Analyse bij inkoop
Bedrijven leggen tijdens dagelijkse activiteiten veel gegevens vast die waardevolle business intelligence (BI) voor inkoopmanagers ondersteunen:
- Inkoopoffertes
- Inkooporders
- Inkoopfacturen
Business Central biedt functies voor het verzamelen, analyseren en delen van de inkoopgegevens van uw organisatie:
- Power BI-rapporten voor inkopen
- Ad-hocanalyse in lijsten
- Ad-hocanalyse van gegevens in Excel (met behulp van Openen in Excel)
- Ingebouwde verkooprapporten
Elk van deze functies heeft voor- en nadelen, afhankelijk van het type gegevensanalyse en de rol van de gebruiker. Ga voor meer informatie naar Overzicht van analyses, bedrijfsinformatie en rapportage.
In dit artikel wordt beschreven hoe u deze analytische functies kunt gebruiken om inkoopinzichten te verschaffen.
Analysebehoefte in inkoop
Bij het in kaart brengen van de analysebehoeften in inkoop kan het helpen om een model te gebruiken dat gebaseerd is op persona's en dat verschillende analysebehoeften op een hoog niveau beschrijft.
Mensen in verschillende rollen hebben verschillende behoeften als het om gegevens gaat, en ze gebruiken de gegevens op verschillende manieren. Mensen in activabeheer gaan bijvoorbeeld anders met gegevens om dan mensen in verkoop.
| Rol | Gegevensaggregatie | Typische manieren om gegevens te gebruiken |
|---|---|---|
| COO/CSO/CFO/CEO | Prestatiegegevens | KPI's Dashboards Financiële rapporten |
| Inkoopmanager | Trends, overzichten | Ingebouwde managementrapporten Ad-hocanalyse |
| Inkoper/Inkoopagent | Gedetailleerde gegevens | Ingebouwde operationele rapporten Taakgegevens op het scherm |
Power BI gebruiken om inkoop-KPI's te bewaken
Een Key Performance Indicator (KPI) is een meetbare waarde die laat zien hoe effectief u uw doelen bereikt. In de inkoopwereld gebruiken mensen vaak de volgende KPI’s om de prestaties van hun inkooporganisatie te monitoren:
- Openstaand bedrag (exclusief btw)
- Ontvangen maar niet gefactureerd bedrag (exclusief btw)
- Inkoopgroei per periode (bedrag of percentage)
- Inkoop per artikel/leverancier/locatie/inkoper
- Werkelijke inkoop versus budget
Deze inkoop-KPI's en meer zijn beschikbaar in de app Power BI Inkoop voor Business Central. Ga voor meer informatie naar App Power BI Inkoop.
In de volgende tabel wordt beschreven hoe u de rapporten in de app Power BI Inkoop kunt gebruiken.
| Actie | Openen in Business Central (CTRL+selecteren) | Meer informatie |
|---|---|---|
| Een overzicht op hoog niveau krijgen van alle inkoopactiviteiten. Inkoopstatistieken bekijken, zoals samenvattingen van bedragen, openstaande bedragen, ontvangen maar niet gefactureerde bedragen en gefactureerde bedragen. | Inkoopoverzicht | Over Inkoopoverzicht |
| De kosten verkennen van verschillende onderdelen van inkopen met een gedetailleerde uitsplitsing van uw inkoopgegevens per categorie, leverancier, fiscale maand, jaar en documenttypen. | Uitsplitsing inkopen | Over Uitsplitsing inkopen |
| Dagelijkse inkoopactiviteiten analyseren en trends en uitzonderingen markeren in de dagelijkse uitgaven. Dagelijkse inkoopfluctuaties bewaken en ongebruikelijke bestedingspatronen identificeren. | Dagelijkse inkopen | Over Dagelijkse inkopen |
| Het 30-daags voortschrijdend gemiddelde analyseren van uw aankopen, dit vergelijken met het totale aankoopbedrag en inkooptrends en -patronen identificeren. | Voortschrijdende gemiddelden | Over Voortschrijdende gemiddelden |
| Een overzicht krijgen van het totaal van alle aankopen over een voortschrijdende periode van 12 maanden voor trendanalyse en prognoses op de lange termijn. | Voortschrijdend jaarlijks totaal | Over Voortschrijdend jaarlijks totaal |
| Uw inkoopgegevens over verschillende perioden vergelijken. U kunt vergelijken op jaar-, kwartaal- of maandniveau en bepalen hoe aankopen in deze perioden worden bijgehouden. | Periode tot periode | Over Periode tot periode |
| Inzicht krijgen in uw inkoopprestaties in de loop van de tijd. Trends of patronen identificeren die in de loop van de tijd naar voren komen. | Jaar tot jaar | Over Jaar tot jaar |
| Inkoopactiviteiten per leverancier per artikel analyseren om een beter inzicht te krijgen in de artikelen die een aanzienlijk deel van uw inkoopbudget opslokken. | Inkopen per artikel | Over Inkopen per artikel |
| Inkoopactiviteiten per leverancier analyseren om vast te stellen welke leveranciers verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van uw inkoopactiviteit. | Inkopen per leverancier | Over Inkopen per leverancier |
| Inkoopactiviteiten per inkoper analyseren om uw inkoopteams en individuele prestaties te beheren. | Inkopen per inkoper | Over Inkopen per inkoper |
| Een uitgebreid overzicht krijgen van uw inkoopgegevens op verschillende magazijnlocaties en trends en patronen in hun inkoopactiviteiten identificeren. | Inkopen per locatie | Over Inkopen per locatie |
| Werkelijke uitgaven vergelijken met het toegewezen budget om ervoor te zorgen dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de financiële plannen. | Werkelijk versus budget | Over Werkelijk versus budget |
Fooi
U kunt de KPI's die in de Power BI-rapporten worden weergegeven eenvoudig vergelijken met uw bedrijfsdoelstellingen. Ga voor meer informatie naar Uw zakelijke KPI's volgen met Power BI-meetgegevens.
Financiële rapportage gebruiken om financiële overzichten en KPI’s te produceren (in verband met inkoop)
De functie Financiële rapportage geeft u inzichten in de financiële gegevens die in uw rekeningschema zijn opgeslagen. U kunt financiële rapporten instellen om cijfers in grootboekrekeningen (GB) te analyseren en grootboekposten te vergelijken met budgetposten. Specifiek voor inkoop kunt u financiële rapporten instellen voor de grootboekrekeningen die u gebruikt om inkoopboekingen bij te houden.
Dimensies spelen een belangrijke rol bij bedrijfsinformatie. Een dimensie bestaat uit gegevens die u kunt toevoegen aan een post als een parameter. Met dimensies kunt u invoergegevens groeperen met vergelijkbare kenmerken, zoals klanten, regio's en producten, en kunt u deze groepen eenvoudig ophalen voor analyse. U gebruikt dimensies ook wanneer u analyseweergaven definieert en wanneer u financiële rapporten maakt. Ga voor meer informatie naar Werken met dimensies.
Als u meer wilt weten over financiële rapporten, gaat u naar Financiële rapporten voorbereiden met financiële gegevens en rekeningcategorieën.
Financiële rapportage voor bedrijfseenheden of rechtspersonen (in verband met inkoop)
Sommige organisaties gebruiken Business Central in meerdere bedrijfsunits of rechtspersonen. Anderen gebruiken Business Central in dochterondernemingen die rapporteren aan moederorganisaties. Business Central geeft accountants tools waarmee ze grootboekposten van twee of meer bedrijven (dochterondernemingen) kunnen overbrengen naar een geconsolideerd bedrijf. Specifiek voor inkoopbeheer wilt u mogelijk grootboekposten voor uw inkooprekeningen consolideren om verkoop-KPI's voor bedrijfsunits of rechtspersonen bij te houden.
Ga naar Bedrijfsconsolidatie voor meer informatie.
Adhoc-analyse van inkoopgegevens
Soms hoeft u alleen maar te controleren of de getallen correct zijn, of snel een cijfer bevestigen. De volgende functies zijn ideaal voor ad-hocanalyses:
- Gegevensanalyse op grootboeklijstpagina´s
- Openen in Excel
Met de functie Gegevensanalyse kunt u vrijwel elke lijstpagina openen, zoals Inkooporders, Geboekte inkoopfacturen, Leveranciersposten of Grootboekposten, de analysemodus openen en vervolgens gegevens naar eigen inzicht groeperen, filteren en draaien.
Op dezelfde manier kunt u de actie Openen in Excel gebruiken om een lijstpagina te openen, de lijst te filteren op een subset van de gegevens en vervolgens Excel te gebruiken om met de gegevens te werken. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van functies zoals Gegevens analyseren, Wat-als-analyse of Prognoseblad.
Fooi
Als u OneDrive configureert voor systeemfuncties, wordt de Excel-werkmap in uw browser geopend.
Voor meer informatie over het uitvoeren van ad-hocanalyses van inkoopgegevens gaat u naar Ad-hocanalyse van inkoopgegevens.
Ingebouwde rapporten voor inkoop
Business Central bevat verschillende ingebouwde rapporten, traceringsfuncties en tools waarmee inkooporganisaties kunnen rapporteren over hun gegevens.
Om een overzicht te krijgen van de beschikbare rapporten voor inkoop kiest u Alle rapporten op uw startpagina. Met deze actie gaat u naar de Rolverkenner, die wordt gefilterd op de functies in de optie Rapport en analyse. Kies onder het kopje Inkoop Verkennen.
Ga voor meer informatie naar Rapporten zoeken met de Rolverkenner.
Inkoopanalyses op het scherm
Business Central heeft een aantal pagina's waarop u inkoopoverzichten en taken kunt vinden. Hier is een voorbeeld om u op weg te helpen:
Aan inkoop gerelateerde grootboekposten en saldi weergeven via de pagina Rekeningschema
Op de pagina Rekeningschema worden alle grootboekrekeningen weergegeven met samengevoegde cijfers die naar het grootboek zijn geboekt. Vanaf deze pagina kunt u het volgende doen:
- Rapporten weergeven waarin grootboekposten en saldi worden weergegeven.
- Bekijk een lijst met boekingsgroepen voor die rekening.
- Afzonderlijke debet- en creditsaldo's voor één rekening bekijken.
Specifiek voor inkoop kunt u op de pagina Rekeningschema een weergave maken waarin alleen de rekeningen worden weergegeven die u gebruikt om inkoopgegevens te boeken.
Ga voor meer informatie naar Het rekeningschema begrijpen.
Gegevens analyseren per dimensie (in verband met inkoop)
Dimensies zijn waarden waarmee posten worden gecategoriseerd, zodat u ze kunt bijhouden en analyseren in documenten, zoals inkooporders. Dimensies kunnen bijvoorbeeld aangeven tot welk project of welke afdeling een post behoort.
In plaats van voor elke afdeling of locatie aparte grootboekrekeningen in te stellen, kunt u dus bijvoorbeeld dimensies gebruiken als basis voor analyse en hoeft u geen ingewikkelde rekeningschemastructuur te maken.
Ga voor meer informatie naar Gegevens analyseren per dimensie.
Zie ook
Bedrijfsconsolidatie
App Power BI Inkoop
Financiële rapporten voorbereiden met financiële gegevens en rekeningcategorieën
Financiële rapportage verwerken voor verschillende bedrijfseenheden of rechtspersonen
Adhoc-analyse van inkoopgegevens
Ingebouwde rapporten voor inkoop
Het rekeningschema begrijpen
Gegevens analyseren per dimensie
Overzicht van analyses, bedrijfsinformatie en rapportage
Werken met Business Central