Śledzenie wiadomości e-mail programu Outlook przez wybranie przycisku w Dynamics 365 for Outlook
Chcąc maksymalnie wykorzystać funkcje Dynamics 365 for Customer Engagement należy śledzić wszystkie interakcje z klientami, w czym kluczowe znaczenie mają wiadomości e-mail. Utwórz centralne repozytorium komunikacji e-mail Outlook "śledząc" je w Microsoft Dynamics 365 for Outlook. W przypadku śledzenia wiadomości e-mail w Dynamics 365 for Outlook, wiadomość ta jest zapisywana jako rekord działania w Customer Engagement. Użytkownik lub ktoś, kto ma dostęp do rekordów działania, może zobaczyć tę wiadomość e-mail wraz z innymi działaniami klienta w Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook lub na urządzeniu przenośnym.
Śledzenie wiadomości e-mail w programie Dynamics 365 for Outlook jest procesem ręcznym. Daje to użytkownikowi możliwość przechowywania osobistych wiadomości e-mail oddzielnie od wiadomości e-mail klientów. Można również ustawić opcję automatycznego śledzenia wiadomości e-mail. Więcej informacji: Ustawianie opcji automatycznego śledzenia przychodzących wiadomości e-mail programu Outlook Dynamics 365 for Outlook
Napiwek
Jeśli Twoja organizacja synchronizuje wiadomości e-mail przeprowadzając synchronizację na serwerze, możesz śledzić wiadomość e-mail automatycznie przeciągając ją do śledzonego folderu. Śledzenie folderów jest potężnym i intuicyjnym sposobem śledzenia wiadomości e-mail bezpośrednio z praktycznie dowolnego urządzenia. Więcej informacji: Śledzenie wiadomości e-mail programu Outlook dzięki przeniesieniu ich do śledzonego folderu programu Exchange
Wymagania dotyczące śledzenia wiadomości e-mail
Aby śledzić pocztę e-mail w Dynamics 365 for Outlook, adres e-mail programu Outlook musi być zgodne z adresem e-mail rozwiązania Customer Engagement. Nie można zsynchronizować do ani z wielu adresów e-mail.
Które rekordy są skojarzone z działaniami dotyczącym wiadomości e-mail?
Domyślnie podczas śledzenia wiadomości e-mail Dynamics 365 for Outlook korzysta z książki adresowej Customer Engagement, aby połączyć wiadomość z kontaktami Customer Engagement w wierszach Do, Od, i UDW. Wiadomość e-mail można również połączyć z kontkretnym rekordem, takim jak określone konto, szansa sprzedaży lub sprawa. Zazwyczaj najlepiej jest połączyć wiadomość e-mail z konkretnym rekordem, jeśli jest to możliwe. Ułatwi to znalezienie rekordu.
Śledzenie wiadomości e-mail
W Dynamics 365 for Outlook, wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz śledzić.
Wykonaj jedno z następujących zadań:
Aby śledzić wiadomość e-mail bez powiązywania jej z określonym rekordem w Customer Engagement, na karcie Strona główna w grupie Customer Engagement kliknij Śledź.
-Lub-
Aby śledzić wiadomość e-mail i połączyć ją z określonym rekordem w Customer Engagement na karcie Strona główna w grupie Customer Engagement kliknij Ustaw rekord Dotyczy, kliknij Więcej, a następnie wyszukaj rekord w oknie dialogowym Wyszukiwanie rekordu. Po znalezieniu żądanego rekordu kliknij Dodaj.
Po kliknięciu przycisku Śledź lub Ustaw rekord Dotyczy u dołu rekordu wiadomości e-mail zostanie wyświetlone okienko Dynamics 365 for Customer Engagement (znane również jako „okienko śledzenia”). To okienko pokazuje, że rekord jest śledzony i zawiera łącza do powiązanych rekordów. Jeśli zostanie ustawiony rekord „dotyczy”, okienko śledzenia zapewni również łącze do tego rekordu. Więcej informacji: Omówienie śledzenia rekordów w Dynamics 365 for Outlook
Można też zauważyć, że rekord jest śledzony zaglądając do folderu Outlook. Zobaczysz symbol Śledzone w Dynamics 365
obok dowolnych śledzonych rekordów.
Aby zmodyfikować rekord działania Customer Engagement (na przykład, aby zmienić powiązany rekord), otwórz wiadomość e-mail w Outlook, a następnie, w grupie Customer Engagement kliknij Wyświetl w aplikacjach platformy Dynamics 365.
Co jeszcze muszę wiedzieć o śledzeniu rekordów wiadomości e-mail?
Książka adresowa rozwiązania Customer Engagement. Książka adresowa jest instalowana automatycznie w czasie instalowania Dynamics 365 for Outlook. Umożliwia to wyszukiwanie kontaktu Customer Engagement z pola Do wiadomości e-mail lub terminu podczas tworzenia. Domyślnie Dynamics 365 for Outlook wyszukuje tylko kontakty, których jesteś właścicielem. Możesz ustawić osobistą opcję rozszerzenia tego wyszukiwania. Więcej informacji: Ustawianie opcji książki adresowej w Dynamics 365 for Outlook
Praca w trybie offline. Wiadomości e-mail, które śledzisz pracując w trybie offline są zapisywane jako działania po powrocie do trybu online. Więcej informacji: Praca offline z Dynamics 365 for Outlook
Odpowiedzi na wiadomości śledzone. Można wybrać ustawienie określające, czy odpowiedzi na śledzone wiadomości będą również śledzone. Więcej informacji: Ustawianie opcji osobistych, które wpływają na śledzenie i synchronizację między aplikacjami opartymi na modelach w usłudze Dynamics 365 a Outlook lub Exchange
Redagowanie śledzonych wiadomości e-mail. Po wysłaniu wiadomości e-mail, nie można jej edytować, ale można ustawić i zmieniać związany z nią rekord.
Załączniki. Wszelkie śledzone wiadomości e-mail są dostępne dla każdego, kto ma uprawnienia do wyświetlania działań. Jeśli wiadomość e-mail ma załączniki, załączniki te są uwzględnione w działaniu. Jeśli nie chcesz udostępnić załącznika, usuń go z działania e-mail.
Administrator może zablokować zapisywanie wiadomości zawierających załączniki określonych typów, na przykład pliki exe. Nie jest możliwe łączenie wiadomości zapisanych w lokalizacjach innych niż domyślna lokalizacja programu Microsoft Exchange.
Zobacz także
Omówienie śledzenia rekordów w Dynamics 365 for Outlook
Usuwanie rekordów, które były śledzone w Dynamics 365 for Outlook
Ustaw opcje osobiste, które wpływają na śledzenie i synchronizację między Dynamics 365 i Outlook lub Exchange
Tworzenie szablonów wiadomości e-mailCzęsto zadawane pytania dotyczące synchronizowania rekordów między Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Outlook