Goedkeuringswerkstromen gebruiken
Wanneer een record, zoals een inkoopdocument of klantenkaart, door iemand in uw organisatie moet worden goedgekeurd, stuurt u een goedkeuringsaanvraag als onderdeel van een werkstroom. Op basis van de instellingen van de werkstroom krijgt de betreffende fiatteur vervolgens het bericht dat hij of zij de record moet goedkeuren.
U stelt goedkeuringswerkstromen op de pagina Werkstroom in. U moet ook goedkeuringsgebruikers instellen, inclusief eventuele relevante bedraglimieten, op de pagina Gebruikersinstellingen voor goedkeuring. U vindt meer informatie op Goedkeuringswerkstromen instellen.
Naast de werkstromen voor goedkeuring die in dit artikel worden beschreven kunt u verschillende andere werkstroomtaken uitvoeren. Zie voor meer informatie Goedkeuringswerkstromen gebruiken.
Kerngoedkeuringswerkstromen voor inkoopdocumenten, verkoopdocumenten, betalingsdagboeken, klantenkaarten en artikelkaarten zijn gereed om als begeleide instellingen te dienen. Zie voor meer informatie Voorbereid zijn om zaken te doen
Goedkeuring van een record aanvragen
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker.
- Kies op de pagina met de record de actie Goedkeuringsaanvraag verzenden.
- Om al uw goedkeuringsaanvragen te zien, kiest u het pictogram
, voert u Approval Request Entries in en kiest u vervolgens de gerelateerde koppelen.
De status van de goedkeuringsvermelding wordt bijgewerkt van Gemaakt naar Open. De status van de record, bijvoorbeeld een inkoopfactuur, wordt bijgewerkt van Open naar Wacht op goedkeuring en blijft voor verwerking vergrendeld totdat alle fiatteurs de record hebben goedgekeurd.
Als alle vereiste fiatteurs de record hebben goedgekeurd, wordt de status gewijzigd in Vrijgegeven. U kunt dan doorgaan met werken met de record.
Goedkeuringsaanvragen annuleren
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker met fiatteursrechten.
Het kan voorkomen dat een klant wijzigingen wil aanbrengen in een order nadat deze is ingediend ter goedkeuring. In dit geval kunt u het goedkeuringsproces annuleren en de noodzakelijke wijzigingen aanbrengen in de order en dan opnieuw goedkeuring aanvragen.
- Kies op de pagina met de record de actie Goedkeuringsaanvraag annuleren.
Als de goedkeuringsaanvraag is geannuleerd, wordt de status voor de gerelateerde goedkeuringspost veranderd in Geannuleerd. De status van de record wordt bijgewerkt van Wacht op goedkeuring naar Open. Het goedkeuringsproces kan op dit moment opnieuw beginnen.
Aanvragen voor goedkeuring goedkeuren of afwijzen
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker met fiatteursrechten.
U kunt goedkeuringsaanvragen verwerken op de pagina Aanvragen ter goedkeuring en bijvoorbeeld ook meerdere aanvragen tegelijk goedkeuren. U kunt ook afzonderlijke records goedkeuren door de koppeling te kiezen in het bericht dat u ontvangt.
- Kies het pictogram , voer Te goedkeuren verzoeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Selecteer een of meer regels van de record of records die u wilt goedkeuren of afwijzen.
- Kies de actie Goedkeuren, Weigeren of Delegeren.
Wanneer een record is goedgekeurd of afgewezen, wordt de goedkeuringsstatus in het veld Status respectievelijk gewijzigd in Goedgekeurd of Afgewezen.
Als er een fiatteurshiërarchie is ingesteld, is de recordstatus Wacht op goedkeuring totdat alle gevraagde fiatteurs de record hebben goedgekeurd. Vervolgens wordt de recordstatus gewijzigd in Vrijgegeven.
Tegelijkertijd wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd van Gemaakt in Open zodra een goedkeuringsaanvraag voor de record is gemaakt. Als het verzoek wordt afgewezen, wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd in Afgewezen. De status blijft Open of Afgewezen totdat alle fiatteurs het verzoek hebben goedgekeurd.
Goedkeuringsaanvragen delegeren
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker met fiatteursrechten.
De aanvrager en de goedkeuringsbeheerder kunnen een goedkeuringsaanvraag delegeren aan de vervangende fiatteur om te voorkomen dat records zich ophopen of anderszins de werkstroom blokkeren. De vervanger kan een aangewezen vervanger, de directe fiatteur of de goedkeuringsbeheerder zijn, in die volgorde van prioriteit. Deze functie wordt doorgaans gebruikt wanneer een fiatteur niet beschikbaar is en aanvragen niet kan goedkeuren voor de vervaldatum.
- Kies het pictogram , voer Te goedkeuren verzoeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Selecteer een of meer regels van goedkeuringsaanvragen die u wilt delegeren aan een vervangende fiatteur, en kies vervolgens de actie Delegeren.
Er wordt een bericht met het verzoek om de aanvraag goed te keuren, verstuurd naar de vervangende fiatteur.
Vervallen goedkeuringsaanvragen beheren
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker met fiatteursrechten.
Met regelmatige tussenpozen moet u gebruikers van de goedkeuringswerkstroom herinneren aan achterstallige goedkeuringsverzoeken; u gebruikt de functie Berichten over achterstallige goedkeuringen verzenden om dit te doen.
Met de functie Berichten over achterstallige goedkeuringen verzenden controleert u op alle openstaande goedkeuringsaanvragen die op dat moment achterstallig zijn. Elke fiatteur waarvoor ten minste één goedkeuringspost achterstallig is, ontvangt een bericht met een overzicht van alle achterstallige goedkeuringsaanvragen. Het bericht wordt ook verzonden naar hun fiatteurs en alle aanvragers die de achterstallige goedkeuringen hebben ingediend. Deze laatste stap komt van pas wanneer de achterstallige goedkeuringspost moet worden overgedragen aan een vervanger.
- Selecteer het pictogram , voer Verzoeken tot goedkeuring achterstallig in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Kies op de pagina Vervallen goedkeuringsaanvragen de actie Berichten over vervallen goedkeuringen verzenden.
Zie ook
gebruik goedkeuringsworkflows
Werkstroom
Goedkeuringsgebruikers instellen
Verkoop
Inkomende documenten
Aankopen
Werken met Business Central