ตั้งค่าตัวเลือกเพื่อติดตามอีเมลขาเข้าของ Outlook โดยอัตโนมัติใน Dynamics 365 for Outlook

เมื่อคุณใช้ Microsoft Dynamics 365 for Outlook เพื่อติดตามข้อความอีเมล สำเนาเรกคอร์ดอีเมลจะถูกบันทึกเป็นกิจกรรมใน Dynamics 365 for Customer Engagement และทำข้อมูลให้ตรงกับเรกคอร์ด Outlook ข้อมูลเพิ่มเติม: ภาพรวมของการติดตามเรกคอร์ดใน Dynamics 365 for Outlook

โดยค่าเริ่มต้น การติดตามอีเมลคือกระบวนการด้วยตนเอง—คุณต้องเลือกปุ่ม ติดตาม หรือปุ่ม ตั้งค่าเกี่ยวกับ สำหรับข้อความอีเมลแต่ละรายการที่คุณต้องการติดตาม การติดตามด้วยตนเองช่วยให้คุณสามารถเก็บอีเมลส่วนตัวของคุณให้แยกต่างหากจากอีเมลของลูกค้าของคุณได้ อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการติดตามข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ

เคล็ดลับ

คุณสามารถใช้การติดตามโฟลเดอร์ Exchange เป็นอีกวิธีหนึ่งในการติดตามข้อความโดยอัตโนมัติ ด้วยโฟลเดอร์การติดตาม คุณสามารถติดตามข้อความโดยตรงจากอุปกรณ์ใดๆ แบบเสมือนจริงได้ ข้อมูลเพิ่มเติม: ติดตามอีเมลของ Outlook โดยการย้ายไปยังโฟลเดอร์ Exchange ที่ถูกติดตาม

ติดตามข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ

1. ใน Dynamics 365 for Outlook บนแท็บ ไฟล์ เลือก Customer Engagement แล้วเลือก ตัวเลือก

2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกตั้งค่าส่วนบุคคล บนแท็บ อีเมล ในส่วน เลือกวิธี Dynamics 365 for Outlook ควรรวมอีเมลด้วย Dynamics 365 for Customer Engagement เลือกตัวเลือก ตรวจสอบอีเมลขาเข้าในและตรวจสอบว่าอีเมลจะมีการเชื่อมโยงและบันทึกเป็นเรกคอร์ด Dynamics 365 for Customer Engagement

3. เมื่อต้องการระบุว่า จะติดตามข้อความอีเมลทั้งหมดหรือเฉพาะบางชนิด ในส่วน เลือกข้อความอีเมลที่จะติดตามใน Dynamics 365 for Customer Engagement ในรายการ ติดตาม เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:

   • ข้อความอีเมลทั้งหมด ติดตามข้อความอีเมลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อความอีเมล Customer Engagement ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ แอป Dynamics 365 จะติดตามจดหมายขยะตลอดจนการสนทนาทางธุรกิจ ดังนั้นควรเลือกตัวเลือกนี้อย่างระมัดระวัง

   • ข้อความอีเมลสำหรับตอบกลับอีเมล Customer Engagement เฉพาะการตอบกลับหรือส่งต่อข้อความอีเมลที่ได้ติดตามแล้วจะถูกบันทึกเป็นกิจกรรมอีเมล นี่คือตัวเลือกทั่วไป

   • ข้อความอีเมลจากลูกค้าเป้าหมาย ผู้ติดต่อ และลูกค้าองค์กรในแอป Dynamics 365 ติดตามข้อความอีเมล เฉพาะถ้ามาจากผู้ที่มีเรกคอร์ด ลูกค้าเป้าหมาย ผู้ติดต่อ หรือลูกค้าองค์กร Dynamics 365 for Customer Engagement

   • ข้อความอีเมลจากเรกคอร์ด Dynamics 365 for Customer Engagement ซึ่งเป็นอีเมลที่เปิดใช้งาน ติดตามข้อความอีเมลจากเรกคอร์ดทุกชนิด (รวมถึงชนิดของเรกคอร์ดแบบกำหนดเอง) ที่มีฟิลด์ที่อยู่อีเมล

   หมายเหตุ

   โดยค่าเริ่มต้น อีเมลในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งภายใน Outlook จะไม่ปรากฏโดยอัตโนมัติเมื่อติดตามใน Dynamics 365 มีการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อติดตามรายการจากโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งโดยอัตโนมัติ หากผู้ดูแลระบบเปิดใช้งานการตั้งค่านี้ ตัวเลือกส่วนบุคคลที่กล่าวถึงข้างต้นจะถูกใช้เพื่อระบุว่าอีเมลใดที่ส่งจะถูกติดตามโดยอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ ติดตามรายการโฟลเดอร์ที่ส่งโดยอัตโนมัติด้วยการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์

   หมายเหตุ

   โปรดระลึกไว้ว่ายิ่งคุณใช้ที่อยู่อีเมลเหมือนกับการติดตามมากเท่าไหร่ จะยิ่งมีประโยชน์น้อยลง เนื่องจากจะถูกแมปกับหลายเรกคอร์ด

4. ถ้าคุณต้องการสร้างเรกคอร์ดลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อสำหรับข้อความอีเมลที่ติดตาม ในส่วน สร้างเรกคอร์ดอัตโนมัติใน Dynamics 365 for Customer Engagement เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้าง และจากนั้นเลือก ผู้ติดต่อ หรือ ลูกค้าเป้าหมาย จากรายการ เมื่อเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ Dynamics 365 for Outlook จะพยายามจับคู่ที่อยู่อีเมลของผู้รับไปยังที่อยู่อีเมลใน Customer Engagement ถ้าโปรแกรมไม่พบเรกคอร์ดที่ตรงกัน จะสร้างเรกคอร์ดผู้ติดต่อหรือลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติ

   หมายเหตุ

   เรกคอร์ดผู้ติดต่อ และลูกค้าเป้าหมายจะไม่ได้สร้างถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ด้านความปลอดภัยที่เหมาะสม ข้อมูลเพิ่มเติม: TechNet: ระบบรักษาความปลอดภัยส่งผลต่อการทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่างแอป Dynamics 365 กับ Outlook อย่างไร

หมายเหตุ

ชนิดของเรกคอร์ดที่กำหนดเองมากกว่าหนึ่งชนิดสามารถมีที่อยู่อีเมลเดียวกันได้ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น Dynamics 365 for Customer Engagement จะเชื่อมโยงข้อความอีเมลที่ได้รับจากที่อยู่อีเมลนี้กับประเภทเรกคอร์ดที่กำหนดเองประเภทใดประเภทหนึ่ง ตัวอย่างเช่น หากมีเรกคอร์ดสองประเภท (ผู้ป่วยและแพทย์) ที่มีที่อยู่อีเมลเดียวกัน someone@example.com Dynamics 365 for Customer Engagement จะเชื่อมโยงข้อความอีเมลที่ได้รับจาก someone@example.com ไปยัง ทั้ง ชนิดของเรกคอร์ดผู้ป่วยหรือแพทย์ อย่างไรก็ตาม การส่งข้อความอีเมลไปที่ someone@example.com จะเชื่อมโยงข้อความอีเมลไปที่ ทั้ง ประเภทเรกคอร์ดผู้ป่วยและชนิดของเรกคอร์ดแพทย์

ดูเพิ่มเติม

ภาพรวมของเรกคอร์ดการติดตามใน Dynamics 365 for Outlook
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการซิงโครไนซ์เรกคอร์ดระหว่างแอป Microsoft Dynamics 365 และ Microsoft Outlook