Inkoop
U maakt een inkoopfactuur of inkooporder om de kosten van inkopen vast te leggen en leveranciers te volgen. Als u een voorraad moeten controleren, worden inkoopfacturen ook gebruikt om voorraadniveaus dynamisch aan te passen zodat u uw voorraadkosten kunt beperken en betere klantenservice kunt bieden. De inkoopkosten, inclusief servicekosten en voorraadwaarden die resulteren uit boekingsinkoopfacturen, dragen bij aan winstcijfers en andere financiële KPI's in het rolcentrum.
U moet inkooporders gebruiken als uw inkoopproces vereist dat u gedeeltelijke ontvangsten van een orderhoeveelheid registreert, bijvoorbeeld omdat de volledige hoeveelheid niet beschikbaar was bij de leverancier. Als u artikelen verkoopt door rechtstreeks van uw leverancier bij de klant te leveren, als een doorverzending, moet u ook inkooporders gebruiken. Zie Doorverzendingen maken voor meer informatie. Wat betreft alle andere aspecten werken inkooporders op dezelfde manier als inkoopfacturen.
U kunt inkoopfacturen automatisch laten maken met behulp van de OCR-service (Optical Character Recognition) om PDF-facturen van uw leveranciers te converteren naar elektronische documenten, die vervolgens door een werkstroom naar inkoopfacturen worden geconverteerd. Als u deze functionaliteit wilt gebruiken, moet u zich eerst aanmelden voor de OCR-service en dan verschillende instellingen uitvoeren. Zie Inkomende documenten gebruiken voor meer informatie.
Producten kunnen zowel voorraadartikelen als services zijn. Zie voor meer informatie Nieuwe artikelen registreren.
Voor alle inkoopprocessen kunt u een goedkeuringswerkstroom opnemen, bijvoorbeeld om te vereisen dat grote inkopen worden goedgekeurd door de administrateur. Zie voor meer informatie Goedkeuringswerkstromen gebruiken.
De volgende secties beschrijven een reeks taken, met koppelingen naar de artikelen waarin deze worden behandeld.
Aan de slag met inkoopmogelijkheden
Voordat u goederen koopt, geeft u aan hoe u de inkoopprocessen van uw bedrijf wilt beheren.
| Actie | Zie |
|---|---|
| De regels en waarden configureren die het inkoopbeleid van uw bedrijf bepalen. | Inkoop instellen |
| Elke leverancier van wie u inkoopt, registreren met een leverancierskaart. | Nieuwe leveranciers registreren. |
Inkoopanalyses
In dit gedeelte worden de analytische hulpmiddelen beschreven die u kunt gebruiken om inzicht te krijgen in uw inkoopprocessen.
| Actie | Zie |
|---|---|
| Een overzicht krijgen van uw mogelijkheden voor het analyseren van inkoopgegevens. | Overzicht van inkoopanalyses |
| Uw inkoop-KPI's van analyseren en bewaken met de app Power BI Inkoop. | App Power BI Inkoop |
| Voer ad-hocanalyses uit van inkoopgegevens rechtstreeks op lijstpagina's en query's. | Adhoc-analyse van inkoopgegevens |
| Ingebouwde inkooprapporten verkennen | Ingebouwde inkooprapporten |
Van offerte naar order naar inkoopfactuur
In de volgende tabel wordt beschreven hoe u eenvoudige inkoopprocessen kunt gebruiken.
| Tot | Zie |
|---|---|
| Maak een inkoopofferte om een offerteaanvraag van uw leverancier weer te geven, die u later in een inkooporder kunt omzetten. | Offertes aanvragen |
| Maak een inkoopfactuur voor alle of voor geselecteerde regels op een verkoopfactuur. | Artikelen inkopen voor een verkoop |
| Maak een inkoopfactuur om uw overeenstemming met een leverancier vast te leggen om producten tegen bepaalde leverings- en betalingscondities te kopen. | Inkopen vastleggen |
| Leer hoe Business Central berekent wanneer u een artikel moet bestellen, zodat u het op een bepaalde datum ontvangt. | Datumberekening voor inkopen |
| Begrijpen wat er gebeurt wanneer u aankoopdocumenten boekt. | Inkopen boeken |
Als u complexere inkoopprocessen nodig hebt, vindt u in de volgende tabel artikelen waarin wordt uitgelegd wat u kunt doen met Business Central.
| Tot | Zie |
|---|---|
| Voer een actie op een onbetaalde, geboekte inkoopfactuur uit om automatisch een creditmemo te maken en de inkoopfactuur te annuleren of opnieuw te maken zodat u correcties kunt aanbrengen. | Niet-betaalde verkoopfacturen corrigeren of annuleren |
| Maak een inkoopcreditnota om een bepaalde geboekte inkoopfactuur terug te boeken om te weerspiegelen welke producten u naar de leverancier terugstuurt en welk betalingsbedrag u zult innen. | Inkoopretouren of annuleringen verwerken |
| Beheer uw toezegging aan een leverancier om grote hoeveelheden te kopen die in meerdere verzendingen worden geleverd. | Werken met inkoopraamcontracten |
Geannuleerde orders, terugbetalingen en retourzendingen
In de volgende tabel wordt beschreven hoe u omgaat met geannuleerde orders, terugbetalingen en retourzendingen van goederen die u inkoopt.
| Tot | Zie |
|---|---|
| Tref voorbereidingen om meerdere ontvangsten van dezelfde leverancier in één keer te factureren, door de ontvangsten in een factuur te combineren. | Ontvangsten combineren op één factuur |
| Converteer bijvoorbeeld elektronische facturen van uw leveranciers naar inkoopfacturen in Business Central. | Elektronische documenten ontvangen en converteren |
Andere processen in verkoop
In de volgende tabel wordt beschreven hoe u met andere inkoopprocessen werkt.
| Tot | Zie |
|---|---|
| Los verwarring op wanneer twee of meer records bestaan voor dezelfde leverancier. | Dubbele records samenvoegen |
Externe documentnummers
Op inkoopdocumenten en dagboeken kunt u een documentnummer opgeven dat verwijst naar het nummeringssysteem van de leverancier. Gebruik dit veld om het nummer vast te leggen dat de leverancier aan de order, factuur of creditnota heeft toegewezen. U kunt dit externe documentnummer later gebruiken als u om de een of andere reden de geboekte post moet zoeken met dit nummer.
Het veld Extern documentnr. verplicht op de pagina Inkoopinstellingen geeft aan of het verplicht is om een extern documentnummer in te voeren in de volgende situaties:
In het veld Factuurnr. leverancier, het veld Ordernr. leverancier of het veld Creditnotanr. leverancier op een inkoopkop
In het veld Extern documentnr. op een dagboekregel, waarbij Factuur, Creditnota of Rentefactuur in het veld Documentsoort staat en Leverancier in het veld Rekeningsoort.
Als u dit veld selecteert, is het niet mogelijk om een factuur, een creditnota of het bovengenoemde soort dagboekregel te boeken zonder een extern documentnummer.
Het externe documentnummer wordt opgenomen in geboekte documenten waar u kunt zoeken op het betreffende nummer. U kunt ook zoeken met behulp van het externe documentnummer wanneer u door leveranciersposten navigeert.
Een andere manier om met externe documentnummers om te gaan is het veld Uw referentie te gebruiken. Als u het veld Uw referentie gebruikt, wordt het nummer opgenomen in geboekte documenten en kunt u er op dezelfde manier op zoeken als naar waarden van Extern documentnr.-velden. Maar het veld is niet beschikbaar op journaalregels.
Zie ook
Inkoop instellen
Nieuwe leveranciers registreren.
Overzicht van inkoopanalyses
Betalingsverplichtingen beheren
Werken met Business Central
Algemene bedrijfsfunctionaliteit