Outlook-activiteiten opslaan in uw CRM

Als verkoper kunt u alle uitgaande en inkomende communicatie met uw klanten opslaan in uw CRM-systeem (Customer Relationship Management). Op deze manier kan iedereen in uw bedrijf de relevante activiteiten bekijken en deze gebruiken om geavanceerde services te bouwen waarmee u meer kunt verkopen.

Het is echter lastig en tijdrovend om het CRM bij te werken met al uw activiteiten via alle communicatiekanalen die u gebruikt. Gelukkig kunt u met Copilot voor Sales uw Outlook-interacties (e-mails en vergaderingen) met één tikken of klik opslaan in het CRM.

Notitie

• Als u Dynamics 365 als uw CRM gebruikt, let dan op de volgende punten:

  • Wanneer u een e-mail opslaat in Dynamics 365, worden antwoorden op die e-mail automatisch opgeslagen in CRM als server-side synchronisatie is ingeschakeld en als een andere optie dan Geen e-mailberichten is geselecteerd op het tabblad e-mail in de personalisatie-instellingen van Dynamics 365.
  • U kunt concept-e-mails en concept-afspraken opslaan in Dynamics 365. E-mails worden niet direct in het CRM opgeslagen. Ze worden pas bewaard nadat ze verzonden zijn. Afspraken worden direct in het CRM opgeslagen. Als u een afspraak bijwerkt nadat deze in het CRM is opgeslagen, worden de wijzigingen automatisch in het CRM opgeslagen.
  • U kunt een afspraak alleen in Dynamics 365 opslaan als de afspraaktijd binnen de werkuren van alle deelnemers valt. Als de afspraaktijd buiten de werkuren van een deelnemer valt, kan de afspraak niet worden opgeslagen in Dynamics 365. Ga naar Werkuren instellen voor een gebruiker voor informatie over het instellen van werkuren voor een gebruiker in Dynamics 365.

• Als u Salesforce als CRM gebruikt, let dan op de volgende punten:

  • U kunt geen concept-e-mails en concept-afspraken opslaan in Salesforce.
  • Antwoorden op opgeslagen e-mails en updates van opgeslagen gebeurtenissen worden niet automatisch opgeslagen.
  • Wanneer u een e-mail of vergadering opslaat in Salesforce, wordt dit alleen voor u weergegeven als opgeslagen en niet voor andere deelnemers aan de e-mail of vergadering. Andere deelnemers moeten de e-mail of vergadering afzonderlijk in Salesforce opslaan.

• Het opslaan van Outlook-activiteiten vanuit gedeelde postvakken wordt niet ondersteund.

• Het opslaan van terugkerende vergaderingen in het CRM wordt niet ondersteund.

• Als u een Outlook-activiteit (e-mail of afspraak) opslaat met Dynamics 365 App for Outlook, wordt deze niet als opgeslagen weergegeven in Copilot voor Sales. U moet de Outlook-activiteit opslaan met Copilot voor Sales. Als u de Outlook-activiteit opnieuw opslaat met behulp van Copilot voor Sales, wordt er een dubbel record gemaakt in uw CRM.

Outlook-activiteiten opslaan via de markeringskaart

Volg deze stappen om een e-mail of vergadering vanuit Outlook met uw CRM te synchroniseren:

1. Open de e-mail of vergadering die u in het CRM wilt opslaan en open vervolgens Copilot voor Sales.

2. Selecteer bij e-mail opslaan in <type CRM-systeem> kaart de optie Opslaan.

   

   Als u Verbinden Copilot voor Sales naar uw Dynamics 365 omgeving gaat en server-side synchronisatie niet is ingeschakeld, wordt u gevraagd om server-side synchronisatie voor uw postvak in te schakelen wanneer u voor het eerst een Outlook-activiteit opslaat. Ga voor meer informatie naar gebruik server-side synchronisatie met Copilot voor Sales.

   U kunt ook een Outlook-activiteit opslaan in het CRM vanuit een gerelateerde record kaart.

3. Onder Verbinden naar een record kunt u het record selecteren waaraan u de activiteit wilt Verbinden.

   • Standaard toont Copilot voor Sales AI-gestuurde suggesties voor accounts en opportunities die gerelateerd zijn aan contactpersonen in de activiteit. Selecteer een van de voorgestelde records om er Verbinden aan toe te voegen.

     Notitie

     Sommige door AI aangestuurde suggesties voor mogelijkheden worden alleen gegeven als de e-mail en de inhoud van de vergadering in het Engels zijn.

   • U kunt ook het zoekvak gebruiken om Verbinden te zoeken naar een ander record van een recordtype die uw Beheerder heeft toegevoegd aan Copilot voor Sales.

   • Als u de e-mail of vergadering in het CRM wilt opslaan zonder verbinding te maken met een record, selecteert u Opslaan zonder verbinding te maken. De e-mail of vergadering is nog steeds gekoppeld aan contactpersonen in de velden Aan, Cc en Bcc .

   Notitie

   • Wanneer u zoekt naar een record waarnaar u wilt Verbinden, worden in de zoekresultaten de recordnaam en de sleutelvelden weergegeven die uw Beheerder heeft geselecteerd. Ga naar Selecteer sleutelvelden voor de miniweergave voor meer informatie over sleutelvelden.
   • U kunt Verbinden gebruiken voor alle recordtypen die uw Beheerder heeft ingeschakeld voor activiteiten en die zijn toegevoegd aan Copilot voor Sales. Ga naar Een nieuwe recordtype (of een Salesforce-object) toevoegen voor informatie over het toevoegen van recordtypen.

   De Gerelateerde contactpersonen kaart toont de contactpersonen in de activiteit, omdat de activiteit in hun tijdlijn wordt weergegeven.

   

4. Voer in het gedeelte e-mailcategorieën toevoegen informatie in om de e-mail of vergadering in het CRM te categoriseren. De velden worden alleen weergegeven als uw Beheerder de velden voor categorisatie heeft geconfigureerd.

5. (Optioneel) Selecteer en sla de bijlagen op die u in het CRM wilt opslaan.

6. In de Bijlagen opslaan Selecteer in het gedeelte 'Bijlagen' de bijlagen die u in het CRM wilt opslaan en sla deze op. Deze sectie wordt alleen weergegeven als uw Beheerder is de mogelijkheid om bijlagen op te slaan ingeschakeld.

   

   De bijlagen worden opgeslagen in het activiteitenrecord dat is gekoppeld aan de e-mail of vergadering in het CRM. Kunt u de bijlage niet opslaan? Ontdek waarom.

7. Selecteer Opslaan.

   De e-mail of vergadering wordt gekoppeld aan het geselecteerde record en opgeslagen in het CRM.

   • De kaart Verbonden met toont het verbonden record en het type ervan.
   • Het bijlagepictogram geeft het aantal bijlagen weer dat in het CRM is opgeslagen.
   • Het tagpictogram geeft het aantal categorisatievelden weer, indien u er een hebt geselecteerd.

   

Notitie

Als u Salesforce als CRM gebruikt, let dan op de volgende punten:

• Als uitgebreide e-mail is uitgeschakeld, ontvangt u mogelijk een foutmelding wanneer u Outlook-activiteiten opslaat. Ga naar uitgebreide e-mail uitgeschakeld voor informatie over het oplossen van de fout. Als u contact hebt opgenomen met Microsoft Support om Outlook-activiteiten op te slaan zonder uitgebreide e-mail in te schakelen, wordt de activiteit opgeslagen als een taak-record in Salesforce. Als uitgebreide e-mail is ingeschakeld, wordt de activiteit opgeslagen als een e-mailrecord.

• Als u een e-mail opslaat in Salesforce CRM en het aantal tekens in de hoofdtekst van het Outlook-e-mailbericht (inclusief HTML-opmaak) het maximale aantal tekens overschrijdt dat kan worden opgeslagen in Salesforce-e-mailrecords, wordt het e-mailbericht afgekapt en vervolgens opgeslagen. Een bericht over de afkapping wordt weergegeven op de Verbonden met kaart.

  

Outlook-activiteiten via een gerelateerde recordkaart opslaan

Copilot voor Sales toont records die gerelateerd zijn aan de opgeslagen contactpersonen in een e-mail. Alle records van dezelfde recordtype verschijnen op een kaart voor die recordtype. Via Kaarten kunt u de e-mail opslaan in uw CRM.

Notitie

Als u de e-mail of vergadering al in CRM hebt opgeslagen vanuit de markering kaart, kunt u deze niet nogmaals opslaan vanuit een gerelateerde record kaart.

1. Open de e-mail of vergadering die u in het CRM wilt opslaan en open vervolgens Copilot voor Sales.

2. Beweeg in (recordtype) kaart, de muisaanwijzer over het record waarin u de e-mail of vergadering wilt opslaan, selecteer Meer acties (...) en selecteer vervolgens Opslaan en Verbinden e-mail. Als u bijvoorbeeld de e-mail in het account wilt opslaan, beweegt u de muisaanwijzer over het account in de Accounts kaart, selecteert u Meer acties (...) en selecteert u vervolgens Opslaan en Verbinden e-mail.

   U kunt ook een record selecteren om de details ervan te openen. Selecteer in de details Meer acties (...) >Opslaan en Verbinden e-mail.

   De e-mail of vergadering wordt gekoppeld aan het geselecteerde record en opgeslagen in het CRM. De kaart Verbonden met toont het verbonden record en het type ervan.

Notitie

• Als uw Beheerder de mogelijkheid heeft ingeschakeld om standaard alle bijlagen op te slaan, worden de in aanmerking komende bijlagen automatisch in het CRM opgeslagen.
• Als uw Beheerder de mogelijkheid om bijlagen op te slaan heeft uitgeschakeld of de mogelijkheid om alle bijlagen op te slaan standaard heeft uitgeschakeld, worden bijlagen niet opgeslagen in het CRM.

Outlook-activiteiten opslaan via snelle CRM-acties in e-mailbanners

Wanneer u een e-mail van een klant van externe contactpersonen leest en u hebt de e-mail niet opgeslagen in uw CRM, bevat het bannerbericht boven aan de e-mail een snelle CRM-actie waarmee u de e-mail kunt opslaan.

1. Open een e-mail met minimaal één extern contact.

2. Selecteer Deze e-mail opslaan in het bannerbericht.

3. Selecteer in het deelvenster Copilot voor Sales onder Verbinden naar een record het record waaraan u de vergadering wilt Verbinden.

   

4. (Optioneel) Selecteer en sla de bijlagen op die u in het CRM wilt opslaan.

   De bijlagen worden opgeslagen in het activiteitenrecord dat is gekoppeld aan de e-mail of vergadering in het CRM. Kunt u de bijlage niet opslaan? Ontdek waarom.

5. Selecteer Opslaan.

Notitie

• Momenteel zijn bannerberichten met snelle CRM-acties beschikbaar voor maximaal twee externe e-mailadressen per gebruiker per dag. Als u niet wilt dat deze banners worden weergegeven, vraagt u uw Beheerder om ze uit te schakelen.

Overwegingen bij bijlagen

Wanneer u een e-mail of vergadering opslaat in uw CRM, kunt u ook alle bijlagen opslaan die deel uitmaken van de e-mail of vergadering. Houd echter rekening met de volgende beperkingen met betrekking tot bijlagen:

• Bijlagen die te groot zijn of een niet-toegestaan bestandstype hebben, kunnen niet in het CRM worden opgeslagen. Uw CRM Beheerder configureert de beperkingen voor het bestandstype en de bestandsgrootte. Het kan tot een uur duren voordat wijzigingen in die configuratie van kracht worden in Copilot voor Sales. Ga voor meer informatie over het configureren van beperkingen voor bestandstypen en -groottes naar:

  • Voor Dynamics 365: Configureer de bestandsgroottelimiet en bestandsextensies
  • Voor Salesforce: Bestandsgrootte en deellimieten

• Inline bijlagen kunnen niet worden opgeslagen in het CRM. Inline-bijlagen zijn afbeeldingen of bestanden die in de hoofdtekst van een e-mail worden weergegeven. Voorbeelden hiervan zijn e-mailhandtekeningen, afbeeldingen of bestanden die in de e-mailtekst worden geplakt.

• In Salesforce worden bijlagen opgeslagen als bestanden in activiteitsrecords.

• Als in Dynamics 365 het opslaan van bijlagen voor afspraken is uitgeschakeld in de serversynchronisatie, kunnen bijlagen voor vergaderingen niet worden opgeslagen in CRM vanuit Copilot voor Sales. Meer informatie over het synchroniseren van bijlagen bij afspraken.

Notitie

De sectie Bijlagen opslaan wordt alleen weergegeven als uw Beheerder de mogelijkheid om bijlagen op te slaan heeft ingeschakeld .

Activiteiten bewerken in Outlook

Als u de details van een activiteit in Outlook wilt bijwerken nadat u de activiteit in uw CRM hebt opgeslagen, kunt u deze bewerken en de wijzigingen vervolgens opnieuw in het CRM opslaan.

U kunt de volgende velden in de activiteit bijwerken:

• Verbonden record
• E-mailcategorieën
• Gerelateerde contactpersonen

Notitie

Bewerken is alleen beschikbaar voor activiteiten die zijn opgeslagen in Dynamics 365.

Om een activiteit te bewerken, selecteert u de knop Meer acties (…) op de Verbonden met kaart in het zijpaneel Copilot voor Sales, selecteert u Opgeslagen e-mailgegevens bewerken en brengt u de gewenste wijzigingen aan.

Verwijder opgeslagen e-mails uit uw CRM

Als u Verbinden Copilot voor Sales naar uw Dynamics 365 omgeving en inschakelt server-side synchronisatie kunt u Copilot voor Sales gebruiken om opgeslagen e-mails en vergaderingen die niet langer relevant zijn, uit uw CRM te verwijderen. Zo houdt u het CRM schoon en actueel.

Notitie

Verwijderen is alleen beschikbaar voor activiteiten die zijn opgeslagen in Dynamics 365.

1. Open de e-mail of vergadering die u in het CRM hebt opgeslagen en open vervolgens Copilot voor Sales.

2. Selecteer het tabblad Dynamics 365.

3. Selecteer op de knop Verbonden met kaart de knop Meer acties (…) en selecteer vervolgens e-mail verwijderen uit Dynamics 365.

   

   De e-mail wordt uit Dynamics 365 verwijderd en u ontvangt een bevestigingsbericht.

Zie ook

Configureren hoe Outlook-e-mails en -gebeurtenissen worden opgeslagen in CRM