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受限 SharePoint 搜索

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受限 SharePoint 搜索专为智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®客户设计。

受限 SharePoint 搜索是一种设置，可帮助你在 Microsoft 365 中以 SharePoint 管理员或更高版本的身份维护 SharePoint 网站列表， (“允许列表”) 已检查其权限并应用了数据治理。 允许的列表定义哪些 SharePoint 网站可以参与组织范围的搜索和 Copilot 体验。 默认情况下，“受限 SharePoint 搜索”设置处于关闭状态，允许列表为空。

受限 SharePoint 搜索允许您将组织范围的搜索和 Copilot 体验限制为所选的一组精选 SharePoint 网站。 此外，无论你是否启用了受限 SharePoint 搜索，组织中的用户仍能够与其拥有或以前在 Copilot 中访问过的文件和内容进行交互。

受限 SharePoint 搜索让你有时间查看和审核网站权限。 我们提供受限 SharePoint 搜索，以帮助您在通过 SharePoint 高级管理实现全面的数据安全性时保持 Copilot 部署的势头，并 Microsoft Purview。 这些解决方案结合在一起，为数据发现、保护和治理提供了完整的解决方案，确保安全且托管的数据生命周期。

受限 SharePoint 搜索允许组织：

  • 在管理员或网站所有者可以检查网站内容的权限之前，防止网站显示在组织范围的搜索结果和 Copilot 体验中;
  • 遵守现有网站权限，并允许网站所有者管理单个网站权限。

如果启用了受限 SharePoint 搜索，则通过以下方式影响客户体验：

  • 搜索结果仅限于允许列表中的网站、用户经常访问的网站、用户已有权限的网站以及用户最近访问的文件。 启用此功能会影响整体搜索体验，即使对于非 Copilot 用户也是如此。
  • Copilot 的可用信息较少，这可能会影响其提供准确和全面响应的能力。

请记住，无论你是否启用了受限 SharePoint 搜索，组织中的用户始终能够与其拥有的文件和内容进行交互，或者他们以前在 Copilot 中访问过的文件和内容。

受限 SharePoint 搜索的工作原理是什么？

作为 Microsoft 365 中的 SharePoint 管理员或更高版本，您可以：

  • 检查受限 SharePoint 搜索的当前状态 (启用或禁用)
  • 启用或禁用受限 SharePoint 搜索
  • 通过确定广泛使用的前 100 个网站来策展允许列表
  • 通过提供网站 URL 在允许列表中添加或删除网站
  • 获取允许列表中站点的完整列表

默认情况下，受限 SharePoint 搜索处于关闭状态。 如果你决定启用它，Copilot 和非 Copilot 用户能够查找和使用以下内容：

  • 由管理员设置的特选 SharePoint 网站的允许列表 (最多包含 100 个 SharePoint 网站) ，这些网站遵循网站的现有权限。
  • 用户有权访问的 OneDrive 文件、聊天、电子邮件和日历。
  • 来自其经常访问的 SharePoint 网站的文件。
  • 直接与用户共享的文件。
  • 用户查看、编辑或创建的文件。

注意

  • 最多 100 个 SharePoint 网站的限制包括中心网站，但不包括其关联的网站。 启用中心网站时，中心网站的关联站点将包含在允许列表中，但不计入 100 个站点的限制。 此方法允许更大的灵活性，同时仍遵循现有约束。 选取中心网站时，请确保所有关联的网站都具有适当的权限。
  • 从最近三个项目符号点包含的文件总数 (经常访问的网站、直接与用户共享的文件，以及用户查看、编辑或创建) 的文件的总数限制为最后 2,000 个实体。

下图显示了具有八个关联网站的 HR 中心网站示例： 包含关联网站的中心站点示意图。 所有 8 个关联的站点和 HR 中心站点都计为允许列表中的一个站点。

让我们来看看 Contoso Electronics 的营销专家 Alex Wilber。 在组织使用受限 SharePoint 搜索之前，Alex 不仅可以查看自己的个人内容（如他的 OneDrive 文件、聊天、电子邮件、他拥有或访问过的内容），还可以查看某些未经过访问权限审查或访问控制 Lists (ACL) 卫生且未应用数据治理的网站的内容。 例如，Contoso Electronics 有一个包含重要业务信息的预算网站。 大多数人不知道此网站，因此网站所有者没有设置适当的权限，也没有遵循正确的数据治理过程。 该网站可能向某些不允许查看它的用户开放，例如 Alex。 当 Alex 询问 Copilot 提供一些预算信息时，Copilot 会从预算网站获取信息。

Contoso Electronics 的 IT 管理员使用受限 SharePoint 搜索来限制可通过允许列表搜索哪些网站。 他们检查 SPAC 和 SPAC DAG 报告，并决定从允许列表中排除此预算网站。 启用 RSS 后，Alex 仍然可以访问他拥有或最近访问过或与他直接共享的东西，但他无法访问任何其他网站，除非该网站在允许列表中并且他有权访问它。 当 Alex 现在向 Copilot 询问有关预算编制的相同问题时，Copilot 不会向他们显示来自该网站的任何信息。

注意

网站范围搜索不受此控件的影响。 此控制会影响 新式搜索 和副驾驶体验。

常见问题解答

是否可以改用 RSS 创建“拒绝列表”？

否，此功能不是受限 SharePoint 搜索的一部分。 但是，SharePoint 高级管理为 SharePoint 网站提供了一项称为“受限访问控制”的类似功能。 如果客户尚未准备好使用 SharePoint 高级管理，他们也可以评估以禁用 SharePoint 中的以下设置。 若要了解详细信息，请查看 允许此网站显示在搜索结果中。

注意

关闭“允许此网站显示在搜索结果中”时，将阻止网站内容显示在组织范围的搜索和特定于网站的搜索中。

受限 SharePoint 搜索是否会影响其他不依赖于 SharePoint 的服务？ 例如，Exchange、To-do、Planner、Loop等？

是的，任何启用了企业搜索并且可能具有 SharePoint 内容和/或文件作为搜索结果的产品都将受到影响。

受限 SharePoint 搜索是否根据Microsoft索引影响其他功能？ 例如，Purview 还是 SharePoint 高级管理功能？

否，受限 SharePoint 搜索不会影响基于Microsoft索引的任何其他功能。

启用 RSS 后，需要多长时间？

RSS 将在启用后一小时内生效。

如果我提供中心网站的 URL，它是否还会包含所有子站点或与之关联的中心站点？ 这些其他网站是否计入允许列表中的 100 个站点？

只有中心网站 (“允许”列表中的 URL) 才包含在 100 中。 中心网站下的子网站不计入 100 限制，但 RSS 对子网站有效。

接下来该怎么做？

设置受限 SharePoint 搜索并为组织启用智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®后，应评估 SharePoint 网站活动和使用情况以调整允许列表。 可以使用 Microsoft SharePoint 管理员 中心和Microsoft Purview 来逐步扩大组织的搜索和 Copilot 体验的范围。 受限 SharePoint 搜索遵循现有网站权限，因此你可以与网站所有者和管理员合作，通过Microsoft SharePoint 高级管理为特定用户和组添加 高级访问策略 和 高级网站内容生命周期管理 。 此外，Microsoft Purview 增强了组织对 Copilot 的数据安全性和合规性。