Luo tarjouspyyntö

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Tässä ohjeaiheessa kuvataan tarjouspyynnön luonti.

Huomautus

Ohjeaihe sisältää tietoja ominaisuuksista, jotka lisättiin tai joita muutettiin - ja -versiossa.

Seuraava kuva esittää päästä päähän -prosessin siitä, kuinka tarjouspyyntö luodaan, asetetaan toimittajien käytettäväksi, ja kuinka toimittajien palauttamat tarjoukset arvioidaan. Tämä menettely sisältää numeroidut vaiheet.

Luokka	Edellytys
Versio	ja hankinta
Liittyvät konfigurointitehtävät	Määritä tarjouspyynnöt Luo pyyntötyyppi ja käytä sitä. Luo pisteytystapa sekä ehdot ja käytä niitä

1. Valmistele alkuperäiset kentät tarjouspyyntöön

Tarjousten tavaroista tai palveluista saatavien tietojen lisäksi tarjouspyynnössä on mukana itse tilauksen tietoja. Voit esimerkiksi määrittää toimitusvaatimukset ja kutsua tietyt toimittajat tarjouksien tekoon. Kirjoitat nämä tiedot Uusi hankintapyyntö -lomakkeella.

Valmistele tarjouspyynnön ensimmäiset kentät seuraavien ohjeiden avulla:

1. Napsauta kohdetta Hankinta > Tavallinen > Tarjouspyynnöt > Kaikki tarjouspyynnöt.

2. Valitse Toimintoruudun Tarjous-välilehdessä Tarjouspyyntö.

3. Uusi hankintapyyntö -lomakkeessa valitse Ostotilaustyyppi seuraavista vaihtoehdoista:

   • Ostotilaus - Sopimus tietyn tuotemäärän tai tietyn arvoisen tuotemäärän ostamiseksi toimittajalta.

   • Ostosopimus – Sopimus tietyn tuotemäärän tai tietyn arvoisen tuotemäärän ostamiseksi toimittajalta tiettynä ajanjaksona. Jos valitset tämän tyyppisen oston, sinun on valittava päivämääräalue, jota sovelletaan ostosopimukseen ja ostosopimusta hallinnoivan henkilön nimi.

     Huomautus

     Ostoehdotus – Tämä tyyppi valitaan automaattisesti, jos luot tarjouspyynnön suoraan ostoehdotuksesta. Jos valitset tämän tyypin manuaalisesti, saat virhesanoman. Lisätietoja on kohdassa Luo ostoehdotuksesta tarjouspyyntö.

4. Valitse valuutta Valuutta-kentässä. Oletusvaluutta on oikeushenkilön valuutta.

5. Valitse Toimituspäivä -kenttään päivämäärä, johon mennessä haluat vastaanottaa nimikkeet.

6. Valitse Vanhentumispäivämäärä ja -aika -kenttään päivämäärä ja kellonaika, johon mennessä toimittajien on vastattava tarjouspyyntöön.

7. Valitse Projektitunnus -kentässä projekti, jos tarjouspyynnön nimikkeet ovat tarkoitettu projektille.

8. Valitse Toimitusosoite ja määritä sitten toimitusosoite, jos toimitusosoite poikkeaa oikeushenkilön osoitteesta.

9. Jos nimikkeiden pyynnön lähettäjälle on ostajaryhmä, valitse se Ostajaryhmä-kentässä.

10. Valitse Kieli-kenttään kieli, jolla haluat tarjoukset. Toimittaja voi vaihtaa tarjouksen kielen.

11. Kirjoita tarjouspyynnön kuvaus Asiakirjan nimi-kenttään.

    Huomautus

    Vaiheet 11-13 ovat sovellettavissa, jos käytössäsi on .

12. Valitse haluamasi tyyppi, kuten tarjouspyyntö, Pyyntötyyppi-luettelosta. Lisätietoja on kohdassa Luo pyyntötyyppi ja käytä sitä..

    Jos tulosmalli on liitetty tyyppiin, siitä luodaan tarjouspyynnön oletusarvo. Voit halutessasi muuttaa pisteytystapaa myöhemmin. Lisätietoja on kohdassa Luo pisteytystapa sekä ehdot ja käytä niitä.

13. Jos pyynnön tekee tietty osasto, määritä se Pyytävä osasto -kentässä.

14. Luo tarjouspyyntö valitsemalla OK. Tiedot siirretään Tarjouspyynnön otsikko-järjestelmään. Tarjouspyynnön ylin ja alin tila on Luotu.

2. Määritä pyydettyjen tavaroiden tai palveluiden tiedot

Kun olet määrittänyt tarjouspyynnön perustiedot, määritä tavarat tai palvelut, joihin haluat saada tarjouksen toimittajilta.

Anna pyyntöäsi koskevat tarkentavat tiedot seuraavien ohjeiden avulla:

1. Valitse Tarjouspyynnön tiedot-lomakkeen Tarjouspyynnön rivit-pikavälilehdessä rivityyppi:

   • Nimike – Nimike, jota seurataan -järjestelmän varastossa ja sillä on nimikenumero. Nimike on rivityypin oletusarvo.

   • Luokka – Muu kuin varastotuote tai -palvelu, jonka annat manuaalisesti hankintaluokkahierarkiasta.

2. Tämä vaihe on sovellettavissa, jos käytössä on . Jos haluat mahdollistaa toimittajien suljetut tarjoukset kohdan Tarjouspyynnön otsikko Tarjoustyyppi -luettelossa, valitse Suljettu. Tarjoukset, jotka vastaanotat, ovat salattuja eivätkä ole käytettävissä ennen kuin tarjousten taulukointi käynnistyy tarjouspyynnön sulkemispäivän jälkeen.

   Huomautus

   Toimittajat voivat käyttää sinetöity tarjous -toimintoa vain Toimittajaportaalissa kohdassa Microsoft Dynamics AX -yritysportaali. Tämä toiminnallisuus ei ole käytettävissä Microsoft Dynamics ERP sivustopalvelujen-järjestelmässä.

3. Tämä vaihe on sovellettavissa, jos käytössä on . Jos haluat toimittajan voivan toimittaa tai vaihtoehtoja, valitse Yleiset-pikavälilehden Salli vaihtoehdot vastausriveillä -valintaruutu. Yksi vaihtoehto sallitaan luokkariviä kohden.

4. Kirjoita rivin tiedot, kuten varastodimensiot, määrä, yksikkö, hinta ja alennus. Jätä kentät tyhjiksi, jos haluat toimittajan määrittävän tiedot.

   Tarjouspyynnön vanhenemispäivämäärä ja pyydetty toimituspäivämäärä kopioidaan tarjouspyynnön ylätunnisteesta. Voit muuttaa kunkin rivin päivämääriä.

5. Valitse Lisää rivi niin monta kertaa tarpeen mukaan. Jokaiselle riville on määritetty numero, joka näkyy kaikissa tarjouspyyntöön liittyvissä asiakirjoissa.

   Huomautus

   Jos käytät :aa, voit käyttää liittyvien asiakirjojen rivinumeroa, jos haluat lajitella ja suodattaa kaikki asiaan liittyvät tiedostot. Numerot kasvavat arvolla 10. Jos lisäät uuden rivin kahden olemassa olevan rivin väliin, sille määritetään numero näiden kahden rivin välillä. Esimerkiksi jos alkuperäisessä pyynnössä on kolme riviä, niiden numerot ovat 10, 20 ja 30. Jos lisäät rivin rivien 10 ja 20 väliin, riville määritetään luku 15.

   Voit myös numeroida luettelon uudelleen, joka määrittää rivit 10 välein. Ennen kuin julkaista tai lähettää pyyntö, voit lisätä rivejä ja numeroida luettelon. Kun lähetät vahvistuksen ostosta, et voi numeroida luetteloa.

6. Voit lisätä toimittajia käyttämällä jotakin seuraavista menetelmistä.

   • Jos käytät :aa, voit lisätä toimittajia tarjouspyyntöön automaattisesti hankintaluokan pyydettyjen nimikkeiden perusteella. Valitse Toimittaja-pikavälilehden Toimittajien lisääminen automaattisesti.

   • Voit valita toimittajan myös Toimittaja -pikavälilehden Toimittajanro -kentästä. Yhteystiedot lisätään tarjouspyyntöön. Tila on Luotu. Tämä tarkoittaa, että toimittajan tiedot on tallennettu tarjouspyyntöön, mutta et ole lähettänyt tarjouspyyntöä toimittajalle tai julkaissut sitä toimittajaportaalissa. Voit lisätä toimittajan tarjouspyyntöön toimittajan tilasta riippumatta.

     Huomautus

     Tarjouspyyntöön ei sisällytetä toimittajakohtaisia tietoja, kuten maksuehtoja ja valuuttaa.

7. Voit liittää asiakirjoja tarjouspyynnön otsikkoon ja riveille.

   • Voit liittää asiakirjan tarjouspyynnön otsikkoon napsauttamalla Toimintoruudussa Liitteet.

   • Voit liittää asiakirjan tarjouspyynnön riviin napsauttamalla Tarjouspyynnön rivit -pikavälilehdellä rivin Asiakirjat-kuvaketta.

8. Tämä vaihe on sovellettavissa, jos käytössä on . Jos on olemass kyselylomake, jonka haluat toimittajien täyttävän tarjouksen osana, voit liittää sen tarjouspyyntöön valitsemalla Kyselylomake -välilehti ja valitsemalla sitten Lisää. Lisätietoja kyselyistä :ssa on Kyselylomakkeiden avulla:ssa.

3. Määritä tarjouspyynnön vastaukset

Voit määrittää tiedot, jotka haluat vastaanottaa toimittajilta, kun he antavat tarjouksen tarjouspyyntöön. Tarjouspyynnön oletusvastauskentät-lomakkeessa valitsemasi kentät tulostetaan toimittajille lähetettävään vastauslomakkeeseen.

Voit myös määrittää oletuskentät, joita käytetään kaikissa tarjouspyynnön vastauksissa (tarjoukset). Lisätietoja on kohdassa Määritä tarjouspyynnön vastaukset.

Huomautus

Haluat ehkä luoda todellisen Tarjouspyynnön vastauksen toimittajalle. Lisätietoja on kohdassa Luo tarjouspyyntövastaus.

Voit muuttaa tietyn tarjouspyynnön vastauskenttien oletusasetuksia seuraavasti:

1. Napsauta kohdetta Hankinta > Tavallinen > Tarjouspyynnöt > Kaikki tarjouspyynnöt.

2. Valitse käsiteltävä tarjouspyyntö.

3. Valitse Toimintoruudun Tarjous-välilehdessä Konfiguroi tarjouspyynnön vastaus.

4. Valitse tai jätä tyhjiksi Tarjouspyynnön oletusvastauskentät -lomakkeen valintaruudut, jotka vastaavat haluamiasi tietoja.

4. Lähetä Tarjouspyyntö ja Tarjouspyynnön vastauslomake

Huomautus

Jos Public Sector -määritysavain on asennettu, käytä kuitenkin vaihetta 6 "Julkaise tarjouspyyntö".

Kun olet määrittänyt kaikki tiedot, anna toimittajien tarkastella tarjouspyyntöä.

Pyyntölomakkeet sisältävät kenttiä toimittajille, joille lähetät tarjouspyynnön. Yksi tarjouspyyntö ja vastauslomake luodaan jokaiselle toimittajalle ja järjestelmä luo tarjouspyynnön kirjauskansion. Tarjouspyynnön kirjauskansio sisältää tarjouspyynnön sekä vastauslomakkeen. Tuo tarjouspyyntösi tarjouspyyntötapaukselle valittujen toimittajien saataville seuraavien ohjeiden avulla:

1. Napsauta kohdetta Hankinta > Tavallinen > Tarjouspyynnöt > Kaikki tarjouspyynnöt.

2. Valitse käsiteltävä tarjouspyyntö. Tarjouspyynnön alimman tilan tulee olla Luotu tai Lähetetty.

   Jos rivin alin tila on Luotu, sitä ei ole lähetetty vähintään yhdelle toimittajalle. Jos rivin alin tila on Lähetetty vähintään yksi toimittaja ei ole vastannut, ja tarjouspyynnön niille voi lähettää uudelleen.

3. Valitse toimintoruudussa Lähetä.

4. Tarkista Lähetetään tarjouspyyntöä-lomakkeella, että luettelossa olevat toimittajat ovat niitä, joiden haluat vastaanottavan tarjouspyynnön. Poista toimittajia valitsemalla toimittaja ja napsauttamalla sitten Poista.

   Huomautus

   Lähetetään tarjouspyyntöä-lomakkeella poistamiasi toimittajia ei poisteta tarjouspyynnöstä ja he näkevät tarjouspyynnön toimittajaportaalin Kaikki tarjouspyynnöt- ja Suljetut tarjouspyynnöt-luettelossa.

5. Valitse alemmassa ruudussa lähetettävät tarjouspyyntörivit ja poista kaikki rivit, joita et halua lähettää.

6. Jos haluat tulostaa tarjouspyyntö ja vastauslomakkeen, siirry vaiheeseen 5, tulosta tarjouspyyntö ja tarjouspyynnön vastauslomake. Muussa tapauksessa napsauta Lähetetään tarjouspyyntöä -lomakkeessa OK lähettääksesi tarjouspyynnön toimittajille.

   Huomautus

   Jos on asennettu ja tarjouspyynnön lukitus on otettu käyttöön, Hankintaparametrit vain tiettyjä kenttiä voidaan muokata. Tarjouspyyntö pysyy tässä lukitussa tilassa, ellet luo muutosta. Lisätietoja on kohdassa Muokkaa tarjouspyyntöä.

5. [Valinnainen] Tulosta tarjouspyyntö ja tarjouspyynnön vastaustaulukko

Jos tulostat tarjouspyynnön lähettäessäsi sen, vastauslomake tulostetaan jokaiselle toimittajalle ja järjestelmä luo tarjouspyynnön kirjauskansion. Tarjouspyynnön kirjauskansio sisältää tarjouspyynnön sekä vastauslomakkeen. Tarjouspyynnön kirjauskansiot luodaan aina, kun tarjouspyyntö päivitetään käyttämällä Lähetetään tarjouspyyntöä-lomaketta.

Tulosta tarjouspyyntö seuraavien ohjeiden avulla:

1. Napsauta alemmassa ruudussa Tulostus, kun olet valinnut lähetettävät tarjouspyynnön rivit ja poistanut ne rivit, joita et halua lähettää.

2. Valitse Tulosta tarjouspyyntö -valintaruutu, jos haluat tulostaa valitun Tarjouspyynnön ja valitse Tulosta tarjouspyynnön vastauslomake valintaruutu, jos haluat tulostaa Tarjouspyynnön vastauksen palautussivun. Lisätietoja tarjouspyynnön vastauslomakkeen kenttien määrittämisestä on kohdassa Määritä tarjouspyynnön vastaukset.

3. Valitse Tulosta tarjouspyynnön hinnat/summat -valintaruutu, jos haluat tulostaa tarjouspyynnön hinnat ja summat.

   Voit valita vastauslomakkeiden tulostustavan napsauttamalla Tulostuksen lisäasetukset.

4. Voit tulostaa tarjouspyynnön ja tarjouspyynnön vastauslomakkeen napsauttamalla OK.

   Jokaiselle toimittajalle tulostetaan yksi tarjouspyyntö, joiden rivien alin tila on Luotu tai Lähetetty ja ylin tila Luotu tai Lähetetty. Järjestelmä ei tulosta peruutettuja rivejä eikä rivejä, joilla on rekisteröityjä vastauksia. Tarjouspyynnön kirjauskansiot luodaan aina, kun tarjouspyyntö päivitetään käyttämällä Lähetetään tarjouspyyntöä-lomaketta.

5. Lähetetään tarjouspyyntöä -lomakkeeseen valitse OK lähettääksesi tarjouspyynnön toimittajille.

6. Julkaise tarjouspyyntö (Julkinen sektori)

-kohteelle voit asettaa tarjouspyyntösi kenen tahansa toimittajaportaalissa vierailevan toimittajan käytettäväksi ja samanaikaisesti lähettää sen tarjouspyyntötapauksessa valituille toimittajille seuraavien ohjeiden avulla:

1. Napsauta kohdetta Hankinta > Tavallinen > Tarjouspyynnöt > Kaikki tarjouspyynnöt.

2. Valitse käsiteltävä tarjouspyyntö.

3. Valitse toimintoruudun Prosessi-ryhmässä Lähetä ja julkaise toimittajaportaalissa.

4. Napsauta Tarjouspyynnön lähettäminen ja julkaiseminen-lomakkeella OK ja napsauta sitten näkyviin avautuvassa infolokissa OK.

Tarjouspyyntö näkyy Avoimet tarjouspyynnöt -luettelossa. Tarjouspyyntöä voivat tarkastella kaikki toimittajat, joilla on portaalin käyttöoikeus. Tarjouspyynnön kirjauskansiot luodaan aina, kun tarjouspyyntö päivitetään käyttämällä lähettämisen ja julkaiseminen tarjouspyyntö -lomaketta.

Huomautus

Jos on asennettu ja tarjouspyynnön lukitus on otettu käyttöön Hankintaparametrit, tarjouspyyntö säilyy lukittuna. Vain tietyt kentät ovat muokattavissa ellet luo muutosta. Lisätietoja on kohdassa Muokkaa tarjouspyyntöä.

Voit muokata tarjouspyynnöt, jotka on jo lähetetty toimittajille ja lähettää ne uudelleen. Jos olet julkisella sektorilla ja tarjouspyyntö on julkaistu toimittajaportaalissa, voit julkaista uudelleen muunnetun version. Lisätietoja on kohdassa Muokkaa tarjouspyyntöä.

Yleensä seuraava vaihe on kuitenkin verrata ja arvioida toimitettuja tarjouksia. Tämä voi sisältää tarjousten pisteyttämisen ja luokittelun. Sitten voit hylätä tai tarjousten rivit yhdeltä tai useammalta toimittajalta. Voit myös palauttaa tarjoukset toimittajille lisätietojen saamiseksi. Lisätietoja näistä vaiheista on kohdassa Vertaa tarjouksia ja tee sopimus. Lisätietoja asteista, jotka toimittajat suorittavat RFQ:hin vastaamisessa, on Tietoja toimittajien tarjouksista:ssa.

Tietoja tarjouspyynnöistä

Tietoja sinetöidyistä tarjouksista

Määritä tarjouspyynnöt

Luo pyyntötyyppi ja käytä sitä.

Luo pisteytystapa sekä ehdot ja käytä niitä

Luo ostoehdotuksesta tarjouspyyntö

Määritä tarjouspyynnön vastaukset

Luo tarjouspyyntövastaus

Muokkaa tarjouspyyntöä

Vertaa tarjouksia ja tee sopimus

Tietoja toimittajien tarjouksista

Luokka	Edellytys
Määritysavaimet	Public Sector-konfigurointiavaimen on oltava käytössä, jotta tarjouspyynnöt voidaan julkaista.
Suojausroolit	Jotta voit tarkastella julkaistuja tarjouspyyntöjä, sinun on oltava sellaisen käyttöoikeusroolin jäsen, johon sisältyy Toimittaja (ulkoinen) - julkinen sektori -tehtävä.