使用 SharePoint 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®

Copilot 和 SharePoint

你的组织正在准备启用 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®，这是一种 AI 驱动的生产力工具，可实时提高创造力、生产力和技能。 作为 SharePoint 管理员，必须正确管理组织的 SharePoint 数据，以确保 Copilot 的结果是适当、准确和合规的。 了解 SharePoint for Copilot 中内容治理的重要性，首先要了解 Copilot 如何通过三个组件工作：

• 大型语言模型（LLM）
• Microsoft每天使用的 365 个生产力应用，例如Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams 等。
• Microsoft图形中的内容

Microsoft Graph 中的内容包括电子邮件、文件、会议、聊天、日历和联系人。 其中很大一部分存储为 SharePoint 文件。 与他人共享文档时，这些文档将成为存储在 SharePoint 网站、文档库和 OneDrive 上的数据。 这些文档可以是：同事共享的Word文档、您正在与团队协作的演示文稿、会议录制、在 Loop 和 OneNote 中创建的项目笔记等。 当用户向 Copilot 发出请求时，它会使用大型语言模型 (LLM) 处理请求。 然后，它利用来自 Microsoft Graph 和 Web 内容的内容 (可选) ，生成包含 LLM 的响应。

智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®仅显示个人用户至少具有查看权限的组织数据。 请务必使用 SharePoint 中的权限模型，以确保正确的用户或组有权访问组织内正确的内容。 若要为组织的智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®采用做好准备，强烈建议使用 SharePoint 高级管理对 SharePoint 和 OneDrive 执行一些步骤。 此外，作为 SharePoint 管理员，可以使用常规 SharePoint 设置执行以下一些步骤来为组织智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®做好准备：

步骤 1 - 优化 SharePoint 中的搜索

✅ 优化 SharePoint 内容进行搜索

如前所述，当用户向 Copilot 发出请求时，它会处理请求，然后使用 LLM 生成响应。 Copilot 利用 Microsoft Graph 中的内容和 Web 内容 (可选) 。 那么，Copilot 如何从 SharePoint 获取内容？ 当用户通过 SharePoint 搜索搜索内容时，这与相同。

若要充分利用 Copilot 并获得最佳结果，请优化 SharePoint 内容以供搜索：

• 确保可以找到内容
• 确保搜索结果外观出色
• 规划内容

步骤 2 - 防止过度共享并控制 SharePoint 和 OneDrive 的访问

若要防止 SharePoint 和 OneDrive 的过度共享和控制访问， 强烈建议使用 SharePoint 和 OneDrive 执行几个步骤。 此外，您可以使用一些 SharePoint 内置功能来减少 SharePoint 管理中心中的过度共享和检查权限和网站访问权限。

首先，可以：

✅ 使用 SharePoint 共享设置减少意外过度共享

若要最大程度地减少 Copilot 结果的意外内容过度共享，请在组织和站点级别实现共享设置：

1. 在组织级别：

   • 将 租户的 SharePoint 和 OneDrive 共享设置 从组织范围的共享更新到特定人员链接。

   • 请考虑向最终用户隐藏范围广泛的权限。 例如，使用 SharePoint Set-SPOTenant PowerShell cmdlet 在 人员 Picker 控件中隐藏“除外部用户以外的所有人”，以便最终用户无法使用它。

   • 使用 受限 SharePoint 搜索 (RSS) 暂时将 Copilot 结果限制为最多 100 个所选 SharePoint 网站。 中心站点的子站点不计入 100 个限制。

     RSS 让你有时间查看 & 审核网站权限。 它只应用作临时解决方案，为组织提供采用 Copilot 的时间。

2. 在站点级别：

   • 让网站管理员了解网站级控件，他们可以用来 限制成员共享。
   • 确保 网站所有者收到访问网站的请求。
   • 更改用户的 OneDrive 的外部共享设置。 当用户将文件保存到 OneDrive 时，该文件位于最终用户的个人存储中。 用户可以完全控制文件，并且可以与他人共享该文件。 若要确保数据安全，请查看 OneDrive 共享功能。

✅ 在 SharePoint 管理中心中检查权限和网站访问权限

若要确保数据安全，请查看 SharePoint 网站访问权限和权限。 确定包含敏感信息的网站的优先级。

1. 在 SharePoint 管理中心，请参阅 活动网站> 选择网站 >编辑>设置。

   专用 意味着只有组织中有权访问该网站的用户才能找到它。 公共 (默认) 意味着组织中的任何人都可以找到网站并访问其内容。

   

2. 在“ 成员身份 ”选项卡中，查看对网站所有者、成员和访问者的访问权限。 确保只有必要的用户有权访问站点。

重要

本文主要介绍使用 SharePoint 内置设置来减少过度共享和检查权限和网站访问。 若要进一步高效大规模地增强组织的数据管理，请考虑使用 SharePoint 高级管理 来监视和管理组织的 SharePoint 数据。