Sledování e-mailů aplikace Outlook kliknutím na tlačítko v aplikaci Dynamics 365 for Outlook
Chcete-li aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement využívat naplno, je důležité udržet si přehled o všech interakcích se zákazníky a e-mailové komunikaci. Vytvořte si centrální úložiště pro vaši e-mailovou komunikaci Outlook jejím „sledováním“ v aplikaci Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Pokud sledujete e-mailovou zprávu v aplikaci Dynamics 365 for Outlook, bude e-mail uložen jako záznam aktivity v aplikaci Customer Engagement. Pak budete mít vy nebo kdokoli jiný přístup k záznamům aktivit, možnost zobrazit e-mailové zprávy spolu s jinými činnostmi zákazníka v aplikaci Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook nebo v mobilním zařízení.
Sledování e-mailu v aplikaci Dynamics 365 for Outlook je ruční proces. Dává vám možnost uchovávat osobní e-maily odděleně od e-mailů se zákazníky. Případně můžete nastavit možnost automatického sledování e-mailových zpráv. Další informace: Nastavení možnosti automatického sledování příchozích e-mailů aplikace Outlook v klientovi Dynamics 365 for Outlook
Zpropitné
Pokud vaše organizace synchronizuje e-mail prostřednictvím synchronizace na straně serveru, můžete sledovat e-mail automaticky přetažením do sledované složky. Sledování na úrovni složky je výkonný a intuitivní způsob, jak sledovat e-mailové zprávy přímo z prakticky jakéhokoli zařízení. Další informace: Sledování e-mailů aplikace Outlook jejich přesunutím do sledované složky Exchange
Požadavky pro sledování e-mailových zpráv
Chcete-li sledovat e-mail v Dynamics 365 for Outlook, e-mailové adresy v aplikaci Outlook se musí shodovat s e-mailovými adresami v aplikaci Customer Engagement. Nelze synchronizovat do nebo z více e-mailových adres.
Jaké záznamy jsou přidruženy k e-mailové aktivitě?
Ve výchozím nastavení, pokud sledujete e-mailovou zprávu, aplikace Dynamics 365 for Outlook používá adresář Customer Engagement k propojení zprávy s kontakty Customer Engagement na řádcích Komu, Od a Skrytá kopie. E-mailové zprávy můžete také propojit s konkrétnějším záznamem, například konkrétním obchodním vztahem, příležitostí nebo případem. Je-li to možné, doporučujeme propojit zprávu s konkrétnějším záznamem. Díky tomu bude možné záznam snadněji najít.
Sledování e-mailové zprávy
V aplikaci Dynamics 365 for Outlook vyberte e-mailovou zprávu, která má být sledována.
Proveďte některou z následujících akcí:
Chcete-li sledovat e-mailovou zprávu bez jejího propojení s konkrétním záznamem v aplikaci Customer Engagement, na kartě Domů ve skupině Customer Engagement klikněte na položku Sledovat.
-Nebo-
Chcete-li e-mailovou zprávu sledovat a propojit ji s konkrétním záznamem v aplikaci Customer Engagement, na kartě Domů ve skupině Customer Engagement klikněte na možnost Nastavit Týká se, Další a poté vyhledejte záznam v dialogovém okně Vyhledat záznam. Po nalezení požadovaného záznamu klikněte na položku Přidat.
Když kliknete na tlačítko Sledovat nebo tlačítko Nastavit Týká se, zobrazí se v dolní části záznamu e-mailu podokno Dynamics 365 pro Customer Engagement (označované také jako „podokno sledování“). V tomto podokně se ukazuje, že je záznam sledován, a zobrazují se zde odkazy na související záznamy. Pokud nastavíte záznam „Týká se“, podokno sledování také zprostředkuje odkaz na daný záznam. Další informace: Přehled sledování záznamů v Dynamics 365 for Outlook
Také můžete zjistit, zda je záznam sledován, ve složce Outlook. Uvidíte symbol Sledováno v aplikacích Dynamics 365
vedle všech sledovaných záznamů.
Chcete-li změnit záznam aktivity Customer Engagement (například změnit záznam „Týká se“), otevřete e-mailovou zprávu v aplikaci Outlook a poté ve skupině Customer Engagement klikněte na možnost Zobrazit v aplikaci Dynamics 365.
Co ještě musím vědět o sledování záznamů e-mailu?
Adresář Customer Engagement. Adresář je nainstalován automaticky při instalaci aplikace Dynamics 365 for Outlook. To umožňuje vyhledat kontakt Customer Engagement z pole Komu e-mailové zprávy nebo schůzky při jeho vytvoření. Ve výchozím nastavení aplikace Dynamics 365 for Outlook vyhledá pouze kontakty, které vlastníte. Můžete nastavit osobní možnost rozšíření hledání. Další informace: Nastavení možností adresáře v klientovi Dynamics 365 for Outlook
Práce v offline režimu. E-mailové zprávy, které sledujete v offline režimu, jsou uloženy jako aktivity při přechodu zpět do online režimu. Další informace: Práce offline s Dynamics 365 for Outlook
Odpovědi na sledované zprávy. Můžete nastavit, zda mají být sledovány také odpovědi na sledované zprávy. Další informace Nastavení osobních možností, které mají vliv na sledování a synchronizace mezi modelem řízenými aplikacemi v aplikaci Dynamics 365 a Outlook nebo Exchange
Úprava sledovaných e-mailových zpráv. Po odeslání e-mailové zprávy ji nelze upravovat, ale můžete nastavit nebo změnit její záznam „Týká se“.
Přílohy. Každý, kdo má oprávnění k zobrazení aktivit, má přístup ke všem sledovaným e-mailovým zprávám. Pokud má e-mail přílohy, jsou v aktivitě zahrnuty. Pokud nechcete, aby příloha byla dostupná, odstraňte ji z e-mailové aktivity.
Správce může blokovat ukládání zpráv obsahujících přílohy určitého typu, například soubory EXE. Zprávy, které jsou ukládány do jiných umístění, než je výchozí úložiště serveru Microsoft Exchange, nelze propojit.
Viz také
Přehled sledování záznamů v aplikaci Dynamics 365 for Outlook
Odstranění záznamů, které jsou sledovány pomocí klienta Dynamics 365 for Outlook
Nastavení osobních možností, které mají vliv na sledování a synchronizace mezi aplikacemi Dynamics 365 a Outlook nebo Exchange
Vytvoření šablon pro e-mailČasté otázky týkající se synchronizace záznamů mezi aplikacemi Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Outlook