Ustawianie opcji automatycznego śledzenia przychodzących wiadomości e-mail programu Outlook w Dynamics 365 for Outlook
Kiedy śledzisz wiadomość e-mail w programie Microsoft Dynamics 365 for Outlook, kopia rekordu wiadomości jest zapisywana jako działanie w programie Dynamics 365 for Customer Engagement i synchronizowana z rekordem w programie Outlook. Więcej informacji: Omówienie śledzenia rekordów w Dynamics 365 for Outlook
Śledzenie wiadomości e-mail domyślnie jest procesem wykonywanym ręcznie — należy wybrać przycisk Śledź lub przycisk Ustaw rekord Dotyczy dla każdej wiadomości e-mail, jaka ma być śledzona. Ręczne śledzenie umożliwia oddzielenie wiadomości osobistych od wiadomości od klientów. Alternatywnie możesz ustawić opcję automatycznego śledzenia wiadomości e-mail.
Napiwek
Możesz używać śledzenia folderów Exchange jako alternatywnej metody automatycznego śledzenia wiadomości. Dzieki śledzeniu folderów możesz śledzić wiadomości bezpośrednio z praktycznie dowolnego urządzenia. Więcej informacji: Śledzenie wiadomości e-mail programu Outlook dzięki przeniesieniu ich do śledzonego folderu programu Exchange
Automatyczne śledzenie wiadomości e-mail
W Dynamics 365 for Outlook z menu Plik wybierz Customer Engagement, a następnie wybierz Opcje.
W oknie dialogowym Ustawianie opcji osobistych, na karcie Poczta e-mail w obszarze Wybierz sposób integracji poczty elektronicznej programu Dynamics 365 for Outlook z programem Dynamics 365 for Customer Engagement, wybierz opcję Sprawdź przychodzące wiadomości e-mail w programie Outlook i określ, czy poszczególne wiadomości powinny być podłączane i zapisywane jako rekord programu Dynamics 365 for Customer Engagement.
Aby określić, czy śledzić wszystkie wiadomości e-mail lub tylko niektóre typy, w sekcji Zaznacz wiadomości e-mail, które chcesz śledzić w programie Dynamics 365 for Customer Engagement na liście Śledź wybierz jedną z następujących opcji:
Wszystkie wiadomości e-mail. Śledzi wszystkie wiadomości e-mail związane z wiadomościami e-mail Customer Engagement. Jeśli ta opcja jest zaznaczona, aplikacje Dynamics 365 będą śledziły wiadomości-śmieci, a także rozmowy służbowe, dlatego zalecamy tu dużą rozwagę.
Wiadomości e-mail w odpowiedzi na wiadomości e-mail Customer Engagement. Tylko odpowiedzi na wiadomości e-mail lub wiadomości e-mail przekazane dalej, które były już śledzone zostaną zapisane jako działania e-mail. Jest to opcja najczęściej używana.
Wiadomości e-mail od potencjalnych klientów, kontaktów i klientów Dynamics 365. Wiadomości e-mail są śledzone tylko wtedy, gdy pochodzą od osoby mającej rekord potencjalnego klienta, kontaktu lub klienta w programie Dynamics 365 for Customer Engagement.
Wiadomości e-mail z rekordów Dynamics 365 for Customer Engagement z włączoną obsługą poczty e-mail. Śledzi wiadomości e-mail dla wszystkich typów rekordów, w tym niestandardowych typów rekordów zawierających pole adresu e-mail.
Uwaga
Domyślnie wiadomość e-mail w folderze Elementy wysłane w programie Outlook nie będzie automatycznie wyświetlana jako śledzona w Dynamics 365. Dostępne jest opcjonalne ustawienie służące do automatycznego śledzenia elementów z folderu Elementy wysłane. Jeśli administrator włączy to ustawienie, wymienione powyżej opcje osobiste zostaną użyte do określenia, które wysłane wiadomości e-mail są automatycznie śledzone. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Automatyczne śledzenie elementów folderu Wysłane przy użyciu synchronizacji na serwerze
Uwaga
Pamiętaj, że im częściej będziesz używać tego samego adresu e-mail do śledzenia, tym mniej będzie on przydatny, ponieważ będzie mapowany do wielu rekordów.
Jeśli chcesz automatycznie tworzyć rekordy kontaktów lub potencjalnych klientów dla śledzonych wiadomości e-mail, w Automatyczne tworzenie rekordów w programie Dynamics 365 for Customer Engagement zaznacz pole wyboru Utwórz, a następnie z listy wybierz opcję Kontakty lub Potencjalni klienci. Gdy to pole wyboru jest zaznaczone, program Dynamics 365 for Outlook będzie próbował dopasować adres e-mail odbiorcy do adresu e-mail w programie Customer Engagement. Jeśli nie może znaleźć pasującego rekordu, automatycznie utworzy rejestr kontaktu lub potencjalnego klienta.
Uwaga
Rekordy kontaktów i potencjalnych klientów nie będą tworzone, jeśli nie masz odpowiednich uprawnień zabezpieczeń. Więcej informacji: TechNet: Jak zabezpieczenie wpływa na synchronizację między Dynamics 365 a Outlook lub Exchange
Uwaga
Więcej niż jeden niestandardowy typ rekordu może zawierać ten sam adres e-mail. Gdy tak się stanie Dynamics 365 for Customer Engagement łączy wiadomości e-mail odebrane z tego adresu e-mail z jednym z niestandardowych typów rekordów. Jeśli na przykład istnieją dwa typy rekordów (Pacjent i Lekarz) o tym samym adresie e-mail someone@example.com, Dynamics 365 for Customer Engagement połączy wiadomości e-mail otrzymane od someone@example.com z typem rekordu Pacjent lub Lekarz. Jednak wysyłanie widomości e-mail do someone@example.com połącz wiadomość e-mail z zarówno typem rekordu Pacjent jak i z typem rekordu Lekarz.
Zobacz także
Omówienie śledzenia rekordów w Dynamics 365 for Outlook
Często zadawane pytania dotyczące synchronizowania rekordów między Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Outlook