificador.
  • Registre la fecha y hora de la solicitud. (Tiene 1 mes para completar la solicitud).
  • Afirme que la solicitud cumple los requisitos de su organización para cumplir o rechazar la solicitud de un interesado. Por ejemplo, debe asegurarse de que la ejecución de la solicitud no entre en conflicto con ninguna otra obligación legal, financiera o reglamentaria que tenga, ni infrinjan los derechos y libertades de los demás.
  • Asegúrese de que posee la información relacionada con la solicitud.

Parte 1: Respuesta a solicitudes de derechos del interesado para datos personales incluidos en los datos del cliente

En los artículos siguientes, encontrará información que le ayudará a prepararse y responder a las solicitudes de DSR para los datos personales incluidos en los datos de cliente procesados en Dynamics 365. Es importante tener en cuenta que los datos personales podrían estar presentes en otras categorías de datos procesados por Microsoft durante el curso del servicio de una suscripción de servicios en línea, como datos de administrador o datos de Servicios profesionales. Este documento se limita a ayudarle en el proceso de detección y administración de solicitudes de DSR que afectan a los datos personales presentes en los datos del cliente que ha proporcionado a Dynamics 365.

Dynamics 365 es un conjunto de servicios en línea que ofrece varias funcionalidades de procesamiento de datos como software como servicio (SaaS). Por lo tanto, Dynamics 365 ofrece una amplia gama de funciones destinadas a procesar una colección diversa de datos, que podrían variar por naturaleza, propósito u otros atributos específicos, como datos de ventas, transacciones, finanzas, información de RR. HH., etc. A la luz de esta diversidad, Dynamics 365 ofrece varios formularios, campos, esquemas, puntos finales y lógica para procesar los datos del cliente, lo que también se refleja en las múltiples formas en que se podrían abordar las solicitudes de DSR en cada aplicación. Cuando Dynamics 365 aplicaciones ofrecen varias maneras de abordar solicitudes de DSR específicas, las tomaremos en cuenta en esta guía señalando las descripciones técnicas que ofrece cada aplicación.

Dynamics 365

Búsqueda de datos de clientes

El primer paso para responder a una solicitud de derechos del titular de los datos es buscar e identificar los datos de cliente que sean el objeto de la solicitud.

Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Sales & Dynamics 365 Customer Insights - Journeys se hace referencia colectivamente como "aplicaciones de involucración del cliente" en este documento y en todo el documento. La clasificación adecuada de los datos de los clientes es la piedra angular del trabajo con datos personales en aplicaciones empresariales de involucración del cliente. Las aplicaciones de involucración del cliente ofrecen flexibilidad para crear una extensión de aplicación en torno a la clasificación de datos. Una clasificación adecuada le permite identificar la información como datos personales, lo que permite localizarla y recuperarla al responder a las solicitudes de un interesado. También puede ayudar a permitir el cumplimiento de los requisitos legislativos y normativos para recopilar y administrar datos personales.

Microsoft proporciona funcionalidades que le ayudan a responder a las solicitudes de derechos del interesado y, por tanto, a acceder a los datos del cliente. Sin embargo, es su responsabilidad asegurarse de que los datos personales se encuentren y clasifiquen adecuadamente.

Dynamics 365 aplicaciones de interacción con el cliente (como se ha hecho referencia anteriormente) proporcionan varios métodos para buscar datos personales en registros como: Búsqueda avanzada Búsqueda y Búsqueda para registros. Todas estas funciones le permiten identificar (encontrar) datos personales.

En Dynamics 365 para Customer Insights - Journeys, tiene las siguientes funcionalidades adicionales:

  1. Crear informes de Power BI para filtrar e identificar datos de clientes.
  2. Use las vistas de información a los contactos y objetos de ejecución de marketing para identificar puntos de datos adicionales que puedan contener datos de cliente.

Dynamics 365 Commerce, Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Human Resources y Dynamics 365 Supply Chain Management proporcionan varias maneras de buscar datos de clientes. Como administrador del espacio empresarial, puede realizar las acciones siguientes para buscar datos de clientes:

  • Organizar sus datos de clientes de forma que pueda descubrir rápidamente datos personales. Para hacerlo vea cómo clasificar un inventario de datos.
  • Use el Informe de búsqueda de personas para encontrar y recopilar datos personales.
  • Amplíe el Informe de búsqueda de personas (para hacerlo, cree una entidad o amplíe una entidad existente).
  • Use las características de búsqueda y filtrado para encontrar datos personales específicos, y la función Exportar de Microsoft Office le permite exportar esos datos o imprimirlos en un archivo .pdf con extensiones del explorador.
  • Cree un formulario personalizado que busque y exporte datos personales.
  • Cree un sitio web o portal externo que permita a un cliente autenticado ver sus datos personales.

Si usa los complementos de comercio electrónico de Dynamics 365 Commerce que se enumeran a continuación, consulte los siguientes recursos para obtener más procesos de DSR.

Dynamics 365 Business Central proporciona varias maneras de buscar datos de clientes. Para más información, vea Buscar, filtrar y ordenar datos.

Proporcionar una copia de los datos del cliente

Los datos de los clientes de Dynamics 365 aplicaciones de involucración del cliente (como se ha hecho referencia anteriormente) se pueden exportar mediante las funcionalidades completas de exportación de entidades. Los datos de clientes se pueden exportar a un archivo de Excel estático para facilitar una solicitud de portabilidad de datos. Con Excel puede editar los datos personales que se incluirán en la solicitud de portabilidad y guardarlo en un formato de lectura mecánica de uso habitual, como .csv o .xml. Dynamics 365 registros de aplicaciones de involucración del cliente también se pueden exportar a través de la API web de Microsoft Dataverse.

Además, para Dynamics 365 para recorridos del cliente: se proporciona una API dedicada que permite a los clientes crear extensiones que recuperan registros adicionales de interacciones de clientes capturadas que pueden contener datos personales. La API carga toda la información pertinente del sistema back-end y la ensambla en un único documento portátil.

Los datos de los clientes en Dynamics 365 Commerce, Dynamics 365 Finance, recursos humanos Dynamics 365 y Dynamics 365 administración de la cadena de suministro se pueden exportar mediante las funcionalidades completas de exportación de entidades. Con Entidades de integración y administración de datos, el administrador del espacio empresarial puede usar las entidades proporcionadas, crear entidades o ampliar las entidades de una exportación de datos personales repetible a Excel, o bien a otros formatos comunes con Trabajos de importación y exportación de datos. Como alternativa, muchas listas se pueden exportar a un archivo estático de Excel para facilitar una solicitud de portabilidad de datos. Cuando los datos del cliente se exportan a Excel, puede editar los datos personales que se incluirán en la solicitud de portabilidad y, después, guardar el archivo con un formato de lectura mecánica de uso habitual, como .csv o .xml. También puede considerar la posibilidad de usar el informe de búsqueda de personas para proporcionar al interesado datos que haya clasificado como datos personales.

En Dynamics 365 Business Central, puede usar dos características para proporcionar una copia de los datos del cliente a un interesado:

Puede exportar los datos del cliente a un archivo de Excel. En Excel puede editar los datos del cliente que se incluirán en la solicitud de portabilidad y guardarlo en un formato de lectura mecánica de uso habitual, como .csv o .xml. Para obtener más información, vea Exportar los datos profesionales a Excel.

Rectificar los datos de cliente

Dynamics 365 aplicaciones de involucración del cliente proporciona los siguientes métodos para corregir datos de clientes inexactos o incompletos, o borrar datos de clientes:

  • Búsqueda para los datos de los clientes mediante las funcionalidades mencionadas en "Buscar datos de clientes" y editar directamente los datos en las aplicaciones de involucración del cliente. Las ediciones se pueden realizar en una única fila, o bien puede modificar varias filas directamente.
  • Editando de forma masiva varios registros de aplicaciones de involucración de clientes, puede usar el complemento de Microsoft Office para exportar datos a Microsoft Excel, realizar los cambios y, a continuación, importar esos datos modificados de Excel a aplicaciones de interacción con el cliente.

En Dynamics 365 Commerce, Dynamics 365 Finance, Dynamics Human Resources y Dynamics 365 Supply Chain Management, también puede usar herramientas de personalización, pero la decisión y la implementación son responsabilidad suya.

Dynamics 365 Business Central ofrece dos maneras de corregir datos de clientes inexactos o incompletos.

Para editar rápidamente de forma masiva varios registros de Business Central, puede exportar listas a Excel mediante el complemento de Excel de Business Central para corregir varios registros y, a continuación, publicar los datos modificados de Excel en Business Central. Para obtener más información, consulte Exportación de los datos profesionales a Excel.

Para cambiar los datos de clientes almacenados en cualquier campo (por ejemplo, información sobre un cliente en la tarjeta Cliente), edite de forma manual el elemento de datos que contiene los datos personales de destino. Para obtener más información, vea Entrada de datos.

Nota breve sobre cómo modificar las entradas de las transacciones comerciales

Los registros transaccionales, como los movimientos de contabilidad general, cliente y fiscal, son esenciales para la integridad de un sistema de planificación de recursos empresariales. Los datos personales que forman parte de una transacción financiera u otra se conservan "tal y como están" para cumplir con las leyes financieras (por ejemplo, las leyes fiscales), la prevención del fraude (como la pista de auditoría de seguridad) o el cumplimiento con las certificaciones del sector. Por lo tanto, Dynamics 365 Commerce, Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management, Dynamics 365 Recursos Humanos y Dynamics 365 Business Central restringen la modificación de datos en dichos registros.

Para Dynamics 365 Business Central, si almacena datos personales en registros de transacciones empresariales, la única manera de corregir, eliminar o restringir el procesamiento de datos personales para cumplir la solicitud de un interesado es usar las funcionalidades de personalización. La decisión de respetar una solicitud del interesado de modificación y su implementación es su responsabilidad.

Restringir el tratamiento de datos de cliente

Cuando recibe una solicitud de un interesado para restringir el procesamiento de los datos del cliente, puede extraer fácilmente los datos de clientes afectados del servicio en línea y almacenarlos en un contenedor independiente (es decir, almacenamiento local o servicio web independiente con capacidades de aislamiento de datos) aislados de las funciones de procesamiento ofrecidas por cualquier aplicación en la nube.

El mecanismo alternativo, como el bloque de procesamiento de datos, lo ofrece Dynamics 365 Business Central, donde se ofrece a los usuarios la capacidad de bloquear el registro del interesado específico. Para obtener más información, vea Restringir el procesamiento de datos de un titular de los datos. Cuando un registro se marca como bloqueado, Dynamics 365 Business Central deja de procesar los datos del cliente de ese interesado. No puede crear nuevas transacciones que usen un registro bloqueado; por ejemplo, no se puede crear una nueva factura para un cliente cuando se bloquea el cliente o el vendedor.

Eliminar datos de cliente

Si un titular de los datos le pide que elimine sus datos de cliente, hay varias formas de hacerlo:

  • Con la edición masiva de varios registros de Dynamics 365, puede usar el complemento de Microsoft Office para exportar datos a Microsoft Excel, realizar los cambios y, después, importar esos datos modificados desde Excel el servicio en línea.
  • Puede eliminar los datos de cliente almacenados en cualquier campo localizando los datos que desea eliminar y, a continuación, eliminando manualmente el elemento de datos que contiene los datos del cliente de destino, por ejemplo, empleando una eliminación rígida en el registro de contacto que representa al interesado y otros registros que contienen datos personales.

Además, para Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, la eliminación de un contacto garantiza que también se eliminen los datos de interacción de marketing salientes con información personal. Para cualquier entidad o campo personalizado, necesita personalizar el sistema para asegurarse de que se eliminen todos los datos de cliente de los registros relacionados, o bien que se desvinculen del registro del contacto para que pueda quitarse toda la información personal. Los clientes que usan el módulo de marketing en tiempo real deben dar un paso adicional para eliminar los datos de interacción de marketing.

Como alternativa, en Dynamics 365 Commerce, Dynamics 365 Finance y Dynamics 365 Administración de cadenas de suministro, puede usar herramientas de personalización para borrar o modificar los datos del cliente.

En Dynamics 365 Business Central, cuando un interesado le pide que elimine sus datos personales que se incluyen en los datos del cliente, hay varias maneras de abordar esta solicitud:

  • Para editar rápidamente de forma masiva varios registros de Business Central, puede exportar datos a Excel mediante el complemento de Excel de Business Central para eliminar varios registros y, a continuación, publicar estos cambios desde Excel de nuevo en Business Central. Para obtener más información, consulte Exportación de los datos profesionales a Excel.
  • Puede eliminar los datos de cliente almacenados de forma manual en cualquier campo; para hacerlo, elimine el elemento de datos que contenga los datos de cliente de destino. Para obtener más información, vea Entrada de datos.
  • Puede eliminar directamente los datos de cliente, por ejemplo, si elimina un contacto y ejecuta el trabajo por lotes de eliminación de entradas de registro de interacciones canceladas con el fin de eliminar las interacciones de ese contacto.
  • Puede eliminar documentos que contengan datos de cliente (por ejemplo, memorandos, ventas contabilizadas y facturas de compra).

Además de la eliminación masiva o individual de registros discretos, tenga en cuenta que solo los trabajadores terminados pueden eliminarse por completo de Dynamics 365 para recursos humanos. Siga estos pasos para eliminar los trabajos terminados.

Exportar datos de cliente

Para responder a una solicitud de portabilidad de datos, los datos de los clientes de Dynamics 365 aplicaciones de interacción con el cliente se pueden exportar mediante las funcionalidades completas de exportación de entidades. Los datos de clientes se pueden exportar a un archivo de Excel estático para facilitar una solicitud de portabilidad de datos. Con Excel puede editar los datos personales que se incluirán en la solicitud de portabilidad y guardarlo en un formato de lectura mecánica de uso habitual, como .csv o .xml.

Además, para Dynamics 365 de Customer Insights: se proporciona Recorridos de una API dedicada que permite al cliente crear extensiones que recuperan registros adicionales de interacciones de clientes capturadas que pueden contener datos personales. La API carga toda la información pertinente del sistema back-end y la ensambla en un único documento portátil.

Dynamics 365 Commerce, Dynamics 365 Finance, recursos humanos Dynamics 365 y Dynamics 365 Supply Chain Management ofrece entidades de integración y administración de datos que habilita las entidades proporcionadas, las entidades recién creadas o las entidades extendidas para una exportación de datos personales repetibles a Excel o un número de otros formatos comunes mediante trabajos de importación y exportación de datos. Como alternativa, muchas listas se pueden exportar a un archivo estático de Excel para facilitar una solicitud de portabilidad de datos. Cuando los datos de cliente se exportan a Excel de esta forma, puede editar los datos personales que se incluirán en la solicitud de portabilidad y, después, guardar el archivo con un formato de lectura mecánica de uso habitual, como .csv o .xml.

Tanto Dynamics 365 para Finance and Operations como Dynamics 365 Human Resources ofrecen un informe de búsqueda de personas para proporcionar al interesado los datos que ha clasificado como datos personales.

Dynamics 365 Business Central ofrece las siguientes características:

  • Puede exportar los datos del cliente a un archivo de Excel. En Excel puede editar los datos del cliente que se incluirán en la solicitud de portabilidad y guardarlo en un formato de lectura mecánica de uso habitual, como .csv o .xml. Para obtener más información, vea Exportar los datos profesionales a Excel.
  • Puede exportar los datos del cliente a un archivo de Excel. En Excel puede editar los datos del cliente que se incluirán en la solicitud de portabilidad y guardarlo en un formato de lectura mecánica de uso habitual, como .csv o .xml. Para obtener más información, vea Exportar los datos profesionales a Excel.

Procesos de DSR para otras aplicaciones de Dynamics 365

Procesos de DSR para aplicaciones de Power Platform

Parte 2: Responder a solicitudes de interesados relativas a registros generados por el sistema

Microsoft también le permite obtener acceso, exportar y eliminar registros generados por el sistema que pueden considerarse como datos personales según la definición amplia del RGPD de “datos personales”. Estos son algunos ejemplos de registros generados por el sistema que pueden considerarse como datos personales según el RGPD:

  • Datos de uso del servicio de productos, como registros de actividad de usuario.
  • Solicitudes de búsqueda de usuarios y datos de consultas.
  • Los datos generados por productos y servicios como resultado del funcionamiento del sistema y la interacción por los usuarios u otros sistemas.

No se permite restringir o rectificar los datos de los registros generados por el sistema. Los registros generados por el sistema constituyen acciones realizadas en la nube de Microsoft y datos de diagnóstico, y modificar este tipo de datos podría afectar a los registros históricos de acciones, lo que aumentaría el fraude y los riesgos de seguridad.

Acceder a registros generados por el sistema y exportarlos

Los administradores de inquilinos pueden acceder a los registros generados por el sistema asociados con el uso por parte de un usuario determinado de Dynamics 365 servicios y aplicaciones. Los administradores de inquilinos pueden exportar los registros generados por el sistema mediante la exportación de registros de datos de Microsoft. Los detalles se pueden encontrar en la página RGPD: Solicitudes del interesado (DSR) del Centro de confianza de Microsoft, en Herramientas de administración de DSR, seleccione Más información sobre la exportación de registros de datos.

Después de crear una nueva solicitud, se mostrará en la página Administrar solicitudes de usuario dentro de la Azure Portal donde puede realizar un seguimiento de su estado. Una vez completada una solicitud, puede seleccionar un vínculo para acceder a los registros generados por el sistema, que se exportarán a la ubicación de Azure Storage de la organización en un plazo de 30 días a partir de la creación de la solicitud. Los datos se guardan en los formatos de archivo más habituales y legibles por máquina, como JSON o XML. Si no tiene una cuenta de Azure ni una ubicación de Azure Storage, deberá crear una cuenta de Azure o una ubicación de Azure Storage para su organización para que la herramienta Exportación de registros de datos pueda exportar los registros generados por el sistema.

Importante

Debe ser un administrador de espacios empresariales para exportar datos de usuario del espacio empresarial.

En la tabla siguiente, se resumen las acciones de acceso y exportación de registros generados por el sistema:

Pregunta Respuesta
¿Cuánto tarda la herramienta Exportación de registros de datos de Microsoft en completar una solicitud? Esto puede depender de varios factores. En la mayoría de los casos, debe completarse en uno o dos días, pero puede tardar hasta 30 días.
¿Qué formato tendrá el resultado? La salida es archivos estructurados legibles por máquina, como XML, CSV o JSON.
¿Qué datos devuelve la herramienta Exportación de registros de datos? La herramienta Exportación de registros de datos devuelve registros generados por el sistema almacenados por Microsoft. Los datos exportados pertenecen a varios servicios Microsoft, como Office 365, Azure y Dynamics.
* ¿Quién tiene acceso a la herramienta Exportación de registros de datos para enviar solicitudes de acceso de registros generados por el sistema? Dynamics 365 los administradores globales tienen acceso a la utilidad RGPD Log Manager.
¿Cómo se devuelven los datos al usuario? Los datos se exportarán a la ubicación de Azure Storage de la organización; depende de los administradores de la organización determinar cómo mostrarán o devolverán estos datos a los usuarios.
¿Cuál será la apariencia de los datos en los registros generados por el sistema? Ejemplo de una entrada de registro generada por el sistema en formato JSON:

"DateTime": "2017-04-28T12:09:29-07:00",
"AppName": "SharePoint",
"Action": "OpenFile",
"IP": "154.192.13.131",
"DevicePlatform": "Windows 1.0.1607"

Eliminación de datos personales en registros generados por el sistema

Para eliminar los registros generados por el sistema recuperados a través de una solicitud DSR, debe quitar el usuario del servicio y eliminar permanentemente su cuenta de Microsoft Entra. Al eliminar de forma permanente una cuenta de usuario, en un plazo de 30 días se quitan los datos del usuario de los registros generados por el sistema de prácticamente todos los servicios de Dynamics 365, a excepción de los datos que pueden comprometer la seguridad o la estabilidad del servicio. Puede encontrar información adicional sobre las herramientas de administración de DSR en el Centro de Microsoft Entra Administración en la página RGPD: Solicitudes del interesado (DSR) del Centro de confianza de Microsoft.

Más información