Návod: Nastavení a používání pracovního postupu schvalování nákupu

Proces schvalování nových nebo změněných záznamů, jako jsou dokumenty, řádky deníku a karty zákazníků, můžete automatizovat vytvořením pracovních postupů s kroky pro příslušné schválení.

Než vytvoříte pracovní postupy schválení, musíte pro každého schvalovacího uživatele nastavit schvalovatele a náhradního schvalovatele. Chcete-li definovat, které záznamy o prodeji a nákupu jsou oprávněni schvalovat, můžete také nastavit limity pro schvalovatele. Žádosti o schválení a další oznámení lze zasílat jako e-maily nebo interní poznámky. U každého schvalovacího uživatelského nastavení můžete také nastavit, kdy obdrží oznámení.

Poznámka

Kromě funkcí pracovního postupu v Business Central můžete použít Power Automate k definování pracovních postupů pro události v Business Central. Všimněte si, že ačkoli se jedná o dva samostatné systémy pracovních postupů, je každá šablona toku, kterou vytvoříte s Power Automate, přidána do seznamu šablon pracovních postupů v Business Central. Více se dozvíte v tématu Použití Business Central v automatizovaném pracovním postupu.

Můžete nastavit a používat pracovní postupy, které propojují úlohy podnikového procesu prováděné různými uživateli. Systémové úlohy, jako je automatické zaúčtování, mohou být zahrnuty jako kroky do pracovních postupů, kterým předcházejí nebo následují uživatelské úlohy. Vyžadování a udělování souhlasu k vytvoření nových záznamů jsou typické kroky pracovního postupu. Další informace naleznete v části Pracovní postup.

O tomto návodu

Tento návod je scénář ilustrující následující kroky:

• Nastavení schvalovacích uživatelů
• Nastavení upozornění pro uživatele se schválením
• Úprava a zapnutí pracovního postupu schvalování
• Žádost o schválení nákupní objednávky (jako Alicia)
• Přijetí oznámení a následné schválení žádosti (jako Sean)

Příběh

Sean je superuživatel na CRONUS a vytvořil dva schvalovací uživatele. Jednou je Alicia, která zastupuje nakupujícího agenta. Druhým je samotný Sean, který zastupuje Aliciina schvalovatele. Sean si poté udělí neomezená práva na schválení nákupu a určí, že dostane upozornění prostřednictvím interní poznámky, jakmile dojde k relevantní události. Nakonec Sean vytvoří požadovaný pracovní postup schvalování jako kopii existující šablony Pracovní postup schvalování objednávky, ponechá všechny stávající podmínky události a odpověď možnosti beze změny a poté pracovní postup zapne.

Pro otestování pracovního postupu schvalování se Sean přihlásí k Business Central jako Alicia a poté požádá o schválení nákupní objednávky. Sean se pak přihlásí jako on sám, uvidí poznámku v Centru rolí, přejde na odkaz na žádost o schválení nákupní objednávky a žádost schválí.

Uživatelé

Než budete moci nastavit schvalovací uživatele a způsob jejich oznámení, musíte se ujistit, že tito uživatelé existují v Business Central: Jeden uživatel bude zastupovat Alicii. Druhý uživatel, vy, budete zastupovat Seana. Další informace najdete v tématu Vytvoření uživatelů podle licencí.

Nastavení schvalovacích uživatelů

Když jste přihlášeni jako vy, nastavte Alicii jako schvalujícího uživatele, jehož schvalovatelem jste vy. Nastavte svá práva ke schválení a určete, jak a kdy budete upozorněni na žádosti o schválení.

Nastavení sebe a Alicie jako schvalovací uživatele

1. Vyberte ikonu , zadejte Nastavení schvalovacího uživatele a poté vyberte související odkaz.

2. Na stránce Nastavení schvalovacího uživatele vyberte akci Nový.

   Poznámka

   Než budete moci nastavit uživatele, kteří vyžadují schválení tohoto schvalovatele, musíte nastavit schvalovatele. To znamená, že musíte nastavit sebe, než budete moci nastavit Aliciu.

3. Nastavte dva schvalovací uživatele vyplněním polí, jak je popsáno v následující tabulce.

   ID uživatele	ID schvalovatele	Neomezené schvalování nákupu
   VY		Vybrané
   ALICIA	VY

Nastavení oznámení

V tomto návodu je uživatel informován interní poznámkou o žádostech o schválení. Oznámení o schválení lze také zasílat e-mailem a můžete přidat pracovní postup odpověď krok, který odesílatele upozorní, když je žádost schválena nebo zamítnuta. Další informace naleznete v tématu Určení, kdy a jak chcete dostávat oznámení.

Nastavení, jak a kdy budete upozorněni

1. Na stránce Nastavení schválení uživatele vyberte řádek pro sebe a poté vyberte akci Nastavení oznámení.
2. Na stránce Nastavení oznámení v poli Typ oznámení vyberte Schválení.
3. V poli Způsob upozornění vyberte Poznámka.
4. Na stránce Nastavení oznámení vyberte akci Plán oznamování.
5. Na stránce Plán oznámení v poli Opakování vyberte Okamžitě.

Vytvoření pracovního postupu schvalování

Vytvořte pracovní postup schválení nákupní objednávky zkopírováním kroků ze šablony Pracovní postup schválení nákupní objednávky. Ponechte stávající kroky pracovního postupu nezměněné a poté pracovní postup zapněte.

Tip

Volitelně přidejte krok odpovědi pracovního postupu, který bude odesílatele informovat, když je jeho žádost schválena nebo zamítnuta. Další informace naleznete v tématu Určení, kdy a jak chcete dostávat oznámení.

Vytvoření a zapnutí pracovního postupu schválení nákupní objednávky

1. Vyberte ikonu , zadejte Pracovní postupy, poté vyberte související odkaz.

2. Na stránce Pracovní postupy vyberte Akce a poté vyberte Nové a poté vyberte akci Nový pracovní postup ze šablony.

3. Na stránce Šablony pracovního postupu vyberte šablonu pracovního postupu s názvem Pracovní postup schválení nákupní objednávky.

   Stránka Pracovní postup se otevře pro nový pracovní postup obsahující všechny informace o vybrané šabloně. Hodnota v poli Kód je rozšířena o -01, což znamená, že se jedná o první pracovní postup vytvořený z šablony Pracovní postup schválení nákupní objednávky.

4. V záhlaví stránky Pracovní postup zapněte přepínač Zapnuto.

Použití pracovního postupu schvalování

Použijte nový pracovní postup schvalování nákupní objednávky přihlášením nejprve k Business Central jako Alicia k požádání o schválení nákupní objednávky. Poté se přihlaste jako vy, zobrazte poznámku v Centru rolí, přejděte na odkaz na žádost o schválení a poté žádost schvalte.

Žádost o schválení nákupní objednávky, jako Alicia

1. Přihlaste se jako Alicia.
2. Vyberte ikonu , zadejte Nákupní objednávky, poté vyberte související odkaz.
3. Vyberte řádek k otevření nákupní objednávky 106001.
4. Na stránce Nákupní objednávka vyberte Akce a poté Požádat o schválení a poté vyberte akci Odeslat žádost o schválení.

Všimněte si, že hodnota v poli Stav se změnila na Čeká na schválení.

Schválení nákupní objednávky jako Sean

1. Přihlaste se jako Sean.
2. V centru rolí v oblasti Samoobsluha vyberte Požadavky na schválení.
3. Na stránce Žádosti o schválení vyberte řádek o nákupní objednávce od Alicie a poté zvolte akci Schválit.

Hodnota v poli Stav na Aliciině objednávce se změní na Vydáno.

Nyní jste nastavili a otestovali jednoduchý pracovní postup schvalování založený na prvních dvou krocích postupu Pracovní postup schvalování objednávky. Tento pracovní postup můžete snadno rozšířit tak, aby automaticky odeslal Aliciinu objednávku, když ji Sean schválí. Chcete-li to provést, musíte zapnout Pracovní postup nákupní faktury, takže odpověď k uvolněné nákupní faktuře je zaúčtovat. Nejprve musíte změnit podmínku události v prvním pracovním postupu krok z (nákup) Faktura na Objednávka.

Obecná verze Business Central obsahuje mnoho šablon pracovních postupů pro scénáře, které jsou podporovány kódem aplikace. Většina těchto šablon je určena pro schvalovací pracovní postupy.

Varianty pracovních postupů definujete vyplněním polí na řádcích pracovního postupu pomocí pevných seznamů událostí a hodnot odpověď představujících scénáře, které jsou podporovány kódem aplikace. Další informace naleznete na stránce Vytváření pracovních postupů.

Poznámka

Pokud obchodní scénář vyžaduje událost pracovního postupu nebo odpověď, která není podporována ve výchozí verzi, zaregistrujte se do Power Automate. Další informace naleznete v části Použití aplikace Business Central v tocích Power Automate. Alternativně načtěte aplikaci na AppSource nebo pracujte s partnerem Microsoft na přizpůsobení kódu aplikace.

Viz také

Nastavení schvalovacích uživatelů
Nastavení upozornění na pracovní postup
Vytvoření pracovního postupu schvalování
Použití pracovních postupů schvalování
Pracovní postup
Použití Business Central v automatizovaném pracovním postupu

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central