ภาพรวมของบันทึกการติดตามใน Dynamics 365 for Outlook
คุณสามารถใช้ Microsoft Dynamics 365 for Outlook เพื่อติดตามข้อความอีเมล ผู้ติดต่อ งาน และการนัดหมาย เมื่อคุณติดตามข้อความอีเมล ผู้ติดต่อ งาน หรือเรกคอร์ดนัดหมาย สำเนาของเรนกคอร์ดนั้นจะถูกบันทึกเป็นกิจกรรมใน Dynamics 365 for Customer Engagement และทำข้อมูลให้ตรงกับเรกคอร์ด Outlook แล้วคุณจะสามารถดูและแก้ไขเรกคอร์ดใน Dynamics 365 for Outlook หรือ Customer Engagement ถ้าคุณทำข้อมูลให้ตรงกับ Outlook บนอุปกรณ์มือถือของคุณ คุณยังสามารถเข้าถึงเรกคอร์ดเหล่านี้บนอุปกรณ์นั้นได้
บันทึกการติดตามใน Dynamics 365 for Outlook เป็นกระบวนการด้วยตนเอง นี่จะช่วยให้คุณสามารถที่จะเก็บเรกคอร์ด Outlook ส่วนบุคคลของคุณแยกต่างหากจากเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ของคุณ
เคล็ดลับ
- ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการติดตามอีเมลโดยอัตโนมัติ ข้อมูลเพิ่มเติม: ตั้งค่าตัวเลือกเพื่อติดตามอีเมลขาเข้าของ Outlook โดยอัตโนมัติใน Dynamics 365 for Outlook
- ถ้าองค์กรของคุณทำข้อมูลให้ตรงกับเรกคอร์ดผ่านการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์ คุณสามารถติดตามข้อความอีเมลผ่านโฟลเดอร์ที่มีการติดตาม โฟลเดอร์การติดตามเป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการติดตามอีเมลได้โดยตรงจากอุปกรณ์ใดๆ แบบเสมือนจริง ข้อมูลเพิ่มเติม: ติดตามอีเมลของ Outlook โดยการย้ายไปยังโฟลเดอร์ Exchange ที่ถูกติดตาม
ใช้ปุ่มติดตามเทียบกับปุ่มการตั้งค่าเกี่ยวกับ
เพื่อติดตามเรกคอร์ดใน Dynamics 365 for Outlook คุณเลือกหรือแตะปุ่ม ติดตาม หรือปุ่ม ตั้งค่าเกี่ยวกับ สำหรับเรกคอร์ดที่คุณต้องการติดตาม
คุณสามารถใช้ปุ่มใดๆ เพื่อติดตามเรกคอร์ด แต่คุณจะดีกว่าถ้าใช้ปุ่ม ตั้งค่าเกี่ยวกับ เมื่อคุณใช้ปุ่ม ตั้งค่าเกี่ยวกับ คุณสามารถเชื่อมโยงข้อความอีเมล นัดหมาย หรืองานกับเรกคอร์ด Customer Engagement เฉพาะ เช่นลูกค้าองค์กร หรือโอกาสทางการขาย หรือแม้แต่ชนิดของเรกคอร์ดที่กำหนดเอง (เอนทิตี) บางองค์กรยังใช้ปุ่ม ตั้งค่าเกี่ยวกับ เพื่อติดตามโครงการ
ใช้บานหน้าต่างการติดตาม
เมื่อมีการติดตามเรกคอร์ด บานหน้าต่าง Dynamics 365 for Customer Engagement (หรือที่เรียกว่า "การติดตามบานหน้าต่าง") จะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของเรกคอร์ด บานหน้าต่างนี้แสดง:
รายการได้ถูกติดตามหรือไม่
เรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง หากมี
ชื่อของบัญชีหลักสำหรับผู้ติดต่อ หากมี
เชื่อมโยงไปยังเรกคอร์ด Customer Engagement สำหรับผู้รับอีเมล เป็นประโยชน์อย่างมากเมื่อคุณต้องการเข้าถึงเรกคอร์ดผู้ติดต่อ Customer Engagement ของผู้รับอีเมลติดต่ออย่างรวดเร็ว หรือดูข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บอยู่ใน Customer Engagement
เรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง พร้อมด้วยสัญลักษณ์ที่ระบุชนิดของเรกคอร์ดใน Customer Engagement
ว่าที่อยู่อีเมล ชื่อ หรือรายการการแจกจ่ายในข้อความอีเมลนั้นก็ถือเป็นเรกคอร์ด Customer Engagement ด้วยเช่นกัน
ตัวอย่างเช่น ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงบานหน้าต่างการติดตามสำหรับการติดตามงานที่เชื่อมโยงกับบัญชีงานผจญภัย
คุณสามารถเปิดเรกคอร์ดหลัก เรกคอร์ดเกี่ยวข้องสำหรับเรกคอร์ดผู้ติดต่อ หรือเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องได้โดยตรงจากบานหน้าต่างการติดตาม บานหน้าต่างการติดตามยังมีปุ่ม ตัวเลือก ที่ให้การเข้าถึงแบบเร็วไปยังตัวเลือกการติดตามส่วนตัวที่คุณสามารถเลือกได้
หมายเหตุ
หากคุณคิดตามข้อความอีเมลโดยไม่ขยายรายการแจกจ่ายก่อน บานหน้าต่างติดตามจะแสดงชื่อของรายการการแจกจ่าย เมื่อต้องการติดตามแต่ละที่อยู่อีเมล ขยายรายการการแจกจ่ายก่อนที่คุณติดตามข้อความ
สิ่งที่คุณสามารถทำหลังจากที่คุณติดตามเรกคอร์ดคืออะไร
หลังจากที่คุณติดตามเรกคอร์ด คุณสามารถใช้ปุ่มบน Dynamics 365 for Outlook Ribbon จะทำงานต่อไปนี้ได้
| เมื่อต้องการดำเนินการนี้ | เลือก | นำไปใช้กับ |
|---|---|---|
| เปิดเรกคอร์ดโดยตรงใน Customer Engagement |
|
อีเมล การนัดหมาย ผู้ติดต่อ และงาน |
| เพิ่มการเชื่อมโยงระหว่างเรกคอร์ดและเรกคอร์ด Customer Engagement ใดๆ สามารถติดตามการเชื่อมต่อ |
|
อีเมล การนัดหมาย ผู้ติดต่อ และงาน |
| แปลงเรกคอร์ดเป็นโอกาสทางการขาย ลูกค้าเป้าหมาย หรือกรณีและปัญหาของ Customer Engagement |
|
อีเมล การนัดหมาย และงาน |
| แทรกแม่แบบ Customer Engagement |
|
|
| แทรกบทความฐานองค์ความรู้ Customer Engagement |
|
|
| แนบเอกสารประกอบการขาย Customer Engagement |
|
เคล็ดลับ
ถ้าปุ่มเหล่านี้ไม่พร้อมใช้งาน อาจเป็นเพราะว่า เรกคอร์ดเพื่อติดตามการทำเครื่องหมายไม่ได้รับการมทำข้อมูลให้ตรงกัน ซึ่งสามารถเกิดขึ้นได้ถ้าองค์กรของคุณใช้การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์เพื่อทำข้อมูลให้ตรงกับอีเมล การนัดหมาย ผู้ติดต่อ และงาน แต่ยังไม่เกิดการทำข้อมูลให้ตรงกัน ถ้าปุ่ม มุมมองในแอป Dynamics 365 ถูกเปิดใช้งาน เรกคอร์ดจะถูกทำข้อมูลให้ตรงกันแล้ว คุณยังสามารถใช้บานหน้าต่างการติดตาม (ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น) เพื่อกำหนดว่า เรกคอร์ดได้ถูกทำข้อมูลให้ตรงกัน
สิ่งอื่นที่ควรรู้เกี่ยวกับการติดตามเรกคอร์ด
ใช้คอมพิวเตอร์หลายเครื่อง คุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์หลายเครื่องในการติดตามสินค้าโดยใช้ Dynamics 365 for Outlook ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและแล็ปท็อป คอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวสามารถทำข้อมูลคอมพิวเตอร์ให้ตรงกัน อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตไปยังเรกคอร์ดที่ซิงโครไนซ์แล้วนั้นจะไม่ปรากฏใน Customer Engagement หากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ซิงโครไนซ์ไม่ถูกเชื่อมต่อเข้ากับเซิร์ฟเวอร์ Customer Engagement ข้อมูลเพิ่มเติม ตั้งค่าตัวเลือกส่วนบุคคลที่ส่งผลต่อการติดตามและการทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่างแอป Dynamics 365 และ Outlook หรือ Exchange
เลือกข้อมูลที่เก็บภายในเครื่อง ข้อมูล Customer Engagement ที่เก็บอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณจะถูกกำหนดโดยตัวกรองการทำข้อมูลให้ตรงกันออนไลน์ คุณสามารถแก้ไข ปิดใช้งาน หรือลบตัวกรองเหล่านี้ ข้อมูลเพิ่มเติม: เลือกเรกคอร์ดเพื่อทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่างแอป Dynamics 365 และ Outlook หรือ Exchange
ลบเรกคอร์ดที่ถูกติดตาม เมื่อเรกคอร์ดถูกติดตาม กฎพิเศษจะใช้เมื่อมีการลบเรกคอร์ด ข้อมูลเพิ่มเติม: การลบเรกคอร์ดที่ติดตามด้วย Dynamics 365 for Outlook
มอบหมายการเข้าถึง ถ้าคุณได้มอบสิทธิ์การเข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถติดตามรายการในนามของคุณได้ รายการเหล่านี้จะไม่ได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกันกับ Customer Engagement จนกว่าคุณจะเชื่อมต่อเข้ากับเซิร์ฟเวอร์ Customer Engagement ข้อมูลเพิ่มเติม: อนุญาตให้บุคคลอื่นจัดการจดหมายและปฏิทินของคุณ
ดูเพิ่มเติม
ติดตามอีเมลของ Outlook โดยการย้ายไปยังโฟลเดอร์ Exchange ที่ถูกติดตาม
ติดตามอีเมลของ Outlook ด้วยการเลือกปุ่มใน Dynamics 365 for Outlook
ติดตามบันทึกการนัดหมาย Outlook ใน Dynamics 365 for Outlook
ติดตามรายชื่อผู้ติดต่อ Outlook ใน Dynamics 365 for Outlook
ติดตามงาน Outlook ใน Dynamics 365 for Outlook
การลบเรกคอร์ดที่ถูกติดตามด้วย Dynamics 365 for Outlook
ตั้งค่าตัวเลือกส่วนบุคคลที่ส่งผลต่อการติดตามและการซิงโครไนซ์ระหว่างแอป Dynamics 365 และ Outlook หรือ Exchange
คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับเรกคอร์ดการซิงโครไนซ์ระหว่างแอพ Microsoft Dynamics 365 และ Microsoft Outlook