Nastavení možnosti automatického sledování příchozích e-mailů aplikace Outlook v aplikaci Dynamics 365 for Outlook
Když používáte Microsoft Dynamics 365 for Outlook ke sledování e-mailové zprávy, kopie záznamu e-mailu se uloží jako aktivita v Dynamics 365 pro Customer Engagement a synchronizuje se se záznamem aplikace Outlook. Další informace: Přehled sledování záznamů v Dynamics 365 for Outlook
Ve výchozím nastavení je sledování e-mailů je ruční proces – je třeba zvolit tlačítko Sledovat nebo tlačítko Nastavit týká se pro každou e-mailovou zprávu, kterou chcete sledovat. Ruční sledování poskytuje způsob, jakým můžete oddělit osobní e-mail od e-mailu zákazníka. Případně můžete nastavit možnost automatického sledování e-mailových zpráv.
Zpropitné
Jako alternativní způsob sledování zpráv automaticky můžete použít sledování složek Exchange. Pomocí sledování složky můžete sledovat zprávy přímo z téměř jakéhokoli zařízení. Další informace: Sledování e-mailů aplikace Outlook jejich přesunutím do sledované složky Exchange
Automatické sledování e-mailových zpráv
V klientovi Dynamics 365 for Outlook, na kartěSoubor, zvolte položku Customer Engagement a pak zvolte položku Možnosti.
V dialogovém okně Nastavit osobní možnosti, na kartě E-mail, vyberte v části Vybrat způsob, jak by měl klient Dynamics 365 for Outlook integrovat e-mail s aplikací Dynamics 365 pro Customer Engagement položku Kontrolovat příchozí e-maily v aplikaci Outlook a zjistit, zda by měl být e-mail propojen a uložen jako záznam aplikace Dynamics 365 pro Customer Engagement.
Chcete-li určit, zda sledovat všechny e-mailové zprávy nebo pouze určité typy, v části Vyberte e-mailové zprávy, které mají být sledovány v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement, v seznamu Sledovat, vyberte jednu z následujících možností:
Všechny e-mailové zprávy. Sleduje všechny e-mailové zprávy (odeslané a přijaté) vztahující se k e-mailovým zprávám aplikace Customer Engagement. Pokud vyberete tuto možnost, budou aplikace Dynamics 365 sledovat nevyžádanou poštu i obchodní konverzace, takže při vybírání této možnosti buďte opatrní.
Emailové zprávy odpovídající na e-mail Customer Engagement. Budou uloženy pouze odpovědi na e-mailové zprávy nebo předání e-mailových zpráv, které již byly sledovány jako aktivity e-mailu. Toto je nejběžnější možnost.
E-mailové zprávy od zájemců, kontaktů a obchodních vztahů Dynamics 365. Sleduje e-mailové zprávy jen tehdy, pokud pocházejí od někoho, kdo má v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement záznam zájemce, kontaktu nebo obchodního vztahu.
E-mailové zprávy ze záznamů aplikace Dynamics 365 pro Customer Engagement, u kterých je povolen e-mail. Sleduje e-mailové zprávy od všech typů záznamů (včetně vlastních), které obsahují pole s e-mailovou adresou.
Poznámka:
Ve výchozím nastavení se e-maily ve složce Odeslaná pošta v aplikaci Outlook automaticky nezobrazí jako sledované v Dynamics 365. K dispozici je volitelné nastavení pro automatické sledování položek ze složky Odeslaná pošta. Pokud správce toto nastavení povolí, osobní možnosti uvedené výše budou použity k určení, které odeslané e-maily jsou automaticky sledovány. Další informace naleznete v části Automatické sledování odeslaných položky složky pomocí synchronizace na straně serveru
Poznámka:
Mějte na paměti, že čím více budete pro účely sledování používat stejnou e-mailovou adresu, tím méně užitečnou bude, protože se bude mapovat na mnoho záznamů.
Pokud chcete automaticky vytvořit záznamy kontaktu nebo zájemce pro sledované e-mailové zprávy, zaškrtněte v části Automaticky vytvářet záznamy v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement políčko Vytvořit a pak ze seznamu vyberte položku Kontakty nebo Zájemci. Pokud je toto políčko zaškrtnuto, klient Dynamics 365 for Outlook se pokusí spárovat e-mailovou adresu příjemce s e-mailovou adresou v aplikaci Customer Engagement. Pokud nemůže najít odpovídající záznam, automaticky vytvoří záznam kontaktu nebo zájemce.
Poznámka:
Záznamy kontaktu nebo zájemce nebudou vytvořeny, pokud nemáte dostatečná oprávnění zabezpečení. Další informace: TechNet: Jak ovlivňuje zabezpečení synchronizaci mezi aplikacemi Dynamics 365 a aplikací Outlook
Poznámka:
Stejnou e-mailovou adresu může obsahovat několik vlastních typů záznamů. Když k tomu dojde, Dynamics 365 for Customer Engagement propojí e-mailové zprávy přijaté z této e-mailové adresy s jedním z vlastních typů záznamů. Například pokud existují dva typy záznamů (Pacient a Lékař) se stejnou e-mailovou adresou someone@example.com, Dynamics 365 for Customer Engagement propojí e-mailové zprávy přijaté z someone@example.com s typem záznamu buď Pacient, nebo Lékař. Při odeslání e-mailové zprávy na adresu someone@example.com však bude tato e-mailová zpráva propojena s oběma typy záznamu Pacient a Lékař.
Viz také
Přehled sledování záznamů v aplikaci Dynamics 365 for Outlook
Často kladené dotazy týkající se synchronizace záznamů mezi aplikacemi Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Outlook