发布保留标签并将其应用到应用

Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

注意

此方案受所有保留标签配置（包括 规章记录）的支持。

使用以下信息来帮助发布保留标签，然后将其应用于文档和电子邮件中。

保留标签有助于在项（文档或电子邮件）级别保留所需内容，并删除不需要内容。 它们还用于将项声明为记录，作为Microsoft 365 数据的 记录管理解决方案 的一部分。

使保留标签对组织中的人员可用以便对内容进行分类的过程分为两个步骤：

1. 创建保留标签。

2. 使用保留标签策略发布保留标签。

按照以下说明进行两个管理步骤。

提示

如果你不是 E5 客户，请使用 90 天Microsoft Purview 解决方案试用版来探索其他 Purview 功能如何帮助组织管理数据安全性和合规性需求。 立即从Microsoft Purview 合规门户试用中心开始。 了解有关 注册和试用条款的详细信息。

开始之前

若要确保你有权创建和编辑保留标签及其策略，请参阅 记录管理 或 数据生命周期管理的权限信息，具体取决于你使用的解决方案。

确保已创建要应用于项目的保留标签。

如何发布保留标签

在创建保留标签策略之前，请先确定其将为 自适应 还是 静态 策略。 有关详细信息，请参阅 保留的自适应或静态策略范围。 如果决定使用自适应策略，则必须在创建保留标签策略之前创建一个或多个自适应作用域，然后在创建保留标签策略期间进行选择。 有关说明，请参阅自适应作用域的配置信息。

对于此配置，可以使用 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户。

1. 根据所使用的门户，导航到以下位置之一：

   • 登录到 Microsoft Purview 门户 ，然后：

     如果使用记录管理： 记录管理>策略>标签策略

     如果使用数据生命周期管理： 数据生命周期管理>策略>标签策略

   • 登录到 Microsoft Purview 合规门户，然后：

     如果使用记录管理： “记录管理>”“标签策略 ”选项卡

     如果使用数据生命周期管理： 数据生命周期管理>Microsoft 365>标签策略 选项卡

2. 选择“ 发布标签 ”，并按照提示创建保留标签策略。 请注意为策略选择名称，因为在保存策略后无法更改此名称。

3. 使用链接选择要发布的保留标签，然后选择"下一步"。

4. 对于“分配管理单元”页：如果您的组织在 Microsoft Entra ID 中使用管理单元，则通过选择管理单元，可以将不包含 SharePoint 网站的保留标签策略自动限制为特定用户。 如果帐户已 分配管理单元，则必须选择一个或多个管理单元。

   如果不想使用管理单元来限制策略，或者组织尚未配置管理单元，请保留默认的 “完整目录”。 您必须为策略选择 “完整目录 ”，才能包含 SharePoint 网站的位置。

5. 对于选择要创建页的保留策略的类型，请选择自适应或静态，具体取决于在开始说明之前从所做的选择。 如果尚未创建自适应作用域，则可以选择 自适应 但由于没有任何自适应作用域可供选择，因此无法使用此选项完成配置。

6. 具体取决于所选范围：

   • 如果选择 自适应: 在 选择自适应策略作用域和位置 页面上，选择 添加作用域，然后选择一个或多个已创建的自适应作用域。 然后，选择一个或多个位置。 可以选择的位置取决于添加的范围类型。 例如，如果仅添加了范围类型 “用户”，则可以选择 Exchange 电子邮件 ，但不能选择 SharePoint 网站。

   • 如果选择 静态: 在 选择位置 页面上，打开或关闭任意位置。 对于每个位置，可以将其保留为默认值，以 将策略应用于整个位置，或 指定包含和排除

   有关位置选择的信息，请参阅 位置。

若要编辑现有的保留标签策略（策略类型是“发布”），请选择它，然后选择“编辑”选项，以启动“编辑保留策略”配置。

当保留标签可应用时

如果你将保留标签发布到 SharePoint 或 OneDrive，这些标签通常会在 1 天内出现，以供最终用户选择。 不过，最长可能需要 7 天才能显示。

如果你将保留标签发布到 Exchange，这些保留标签最长可能需要 7 天才能向用户显示。 与 Exchange 的所有保留设置一样，邮箱必须包含至少 10 MB 的数据。

如果标签在 7 天后未显示，检查标签策略的状态，方法是从 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户的“标签策略”页中选择标签策略。 如果看到状态中包含（错误），并且在位置的详细信息中看到一条消息，指出部署策略所需的时间比预期长或请求尝试重新部署策略，请尝试运行 Set-AppRetentionCompliancePolicy 或 Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell 命令，以重新尝试策略分发：

1. 连接到安全与合规 PowerShell。

2. 运行下列命令之一：

   • 对于策略位置 Teams 专用频道消息，Viva Engage用户消息和Viva Engage社区消息：

     Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

   • 对于所有其他策略位置，例如 Exchange 邮箱、 SharePoint 经典和通信网站、 Teams 频道邮件 等：

     Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

如何检查发布到 Exchange 的保留标签的状态

在 Exchange Online 中，保留标签通过每 7 天运行一次的进程向最终用户提供。 通过 Powershell，可看到此进程上次运行的时间，并进而确定其再次运行的时间。

1. 连接到 Exchange Online PowerShell。

2. 运行下面这些命令。

   $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
   

   $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
   

   $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
   
   

在结果中，ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) 属性显示系统上次处理你邮箱的时间。 如果自创建策略以来未发生过，则不会显示标签。 若要强制处理，请运行 Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>。

如果标签没有显示在 Outlook 网页版中，但你认为标签应显示，请务必清除浏览器中的缓存 (Ctrl+F5)。

如何应用已发布的保留标签

使用以下部分了解如何在应用中应用已发布的保留标签：

• 手动应用保留标签

• SharePoint 和 Outlook 的默认标签

• 使用 Outlook 规则自动将保留标签应用于电子邮件

此外，使用 Microsoft Syntex 并将保留标签发布到 SharePoint 位置时，可以将保留标签应用于模型，以便自动标记标识的文件。

标记内容后，请参阅以下信息，了解何时可以删除或更改应用的标签： 一次只能删除一个保留标签。

手动应用保留标签

用户可以从以下位置手动应用保留标签：

• Outlook
• OneDrive 和 SharePoint
• 已连接组的 Teams 网站

使用以下选项卡了解如何为每个位置手动应用保留标签：

Outlook

已发布的保留标签与分配给邮箱的任何旧 MRM 保留标记 一起显示在 Outlook 中。 尽管你看到对保留策略的引用，但用户无法在 Outlook 应用中选择你的Microsoft 365 保留策略。

若要在 Outlook 桌面客户端中标记项目，请选择该项目。 在功能区的“ 开始 ”选项卡上，选择“ 分配策略”，然后选择保留标签。 例如：

如果未立即看到分配策略的选项，请在功能区上查找 “标记” 组。

还可以右键单击文件夹中的项目，例如接收电子邮件的 “收件箱” 文件夹或要发送电子邮件的 “草稿 ”文件夹。 然后，在上下文菜单中选择“ 分配策略 ”，然后选择保留标签。 选择多个项目时，可以使用此方法同时将同一保留标签应用于多个项目。

若要在 Outlook 网页版 中标记项目，请先右键单击文件夹中的项目。 然后，选择“ 高级操作>分配策略”，然后选择保留标签。 例如：

与 Outlook 桌面版一样，如果多选项目，还可以使用此标记方法。

应用保留标签后，可以在项目顶部查看该保留标签以及计算的过期日期。 例如：

有关向用户显示的到期日期的详细信息，请参阅 用户通知到期日期。

OneDrive 和 SharePoint

仅新体验支持手动应用保留标签，而不支持经典体验。

若要标记文档 (包括 OneNote 文件) 在 OneDrive 或 SharePoint 中，请先选择该项目。 然后，在右上角打开详细信息窗格，并从 “应用标签”中选择保留标签。

还可以将保留标签应用于列表项、文件夹或文档集，并且可以 为文档库设置默认保留标签。

在保留标签应用于项后，可在选择项后在细节窗格中查看保留标签。

对于 SharePoint（而不是 OneDrive），可以创建包含“标签”列或“项目为一条记录”列的库视图。 通过此视图，可以一目了然地查看分配给所有项目的保留标签，以及哪些项目是记录。 但是请注意，不能按“项目为一条记录”列来筛选视图。 有关如何添加列的说明，请参阅显示或隐藏列表或库中的列。

Teams 组连接的站点

将保留标签发布到Microsoft 365 组位置时，保留标签将显示在 SharePoint 团队网站中，但不受组邮箱的任何电子邮件客户端的支持。 在网站中应用保留标签的体验与 SharePoint 中文档的体验相同。

用户还可以直接从“ 文件 ”选项卡在 Teams 中应用保留标签：

SharePoint 和 Outlook 的默认标签

将保留标签发布到 SharePoint 和 Outlook 后，用户可以将其作为默认保留标签应用，以便它由所有未标记的项目继承。 尽管应用了相同的标签，但根据标签中保留期设置的开始时间，将分别保留和删除每个项。

使用默认保留标签时，在某些情况下，可能会替换或删除继承的标签。 有关标签行为的详细信息，请参阅每个选项卡。

SharePoint 的默认标签

可以将默认保留标签应用于 SharePoint 库、文件夹或文档集中的所有内容。 然后，该位置中的文档将继承所选的默认保留标签。

对于文档库，默认标签配置在文档库的“ 库设置 ”页上完成。 选择默认保留标签时，还可选择将其应用到库中的现有项目。

例如，如果你有营销材料的保留标签，并且你知道特定文档库仅包含该类型的内容，则可以使 营销材料 保留标签成为该库中所有文档的默认标签。

使用 SharePoint 的默认标签时的标签行为

对于作为默认保留标签应用于库、文件夹或文档集的标准保留标签：

• 容器中所有未标记的新项都将应用此保留标签。

• 对于文件夹，继承将流向任何子文件夹，项从其最近的文件夹中继承标签。

• 如果选择了将默认标签应用于现有项目的选项：已标记的项目会保留其保留标签，除非其他默认标签应用了该标签。

• 如果更改容器的默认保留标签：仅当选择了将默认标签应用于现有项的选项并且这些标签由默认标签应用时，才会更改应用于该容器中项目的现有保留标签。

• 如果删除容器的默认保留标签：项会保留其标签。

• 如果将应用了默认保留标签的项从一个容器移到另一个容器：即使新位置具有不同的默认保留标签，该项也会保留其现有的默认保留标签。 仅当随后更改此新位置的默认标签时，移动的项目才能从当前位置继承默认标签。

当应用的标签不是标准保留标签，而是将项目标记为 记录 (或) 的法规记录 时，只能手动更改或删除这些标签。

Outlook 的默认标签

可以将默认保留标签应用于 Outlook 文件夹，以便标签由所有未标记的项目继承。

在 Outlook 桌面客户端中，右键单击文件夹，选择 “属性”和“ 策略 ”选项卡，然后将 “使用父文件夹策略 ”更改为要用作该文件夹的默认保留标签的保留标签。 例如：

在“Outlook 网页版”中，右键单击文件夹，选择“分配策略”，并将“使用父文件夹策略”更改为要用作该文件夹的默认保留标签的保留标签。 例如：

使用 Outlook 的默认标签时的标签行为

使用标准保留标签作为 Outlook 文件夹的默认标签时：

• 文件夹中所有未标记的项目都应用了此保留标签。

• 继承流向任何子文件夹，项从其最近的文件夹继承标签。

• 已标记的项会保留其保留标签，除非它由其他默认标签应用。

• 如果更改或删除文件夹的默认保留标签：仅当默认标签应用了这些标签时，应用于该文件夹中的项目的现有保留标签也会更改或删除。

• 如果将具有默认保留标签的项目从一个文件夹移动到另一个具有不同默认保留标签的文件夹：该项目将获取新的默认保留标签。

• 如果将具有默认保留标签的项目从一个文件夹移动到另一个没有默认保留标签的文件夹： 除非新文件夹是 “已删除邮件” 文件夹，否则将删除旧的默认保留标签。

当应用的标签不是标准保留标签，而是将项目标记为 记录 (或) 的法规记录 时，只能手动更改或删除这些标签。

使用 Outlook 规则自动将保留标签应用于电子邮件

在 Outlook 中，可以创建规则来应用保留标签。 例如，可创建一条规则，将特定保留标签应用于发送到/发送自特定通讯组的所有邮件。

若要创建规则，请右键单击某个项，选择“ 规则>创建规则>高级选项>规则向导”。 指定第一步的条件，然后 为操作应用保留策略 ：

虽然会看到对保留策略的引用，但保留标签会显示并可以进行选择。

更新保留标签及其策略

如果 编辑保留标签 或保留标签策略，并且保留标签或策略已应用于内容，则除了新标识的内容外，更新的设置将自动应用于此内容。

某些设置无法在创建并保存标签或策略后更改，包括：

• 保留标签及其策略的名称、范围类型（自适应或静态）以及除保留期以外的保留设置。
• 用于将项目标记为记录的选项。

创建保留标签。

若要删除保留标签，必须应用所有三个条件：

• 标签未包含在任何保留标签策略中
• 未为基于事件的保留配置标签
• 标签未配置为将项目标记为法规记录

满足所有这些条件时：

• 始终可以删除不将项目标记为记录的保留标签， (有时称为“标准保留标签”) 。 删除成功，即使标签应用于项目，然后从这些项目中删除保留标签。

• 仅当标签未应用于项时，才能删除将项目标记为记录的保留标签。 如果标签已应用于项目，则删除失败，并且你会看到指向内容资源管理器的链接，用于标识已标记的项目。 内容资源管理器可能需要长达两天的时间才能显示已标记的项目。 在这种情况下，可能会删除保留标签，而不显示指向内容资源管理器的链接。

锁定策略以防止更改

如果需要确保任何人都无法关闭策略、删除策略或降低其限制性，请参阅使用保留锁定来限制对保留策略和保留标签策略的更改。

排查保留标签策略问题

如果保留标签策略未按预期工作或看到与这些策略相关的错误，请使用以下故障排除资源：

• 识别 Microsoft 365 保留和保留标签策略中的错误
• 解决 Microsoft 365 保留和保留标签策略中的错误

后续步骤

为了帮助你跟踪从已发布的保留标记策略应用的标签，请执行以下操作：

• 监视保留标签
• 使用“内容搜索”来查找所有带有特定保留标签的内容
• 审核保留操作

基于事件的保留是保留标签支持的另一种方案。 有关详细信息，请参阅从事件发生时开始计算保留期。