Visión general de catálogos de compras
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
En Microsoft Dynamics AX, los encargados de compras pueden crear y mantener catálogos que los empleados de las empresas pueden utilizar cuando piden servicios y artículos para su uso interno. El uso de catálogos para la adquisición indirecta tiene las ventajas siguientes:
Los empleados pueden encontrar rápida y fácilmente los artículos o servicios que necesiten, y crear solicitudes de compra para dichos artículos o servicios.
Los encargados de compras pueden aplicar directivas de compra y garantizar que los empleados pidan solo servicios y artículos aprobados.
Para crear un catálogo de compras, deberá completar las siguientes tareas:
Determine las categorías que desea que aparezcan ante sus empleados en el sitio de adquisición. Puede usar la jerarquía de categoría de compras para crear el catálogo, o bien definir manualmente las categorías del catálogo. Si desea usar una jerarquía de categoría de compras, la jerarquía se debe de configurar antes de crear el catálogo.
Determine qué productos desea que puedan pedir los empleados. Puede importar datos de catálogos para productos directamente a sus proveedores, agregar manualmente productos a las categorías del catálogo o usar los productos ya asignados a las categorías de compras.
Determine qué nivel de detalle desea proporcionar para sus productos. Puede agregar atributos y configurar relaciones de productos para que los empleados reciban más indicaciones en el proceso de pedido.
Determine si los empleados pueden solicitar productos directamente de un proveedor externo. Si desea proporcionar acceso a catálogos de proveedores externos, debe configurar los parámetros de acceso del sitio del catálogo del proveedor y, a continuación, agregar al catálogo de compras un vínculo al sitio del catálogo del proveedor.
Determine cuántos catálogos de compras necesita. El acceso al catálogo de compras viene determinado por la regla de directiva del catálogo configurada para la entidad jurídica y la unidad operativa a la que se ha asignado un empleado. Para obtener más información sobre cómo configurar una regla de directivas de catálogo, vea Configurar una regla de directivas del catálogo de compras.
Creación de un catálogo de compras
El proceso para crear un nuevo catálogo incluye varios pasos. En el diagrama siguiente se muestra el flujo de proceso y se identifica el rol responsable de cada paso.
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Requisitos previos
En la tabla siguiente se describen las tareas que se deben completar para que un responsable de compras pueda crear un catálogo de compras:
Tarea |
Rol |
Descripción |
|---|---|---|
Configurar una jerarquía de categorías de compras |
Director de compras |
Las jerarquías de categorías de compras clasifican los artículos o las transacciones para la creación de informes y análisis. Si usa una jerarquía de categorías de compras, las empresas administrarán de forma estratégica las categorías, los productos, los proveedores y otros factores de compras desde una ubicación central. Se define una única jerarquía de categorías de compras para una organización completa. Puede crear su estructura de navegación en catálogos copiando la jerarquía de categorías de compras en un catálogo de compras. Las categorías de compras que se copian se convierten en categorías del catálogo, y los proveedores, productos y atributos que se asocian a las categorías de compras se incluyen automáticamente en el catálogo. Después de copiar la jerarquía de categorías de compras en el catálogo, puede modificar la estructura de las categorías del catálogo para que se ajusten a los requisitos del sitio de compras. También puede especificar, entre otros, los productos, los proveedores o los sitios de catálogos de proveedores externos que desee mostrar en el sitio. Para obtener más información sobre la configuración de jerarquías de categorías de compras, vea Tareas clave: configuración de una jerarquía de categoría. |
Configurar proveedores |
Director de compras |
Para poder agregar los productos de un proveedor a un catálogo de compras, el proveedor debe estar registrado en Microsoft Dynamics AX e incluido en el maestro de proveedores. El proveedor debe estar también asociado a una categoría de compras incluida en el catálogo de compras. Para obtener más información acerca del registro de proveedores en Microsoft Dynamics AX, vea Gestión de visión general de solicitud de proveedor. |
Agregar productos al producto maestro |
Director de compras |
Para poder agregar productos a un catálogo de compras, los productos deben estar incluidos en el producto maestro en Microsoft Dynamics AX. Para agregar productos al producto maestro, puede importar datos de productos desde catálogos de proveedores, o bien especificar los datos de los productos manualmente en el formulario Detalles de producto o el formulario Detalles de producto emitido. Después de agregar un producto al producto maestro, debe asignarlo también a una categoría de compras. Solo los productos asignados a las categorías de compra se pueden agregar a su catálogo de compras. Para obtener más información sobre cómo importar fechas de productos de un proveedor, vea Importación de un catálogo de un proveedor. Para obtener más información sobre cómo agregar manualmente productos de compras a Microsoft Dynamics AX, vea Tareas clave: definir productos. |
Definir relaciones de productos (opcional) |
Director de compras |
Las relaciones entre productos identifican la manera en la que se relacionan los productos entre sí. Si usa relaciones de productos, puede animar a los empleados a seleccionar un conjunto de productos preferido y aplicar un control más estricto sobre los gastos de los empleados. Por ejemplo, puede que desee asociar un equipo a un monitor específico que resulte rentable. De este modo, cuando un empleado seleccione el equipo, se le ofrecerá el monitor preferido. Las relaciones de productos las puede definir el proveedor, o bien puede definirlas en el producto maestro. Para obtener más información sobre cómo definir las relaciones de productos, vea Configuración de los tipos de relaciones entre productos. |
Agregar atributos (opcional) |
Director de compras |
Al definir atributos, puede especificar el nivel de detalle que desea mantener para los productos de su catálogo. Los atributos son detalles de los que la organización desea realizar un seguimiento para un producto o categoría concretos. Entre los ejemplos de atributos se incluyen el número de SKU, la versión del producto, el color y el tamaño. Los atributos se pueden asignar a una categoría de compras. Todos los productos asignados a una categoría de compras heredan los atributos asignados a dicha categoría. Una vez que se han asignado una categoría y sus productos a un catálogo, los atributos de dicho producto se mostrarán en el sitio de compras. Para obtener más información sobre cómo definir los atributos, vea Configurar atributos y tipos de atributo. |
Agregar proveedores y productos a las categorías de compras |
Director de compras |
Una vez creada la jerarquía de categorías de compras de la organización, cada una de las categorías de compras se podrá asociar a proveedores específicos, productos, etc. Si se crea un catálogo usando la jerarquía de categorías de compras, estas asociaciones se pueden copiar automáticamente en el catálogo. Se pueden aplicar las mismas restricciones al catálogo y en el sitio de compras. Para obtener más información sobre cómo agregar proveedores y productos con categorías de compras, vea Tareas clave: configurar y mantener las jerarquías de categorías de compras. |
Configurar acceso a sitios del catálogo de proveedores externos |
Director de compras |
Puede configurar el acceso a catálogos de proveedores externos, de manera que los usuarios puedan pedir productos directamente del sitio del catálogo del proveedor. El acceso al sitio del catálogo de del proveedor externo se configura según los datos proporcionados por el proveedor. Valide las configuraciones y active las configuraciones del catálogo en Microsoft Dynamics AX. Nota Para poder configurar el acceso al sitio del catálogo del proveedor externo, el proveedor se debe registrar en Microsoft Dynamics AX. Para obtener más información sobre cómo configurar el acceso a catálogos de proveedores externos, vea Configuración de un catálogo de proveedores externo. |
Configuración de un catálogo
Una vez cumplidos los requisitos previos, puede configurar un catálogo. Puede crear un catálogo que se use en toda la organización. El acceso al catálogo lo controlan las reglas de directivas de compra. También puede crear varios catálogos que usen distintas divisiones de su organización.
En la tabla siguiente se describen las tareas que se deben completar para configurar un catálogo.
Tarea |
Rol |
Descripción |
|---|---|---|
Crear un nuevo catálogo |
Director de compras |
Al crear un catálogo, debe especificar un nombre y una descripción para el catálogo. También debe definir cómo crear la estructura de navegación, definir si el catálogo se actualiza manual o automáticamente, y especificar el propietario del catalogo. Para obtener más información sobre cómo configurar un catálogo de compras, vea Tareas clave: creación de catálogos de compras. |
Crear las categorías de navegación para el sitio de compras |
Director de compras |
La estructura definida para las categorías de navegación determina lo que ven los usuarios en el panel de navegación del sitio de compras. Puede crear la estructura de navegación manualmente o copiando la jerarquía de categorías de compras de la organización. Los productos se pueden asociar a varias categorías, de manera que los usuarios puedan encontrar con más facilidad lo que están buscando. Por ejemplo, los cables de alimentación de los equipos portátiles se pueden incluir tanto en la categoría de hardware del equipo como en la categoría de material de oficina. Para obtener más información sobre la configuración de categorías de navegación en catálogos, vea Tareas clave: creación de catálogos de compras. |
Agregar productos al catálogo |
Director de compras |
Si usa la jerarquía de categorías de compras para crear su catálogo, los productos asociados a dichas categorías de compras se agregarán y se correlacionarán automáticamente con las categorías de catálogos. Puede agregar más productos usando la ficha Productos del formulario Catálogos. Los productos que se agregan al catálogo usando la jerarquía de categorías de compras no se pueden quitar. Sin embargo, puede ocultar los productos que no desee que aparezcan en el sitio de compras. Si crea manualmente sus categorías de catálogos, debe agregar manualmente los productos que desee que aparezcan en cada categoría del catálogo. Todos los productos que se agreguen manualmente se podrán quitar de la categoría del catálogo. Para obtener más información sobre cómo agregar productos a un catálogo de compras, vea Tareas clave: creación de catálogos de compras. |
Agregar acceso a sitios de catálogo de proveedores externos (opcional) |
Director de compras |
Si permite a los empleados pedir artículos y servicios directamente al proveedor, puede agregar a las categorías del catálogo seleccionadas o a las categorías de compras un vínculo al sitio del catálogo externo del proveedor. Para obtener más información sobre cómo configurar el acceso a sitios del catálogo de proveedores externos, vea Configuración de un catálogo de proveedores externo. |
Publicar el catálogo en el sitio de adquisición |
Director de compras o agente de compras |
Para que se pueda mostrar un catálogo en el sitio de compras, debe definir una regla de directivas de catálogo para el catálogo, definir el estado del catálogo en Activo y publicar el catálogo. También puede desactivar los catálogos que ya no desee tener a disposición de los usuarios en el sitio de compras. Para obtener más información sobre cómo publicar un catálogo de compras, vea Tareas clave: creación de catálogos de compras. |
Sincronizar datos de búsqueda de productos |
Director de compras o agente de compras |
Para crear un motor de búsqueda más eficiente y más efectivo, asegúrese de sincronizar los datos de búsqueda del producto con Enterprise Portal. Debe sincronizar los datos de búsqueda del producto con Enterprise Portal para cada actualización. |
Consulte también
Tareas clave: creación de catálogos de compras