Sledování e-mailů aplikace Outlook jejich přesunutím do sledované složky Exchange
Návod
Pomocí sledování složky můžete sledovat interakce zákazníků téměř odkudkoli a z téměř jakéhokoli zařízení. Po nastavení sledované složky můžete přetáhnout nebo přesunout e-mail do této složky a sledovat ji automaticky v aplikacích Dynamics 365 pro Customer Engagement. Navíc pokud nastavíte záznam „Týká se“ (například konkrétní záznam obchodního vztahu nebo příležitosti) pro složku, aplikace Customer Engagement automaticky propojí všechny e-maily v této složce s tímto konkrétním záznamem. Sledované složky fungují v Dynamics 365 for Outlook, Exchange Online, Outlooku na webu nebo jakékoli jiné mobilní aplikaci, která podporuje Exchange.
Tip
Sledované složky fungují v souladu s pravidly složky Doručená pošta Exchange. Tím se usnadňuje automatické směrování e-mailových zpráv do určité složky. Například nastavte pravidlo Exchange, které automaticky směruje e-maily od kontaktu společnosti Contoso do sledované složky Contoso, která je propojena s konkrétní příležitostí společnosti Contoso. Chci další informace o nastavení pravidel.
Požadavky na používání sledovaných složek
Tato funkce byla zavedena v Dynamics CRM Online 2015 Update 1 a CRM 2016 (on-premises).
Chtěli byste získat tuto funkci? Vyhledejte správce Dynamics 365 nebo osobu zajišťující podporu
Funkce složek sledování musí také být povolena vaším správcem. Pro více informací kontaktujte správce Customer Engagement. Informace o povolení sledovaných složek pro správce najdete v části Konfigurace sledování na úrovni složek Outlook or Exchange.
Vaše organizace musí používat synchronizaci na straně serveru jako metodu synchronizace e-mailu. Pokud si nejste jisti, který způsob synchronizace vaše organizace používá, obraťte se na správce aplikací Dynamics 365. Další informace pro správce o nastavení na straně serveru naleznete v tématu Nastavení synchronizace e-mailů, schůzek, kontaktů a úkolů na straně serveru.
Nastavení sledované složky
Přejděte na Možnosti:
Ve webové aplikaci na navigačním panelu klikněte na Možnosti
.V Dynamics 365 for Outlook: Klikněte na Soubor>Customer Engagement>Možnosti.
V dialogovém okně Nastavit osobní možnosti klikněte na kartu E-mail a potom v části Vybrat e-mailové zprávy, které mají být sledovány v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement klikněte na možnost Konfigurovat pravidla sledování složek.
V dialogovém okně Sledování na úrovni složek v části Složka Exchange klikněte na možnost + Nové mapování složek, v zobrazeném poli klikněte na šipku dolů a potom vyberte složku, kterou chcete sledovat.
Poznámka:
Můžete sledovat pouze složky nebo podsložky ve složce Doručená pošta serveru Exchange. Pouze složky, které vyberete, budou sledovány. Například pokud vyberete složku, která obsahuje podsložky, podsložky nebudou sledovány, dokud je konkrétně nevyberete v tomto dialogovém okně. Maximální počet složek, které můžete sledovat, je 25.
Pokud chcete propojit složku s určitým záznamem – například obchodním vztahem nebo příležitostí – v části Související záznam v Dynamics 365 klikněte na tlačítko Vyhledat
a poté vyhledejte záznam.Kroky 3 a 4 opakujte pro všechny další složky, které chcete sledovat, a (případně) propojte související záznamy.
Jakmile budete hotovi s přidáváním a propojováním složek, klikněte na možnost Uložit.
Doporučené postupy pro sledování složky
Nezapomeňte využít výhod sledování složky v mobilních zařízeních. Pokud vaše zařízení podporuje e-maily Exchange, sledování složky bude fungovat automaticky. Nemusíte nic instalovat. Stačí přetáhnout nebo přesunout e-mail do sledované složky, chcete-li tento e-mail automaticky sledovat v aplikacích Customer Engagement.
Zda je třeba nastavit záznam „Týká se“ pro složku či nikoli závisí na plánovaném použití složky:
Pokud dostáváte malé množství emailů od mnoha různých zákazníků, můžete chtít vytvořit jednu složku s názvem „Sledování v aplikacích Dynamics 365“ (nebo s podobným názvem), která není propojena s konkrétním záznamem. Tímto způsobem můžete přetáhnout zprávy do této složky a automaticky je sledovat. Pokud budete později chtít propojit e-mailovou zprávu ve složce s konkrétním záznamem Customer Engagement, otevřete tento záznam aktivity v Customer Engagement a vyplňte pole Týká se.
Pokud dostáváte velké množství e-mailů od určitého zákazníka, vytvořte složku (nebo použijte existující složku) pouze pro tohoto zákazníka a propojte ji s konkrétním záznamem. Například vytvořte složku Contoso a nastavte záznam Týká se na záznam obchodního vztahu nebo příležitosti Contoso.
Můžete nastavit více složek, které odkazují na stejný záznam Týká se. Například může propojit složku Návrh prodeje Contoso a složku Právní záležitosti Contoso se stejným záznamem obchodního vztahu Contoso.
Doporučujeme nepoužívat stejnou složku pro různé záznamy z různé doby. Dejme tomu, že sledujete e-mailovou komunikaci pro příležitost se zákazníkem 1, ale příležitost jste vyhráli a již tedy nepotřebujete sledovat další komunikaci s tímto zákazníkem. Pravděpodobně budete mít tendenci jednoduše změnit záznam Týká se pro danou složku na nového zákazníka (zákazník 2), se kterým spolupracujete. Pokud tak však učiníte, budou všechny e-maily v této složce přidruženy k zákazníkovi 2, včetně e-mailů týkajících se zákazníka 1. V tomto případě je proto nejlepší vytvořit novou složku přidruženou k zákazníkovi 2 a potom nastavit související záznam pro tuto novou složku zákazníkovi 2. Poté můžete odstranit související záznam pro složku zákazníka 1.
Můžete zahrnout nesledovanou složku uvnitř sledované složky. Řekněme například, že chcete uložit osobní e-mail od kontaktu společnosti Contoso. Můžete vytvořit podsložku Osobní ve složce Contoso a ponechat ji nesledovanou.
Pokud již nepotřebujete složku sledovat, doporučujeme její sledování z důvodu výkonu zrušit. Chcete-li zrušit sledování složky, odeberte ji z dialogového okna Sledování na úrovni složek.
Co se stane, když zrušíte sledování, přesunete, odstraníte nebo přejmenujete složky nebo změníte záznam Týká se?
Následující tabulka ukazuje, co se stane, když zrušíte sledování, přesunete nebo odstraníte složky nebo změníte záznam Týká se propojený se sledovanou složkou.
| Akce | Výsledek |
|---|---|
| Zrušení sledování složky jejím odstraněním z dialogového okna Sledování na úrovni složek | Všechny e-mailové zprávy dříve zahrnuté do dané složky budou i nadále sledovány a záznam Týká se bude i nadále propojen těmito e-mailovými zprávami. Nové e-mailové zprávy, které přidáte do této složky, nebudou sledovány. |
| Odstranění složky z Outlooku nebo Exchange | Všechny e-mailové zprávy, které jsou zahrnuty v této složce, budou odstraněny z aplikace Outlook nebo Exchange Online. E-mailové zprávy, které jsou již sledovány prostřednictvím této složky, však nebudou z aplikací Microsoft Dynamics 365 odstraněny. |
| Přesunutí složky v aplikaci Outlook nebo Exchange | Složka a veškerý její obsah bude nadále sledován. Pokud přesunete složku mimo složku Doručená pošta, pravidla sledování složek budou zakázána. |
| Přejmenování složky v aplikaci Outlook nebo Exchange | Složka a veškerý její obsah bude nadále sledován. Tip: Při přejmenování složek software používá ID složky Exchange k účelům sledování – není závislé na skutečném názvu složky. To je důležité vědět, pokud odstraníte složku a poté přejmenujete novou složku se stejným názvem, jaký měla odstraněná složka. Řekněme například, že odstraníte složku 1, vytvoříte složku 2 a potom přejmenujte složku 2 na složku 1. V tomto případě nebudou zachovány informace o sledování pro původní složku 1. |
| Odebrání propojení mezi sledovanou složkou a konkrétním záznamem odstraněním odkazu v dialogovém okně Sledování na úrovni složek | Všechny zprávy v této složce, které byly dříve propojeny, budou nadále propojeny. Nové zprávy, které jsou přidány do této složky, nebudou propojeny. |
| Přesunutí e-mailové zprávy ve sledované složce, která je propojena s konkrétním záznamem, do jiné složky | Pokud nová složka neobsahuje záznam Týká se, e-mailová zpráva bude nadále propojena s původním záznamem. Pokud nová složka má záznam Týká se, e-mailová zpráva bude propojena s daným záznamem Týká se. |
| Ruční změna záznamu Týká se pro e-mailovou zprávu propojenou s jiným záznamem Týká se prostřednictvím sledované složky | Přednost má pravidlo sledované složky. Při synchronizaci složky bude e-mailová zpráva znovu propojena se záznamem určeným v pravidle sledování složky, i když záznam Týká se změníte ručně. Chcete-li změnit záznam Týká se v tomto případě, proveďte jednu z následujících akcí: - Přesuňte zprávu do sledované složky propojené s požadovaným záznamem. - Odeberte odkaz na příslušný záznam v dialogovém okně Sledování na úrovni složek, než ručně změníte záznam Týká se. - Přesuňte konkrétní e-mailovou zprávu mimo sledovanou složku a potom ručně změňte záznam Týká se pro tuto e-mailovou zprávu. |
| Dva uživatelé přesunutí stejnou e-mailovou zprávu do samostatných složek, které mají různé záznamy Týká se. | Lze nastavit pouze jeden záznam Týká se pro e-mailovou zprávu. V takovém případě bude se záznam Týká se propojen záznam, který je zpracován jako první. |
Přehrát toto video
Chcete vidět praktické ukázky sledování složky? Z této ukázky se dozvíte vše.
Přepis videa
Velká část práce v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement je tvorba a záznam různých typů aktivit, které se týkají procesu prodeje nebo služeb, jako je například odesílání e-mailů, vytváření příležitostí a přiřazování úkolů. Pokud chcete například přiřadit aktivitu ke konkrétnějšímu záznamu a příležitosti, můžete nastavit záznam Týká se pro tuto aktivitu.
Pomocí sledování na úrovni složek můžete snadno sledovat a nastavit záznam Týká se pro e-mail přetažením nebo jeho přesunutím do složky Exchange.
Podívejme se na scénář se sledováním na úrovni složek.
Natálie, jmenovaná obchodní zástupkyně, hledá a zařazuje zájemce. Nancy právě začala pracovat na nové příležitosti nazvané Northwind Traders a chce sledovat a přidružit všechny e-maily související s touto příležitostí.
Nejprve musí Natálie vytvořit složku v aplikaci Exchange. Složky pro aktuální obchodní vztahy a příležitosti jsou již vytvořeny, takže Nancy jednoduše vytvoří novou složku ve složce Příležitosti. Poté Nancy namapuje nově vytvořenou složku v aplikaci Exchange na Customer Engagement.
Natálie klikne na Možnosti a klikne na kartu E-mail. Při kliknutí na možnost Konfigurovat Nancy vytvoří nové mapování mezi složkou Exchange a požadovaným záznamem Customer Engagement v našem příkladu Northwind Traders. Nyní, kdykoli Natálie obdrží e-mailovou zprávu, která se vztahuje k příležitosti Northwind Traders, e-mail lze přetáhnout do složky.
Nový e-mail bude přiřazen k příležitosti Northwind Traders v aplikaci Customer Engagement. Natálie také může sledovat e-maily, když je na cestách, pomocí mobilního zařízení. Nancí může e-mail jednoduše přesunout do složky Northwind Traders pomocí nativní e-mailové aplikace.
A nakonec protože hlavní kontaktní osobou ve společnosti Northwind Traders je Morgan, všechny e-maily od Morgana se vztahují k této příležitosti. Místo ručního kopírování e-mailů od Marka může Natálie vytvořit pravidlo Exchange, které automaticky zkopíruje všechny e-maily, které Marek odešle, do složky Northwind Traders .
Tím budou e-maily automaticky sledovány v aplikaci Customer Engagement a budou přiřazeny k příležitosti Northwind Traders.
Sledování na úrovni složek umožňuje snadno sledovat a přiřadit e-mailové zprávy do aplikace Customer Engagement, ručně z libovolného zařízení, nebo automaticky pomocí nastavení pravidel Exchange.
Viz také
Sledování e-mailů aplikace Outlook kliknutím na tlačítko v aplikaci Dynamics 365 for Outlook
Přehled sledování záznamů v aplikaci Dynamics 365 for Outlook
Často kladené dotazy týkající se synchronizace záznamů mezi aplikacemi Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Outlook
Konfigurace sledování na úrovni složky aplikace Outlook nebo systému Exchange