Použití OCR k přeměně souborů PDF a obrázků na elektronické dokumenty

Ze souborů PDF nebo obrázků, které obdržíte od obchodních partnerů, můžete nechat externí službu OCR (optické rozpoznávání znaků) vygenerovat elektronické dokumenty, které lze převést na záznamy dokumentů v Business Central. Když například od dodavatele obdržíte fakturu ve formátu PDF, můžete ji odeslat do služby OCR ze stránky Příchozí doklady.

Jako alternativu k odeslání souboru ze stránky Příchozí dokumenty může služba OCR nabídnout možnost zpracovat soubory přeposílané na vyhrazenou e-mailovou adresu. Poté, když obdržíte elektronický dokument zpět, v Business Central se automaticky vytvoří související záznam příchozího dokumentu.

Po několika sekundách služba OCR odešle zpracovaný soubor na stránku Příchozí dokumenty jako elektronický záznam dokumentu, který lze převést na nákupní fakturu pro dodavatele, prodejní fakturu, dobropis nebo zápis do deníku.

Protože OCR je založeno na optickém rozpoznávání, je pravděpodobné, že služba OCR bude například při prvním zpracování dokumentů určitého dodavatele špatně interpretovat znaky ve vašich souborech PDF nebo obrázcích. Může se stát, že nebude interpretovat logo společnosti jako název prodejce nebo že bude chybně interpretovat celkovou částku na účtence kvůli jejímu uspořádání. Abyste se těmto chybám v budoucnu vyhnuli, můžete je opravit v samostatné verzi stránky Příchozí dokument. Poté odešlete opravy zpět službě OCR, aby se naučila správně interpretovat konkrétní znaky a pole při příštím zpracování dokumentu PDF nebo obrázku pro stejného dodavatele. Více informací viz Trénování služby OCR, aby se předešlo chybám.

Přenos souborů do služby OCR a ze služby OCR je zpracováván pomocí vyhrazené položky fronty úloh. Tato fronta úloh se vytvoří automaticky po povolení připojení externí služby OCR. Více informací viz Nastavení příchozích dokumentů.

Poznámka

Funkci OCR poskytují externí poskytovatelé. Vyberte si balíček služeb, který je vhodný pro vaši organizaci a/nebo zemi/oblast. Najděte služby kompatibilní s Business Central a podrobnosti o dostupných funkcích na webu AppSource.microsoft.com.

Odeslání souboru PDF nebo obrázku do služby OCR ze stránky Příchozí dokumenty

1. Vyberte ikonu , zadejte Příchozí dokumenty a poté vyberte příslušný odkaz.

2. Vytvořte nový záznam příchozího dokumentu a připojte soubor. Více informací viz Vytvoření záznamů příchozích dokumentů.

3. Na stránce Příchozí dokumenty vyberte jeden nebo více řádků a poté zvolte akci Odeslat do fronty úloh.

   Hodnota v poli Stav se změní na Připraveno. Připojený soubor PDF nebo soubor s obrázkem se odešle službě OCR prostřednictvím fronty úloh podle plánu, pokud nedošlo k chybám.

4. Případně na stránce Příchozí dokumenty vyberte jeden nebo více řádků a poté zvolte akci Odeslat do služby OCR , abyste soubory okamžitě odeslali ke zpracování.

   Hodnota v poli Stav OCR se změní na Odesláno, pokud neexistují žádné chyby.

Odeslání souboru PDF nebo obrázku do služby OCR e-mailem

Z e-mailové aplikace můžete poskytovateli služeb OCR přeposlat e-mail s přiloženým souborem PDF nebo obrázkem. Informace o e-mailové adrese, na kterou se má odeslat, naleznete na webových stránkách poskytovatele služeb OCR.

Vzhledem k tomu, že pro daný soubor neexistuje žádný záznam o příchozím dokumentu, vytvoří se nový záznam automaticky na stránce Příchozí dokumenty, když služba OCR odešle výsledný elektronický dokument. Více informací viz Vytvoření záznamů příchozích dokumentů.

Poznámka

Pokud pracujete na tabletu nebo telefonu, můžete soubor odeslat do služby OCR ihned po pořízení fotografie dokumentu nebo můžete přímo vytvořit příchozí dokument. Více informací viz Vytvoření záznamu příchozího dokumentu pořízením fotografie.

Přijetí výsledného elektronického dokumentu od služby OCR

Elektronický dokument vytvořený službou OCR ze souboru PDF nebo obrázku je automaticky přijat na stránce Příchozí dokumenty podle záznamu fronty úloh, který je nastaven, když povolíte službu OCR.

Pokud nepoužíváte frontu úloh nebo chcete obdržet hotový dokument OCR dříve než podle plánu fronty úloh, můžete zvolit akci Příjem ze služby OCR. Touto možností získáte všechny dokumenty, které jsou dokončeny službou OCR.

Poznámka

Pokud je služba OCR nastavena tak, že vyžaduje ruční ověření zpracovávaných dokumentů, bude pole Stav OCR obsahovat hodnotu Čeká na ověření. V takovém případě proveďte následující kroky, abyste se přihlásili na webovou stránku služby OCR a ručně ověřili dokument OCR.

1. V poli Stav OCR vyberte hypertextový odkaz Čeká na ověření.

2. Na webu služby OCR se přihlaste pomocí přihlašovacích údajů svého účtu služby OCR. Další informace naleznete v části Nastavení služby OCR.

   Zobrazí se informace o dokumentu OCR, které zobrazují jak zdrojový obsah souboru PDF nebo obrázku, tak výsledné hodnoty polí OCR.

3. Zkontrolujte hodnoty polí a ručně upravte nebo zadejte hodnoty do polí, která služba OCR označila jako nejistá.

4. Zvolte tlačítko OK. Proces OCR je dokončen a výsledný elektronický dokument je odeslán na stránku Příchozí dokumenty v Business Central podle plánu fronty úloh.

5. Opakujte kroky 2 až 4 pro jakýkoli další dokument OCR, který má být ověřen.

Nyní můžete pokračovat ve vytváření záznamů dokumentů pro přijaté elektronické dokumenty v Business Central, a to ručně nebo automaticky. Další informace naleznete v dalším postupu. Můžete také připojit nový záznam příchozího dokladu k existujícím zaúčtovaným nebo nezaúčtovaným dokladům, aby byl zdrojový soubor snadno přístupný z Business Central.

Vytvoření nákupní faktury z elektronického dokumentu přijatého ze služby OCR

Následující postup popisuje, jak vytvořit záznam nákupní faktury z faktury dodavatele přijaté jako elektronický doklad ze služby OCR. Postup je stejný, když vytváříte například řádek obecného deníku z výdajového dokladu nebo z příkazu k vrácení zboží od zákazníka.

Poznámka

Pole Popis a 2Číslo na řádcích vytvořeného dokumentu budou vyplněna pouze v případě, že jste nejprve namapovali text nalezený v dokumentu OCR na tato dvě pole v Business Central Toto mapování můžete provést jako odkazy na položky pro řádky dokumentu typu Položka. Další informace naleznete v části Použití referencí položky. Můžete také použít funkci Mapování textu na účet. Další informace naleznete v části Mapování textu na příchozím dokumentu na konkrétního dodavatele, hlavní knihu nebo bankovní účet.

1. Vyberte řádek pro příchozí doklad a poté zvolte akci Vytvořit doklad.

Na základě informací z elektronického dokladu dodavatele, který jste obdrželi od služby OCR, bude v Business Central vytvořena nákupní faktura. Informace budou do nové nákupní faktury vloženy na základě mapování, které jste definovali jako odkaz nebo jako mapování textu na účet.

Jakékoli chyby ověření, obvykle související s nesprávnými nebo chybějícími daty v Business Central, se zobrazí na záložce s náhledem Chyby a varování. Další informace naleznete v části Řešení chyb při příjmu elektronických dokumentů.

Mapování textu v příchozím dokladu na konkrétní účet dodavatele

U příchozích dokladů obvykle pomocí akce Mapovat text na účet definujete, že určitý text na faktuře dodavatele přijaté ze služby OCR je namapován na určitý účet dodavatele. V budoucnu jakákoli část popisu příchozího dokladu, která existuje jako text mapování, znamená, že pole Číslo dodavatele na řádcích výsledného dokladu nebo deníku typu Účet hlavní knihy jsou vyplněny u příslušného dodavatele.

Kromě mapování na účet dodavatele nebo účty hlavní knihy můžete také mapovat text na bankovní účet. Tato možnost je užitečná například pro elektronické doklady za již uhrazené výdaje, pro které chcete vytvořit řádek obecného deníku připravený k zaúčtování na bankovní účet.

1. Vyberte příslušný řádek příchozího dokladu a poté zvolte akci Mapovat text na účet. Otevře se stránka Mapování textu na účet.

2. Do pole Text mapování zadejte libovolný text, který se vyskytuje na fakturách dodavatele, pro které chcete vytvořit nákupní doklady nebo řádky deníku. Můžete zadat až 50 znaků.

3. Do pole Č. dodavatele zadejte dodavatele, pro kterého bude vytvořen výsledný nákupní doklad nebo řádek deníku.

4. Do pole Č. debetního účtu zadejte debetní účet hlavní knihy, který bude vložen na výsledný nákupní doklad nebo řádek deníku typu Účet HK.

5. Do pole Č. kreditního účtu zadejte kreditní účet hlavní knihy, který bude vložen na výsledný nákupní doklad nebo řádek deníku typu Účet HK.

   Poznámka

   Nepoužívejte pole Typ zdroje protiúčtu a Číslo zdroje protiúčtu v souvislosti s příchozími doklady. Používají se pouze pro automatické odsouhlasení plateb. Další informace najdete v části Mapování textu na opakující se platby na účty pro automatické odsouhlasení.

6. Opakujte kroky 2 až 5 pro všechny texty v příchozích dokladech, pro které chcete automaticky vytvářet doklady.

Řešení chyb při přijímání elektronických dokumentů

1. Na stránce Příchozí doklady vyberte řádek pro elektronický doklad přijatý ze služby OCR s chybami označenými jako hodnota Chyba v poli Stav OCR.
2. K otevření stránky Příchozí dokument vyberte akci Upravit.
3. Na záložce s náhledem Chyby a varování vyberte zprávu a poté vyberte akci Otevřít související záznam.
4. Otevře se stránka, která obsahuje nesprávná nebo chybějící data, například karta dodavatele s chybějící hodnotou pole.
5. Opravte chybu nebo chyby, jak je popsáno v každé chybové zprávě.
6. Pokračujte ve zpracování příchozího elektronického dokumentu opětovným výběrem akce Vytvořit ručně.
7. Opakujte kroky 5 a 6 pro všechny zbývající chyby, dokud nebude možné úspěšně přijmout elektronický dokument.

Trénování služby OCR, aby se předešlo chybám

Vzhledem k tomu, že OCR je založeno na optickém rozpoznávání, může služba OCR nesprávně interpretovat znaky ve vašich souborech PDF nebo obrázcích, například při prvním zpracování dokumentů od určitého dodavatele. Může se stát, že nebude interpretovat logo společnosti jako jméno dodavatele nebo že bude chybně interpretovat celkovou částku na příjemce výdajů kvůli jejímu uspořádání. Chcete-li se těmto chybám v budoucnu vyhnout, můžete opravit data přijatá službou OCR a poté odeslat zpětnou vazbu službě.

Na stránce Oprava dat OCR, kterou otevřete ze stránky Příchozí doklad, jsou záložky s náhledem Finanční informace zobrazeny ve dvou sloupcích, z nichž jeden obsahuje údaje OCR k úpravě a druhý údaje OCR pouze ke čtení. Když vyberete tlačítko Odeslat zpětnou vazbu OCR, obsah stránky Korekce dat OCR je odeslán do služby OCR. Až bude služba příště zpracovávat soubory PDF nebo obrazové soubory, které obsahují daná data, budou vaše opravy zapracovány, aby se zlepšilo rozpoznávání dokumentů.

1. Vyberte ikonu , zadejte Příchozí dokumenty a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Otevřete záznam příchozího dokladu, který obsahuje data přijatá ze služby OCR, která chcete opravit.
3. Na stránce Příchozí doklad vyberte akci Opravit data OCR.
4. Na stránce Oprava dat OCR přepište data v upravitelném sloupci pro každé pole, které má nesprávnou hodnotu.
5. Chcete-li vrátit zpět opravy, které jste provedli od otevření stránky Oprava dat OCR, vyberte akci Obnovit data OCR.
6. Chcete-li odeslat opravy do služby OCR, zvolte akci Odeslat zpětnou vazbu OCR.
7. Chcete-li uložit opravy, zavřete stránku Oprava dat OCR.

Pole na záložce s náhledem Finanční informace na stránce Příchozí doklad se aktualizují o všechny nové hodnoty, které jste zadali v kroku 4.

Viz také

Vytváření záznamů příchozích dokladůVytváření záznamů příchozích dokladů přímo z dokladů a záznamůPříchozí doklady
Nákup
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central