Een CRM-record zoeken met Copilot voor Sales

Met Copilot voor Sales kunt u de algemene zoekopdracht gebruiken om op elk gewenst moment te zoeken naar een CRM-record (Customer Relationship Management), ongeacht de context. U kunt snel naar records verwijzen, zelfs als ze niet gerelateerd zijn aan de huidige context. De zoekfunctionaliteit is ook beschikbaar in diverse andere scenario's, bijvoorbeeld wanneer u een e-mail of e-mailsamenvatting opslaat in uw CRM.

Notitie

Met een algemene zoekopdracht worden alleen records geretourneerd van de recordtypen die uw beheerder heeft geconfigureerd.

Een record zoeken met een algemene zoekopdracht

1. Selecteer in het Copilot voor Sales-deelvenster het zoekpictogram in de rechterbovenhoek.

2. Voer in het zoekvak de naam in van de record die u zoekt.

3. Selecteer in de zoekresultaten de record om de details te bekijken.

   

U kunt de zoekresultaten filteren op recordtype. Welke recordtypen beschikbaar zijn voor filtering, is afhankelijk van de recordtypen die uw beheerder heeft geconfigureerd. De recordtypen worden boven de lijst met zoekresultaten weergegeven. Selecteer een recordtype om de zoekopdracht te filteren op resultaten op basis van dat recordtype.

Een record zoeken met andere vlakken

U kunt ook naar records zoeken in de volgende scenario's:

• Een e-mail of vergadering opslaan in uw CRM
• Een relatie voor een bestaand record maken of bewerken (bijvoorbeeld zoeken naar een account wanneer u een nieuw contact maakt)
• Een samenvatting van een e-mail of vergadering opslaan in uw CRM
• Zoeken naar een record die u met een collega wilt delen
• Een verkoopkans wijzigen in belangrijke verkoopinformatie
• Zoeken naar een verkoopkans wanneer u uw CRM bijwerkt met voorgestelde updates
• Zoeken naar een record wanneer u een CRM-taak maakt vanuit een vergaderverslag

Zoekfuncties

Wanneer u het zoekvak in een context opent, kan Copilot voor Sales AI gebruiken om proactief records voor te stellen voordat u een zoekopdracht start. Copilot voor Sales maakt gebruik van contextuele informatie, anticipeert op de records die u mogelijk zoekt en presenteert deze als opties.

Wanneer u naar een record in Copilot voor Sales zoekt, worden de zoekresultaten weergegeven in een lijst met de volgende details:

• De naam van de record.

• Het type record (bijvoorbeeld Account, Contactpersoon of Verkoopkans). De zoekopdracht retourneert alleen records van de recordtypen die uw beheerder heeft geconfigureerd.

• Maximaal twee extra velden, op basis van de belangrijkste velden die uw beheerder heeft geconfigureerd.

  Notitie

  Voor Dynamics 365 moeten de sleutelvelden worden geconfigureerd als weergavekolommen in de weergave Snel zoeken voor het recordtype. Anders worden de extra velden niet weergegeven in de zoekresultaten.

Zoekresultaten filteren

Om u te helpen gemakkelijker de juiste record te vinden, biedt Copilot voor Sales filters waarmee u de zoekresultaten kunt verfijnen. Filters zijn beschikbaar voor bepaalde recordtypen en alleen wanneer u een e-mail of een vergadering opslaat in het CRM. Welke recordtypen beschikbaar zijn voor filtering, is afhankelijk van de recordtypen die uw beheerder heeft geconfigureerd.

Als de zoekresultaten meerdere records met dezelfde naam bevatten, kunt u elke record selecteren om meer details te bekijken. Er is ook een koppeling die u kunt selecteren om de record in CRM te bekijken. Er worden meer details over een record weergegeven, op basis van de beheerdersinstellingen. Deze details komen overeen met de volgorde van de velden in de formulierconfiguratie voor het recordtype.

Wanneer u de zoekresultaten uitvouwt, kunt u maximaal 10 velden bekijken. Dit nummer omvat belangrijke velden. Als er minder dan 10 velden zijn geconfigureerd, worden alle velden weergegeven.

U kunt de zoekresultaten filteren op recorddetails en recordtype.

De zoekresultaten filteren:

1. Sla een e-mail of vergadering op in het CRM.

2. Gebruik onder Verbinding met een record het zoekvak om een record te vinden.

3. Als u de resultaten wilt filteren op recorddetails en recordtype, selecteert u Resultaten filteren.

4. Selecteer in het vak Filters toepassen de filters die u wilt toepassen.

   • Recorddetails: filter de zoekresultaten op Actieve records of Waarvan ik eigenaar ben.

     Notitie

     • Voor Dynamics 365 Sales zijn deze filters van toepassing op verkoopkansen, accounts en contactpersonen. Het filter Actieve records is gebaseerd op het standaardveld Status en het filter Waarvan ik eigenaar ben is gebaseerd op het standaardveld ownerId.
     • Voor Salesforce is het filter Actieve records van toepassing op verkoopkansen en is het gebaseerd op het standaardveld IsClosed. Het filter Waarvan ik eigenaar ben is van toepassing op verkoopkansen, accounts en contactpersonen en is gebaseerd op het standaardveld ownerId.

   • Recordtypen: filter de zoekresultaten op recordtype.

     Notitie

     Welke recordtypen beschikbaar zijn voor filtering, is afhankelijk van de recordtypen die uw beheerder heeft geconfigureerd.

   

5. Selecteer Toepassen.

Hoe werkt zoeken in Copilot voor Sales?

De zoekfunctionaliteit in Copilot voor Sales is afhankelijk van het CRM-systeem dat u gebruikt. U kunt zoektermen in willekeurige volgorde invoeren en deze kunnen informatie uit verschillende velden omvatten.

Dynamics 365

Dynamics 365 maakt gebruik van twee zoekmechanismen: Zoeken in Dataverse (ook wel zoeken op relevantie genoemd) en Snel zoeken. Zoeken in Dataverse is het aanbevolen zoekmechanisme en wordt standaard gebruikt. Dynamics 365-beheerders kunnen dit echter zowel op organisatieniveau als op recordtypeniveau uitschakelen. Als Zoeken in Dataverse is ingeschakeld, vormt dit de basis voor alle Dynamics 365-zoekquery's. Als het is uitgeschakeld voor een recordtype dat in de zoekopdracht is opgenomen, wordt in plaats daarvan de zoekfunctie Snel zoeken gebruikt. Meer informatie: Zoeken in Dataverse configureren voor uw omgeving

Om Zoeken in Dataverse in te schakelen voor een recordtype moeten beheerders:

1. Zoeken in Dataverse inschakelen in het Power Platform-beheercentrum.
2. De tabellen toevoegen aan de zoekindex.
3. (Optioneel) weergaven Snel zoeken configureren voor elke tabel.

Notitie

Het kan tot 15 minuten duren voordat wijzigingen aangebracht in de Dataverse-zoekconfiguratie of in de doorzoekbare gegevens in de zoekservice verschijnen. Het kan een uur of langer duren om een volledige synchronisatie te voltooien voor middelgrote organisaties en een paar dagen voor zeer grote organisaties.

Het is belangrijk om te begrijpen dat deze zoekconfiguraties van invloed zijn op alle zoekopdrachten in Dynamics 365, niet alleen op zoekopdrachten in Copilot voor Sales. Andere zoekopdrachten die deze configuratie gebruiken, zijn onder andere opzoekacties, Snel zoeken en Zoeken in deze weergave op rasterpagina's.

Voor beide zoekmechanismen worden alleen records geretourneerd die zichtbaar zijn in de weergave Snel zoeken. Alleen kolommen die zijn geconfigureerd als Zoekkolommen worden in de zoekopdracht opgenomen. Bovendien worden alleen kolommen die zijn geconfigureerd als Weergavekolommen weergegeven in de zoekresultaten. Er worden geen andere velden weergegeven in Copilot voor Sales.

Salesforce

Copilot voor Sales gebruikt Salesforce Object Search Language (SOSL) voor zoekopdrachten. Salesforce beveelt dit zoekmechanisme aan vanwege de efficiëntie en uitgebreide zoekmogelijkheden. Meer informatie: Inleiding tot SOQL en SOSL

In Salesforce worden alle indexeerbare velden van alle in aanmerking komende records doorzocht.