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智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® E3 + SAM 许可证的管理员指南

  • 项目
  • 适用于:
    ✅ Microsoft 365 Copilot

当你正在为组织准备智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®或者准备好开始使用 Copilot 时，E3 + SAM 许可证中的一些功能可帮助准备好数据。

当用户输入提示时，Copilot 可以响应用户有权访问的数据。 过度共享和过时的数据可能会导致 Copilot 的结果不准确。

本文为具有 Microsoft 365 E3 和 SharePoint 高级管理 (SAM) 许可证的 IT 管理员提供指导。 借助这些许可证中包含的功能，可以：

  • 使用 SharePoint 高级管理 (SAM) 来帮助防止过度共享、整理数据源、限制 SharePoint 搜索以及监视 SharePoint 网站更改。
  • 使用 Microsoft Purview 创建敏感度标签、识别和保护敏感数据，以及删除不需要的内容。

使用本文开始使用组织中的智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®。 使用本文中所述的功能时，组织可以更好地为 Copilot 做好准备，包括从 Copilot 获取更准确的结果。

本文适用于：

  • Microsoft 365 Copilot
  • Microsoft SharePoint 高级版 - SharePoint 高级管理 (SAM)
  • Microsoft Purview

注意

如果你有 E5 许可证，请参阅 E5 许可证智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®管理员指南。 有关许可证中功能的比较，请参阅比较智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®许可证功能概述。

开始之前

SharePoint 管理员任务 - 使用 SharePoint 高级管理 (SAM) 功能

SharePoint 高级管理 (SAM) 中的一些功能可以帮助你为 Copilot 做好准备。

✅ 使用 SAM 实现目标：

  • 通过查找和删除非活动 SharePoint 网站来清理数据源。
  • 识别包含过度共享或敏感内容的 SharePoint 网站。
  • 使用策略限制对业务关键或具有敏感内容的 SharePoint 网站的访问。
  • 监视站点更改。

本部分将引导你完成不同的 SAM 功能，这些功能可帮助你为 Copilot 准备组织和数据。

若要了解有关 SAM + Copilot 的详细信息，请参阅 使用 SharePoint 高级管理为 Copilot 做好准备。

确保所有网站都有有效的所有者

✅ 运行 网站所有权策略 ，以查找任何没有至少两个所有者的网站

网站所有权策略会自动检测没有至少两个所有者的网站，并且可以帮助查找潜在所有者。 在模拟模式下设置策略，以根据所需的条件标识所有者。 然后，将策略升级到“活动”模式，以启用向网站所有者候选人发送通知。

你需要网站所有者帮助确认网站仍然处于活动状态，执行 网站访问评审，更新内容权限，并在需要时控制访问权限。

  1. 以 SharePoint 管理员 身份登录到 SharePoint 管理中心。
  2. 展开 “策略> ”，选择“ 站点生命周期管理”。
  3. 选择“ 创建策略”，输入参数，然后完成策略。
  4. 策略运行时，报表会显示不符合的站点数。 还可以下载报表。

若要了解有关此策略和报告的详细信息，请参阅 网站所有权策略。

查找和清理非活动站点

✅ 创建用于查找非活动站点的站点生命周期管理策略

网站生命周期管理策略会自动检测非活动站点，并向网站所有者发送通知电子邮件。 使用电子邮件时，网站所有者可以确认网站仍然处于活动状态。

Copilot 可以在用户提示中显示来自这些非活动站点的数据，这可能会导致 Copilot 结果不准确和混乱。

该策略还会创建一个可以下载和查看的报告。 报表显示非活动站点、上次活动日期和电子邮件通知状态。

  1. 以 SharePoint 管理员 身份登录到 SharePoint 管理中心。
  2. 展开 “策略> ”，选择“ 站点生命周期管理”。
  3. 选择“ 创建策略”，输入参数，然后完成策略。
  4. 当策略运行并找到非活动站点时，策略会自动向网站所有者发送电子邮件。 网站所有者应确认网站是否仍然处于活动状态。
  5. 如果网站所有者确认不需要站点，则使用 SAM 将非活动网站置于 只读模式，或将站点移动到 Microsoft 365 存档与 SAM。

若要详细了解此策略和报表，请参阅 站点生命周期管理策略。

管理非活动 SharePoint 网站的最佳做法

  • 使用策略执行报告 跟踪网站所有者操作状态以响应通知。
  • 选择“获取 AI 见解”按钮，获取为报表生成的 AI 见解 ，以帮助你识别网站问题以及解决这些问题的可能操作。
  • 为网站所有者提供完成这些任务的时间线。 如果他们未在时间范围内完成任务，则可以使用 SAM 非活动网站 - 存档功能将站点移动到 Microsoft 365 存档，以便稍后根据需要对其进行反应。

此操作有助于减少使 Copilot 数据源混乱的过时内容，从而提高 Copilot 响应的准确性。

提示

移动到 Microsoft 365 存档的网站不再可供组织中的任何人在 Microsoft Purview 或管理员搜索之外访问。 在响应用户提示时，Copilot 不会包含这些网站中的内容。

识别包含过度共享或敏感内容的网站

✅ 在 SharePoint 管理中心 ) 报表 (DAG 运行数据访问治理

DAG 报告提供有关 SharePoint 网站上的网站共享链接、敏感度标签和 Everyone except external users (EEEU) 权限的详细信息。 使用这些报表查找过度共享的网站。

过度共享网站是与所需人员共享的网站。 Copilot 可以在响应中显示来自这些站点的数据。

  1. 以 SharePoint 管理员 身份登录到 SharePoint 管理中心。

  2. 选择“ 报表>”“数据访问治理”。 报表选项：

    报告 说明 任务
    共享链接 显示具有共享链接的网站，包括与任何人共享的链接、与组织中的人员共享的链接，以及与工作或学校以外的特定人员共享的链接。 查看这些网站。

    确保仅与需要访问权限的用户或组共享网站。 删除不需要的用户和组的共享。
    应用于文件的敏感度标签 显示具有具有敏感度标签的 Office 文件的网站。 查看这些网站。

    确保应用了正确的标签。 根据需要更新标签。 若要了解详细信息，请参阅本文) 中的 标识和标记敏感数据 (。
    与 Everyone except external users (EEEU) 共享 显示与组织中除外部用户以外的所有人共享的网站。 查看这些网站。

    确定 EEEU 权限是否合适。 许多具有 EEEU 的站点是过度共享的。 删除 EEEU 权限，并根据需要分配给用户或组。
    网站、OneDrive 和文件的过度共享基线报表 扫描租户中的所有网站，并列出与指定数量以上的用户共享内容的网站， (指定) 。 对报表进行排序、筛选或下载，并识别具有可能过度共享内容的网站。

可以单独运行其中任何一个报表，也可以一起运行所有这些报表。 若要详细了解这些报表，请参阅 数据访问治理 (DAG) 报表。

管理 DAG 报表的最佳做法

  • 每周运行这些报告，尤其是在采用 Copilot 的开始阶段。 随着对报表和数据越来越熟悉，可以调整频率。

    如果你有一个管理团队，请创建一个管理员任务来运行这些报表并查看数据。

    你的组织正在为运行这些报表并使用数据做出决策的许可证付费。 确保充分利用它。

  • 选择“获取 AI 见解” 以生成一个报告，以帮助你识别网站的问题以及解决这些问题的可能操作。

控制对过度共享 SharePoint 网站的访问

✅ 为网站所有者启动网站访问评审

在“数据访问治理 (DAG) 报表”中，可以选择存在过度共享风险的站点。 然后，启动站点访问评审。 网站所有者会收到需要注意的每个网站的通知。 他们可以使用“网站评审”页来跟踪和管理多个评审请求。

网站所有者评审两个main区域的访问权限：SharePoint 组和单个项目。 他们可以确定是否适合广泛共享，或者网站是否过度共享，需要修正。

如果网站所有者确定内容过度共享，他们可以使用访问评审仪表板更新权限。

✅ 在 SharePoint 管理中心使用受限访问控制策略 (RAC)

受限访问控制策略限制对具有过度共享内容的网站的访问。 它可以将 SharePoint 网站和内容的访问限制为特定组中的用户。 不在组中的用户无法访问网站或其内容，即使他们以前具有权限或共享链接。

当组中的用户对内容具有权限时，该内容可以在 Copilot 结果中显示。 不在组中的用户不会在其 Copilot 结果中看到此信息。 可以为单个网站或 OneDrive 设置受限的访问控制。

✅ 在 SharePoint 管理中心使用受限内容可发现性策略 (RCD)

RCD) (受限内容可发现性策略不会更改网站访问权限。 相反，它会更改网站的内容可发现性。 将 RCD 应用于网站时，所有用户的 Copilot 或组织范围的搜索结果无法发现网站的内容。

SharePoint 管理员可以在单个网站上设置受限的内容可发现性。

控制对过度共享 SharePoint 网站的访问的最佳做法

  • 如果组织具有零信任思维模式，则可以将受限访问控制 (RAC) 应用到所有站点。 然后，根据需要调整权限。 如果有多个网站，此操作可帮助你快速保护站点。 但是，它可能会对用户造成干扰。

  • 如果使用 RAC 或 RCD，请确保传达更改和更改的原因。

提示

对于业务关键型站点，还可以：

监视更改

✅ 在 SharePoint 管理中心运行更改历史记录报表

更改历史记录报告跟踪和监视更改，包括更改的内容、发生更改的时间以及发起更改的人员。 目的是确定最近的更改，这些更改可能导致过度共享，从而影响 Copilot 结果。

使用此报表可以查看对 SharePoint 网站和组织设置所做的更改。

  1. 以 SharePoint 管理员 身份登录到 SharePoint 管理中心。

  2. 展开 “报表> ”，选择“ 更改历史记录>”“新建报表”。

  3. 报表选项：

    报告 说明 任务
    网站设置报告 显示网站管理员和 SharePoint 管理员运行的网站属性更改和操作。 查看更改和操作。 确保操作符合安全要求。
    组织设置报表 显示对组织设置所做的更改，例如创建网站时以及是否启用了外部共享。 查看更改和操作。 确保更改符合安全要求。

管理更改历史记录报表的最佳做法

  • 每周运行这些报告，尤其是在采用 Copilot 的开始阶段。 随着对报表和数据越来越熟悉，可以调整频率。

    如果你有一个管理团队，请创建一个管理员任务来运行这些报表并查看数据。

    你的组织正在为运行这些报表并使用数据做出决策的许可证付费。 确保充分利用它。

  • 为 网站级别更改和组织级别更改创建报表。 网站级别报表显示对网站属性和操作所做的更改。 组织级别报表显示对组织设置所做的更改。

  • 查看共享设置和访问控制设置。 确保更改符合安全要求。 如果它们不一致，请与网站所有者一起更正设置。

  • 将 受限访问控制 (RAC) 应用于看似过度共享的网站。 通知网站所有者更改及其原因。

    如果你的组织具有零信任思维模式，则可以将 RAC 应用于所有网站。 然后，根据需要调整权限。 如果有多个网站，此操作可帮助你快速保护站点。 但是，它也可能对用户造成中断。 请确保传达更改和更改原因。

SharePoint 管理员任务 - 限制 sharePoint 搜索 (RSS)

✅ Copilot 目标：展开 RSS 允许列表

准备好使用 Copilot 时，请查看并配置 SharePoint 网站上的正确权限。 下一步是启用受限 SharePoint 搜索 (RSS) 。

RSS 是一种临时解决方案，可让你有时间查看和配置 SharePoint 网站上的正确权限。 将审阅 & 更正的网站添加到允许列表。

  • 如果启用了 RSS，则向允许列表添加更多站点。 最多可以向允许列表添加 100 个站点。 Copilot 可以在用户提示中显示允许的列表站点中的数据。

若要了解详细信息，请参阅：

将站点添加到 RSS 允许列表

  1. 获取要添加到允许列表的网站列表。

    • 选项 1 - 使用“共享链接”报表

      1. 以 SharePoint 管理员 身份登录到 SharePoint 管理中心。
      2. 选择“ 报表>”“数据访问治理>”“共享链接>”“查看报表”。
      3. 选择其中一个报表，例如 “任何人”链接。 此报表显示已创建的 任何人 链接数最多的网站列表。 这些链接允许任何人在不登录的情况下访问文件和文件夹。 这些网站是允许在租户/组织范围搜索中允许的候选网站。

    • 选项 2 - 使用活动网站的排序和筛选选项

      1. 以 SharePoint 管理员 身份登录到 SharePoint 管理中心。

      2. 选择 “站点>”“活动站点”。

      3. 使用排序和筛选选项查找最活跃的网站，包括页面视图。 这些网站是允许在租户/组织范围的搜索中允许的候选网站。

        在 SharePoint 管理中心，选择“活动网站”，然后使用“所有网站”筛选器。

  2. 使用 Add-SPOTenantRestrictedSearchAllowedList PowerShell cmdlet 将站点添加到允许列表。

    若要了解有关此 cmdlet 的详细信息，请参阅 使用 PowerShell 脚本进行受限 SharePoint 搜索。

Purview 管理员任务 - 使用 Microsoft Purview 功能

Microsoft Purview 中的一些功能可以帮助你为 Copilot 做好准备。

✅ 使用 Purview 实现目标：

  • 识别和标记 Microsoft 365 和 Office 文件中的敏感数据。
  • 检测和保护敏感信息，防止未经授权的共享或泄露。
  • 删除不需要的内容。
  • 查看和分析 Copilot 提示和响应。

若要详细了解 Microsoft Purview，请参阅 Microsoft Purview 概述中的智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®。

识别和标记敏感数据

✅ 创建并应用 敏感度标签 来保护数据

敏感度标签 是一种识别和分类组织数据的敏感度的方法，为数据添加额外的保护层。

当敏感度标签应用于项目（如文档和电子邮件）时，标签会直接为此数据添加保护。 因此，无论数据存储在何处，这种保护都保持不变。 当敏感度标签应用于容器（如 SharePoint 网站和组）时，标签会通过控制对存储数据的容器的访问来间接增加保护。 例如，隐私设置、外部用户访问以及从非托管设备进行访问。

敏感度标签还可能会影响 Copilot 结果，包括：

  • 标签设置包括保护操作，例如访问网站、可自定义的页眉和页脚以及加密。

  • 如果标签应用加密，则 Copilot 会检查用户的使用权限。 要使 Copilot 从该项目返回数据，必须向用户授予从中复制的权限。

  • 与 Copilot (称为 Microsoft 365 Copilot Chat) 的提示会话可以从不同类型的项引用数据。 返回的结果中显示了敏感度标签。 最新响应显示 优先级最高的敏感度标签。

  • 如果 Copilot 从已标记的项创建新内容，则会自动继承源项目中的敏感度标签。

本部分将指导你完成在 Microsoft Purview 中创建和使用敏感度标签的步骤。 创建自己的标签名称和配置。 若要详细了解敏感度标签，请参阅：

1.创建敏感度标签

  1. 以管理员身份登录到 Microsoft Purview 门户 ，该门户位于 敏感度标签 - 权限中列出的其中一个组中。
  2. 选择“ 解决方案>信息保护>敏感度标签>”“创建标签”。
  3. 在作用域中，选择“ 文件和其他数据资产”。 此范围允许将标签应用于文档和电子邮件。
  4. 继续创建所需的敏感度标签。

若要了解详细信息，请参阅：

2. 发布标签并培训用户

  1. 将标签添加到发布策略。 发布后，用户可以在其 Office 应用中手动应用标签。 发布策略还具有需要考虑的设置，例如默认标签和要求用户标记其数据。

    若要了解详细信息，请参阅 通过创建标签策略发布敏感度标签。

  2. 培训用户并提供有关何时应用正确敏感度标签的指导。

    用户应根据需要更改标签，尤其是对于更敏感的内容。

    若要帮助你完成此步骤，请参阅 敏感度标签的最终用户文档。

  3. 监视标签。 选择 “信息保护>报告”。 可以看到标签的使用情况。

3. 为 SharePoint 和 OneDrive 中的文件启用敏感度标签

此步骤是启用 SharePoint 和 OneDrive 敏感度标签所需的一次性配置。 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®访问存储在这些位置的加密文件也需要它。

与 SharePoint 和 OneDrive 的所有租户级配置更改一样，更改大约需要 15 分钟才能生效。 然后，用户可以在 Office web 版中选择敏感度标签，并且可以创建策略来自动标记这些位置中的文件。

方法有以下两种：

  • 选项 1：选择信息保护>敏感度标签。 如果看到以下消息，请选择“ 立即打开”：

    在 Microsoft Purview 信息保护 中，打开 SharePoint 和 OneDrive 的敏感度标签。

  • 选项 2：使用 [Set-SPOTenant](/powershell/module/sharepoint-online/set-spotenant) Windows PowerShell cmdlet。

若要了解有关此配置的详细信息，请参阅 在 SharePoint 和 OneDrive 中为文件启用敏感度标签。

4. 将敏感度标签应用于 SharePoint 文档库

您可以在 SharePoint 文档库上使用敏感度标签，并使此标签成为适用于所有文档库的默认标签。 当文档库存储具有相同敏感度级别的文件时，此配置适用。

SharePoint 网站管理员可以执行此任务。

  1. 在 SharePoint 网站中，选择“ 文档>设置” 图标 >“库设置>”“更多库设置”。
  2. 在 “默认敏感度标签 (将此列表或库) 中的项目应用标签”中，从下拉列表中选择自定义敏感度标签。
  3. 单击“保存”以保存更改。

设置时：

  • SharePoint 会自动将标签应用于文件，这些文件可以包含 敏感度较低的文件。
  • 它提供特定于文档库的基线保护级别。 它不需要内容检查，也不依赖于最终用户。

若要了解详细信息，请参阅：

检测敏感信息并防止未经授权的共享或泄露

✅ 使用 数据丢失防护 (DLP) 策略 来帮助防止意外共享

Microsoft Purview 数据丢失防护 (DLP) 可帮助组织防止未经授权的共享或泄露，从而保护敏感信息。 目的是动态保护敏感信息（如财务数据、社会安全号码和健康记录）不被过度共享。

可以使用 Microsoft 365 服务（如 Exchange、SharePoint 和 OneDrive 帐户）创建 DLP 策略来保护敏感信息。

本部分介绍 DLP 策略创建过程。 DLP 策略是一种功能强大的工具。 请确保：

  • 了解要保护的数据以及要实现的目标。
  • 在实施策略之前，请花一点时间设计策略。 你想要避免任何意外的问题。 建议不要创建策略，然后仅通过试用和错误来优化策略。
  • 完成 数据丢失防护 - 在开始设计策略之前开始 操作。 此步骤可帮助你了解用于创建和管理 DLP 策略的概念和工具。

1. 打开 Microsoft Purview 门户

  1. 以创建和部署 DLP 策略 - 权限中列出的管理员之一的身份登录到 Microsoft Purview 门户。
  2. 选择“ 解决方案>数据丢失防护”。

2. 创建 DLP 策略

对于Exchange Online、SharePoint Online 和 OneDrive，可以使用 DLP 跨电子邮件和文件（包括存储在 Microsoft Teams 文件存储库中的文件）识别、监视和自动保护敏感信息。

3.测试和监视策略

对于 DLP 策略，可以：

  • 使用模拟模式测试策略。 模拟模式允许在不强制实施策略的情况下查看单个策略的效果。 使用它查找与策略匹配的项。

  • 使用警报和内置报告监视策略，包括 DLP 策略之外的风险用户活动。

若要了解详细信息，请参阅：

删除不需要的内容

✅ 使用 数据生命周期管理 自动保留或删除数据

数据生命周期管理 使用保留策略和选择性保留标签。 出于符合性原因，它们通常用于保留内容，还可以自动删除过时的信息。

例如，你的组织可能有法规要求你保留内容一段时间。 或者，你可能有要删除的内容，因为它已过时或不再需要。

如果组织中存在过时的数据，请创建和使用保留策略。 这些策略可帮助 Copilot 从文档和电子邮件中返回更准确的信息。

保留策略中的设置在容器级别应用，例如 SharePoint 网站或 Exchange 邮箱。 该容器中的数据会自动继承这些设置。

如果需要 单个电子邮件或文档的例外，请使用保留标签。 例如，如果数据超过一年，则保留策略用于删除 OneDrive 中的数据。 但是，用户可以将保留标签应用于特定文档，防止这些文档自动删除。

  1. 若要创建保留策略，请以合规性管理员身份登录到 Microsoft Purview 门户 。

    若要了解有关权限的详细信息，请参阅 数据生命周期管理 - 权限。

  2. 选择“ 解决方案>数据生命周期管理>策略>保留策略”。

  3. 选择“ 新建保留策略 ”并按照说明进行操作。

    保留策略管理 Microsoft 365 个工作负载的自动保留和删除 & 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® 交互。 若要了解详细信息（包括创建策略的步骤），请参阅 创建和配置保留策略。

  4. 可选。 如果需要保留策略的异常，请使用保留标签。 如果不需要保留策略的例外，则无需创建保留标签。

    • 在 “数据生命周期管理”中，选择“ 保留标签>”“创建标签”。

    按照配置说明进行操作。 若要了解详细信息（包括创建策略的步骤），请参阅 如何为数据生命周期管理创建保留标签。

    创建保留标签后，发布标签并将标签应用于文档和电子邮件。 若要了解详细信息，请参阅 发布保留标签并在应用中应用它们。

  5. 如果应用了保留标签，请监视它们以查看其使用方式。

    1. 以内容资源管理器 - 权限中列出的管理员之一身份登录到 Microsoft Purview 门户。

    2. 使用 内容资源管理器 获取有关使用保留标签的项的信息。

      可通过几种方法打开内容资源管理器：

      • 数据生命周期管理>探险 家
      • 数据丢失防护>探险 家
      • 信息保护>探险 家

若要了解详细信息，请参阅：

查看和分析 Copilot 提示和响应

✅ 使用 电子数据展示 分析 Copilot 用户提示和响应

当用户输入提示并从 Copilot 获取响应时，可以查看和搜索这些交互。 具体而言，这些功能可帮助你：

  • 查找 Copilot 活动中包含的敏感信息或不适当的内容。
  • 通过 Copilot 相关活动发布机密或恶意信息时，应对数据泄漏事件。

电子数据展示 使用事例来识别、保留、导出和分析邮箱和网站中的内容。 可以使用此功能来分析 Copilot 提示和响应。

  1. 以电子数据展示 - 权限组中的管理员身份登录到 Microsoft Purview 门户。

  2. 选择 “解决方案>电子数据展示>案例”。

  3. 创建 事例 和 搜索 查询。 搜索查询搜索就地内容，例如电子邮件、文档和即时消息对话。

    创建搜索查询时，输入 包含 Copilot 数据的数据源。

  4. 返回的数据是 Copilot 提示和响应。 可以查看和导出此信息。 如果数据包含敏感信息，也可以将其删除。

若要了解详细信息，请参阅 在电子数据展示中搜索 Copilot 交互。

可用的技术和部署资源

  • 具有最少数量的 Copilot 许可证的组织有资格通过符合条件的Microsoft合作伙伴在部署和采用方面Microsoft共同投资。

    若要了解详细信息，请参阅 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® Partner Directory。

  • 符合条件的客户可以从Microsoft FastTrack请求技术和部署帮助。 FastTrack 提供指导和资源来帮助你规划、部署和采用 Microsoft 365。

    若要了解详细信息，请参阅 适用于 Microsoft 365 的 FastTrack。

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