Διαχείριση παραγγελιών εργασίας με το Field Service στο Outlook (διευθυντές πρώτης γραμμής)

Το Dynamics 365 Field Service παρέχει ένα πρόσθετο του Outlook για τους διευθυντές πρώτης γραμμής ώστε να δημιουργούν, να προβάλλουν και να επεξεργάζονται εντολές εργασίας απευθείας από το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο. Χωρίς να αφήσετε το Outlook, μπορείτε να απαντήσετε σε αιτήσεις για εξυπηρέτηση ή σε ερωτήσεις σχετικά με υπάρχουσες αιτήσεις. Το πρόσθετο Outlook υποστηρίζει κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια. Το πρόσθετο του Outlook χρησιμοποιεί τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού Microsoft του ατόμου που ήταν συνδεδεμένο για το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

Με τον Copilot, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα μια παραγγελία εργασίας με τις πληροφορίες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να απαντήσετε με προτεινόμενα χρονοδιαγράμματα ή να επιβεβαιώσετε ένα χρονοδιάγραμμα.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια παραγγελία εργασίας με μη αυτόματο τρόπο και να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα χρονοδιαγράμματος Field Service για προγραμματισμό.

Προϋποθέσεις

• Ολοκλήρωση της Έναρξης με το Field Service στο Outlook.
• Ο διαχειριστής σας ενεργοποιεί το Copilot στο Microsoft Outlook και τις ρυθμίσεις Δημιουργίας απάντησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Έχετε ένα περιβάλλον επί πληρωμή Field Servic. Το Copilot δεν είναι διαθέσιμο σε δοκιμαστικά περιβάλλοντα.
• Το περιβάλλον σας είναι ενημερωμένο στην τελευταία έκδοση δομής 2023 του κύματος 2.

Δημιουργήστε μια εντολή εργασίας με το Copilot

Το Copilot στο Dynamics 365 Field Service συμμορφώνεται με τις κατευθυντήριες οδηγίες για υπεύθυνη AI. Εάν δεν εμφανίζεται το εικονίδιο Copilot, ο διαχειριστής σας ενδέχεται να έχει απενεργοποιήσει τη ρύθμιση Copilot.

1. Ενώ βλέπετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανοίξτε το πρόσθετο του Field Service.

   Αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιήθηκε προηγουμένως για τη δημιουργία μιας παραγγελίας εργασίας με χρήση του Copilot, εμφανίζεται ένα μήνυμα με μια σύνδεση στην παραγγελία εργασίας, εκτός εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει μετακινηθεί. Αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετακινήθηκε σε άλλο φάκελο, για παράδειγμα από τα Εισερχόμενα στην Αρχειοθέτηση, δεν εμφανίζεται ένα μήνυμα ή μια σύνδεση.

2. Στην καρτέλα Αρχική επιλέξτε Δημιουργία παραγγελίας εργασίας από μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   

   Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πληροί τις κατευθυντήριες γραμμές του Υπεύθυνου AI της Microsoft, το Copilot εμφανίζει ένα σφάλμα. Δημιουργήστε την εντολή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο.

3. Ελέγξτε την παραγγελία εργασίας για να βεβαιωθείτε ότι όλο το περιεχόμενο που δημιουργείται από AI είναι ακριβές. Συμπληρώστε τυχόν απαιτούμενες πληροφορίες που δεν περιλαμβάνονταν στο email. Για παράδειγμα:

   • Λογαριασμός υπηρεσίας
   • Τύπος παραγγελίας εργασίας
   • Τιμοκατάλογος

   Εάν μια τιμή δεν εμφανίζεται στη λίστα, επιλέξτε + Νέος τύπος στοιχείου για να τη δημιουργήσετε στην εφαρμογή Field Service. Αποθήκευση και κλείσιμο της εφαρμογής Field Service. Πληκτρολογήστε τη νέα τιμή ή επιλέξτε Ανανέωση για να εμφανιστεί στη λίστα.

   

   Σας ενθαρρύνουμε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά μου αρέσει/δεν μου αρέσει για να αφήσετε σχόλια. Τα σχόλιά σας μας βοηθούν να βελτιώνουμε συνεχώς τις απαντήσεις της Copilot.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

   Ο αριθμός παραγγελίας εργασίας εμφανίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου Field Service και το email αποθηκεύεται στη γραμμή χρόνου Field Service.

   Φιλοδώρημα

   Αν θέλετε να ανοίξετε την παραγγελία εργασίας στην εφαρμογή Dynamics 365 Field Service, επιλέξτε το εικονίδιο της ανοικτής εφαρμογής web .

5. Επιλέξτε μία από τις προτεινόμενες ενέργειες ή επιλέξτε το βέλος επιστροφής για να επιστρέψετε στην αρχική καρτέλα.

Μη αυτόματη δημιουργία παραγγελίας εργασίας

1. Ενώ προβάλλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανοίξτε το πρόσθετο Field Service και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Παραγγελίες εργασίας.

2. Επιλέξτε το κουμπί Δημιουργία παραγγελίας εργασίας (+).

3. Συμπληρώστε τις απαιτούμενες πληροφορίες από το email. Για παράδειγμα:

   • Λογαριασμός υπηρεσίας
   • Τύπος παραγγελίας εργασίας
   • Τιμοκατάλογος

   Εάν μια τιμή δεν εμφανίζεται στη λίστα, επιλέξτε + Νέος τύπος στοιχείου για να τη δημιουργήσετε στην εφαρμογή Field Service. Αποθήκευση και κλείσιμο της εφαρμογής Field Service. Πληκτρολογήστε τη νέα τιμή ή επιλέξτε Ανανέωση για να εμφανιστεί στη λίστα.

   

   Φιλοδώρημα

   Αντιγράψτε σχετικές πληροφορίες από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο Σύνοψη, έως 8.000 χαρακτήρες. Για γενικές πληροφορίες σχετικά με τις παραγγελίες εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Αρχιτεκτονική παραγγελιών εργασίας.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

   Ο αριθμός παραγγελίας εργασίας εμφανίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου Field Service και το email αποθηκεύεται στη γραμμή χρόνου Field Service.

   Φιλοδώρημα

   Αν θέλετε να ανοίξετε την παραγγελία εργασίας στην εφαρμογή Dynamics 365 Field Service, επιλέξτε το εικονίδιο της ανοικτής εφαρμογής web .

Προσχέδιο απόκρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Copilot

Χρησιμοποιήστε το Copilot για να μοιραστείτε προτεινόμενα χρονοδιαγράμματα για μη προγραμματισμένες εντολές εργασίας ή να παράσχετε επιβεβαιώσεις χρονοδιαγράμματος για προγραμματισμένες εντολές εργασίας.

Το Copilot στο Dynamics 365 Field Service συμμορφώνεται με τις κατευθυντήριες οδηγίες για υπεύθυνη AI. Εάν δεν εμφανίζεται το εικονίδιο Copilot, ο διαχειριστής σας ενδέχεται να έχει απενεργοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα.

1. Ενώ βλέπετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανοίξτε το πρόσθετο του Field Service.

2. Από μια ανοιχτή παραγγελία εργασίας, επιλέξτε Σύνταξη email με προτάσεις προγραμματισμού ή Σύνταξη email για επιβεβαίωση προγραμματισμού.

   

   Ή στην καρτέλα Αρχική σελίδα, επιλέξτε Σύνταξη email με βάση την παραγγελία εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προτεινόμενα χρονοδιαγράμματα ή Επιβεβαίωση χρονοδιαγράμματος. Εάν δεν βλέπετε αυτές τις επιλογές, επιλέξτε το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   

3. Αφού εξετάσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργήθηκε, επιλέξτε ένα από τα παρακάτω.

   • Προσθήκη στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Η απόκριση που δημιουργείται εμφανίζεται ως απάντηση. Κάντε τις αλλαγές σας και επιλέξτε Αποστολή.

   • Αντιγραφή στο πρόχειρο: Επιλέξτε το εικονίδιο Αντιγραφή για να αντιγράψετε την απόκριση και να την επικολλήσετε όπου είναι απαραίτητο.

   • Κάντε προσαρμογές: Επιλέξτε το εικονίδιο Προσαρμογή για να αλλάξετε τη διάρκεια ή τον τόνο του email και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ενημέρωση.

   • Αναγέννηση: Επιλέξτε το εικονίδιο Αναγέννηση για να δημιουργήσετε μια διαφορετική απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

     

4. Αφού προσθέσετε και στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε μία από τις προτεινόμενες ενέργειες ή επιλέξτε το βέλος επιστροφής για να επιστρέψετε στην αρχική καρτέλα ή στη λίστα παραγγελιών εργασίας.

Προβολή παραγγελίας εργασίας

1. Ενώ προβάλλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανοίξτε το πρόσθετο Field Service και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Παραγγελίες εργασίας.

   Η λίστα εμφανίζει έως και 50 παραγγελίες εργασίας, με την πιο πρόσφατη να αναφέρεται πρώτη.

2. Για να δείτε περισσότερες παραγγελίες εργασίας στην εφαρμογή Field Service, επιλέξτε Δείτε περισσότερα στο κάτω μέρος της λίστας.

   

3. Βρείτε την παραγγελία εργασίας που θέλετε να προβάλετε:

   • Πληκτρολογήστε το αναγνωριστικό παραγγελίας εργασίας στο πλαίσιο Εύρεση κατά αναγνωριστικό και επιλέξτε Αναζήτηση.

   • Για να φιλτράρετε τη λίστα κατά κατάσταση ή προτεραιότητα, επιλέξτε Φίλτρο, κάντε την επιλογή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εφαρμογή.

   • Για να καταργήσετε ένα φίλτρο, επιλέξτε Φίλτρο, καταργήστε κάθε επιλογή και επιλέξτε Εφαρμογή.

4. Επιλέξτε την παραγγελία εργασίας για να δείτε ή να επεξεργαστείτε.

   

Όταν προβάλετε μια παραγγελία εργασίας, ανάλογα με την Κατάσταση συστήματος, μπορείτε επίσης:

• Στείλτε ένα προσχέδιο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον Copilot για να προτείνετε ή να επιβεβαιώσετε τα χρονοδιαγράμματα.

• Προγραμματίστε την παραγγελία εργασίας ή δείτε το χρονοδιάγραμμα.

• Ανοίξτε έναν χάρτη για να εντοπίσετε τη διεύθυνση εξυπηρέτησης. Επιλέξτε το εικονίδιο Άνοιγμα στους Χάρτες Bing.

• Ανοίξτε την παραγγελία εργασίας στο Dynamics 365 Field Service. Επιλέξτε το εικονίδιο ανοικτής εφαρμογής web .

Προγραμματισμός ή αναπρογραμματισμός παραγγελίας εργασίας

Το πρόσθετο Field Service σάς βοηθά να προγραμματίσετε παραγγελίες εργασίας στο Outlook. Οι προτάσεις προγραμματισμού βασίζονται στη διαθεσιμότητα και τις δεξιότητες των τεχνικών, την εγγύτητα στην τοποθεσία του πελάτη, τα υποσχόμενα χρονικά παράθυρα και την επιχειρηματική μονάδα.

1. Προβάλετε την παραγγελία εργασίας που χρειάζεται να προγραμματίσετε ή να επαναπρογραμματίσετε.

2. Για να προγραμματίσετε, επιλέξτε Προγραμματισμός. Για να επαναπρογραμματίσετε, επιλέξτε Προβολή προγράμματος και, στη συνέχεια, Επαναπρογραμματισμός.

   Το σύστημα αναζητά διαθέσιμους τεχνικούς με βάση τις απαιτήσεις της παραγγελίας εργασίας και, στη συνέχεια, εμφανίζει προτάσεις. Για να προβάλετε περισσότερες προτάσεις, επιλέξτε Εμφάνιση περισσότερων στοιχείων στο κάτω μέρος της λίστας.

3. Ανασκόπηση της λίστας συστάσεων. Μπορείτε να αναζητήσετε τεχνικό κατά όνομα, να φιλτράρετε κατά ημερομηνίες ή να ταξινομήσετε τη λίστα κατά χρόνο έναρξης ή χρόνο μετακίνησης.

   Εάν η Εκτιμώμενη διάρκεια δεν οριστεί στις απαιτήσεις πόρων, τα 30 λεπτά χρησιμοποιούνται ως προεπιλογή.

   

4. Για να αναθέσετε την εντολή εργασίας σε έναν τεχνικό, επιλέξτε το εικονίδιο Κράτηση πόρου.

   Ο τεχνικός έχει κρατηθεί και η κατάσταση αλλάζει σε Προγραμματισμένη. Εμφανίζεται μια επιβεβαίωση στο επάνω μέρος του τμήματος παραθύρου Field Service.

5. Επιλέξτε το πίσω βέλος για επιστροφή στην καρτέλα Αρχική ή τη λίστα της παραγγελίας εργασίας.

Μετακίνηση κράτησης

Εάν δεν χρειάζεται να αλλάξετε τον εξουσιοδοτημένο τεχνικό, μόνο την ημερομηνία ή την ώρα του ραντεβού σέρβις, μπορείτε να μετακινήσετε την κράτηση. Εάν χρειάζεται, μπορείτε επίσης να αναθέσετε την παραγγελία εργασίας σε διαφορετικό πόρο.

1. Προβάλετε την παραγγελία εργασίας και επιλέξτε Προβολή χρονοδιαγράμματος.

2. Επιλέξτε Μετακίνηση κράτησης.

   

3. Επιλέξτε τη νέα ημερομηνία και ώρα και, εάν χρειάζεται, έναν διαφορετικό πόρο.

4. Επιλέξτε Ενημέρωση.

   Ο τεχνικός έχει κρατηθεί. Εμφανίζεται μια επιβεβαίωση στο επάνω μέρος του τμήματος παραθύρου Field Service.

Επεξεργασία παραγγελίας εργασίας

1. Προβάλετε την παραγγελία εργασίας που θέλετε να επεξεργαστείτε.

2. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές και επιλέξτε Αποθήκευση.